통신 도구의 발전, 대량의 정보의 전파, 조직 구조의 확대, 임무 요구 사항의 다양화로 인해 우리의 업무가 점점 더 무거워지고 있다. 특히 최근 몇 년 동안 사무직 근로자들은 영원히 완성할 수 없는 임무에 점점 더 직면하고 있으며, 결코 집중할 수 없는 정력을 영원히 이상적인 기대의 업적에 뒤처지고 있다.
매일 아침 당신이 사무실에 왔을 때, 많은 서류들, 우편함 속의 우편물, 끊임없이 울리는 직장 전화, 사장의 지시, 각종 회의 ... 모두 당신을 눈코 뜰 새 없이 바쁘게 만들고, 심지어 지금 가장 먼저 처리해야 할 것이 무엇인지 알고 싶기도 합니다. 어느 것이 며칠 연기할 수 있습니까? 당신이 이러한 임무를 완수하면, 하루의 일도 막바지에 다다르게 되고, 시급히 해결해야 할 일과 원하는 일의 효과는 제때에 달성할 수 없다. (조지 버나드 쇼, 일명언)
네가 하는 이런 일들은 모두 정말 일과 밀접한 관련이 있고, 반드시 해야 하는 것이지, 무의미한 것이 아니라는 것을 진지하게 고려해야 하지 않겠니?
왕군이 회사에 들어온 지 거의 8 개월이 되었다. 매일 아침, 그는 회사에 도착한 후, 먼저 자신의 어수선한 책상에서 어제 완성한 서류와 서류, 그리고 오늘 해야 할 일을 찾아냈다. 그가 책상을 정리한 지 40 분이 되었다. 그런 다음 회사의 전화가 계속 울리기 시작했고, 왕군은 다시 전화를 받기 시작했고, 각 방문자의 상담 상황을 상세히 기록하기 시작했다. 이와 동시에 사장 사무실에서 문서 복사, 물 교환, 회의 통지 등 일련의 일이 들려왔다. 왕군이 한 가지씩 일을 끝마쳤을 때는 이미 점심시간이 지났다. 낮잠을 자고 나서 오후의 일이 또 밀려들었다. 그는 컴퓨터를 켜고 회사의 메일을 조회해 우편물이 점점 적어질 때까지 (그러나 항상 끝이 없다) 퇴근시간이 다가온다. 결국 끝내야 할 일은 아직 끝나지 않았다. 그래서 밤에도 야근을 해야 하고, 같은 사무실에서 일하는 손결은 야근을 할 필요가 없을 뿐만 아니라 질서 정연하게 일을 완성할 수 있어 매일 기분이 상쾌하다. 어쩔 수 없이 왕은 손결에게 이 중요하지 않은 잡무를 어떻게 처리하느냐고 물었다.
손언니는 그에게 한 사무실에서 일하는 중요한 원칙을 말했다. 도움을 청하는 법을 배우고 일과 무관한 활동과 정보를 내려놓는 것이다. 예를 들어, 매일 퇴근하기 전에 책상 위의 서류를 정리해야 합니다. 이미 완성되었고, 긴급하게 완성해야 하고, 긴급하지 않고, 잠시 연기할 수 있습니다. 이렇게 아침에 사무실에 오면 해야 할 일을 한눈에 알 수 있습니다. 시간을 절약하고 실수를 피할 수 있습니다. 예를 들어, 사장님 사무실의 물을 바꾸세요. 너는 너의 동생과 여동생이 이 일을 하도록 할 수 있다. 자신의 시간이 더 많아지고, 일이 수월해지고, 효율성이 크게 높아질 것이다. (존 F. 케네디, 시간명언) 당연히 밤낮없이 야근할 필요가 없다.
왕군은 갑자기 손언니의 방법에 따라 일을 처리하는 것이 훨씬 효율적이라는 것을 깨달았다. 나는 더 잘하고 기분도 좋아졌다. 온 사람이 완전히 새로워진 것 같다.
일상 업무에서는 늘 머리 없는 파리처럼 책상 위의 서류와 번잡한 임무에 쩔쩔매며 불필요한 일에 많은 시간을 낭비하여 업무 효율을 크게 떨어뜨린다. (윌리엄 셰익스피어, 템플릿, 일명언) (윌리엄 셰익스피어, 템플릿, 일명언) 이를 위해서는 우리가 매일 일을 시작하기 전에 어떤 것이 필수이고 어떤 것이 무의미한지 알아내야 한다. (존 F. 케네디, 일명언) 이렇게 하면 우리는 업무 효율을 높이고 우리의 일상 업무를 더욱 쉽게 할 수 있다.
왜 항상 무의미한 일을 하는가?
직장에서, 우리는 일반적으로 시간 통제에 다음과 같은 함정에 빠진다.
1. 습관성 지연증: 개인이 진취의식, 책임감, 일, 삶에 대한 진지한 태도가 부족할 때, 구체적인 일, 특히 자신이 잘하지 못하는 일을 습관적으로 미루고, 당장 해결할 수 있는 방법을 찾는 것이 아니라, 이 일을 해결하기 전에 낭비한 시간을 모두 무의미한 일을 하고 있다.
2. 불청객과 각종 무리한 전화에 대처하지 마라. 한 조사에 따르면 평균 1 1 분마다 사무실이 한 번 중단되고, 일자리로 돌아가는 데 최대 25 분이 걸린다. 따라서 이 같은 문제를 제대로 해결하지 못하면, 우리에게 많은 귀중한 시간을 허비할 것이다. 이상적으로 일할 때 전화를 받지 말고, 자료를 보지 말고, 우편함을 열지 말고, 문과 창문을 닫지 마라. 이렇게 하면 산만함과 방해를 줄이고, 현재의 리듬과 감각을 더 오래 유지할 수 있다. 실제로 이런 상태를 유지하는 것은 불가능하다. 사무실의 중단은 불가피하다. 전화, 방문, 메일 등. 모두 어쩔 수 없다.
3. 각종 요구를 잘 처리하지 못한다: 문원으로서 상급자의 지시를 거절하기가 어려울 수 있지만, 이 일이 자신의 직책 범위 내에 있지 않다면, 요청을 접수해도 반드시 잘 할 수 있는 것은 아니다. 이때 합리적으로 거절하는 것이 현명한 선택이다. 관리자에게 있어서, 그들은 종종 다음과 같은 실수를 범하기 쉽다.
아랫사람이 잘못을 할까 봐 걱정하다
부하 직원이 너무 우수할까 봐 걱정이다.
부하 직원에 대한 통제를 잃을까 봐 걱정이다
이 쉬운 일을 포기하고 싶지 않다
적절한 하위 라이센스를 찾을 수 없습니다.
사실 모든 사람의 정력은 한계가 있다. 특히 관리자는 권력을 놓고 주요 정력과 시간을 더 중요한 일에 두는 법을 배워야 한다.
4.' 회의병' 범람: 많은 중고위층 관리자들은 회의가 실제로 그들의 일상 근무 시간의 4 분의 1, 심지어 3 분의 1 을 차지한다고 지적했다. 그러나 더욱 의아해하는 것은 회의 시간의 거의 절반이 헛되이 낭비되었다는 것이다!
일과 무관한 활동과 정보를 내려놓다.
이렇게 복잡한 일을 감안해 볼 때, 우리는 도대체 어떤 방식을 취해야 합니까? Dell 의 전략은 중단된 시간을 단축하고 업무와 무관한 활동과 정보를 내려놓고 부정적인 영향을 최소화하는 것입니다.
1. 메일 처리 시간을 3 시간에 한 번 설정하고 우선 순위에 따라 별도로 처리합니다.
2. 응답 및 전화 통화 시간 단축:
사전 합의 및 준비
너의 개막사를 간결하게 해라.
대화 시간을 제어하고 대화의 주제를 유지하다.
중요하지 않은 전화를 걸러내다.
3. 합리적으로 요청을 수락: 요청을 수락 하기 전에, 우리는 뿐만 아니라 자신을 요청할 수 있습니다-이 요청은 내 책임 범위 내에 있습니까? 내 목표를 달성하는 데 도움이 됩니까? 당신이 받아들이면 비용이 얼마나 드나요? 받아들이지 않으면 어떤 결과가 나올까? 이' 원가수익 분석' 을 통해 너는 선택할 수 있다.
4. 기층인원의 경우 자원을 잘 활용해야 한다. 관련 부서나 인원으로부터 필요한 데이터를 얻는 법을 배우면 시간을 절약하고 정보의 정확성을 보장할 수 있다. 예를 들어, 이번 달의 부서 출석 정보를 알고 싶다면, 부서 비서에게 물어봐도 됩니다. 회사의 출석 정보를 알고 싶다면 회사의 출석 관리자에게 물어보십시오.
계획적으로 조직적으로 일하다.
업무와 무관한 활동과 정보를 버리고, 목적은 오직 한 가지뿐이다. 정말 중요한 일에 시간을 쓰고, 무의미한 일이 일에 시간을 낭비하는 것을 방지함으로써, 우리 일의 업무량과 시간을 줄이고, 하루의 일을 쉽게 완성하는 것이다. 따라서 시간을 할당하는 방법을 알아야 하며, 우선 경중하고, 우선 조급하고, 우선 조급한 원칙에 따라 계획적이고 조직적으로 일해야 한다. 그렇다면 어떻게 조직적이고 계획적인 일을 할 수 있을까요? 주로 다음과 같은 방면에 나타난다.
1. 관련 작업 분류
프로세스 또는 우선 순위에 따라 정렬 된 트랜잭션을 준비하십시오.
3. 정렬 순서에 따라 처리한다.
4. 위의 방안을 마련하기 위해서는 일정 기간 계획을 세워야 합니다.
일이 계획적으로 진행될 수 있기 때문에, 당연히 이러한 일이 어떤 순서로 진행되어야 하는지, 어느 것이 동시에 진행될 수 있는지에 달려 있다.
일이 쉬워서 야근을 하지 않는다.
포춘 (Fortune) 잡지는 "바쁜 것이 일의 가장 큰 매력이다" 고 썼다. (바쁜 것은 일의 가장 큰 고민이다.) 사실, 우리의 "문제" 의 대부분은 비효율적 인 업무 때문에 발생합니다. 비효율적 인 일의 주요 원인 중 하나는 위에서 언급 한 작업 환경의 변화에 따라 작업 상태와 작업 방법을 조정하지 않고 업무와의 관계가 크지 않거나 긴급하지 않은 것에 시간을 낭비한다는 것입니다. 예를 들어, 직무 구분이 명확하지 않고, 반복되는 일은 중요하지 않습니다. 예를 들어, 업무 메일을 지속적으로 처리하는 것과 같습니다. "친력은 직접 하고, 친력은 직접 한다", 무슨 일이든 자문해 보고, 진도를 분명히 해야 한다. 부하 및 상급자와의 의사 소통이 원활하지 않아 한 가지 일이 반복적으로 수정되었습니다. 일부 계획되지 않은 일에 의해 중단되어, 계속 효율적으로 일할 수 없다.
이러한 문제들에 대해, 바쁘고 번잡한 일을 하는 사람들에게 도움을 줄 수 있다고 믿는 일련의 제안들이 제기되었다. (윌리엄 셰익스피어, 윈스턴, 일명언) 처음에는 효과가 크지 않을 수도 있지만, 조금만 버티면 곧 새로운 방식으로 작업 상태에 들어가 업무 효율을 크게 높일 수 있을 것이라고 믿는다. 이때부터 너는 야근을 하지 않아도 쉽게 일할 수 있고, 얻은 일의 성과는 밤낮없이 야근하는 것보다 적지 않을 것이다. 사장에게 인정받는 것은 더 이상 먼 꿈이 아니다!
조금씩 진급과 축적을 통해 적절한 지렛대 위치를 찾고 조직과 개인의 힘을 키우고 생활과 업무의 질 향상을 촉진할 수 있기를 바랍니다. (데이비드 아셀, Northern Exposure (미국 TV 드라마), 성공명언) 나는 모든 사람이 의미 있고 즐겁게 지낼 것이라고 믿는다!