먼저, 주제에 대해
1. 빈 제목을 남기지 마십시오.
2. 제목이 짧아야 하고, outlook 에서 제목을 ... 으로 표시하지 않도록 해야 한다.
* * 회사의 우편물을 써서 상대방이 한눈에 볼 수 있도록 보관하는 것이 좋다. 시간을 지정할 필요가 없습니다. 일반 사서함은 자동으로 생성되지만 쓰기는 번거로울 수 있습니다.
4. 제목은 문장 내용과 중요성을 진실하게 반영해야 하며 애매한 제목 사용을 피해야 한다.
편지 한 통은 가능한 한 하나의 주제만 둘러싸고, 편지 한 통으로 많은 것을 말하지 말고, 나중에 정리하기 편하다.
6. 대문자를 사용합니다 (예: "*!") ) 적절한 경우. ) 제목을 강조하여 수신인의 주의를 끌지만, 적당히, 특히' 급한' 글자는 함부로 쓰지 말아야 한다.
7. 상대방의 메일에 회신할 때, 답글 내용에 따라 제목을 변경해야 하며, 긴 줄을 다시 나열하지 말아야 한다.
8. 가장 중요한 점은 테마에 오자나 앞뒤가 맞지 않는 부분이 있어서는 안 되고, 글만 검사해서는 안 되고, 보내기 전에 주제를 검사하는 것을 잊어서는 안 된다는 것이다.
둘째, 호칭과 인사에 대해서
1. 수신자를 적절히 부르고 저울을 들다.
2. 우편물의 시작 부분에 수신인의 주소를 적는다. 여러 수신자가 있는 경우 모든 사람에게 보낼 수 있습니다.
서식과 관련하여 제목은 첫 번째 줄입니다.
3. 메일의 시작과 끝에 인사말이 있는 것이 좋습니다.
가장 쉬운 방법은 먼저 HI 를 쓰고, 중국어는' 안녕하세요' 또는' 안녕하세요' 를 쓰는 것이다. 시작 인사말은 두 글자를 쓰는 것이다.
마지막에' 가장 진지한 인사' 와 중국어로' 행운을 빕니다' 라고 쓰는 것은 흔한 일이다. 어른이라면' 이 경례' 를 써야 한다. 매우 공식적인 자리에서는 표준 서신 형식을 완전히 사용해야 한다는 점에 유의해야 한다. 축원' 과' 성실' 은 다음 줄의 끝이나 새 줄의 시작 부분에 있는 두 칸이며,' 순조로운' 과' 경례' 는 새 줄의 맨 위에 적혀 있다.
셋째, 본문
1. 이메일 텍스트는 간결하고 유창해야 합니다.
상대방이 너를 모른다면, 먼저 설명해야 할 것은 자신의 신분이다. 당신이 대표하는 기업의 이름이나 명칭을 반드시 알려 상대에 대한 존중을 표시해야 합니다. 출석은 간결하고 간단명료해야 하며, 이 이메일과 상대방과 관련이 있는 것이 가장 좋다. 주요 역할은 수신자가 메일의 목적을 잘 이해할 수 있도록 하는 것이다.
메일의 주체는 간결하고 명료해야 한다. 구체적인 내용이 많은 경우 본문을 간단히 소개한 다음 첨부 파일로 다른 파일을 써서 자세히 설명하면 된다.
글은 매끄럽고, 간단한 단어와 단문으로 정확하고 또렷하게 표현해야 하며, 난해한 문장을 피해야 한다. 스크롤 막대를 당겨서 너의 메일을 다 보지 않는 것이 가장 좋다.
2. 우편물의 어조를 주의해라.
수신자와 자신의 친숙도 및 계층 적 관계에 따라; 우편물이 내부적이든 외부적이든, 상대방에게 불편함을 일으키지 않도록 적절한 어조를 선택하여 토론해야 한다.
상대방을 존중해 주세요. 감사합니다.
3. 명확성을 위해 이메일 주체는 1234 와 같은 목록을 사용해야 합니다.
일이 복잡하다면 1, 2, 3, 4 분 몇 단락으로 설명하는 것이 좋다. 너의 단락을 간결하고 명료하게 유지하라.
4. 이메일에 완전한 정보를 제공합니다.
한 통의 이메일에서 모든 관련 정보를 분명히 하고 정확하게 말하는 것이 가장 좋다.
5. 맞춤법 오류와 오타를 피하고 맞춤법 검사 사용을 주의하세요.
이것은 다른 사람에 대한 존중이자 자신의 태도의 구현이다. 메일을 보내기 전에 반드시 스스로 자세히 읽고, 글이 유창한지, 철자가 잘못되었는지 확인해야 한다.
6. 중요한 정보를 합리적으로 제시하다
그림, 양식 및 기타 형태의 합리적인 사용은 설명을 돕습니다.
기술 소개나 토론의 성격을 지닌 많은 메일은 문자 형식으로 쉽게 묘사하기 어렵다. 도표로 설명할 수 있다.
넷. 덧붙이다
1. 전자 메일에 첨부 파일이 포함된 경우 받는 사람에게 텍스트의 첨부 파일을 확인하라는 메시지를 표시해야 합니다.
2. 첨부 파일은 의미 있는 이름으로 명명해야 합니다. 첨부 내용을 요약하여 수신자가 다운로드 후 사용할 수 있도록 하는 것이 좋습니다.
3. 본문은 첨부 파일의 내용을 간략하게 설명해야 한다. 특히 여러 첨부 파일이 있는 경우 더욱 그렇다.
첨부 파일 수는 4 개를 초과해서는 안됩니다. 수량이 많은 경우 하나의 파일로 압축해야 합니다.
5. 첨부가 특별히 포맷된 파일인 경우, 사용에 영향을 주지 않도록 본문에 여는 방법을 설명해야 합니다.
6. 첨부 파일이 너무 크면 (2MB 이하) 여러 개의 작은 파일로 나누어 개별적으로 보내야 합니다.
다섯째, 언어 및 한자 인코딩 선택
1. 필요한 경우에만 영어 메일을 사용합니다.
2. 상대방의 습관을 존중하고, 자발적으로 영어 메일을 보내지 마라.
3. 정보가 풍부하거나 중요한 메일의 경우, 중국어로 메일에 관련된 문제를 정확하게 표현하는 것이 좋습니다.
4. 읽기 쉬운 글꼴 크기와 글꼴을 선택합니다.
중국어는 노래나 신곡, 영어는 Verdana 또는 Arial, 사이즈는 5 번 또는 10 호입니다.
이상한 글꼴이나 이탤릭체를 사용하지 말고 배경 편지지, 특히 공무메일을 사용하지 않는 것이 좋다.
자동사 끝에 서명하지 않다.
1. 서명 정보를 너무 많이 사용하지 마십시오.
이메일 끝에 서명을 추가해야 합니다. 서명 파일에는 이름, 직책, 회사, 전화 번호, 팩스 번호, 주소 등의 정보가 포함될 수 있습니다. , 하지만 너무 많이 해서는 안 되며, 일반적으로 4 줄을 넘지 않는다.
2. 단 하나의 서명 파일만 사용하지 마십시오.
서명 문서는 내부, 개인 및 익숙한 고객을 위해 간소화해야 합니다. 지나치게 공식적인 서명문서는 상대방을 멀어지게 한다. OUTLOOK 에서 여러 개의 서명된 파일을 설정할 수 있어 유연하게 호출할 수 있습니다.
3. 서명된 파일 텍스트는 본문과 일치해야 하며 글꼴 크기는 일반적으로 본문 글꼴보다 작아야 합니다.
일곱째, 회신 기술
1. 제때에 우편물에 회답하다.
다른 사람의 중요한 메일을 받은 후, 종종 즉시 상대방에게 회답해야 한다. 타인에 대한 존중입니다. 가장 이상적인 회신 시간은 2 시간 이내, 특히 긴급하고 중요한 메일입니다.
각 이메일을 즉시 처리하는 데는 많은 시간이 걸립니다. 우선 순위가 낮은 일부 메일의 경우 특정 시간에 처리할 수 있지만 일반적으로 24 시간을 넘지 않아야 합니다. 만약 일이 비교적 복잡하여 제때에 회답할 수 없다면, 적어도 제때에 회답해야 하며, 처리 중임을 설명해야 한다.
출장이나 휴가인 경우 자동 회신 기능을 설정하여 발신자에게 업무에 영향을 주지 않도록 알려야 합니다.
용도에 맞는 답변을 하다
질문에 대답할 때 관련 질문을 회신에 복사한 다음 답을 첨부하는 것이 좋습니다.
3. 회신은 10 자 이상이어야 합니다.
같은 문제에 대한 토론에 여러 번 회신하지 마십시오.
보낸 사람과 받는 사람이 같은 질문에 세 번 이상 답장하면 의사 소통이 원활하지 않고 설명이 잘 안 된다는 것을 설명할 수 있을 뿐이다. 이때 전화 등을 통해 소통하고 판단해야 한다. 이메일은 때때로 가장 좋은 의사 소통 방식이 아니다.
비교적 복잡한 문제의 경우 여러 수신자가 자주 응답하고 의견을 발표하며, 메일 수준이 높을수록 메시지가 너무 길어서 읽을 수 없습니다. 이때 바로 앞서 논의한 결과를 총결하고 불필요한 내용을 줄이며 유용한 정보를 강조해야 한다.
5. 회신과 전체 회신을 구분합니다 (개별 회신과 전체 회신을 구분합니다)
단 한 사람만이 어떤 일을 알아야 한다면 따로 회답해 주세요.
보낸 사람의 요구에 대해 결론적인 반응을 보이면, 모두 답장을 해야 하고, 상대방이 너를 도와 완성하지 못하게 해야 한다.
발신자가 제기한 질문을 잘 모르거나 의견이 다를 경우, 발신자와 단독으로 소통하고 토론한 후 알려드려야 합니다. 사장에게 결과가 불확실한 메일을 자주 보내지 마라.
"모두 회신" 을 누르기 전에 반복해서 확인하세요.
메일을 적극적으로 제어하십시오.
불필요한 회신과 자원 낭비를 피하기 위해 일부 수신자는 본문에 회신하거나 문장 끝에 "모두 완료", "행동 필요 없음", "참고용으로만 답장 필요 없음" 이라는 문장을 추가할 수 있습니다.
여덟, 전송, 참조, 숨은 참조. 받는 사람, 참조 사람 및 숨은 참조 사람 구분 (받는 사람, 참조 사람 및 숨은 참조 사람 구분)
1 의 사람. TO 는 이 이메일에 관련된 주요 문제를 받아들여야 하며, 그것에 답해야 한다.
2.CC 사람들은 이 일만 알면 되고, 그들은 이메일에 답장할 의무가 없다. 물론, CC 에 있는 사람이 건의가 있으면 답변을 할 수 있다.
3. 숨은 참조 () 는 숨은 참조 () 입니다. 즉, 받는 사람은 숨은 참조 () 가 누구인지 알지 못합니다. 특별한 경우에 사용한다.
4. 받는 사람과 참조 중 받는 사람의 배열은 일정한 규칙을 따라야 한다. 예를 들어 부서별로, 학년별로 높음에서 낮음까지 또는 낮음에서 높음까지.
5. 정보가 필요한 사람에게만 이메일을 보내고, 다른 사람의 자원을 차지하지 마라.
6. 메시지를 전달하여 메시지를 강조합니다.