제 1 장 일반 원칙
1. 회사 데이터 관리 표준화, 데이터 수집 및 관리 강화, 데이터 보호 및 활용, 서비스 회사 업무, 회사 데이터의 실용성 및 효율성 향상, 회사 실제와 연계하여 이 방법을 개발합니다.
둘째, 정보 범위
회사의 기록 범위는 다음과 같이 결정됩니다.
회사 설립 및 변경 신청, 승인, 등록된 문서 및 자료 회사 주주회, 이사회, 감사회가 형성한 문서 자료 재무, 회계 및 관리에 관한 문서 및 정보; 노동 임금, 인사 및 법률 업무 관리에 관한 문서 및 자료 경영 관리 문서 및 자료 생산 기술 관리 문서 및 정보 제품 생산, 에너지 소비 및 안전 생산에 관한 문서 및 자료 장비 관련 문서 정보; 자본 건설, 엔지니어링 설계, 시공, 준공 및 수리에 관한 문서 및 자료 과학 연구, 기술 도입 및 이전 자료; 교육 및 훈련에 관한 문서 및 자료 정보 및 정보 문서 및 자료 활용 및 보존 가치가 있는 기타 문서 자료 Wmxz.net 에서 가져온 위의 문서 자료에는 결의안, 결정, 규정, 규정 등 규범적인 문서, 각종 회의문서, 중요한 기록, 작업 계획, 작업 방안, 작업 요약, 노동 임금, 업무 상황, 인사 문서, 결정, 위임장, 계약, 계약이 포함됩니다.
회사 정보에는 사진 문서 (뉴스, 기술, 예술 사진 포함, 원본 및 해적판 필름, 사진, 텍스트 설명으로 구성) 도 포함됩니다. 영화 문서 (원판 원본, 사본 및 텍스트 설명 포함) 기록 문서 (기록 및 테이프 포함); 비디오 파일 (정치, 경제, 기술, 오락 및 광고 활동 포함).
셋째, 회사 내 각 센터/부서 및 개인은 이 방법을 준수하고 문서 자료를 수집, 정리, 보관, 보관 및 보호할 의무를 져야 합니다.
제 2 장 경영 시스템 및 제도적 책임
넷째, 집중과 분산이 결합된 관리 체제를 실행한다. 그룹 총지배인 사무실은 주요 문서 자료의 관리를 담당하고, 다른 부서의 문서 자료 관리를 감독하고 지도한다. 총지배인 사무실은 문통제센터를 설립하고, 문통제센터 관리자가 회사의 주요 서류와 자료를 책임지고 있으며, 시스템 관리부가 직접 이끌고 있다. 문서 관리 센터 관리자의 임무는 회사와 각 부서의 원본 자료와 문서의 무결성, 보안 및 기밀성을 보장하고 쉽게 사용할 수 있도록 하는 것입니다.
5. 문통제센터는 회사 문서 자료의 행정기능관리부서이자 문서 자료를 영구히 보존하고 보호하는 기관이며, 문서 자료 자원을 개발하고 활용하는 정보교류센터이기도 하다.
문서 관리 센터의 주요 책임:
회사 전체의 문서 작업을 계획하고 조정하며 각 센터/부서의 문서 작업을 감독, 지도 및 검사합니다.
회사의 서류 관련 업무를 실시하는 규칙과 제도를 제정하고 조직하다.
회사 문서 및 관련 자료의 수집, 요약, 정리, 분류, 표시, 보관, 보호 및 통계를 담당합니다.
기밀 유지 제도를 엄격히 집행하여 문서 자료의 분류 통제, 비밀 유지 및 암호 해독 작업을 잘하다.
문헌 홍보 컨설팅 활동을 전개하고 문헌 자료의 개방과 활용을 잘하며 회사의 각종 업무와 직원을 적극적으로 서비스한다.
문서 자료의 교육 기능을 충분히 발휘하여 문통제센터를 회사 교육 교육 기지 중 하나로 만들다.
문헌 정보 개발과 교류의 편찬 연구를 전개하여 문헌 정보의 정보원 역할을 발휘하다.
회사 각 부서의 문서 관리자에 대한 비즈니스 학습 및 교육을 조직하고 업무를 지도할 책임이 있습니다.
방화, 도난 방지, 방충 작업을 잘 하여 문서 자료의 안전을 보장하다.
제 3 장 문서 데이터 관리
자동사 문서 및 자료 수집 미만:
보관 범위, 보관 시간 및 보관 기간 (보관 기간은 영구 보존, 보존 등으로 구분됨) 을 명확히 하는 건전한 보관 제도를 수립합니다. ); 문서의 버전 번호를 나타냅니다.
불완전한 문서와 정보를 수집하기위한 다양한 조치를 취하십시오.
제때에 완성된 서류를 회수에 제출하고 검사가 완료된 후 서류를 정리하도록 독촉하다.
Vii. 문서 작성, 아카이빙 및 관리:
전체 일족을 구별하여 입건 단위를 확정하다.
분류: 문헌의 출처, 시간, 주제, 내용 및 알파벳 순서에 따라 여러 계층과 범주로 나뉜다. 밀급은 범주, 부서, 밀급, 기밀로 나뉜다.
주요 범주는 다음과 같습니다. 시스템/규정: s; 문서: f; 정보: d; 문서: a; 계약: B.
부서 병음 약어: 자재 관리: wk; 건강 관리: SG; 스토리지: cc; 품질 관리: pg; R&d: YF; 기술: js; 고객서비스: KF; 조달: CG; 제작: sh; 시장: sc; 영업: xs; 장비: sb; 금융: CW; OEM:WB；; 총후: Hz; 사장 사무실: ZJ; 인적 자원: rl; 제조 센터: ZZ; 마케팅 센터: yx; 연구 개발 기술 센터: yj; 금융 센터: CW; 광저우 지사: gz; 상하이 지점: sh; 북경 지점: bj; 홍콩 지사: XG; 신앙 회사: xn.
기밀은 Y 로, 기밀이 아닌 것은 N 으로 표기한다.
。 분류: 일급 비밀: as; 기밀: cs; 비밀: PS; 없음: OP
코딩 원칙: 12 자리 번호, □ (문서 범주) □ (부서의 처음 두 글자) □ (밀급) □ (매수) □ □ □ (일련 번호) 로 인코딩한다. 예를 들어, 총지배인 사무실의 한 시스템에 대한 코드는 SZJNOP 입니다.
보관하기 전에 자료를 분류하여 할 일 문서에 그룹화하다.
파일 정리: 파일을 영구, 장기, 단기 세 가지 범주로 나누고, 파일의 파일을 본문, 원고, 첨부 요청, 응답 등과 함께 배치하여 파일 디렉토리와 파일 카탈로그를 작성합니다.
。 서류를 정리하면 두께가 맞아야 하고, cm 과 cm 사이를 통제해야 한다. 재료가 너무 좁으면 쿠션을 넣어야 한다. 재료가 너무 넓으면 깔끔하게 접어야 한다. 필적은 식별하기 어려우므로, 복사본을 첨부해야 한다. 각 문서에 제목을 올바르게 씁니다.
회사의 모든 문서 자료 시스템을 정리하고, 보관 기한을 정하고, 문서 자료 카탈로그 (카드) 를 작성하며, 일정한 순서로 보관을 정리한다.
한 번에 한 번씩 서류와 자료를 정리하고 불필요한 자료를 제거한다. 손상되거나 퇴색한 재질을 복구하고 복사합니다.
문서 자료의 송수신, 파일 수, 활용 등을 통계하다. , 그리고 정기적으로 주관 부서에 보고한다. 그룹 각 부처 및 계열사의 아르바이트 또는 전임문관제사는 정기적으로 (한 달에 두 번, 각각 월초와 월중) 문관제사에게 관련 자료를 제출해야 한다.
회사 문서의 보관 기간은 영구, 장기, 단기 세 가지로 나뉜다. 두 저장 기간 사이에 있는 경우 저장 기간이 길어야 합니다. 관련 규정에 따라 보존 기간이 지난 서류와 자료를 식별하고 파기한다.
회사는 문서 유출을 막기 위해 엄격한 관리 조치를 취해야 한다.
여덟, 문서 보관:
문서 데이터 손상 방지, 데이터 수명 연장, 데이터 보안 유지
。 회사는 전문 장소 또는 전문 문서 라이브러리를 설치하여 서류와 자료를 보존해야 합니다.
도난 방지, 방수, 습기 방지, 좀나방 방지, 먼지 방지, 마우스 방지, 고온 방지, 눈부심 방지 등의 작업을 잘 수행합니다. 문서 제어 센터실에서는 문과 창문이 견고하고 견고해야 한다.
Ix. 문서 대출 및 활용 작업:
주임급 이상 인원은 문통제센터 관리자를 통해 직접 비공개 서류를 빌릴 수 있다. 회사의 다른 직원들이 업무상 비밀문건을 빌려야 할 경우, 반드시' 대출서류 신청서' (첨부 파일) 를 작성해야 하며, 부서장 서명, 총지배인 사무실 시스템 관리부 관리자가 심사한 후에야 읽을 수 있다.
회사의 서류는 극비, 기밀, 비밀의 세 단계로 나뉜다. 극비 문건은 읽기를 금지하고, 극비 문건은 문통제센터에서만 읽을 수 있으며, 대출은 허용되지 않는다. 기밀 문건은 비준을 거쳐 빌릴 수 있지만, 차용 시간은 시간을 초과해서는 안 된다. 본 부서의 기밀 문서, 자료의 대출은 부서 책임자가 승인하고, 부서 간 시스템 책임자가 승인합니다. 교차 시스템은 사장의 비준을 받아야 한다. 사장은 공무로 외출할 때 위탁서 내용에 따라 부사장이나 총지배인 사무실 주임에게 비준을 의뢰할 수 있다.
일반 서류는 문통제센터에서 읽기만 하고, 보관된 서류는 대여할 수 있다. 대출자는 반드시 등록 수속을 밟아야 한다.
차용 기간은 1 주일을 넘지 않으며, 만기가 되면 반납한다. 만약 네가 다시 빌려야 한다면, 너는 다시 빌려야 한다.
문건 자료의 대출자는 자료를 잘 보관해야 하며, 그 완전성을 확보해야 하며, 무단 변경, 스케치, 절단, 발췌, 분해 또는 파기해서는 안 된다. 안전기밀에 주의하여 무단 전재, 복제, 대출, 분실을 엄금합니다. 빌린 서류자료를 반납할 때는 반드시 면전에서 분명히 조사해야 하며, 분실 또는 손상이 발견되면 제때에 주관 지도자에게 보고해야 한다.
외부 부서에서 서류 자료를 빌릴 때, 본 부서의 소개서를 소지해야 하며, 사장의 비준을 거친 후에야 빌릴 수 있으며, 문통제센터를 떠나서는 안 된다. 복사한 내용도 반드시 사장의 비준을 거쳐야 심사한 후에야 체크아웃할 수 있다.
회사에서 문서와 자료를 사용하는 방법은 다음과 같습니다.) 원본 문서와 자료를 제공합니다. ) 문서 및 정보 사본 제공; ) 문서 색인 정보를 제공합니다.
출판 부서장이 요구하거나 동의하는 경우 문통제센터는 각 부서와 직원에게 회사 문서 작성 및 연구를 위한 정보 서비스를 적극적으로 제공해야 합니다. 여기에는 주로 경영 전략 정보, 관리 정보, 제품 정보 및 전문 기술 정보가 포함됩니다.
제 4 장 문서 자료의 식별 및 파괴
허락없이 회사의 개인이나 부서는 회사 서류를 파기해서는 안 된다. 일부 서류자료가 파기 기한에 이르면 서류관리자가' 회사 서류자료 파기 승인표' (첨부 파일) 를 작성해 부서장과 체계관리부 관리자에게 제출하여 심사를 거쳐 그룹 사장의 승인을 받아 실시한다. 모든 기밀 서류와 자료는 반드시 사장의 비준을 거쳐야 파기할 수 있다. 일반 서류는 시스템 관리부 관리자의 승인을 받은 후에야 파기할 수 있다.
파기할 때 사장이나 주관 부사장은 반드시 전담자를 지정하여 파괴를 감독하고 파기 목록에 서명해야 한다.
문통제센터 관리자는 폐기를 승인한 폐기 회사 서류와 자료를 꼼꼼히 점검해야 하며, 파괴목록 (첨부 파일) 을 편성하고, 승인된' 회사 문서 및 자료 파기 승인표' 를' 파기문서 목록' 과 함께 보관하고 영구히 보존해야 한다.
제 5 장 부칙
문통제센터는 컴퓨터 정보 시스템을 적극 채택하여 문서 자료를 관리하여 관리 효율을 높였다.
이 방법은 총지배인 사무실에서 설명하고 보완할 책임이 있다. 공포일로부터 시행하다.
1 2 3 4 5