I. 규정 준수
규정 준수란 기업이 경영 활동에서 각종 법률, 규정 및 규정을 준수해야 하며 관련 요구 사항을 확실히 준수했다는 것을 증명할 수 있다는 것을 의미합니다. 서류에는 기업의 각 경영 활동의 근거, 과정 및 결과가 기록되어 있으며, 기업의 법 준수, 규정 준수, 성실 경영의 소급 증명이다. 법률 및 규정을 준수하고, 기업이 합법적으로 아카이브를 효율적으로 관리하고, 정보의 신뢰성, 무결성, 가용성 및 보안을 보장하며, 기업 활동에 대한 법적 증명을 제공해야 합니다.
규정 준수에 대한 강조는 미국의 사반스 오크슬리 법안에서 시작된다. 200 1 에서는 엔론 에너지, 관군 컴퓨터, 세통, 제록스 등 많은 미국 대기업들이 있습니다. , 위조서류, 문서 파기, 금융사기 스캔들이 잇따라 터졌다. 투자자의 신뢰를 회복하고 기업에 대한 규제를 강화하기 위해 2002 년 미국 국회는 상장회사 금융개혁 및 투자자 보호법 ('사반스 오크슬리 법' 이라고도 함) 을 통과시켜 미국 상장회사의 문서 보관에 대해 엄격한 규정을 적용해 감사 파일을 통해 기업 행동을 감사함으로써 기업에 대한 감독을 실현한다는 점을 강조했다. 사반스 오크슬리법은 회사가 고의로 서류와 서류를 파기하거나 위조하면 벌금 또는 최대 20 년 형을 선고받을 수 있다고 규정하고 있다. 이후 얼마 지나지 않아 미국 증권거래위원회 (SEC) 는 모건스탠리, 메릴린치, 도시은행, 독일은행 등 증권회사에 거액의 벌금을 부과했다. 그 이유는 이메일이 완전히 보존되지 않았기 때문이다. 2004 년 바젤 은행 규제위원회는' 신바젤 협정 I' 를 통해 금융업을 위한 규범적인 기업 정보 저장 및 전자 증거 수집 메커니즘을 구축했다. 2008 년 우리 재무부, 증권감독회, 감사국, 보감회, 보감회가 공동으로' 기업 내부 통제 기본 규범' 을 반포하여 기업 정보의 진실성과 문서의 저장 보관에 대한 요구를 제기했다.
위의 규정에는 세 가지 기본 요구 사항이 있습니다. 하나는 데이터 저장소입니다. 기업의 자료는 반드시 진실하고 완전하게 법률, 정책에 규정된 기한이 끝나도록 요구해야 한다. 데이터 저장 프로세스 중에 수정되거나 삭제되지 않도록 기술적으로 보장해야 합니다. 두 번째는 접근이다. 기업은 데이터의 프라이버시와 정보 구성 요소를 충분히 보호하는 동시에 데이터를 안전하게 저장해야 합니다. 세 번째는 감사 (계정) 입니다. 기업은 데이터 주체를 보존하고, 데이터 액세스 프로세스를 보관하며, 법적 정책의 감사 요구 사항을 충족해야 합니다. 법률 및 규정을 준수하면 엔터프라이즈 파일 관리에 대한 새로운 엄격한 요구 사항이 제기되고 회사 경영진이 파일 관리에 더 많은 관심을 기울이게 됩니다.
둘째, 자본화
자산이란 과거의 거래나 사안에 의해 형성되고, 기업이 소유하거나 통제하고, 기업에 경제적 이익을 가져다 줄 것으로 예상되는 자원을 말한다. 아카이브의 정보와 지식 속성이 경제적 가치를 결정합니다. 특히 지식경제 시대에는 기업 무형 자산으로서의 아카이브의 지위가 더욱 두드러졌습니다. 국제 표준' 정보 및 문서 작성-파일 관리' (ISO 15489) 는 "파일은 귀중한 정보 자원과 중요한 기업 자산이다" 고 지적했다. 국제 표준' 정보 및 파일-파일 관리 시스템-기초 및 용어' (ISO30300) 는 "정보 자원으로서 파일은 조직의 지적 자본의 일부이므로 조직의 자산이기도 하다" 고 더욱 명확하게 밝혔다. 우리나라 기록업계 표준인' 기업기록업무규범' (최대 /T42) 도 "기업파일은 기업지식자산과 정보자원의 중요한 구성 요소" 라고 강조했다.
실제로 상하이 해양지질조사국은 1992 에서 상하이 석유가스회사 설립에 참여했을 때 동호가스전 탐사 단계에서 취득한 등록자본 12000 만원을 인정했다. 2000 년에 유럽연합은 유럽연합 각국 정부의 정보 자원, 주로 전자문서인 4700 억 유로의 가치를 추정했다. 2000 년 영국은 "정보 자산 등록 및 정보 자산 평가: 정부 조직 전자 문서 평가" 를 발표했습니다. 영국 연방 정부 기관은 아카이브를 포함한 정보를 등록하고 평가하는 데 사용되었습니다. 2008 년 전국대표, 부윤지주그룹유한공사 이사회 멤버 조림중, 당정기관, 기업사업단위 법정대표인 이임감사가 이임재무감사처럼 서류법에 포함된다고 제안했다. 파일을 자산으로 등록, 평가 및 감사하는 것은 엔터프라이즈 파일 관리의 중요한 추세 중 하나가 될 것입니다.
셋째, 기업 문화
일류 기업은 문화를 하고, 이류 기업은 기술을 만들고, 3 류 기업은 제품을 만든다. 중국 기업은 크고 강해야 하고, 100 년 기업의 우수한 기업이 되려면, 반드시 좋은 기업 문화를 육성하기 위해 노력해야 한다. 기업 문화의 육성은 좋은 파일 관리와 불가분의 관계에 있다. 서류는 기업 역사의 침전이며, 회사 문화의 응고이다. 미국 전화 전보회사, 포드 자동차 회사, IBM, Siemens, 바스프, 바이엘 등 세계 유명 기업들. , 파일 관리 및 기업 역사 연구에 큰 중요성을 첨부. 이들 회사의 기록 보관소에는 기업 박물관과 산업문화유산 전시장 기능을 갖춘 문화적 가치를 지닌 제품과 기념품도 많이 소장되어 있다. 국내 많은 기업 아카이브 부서도 기업 역사 문화 발굴에 점점 더 많은 관심을 기울이고, 회사의 우수한 전통을 고양하고, 회사의 역사 누적을 늘리고, 회사 문화적 기질을 높이고, 회사의 경쟁력과 지속 가능한 발전을 촉진한다.
넷째, 표준화
표준화는 사람들이 생산 건설 활동에서 과학 연구 성과와 실천 경험을 광범위하게 총결하여 * * * 같은 기준을 형성하고 보편적으로 실시하는 활동이다. 표준화에는 통합, 단순화, 조정 및 최적화의 기본 원칙이 포함됩니다. 표준화를 추진하는 것은 사회화 대생산의 기본 요건이다. 여러 해 동안 우리나라 기업 기록업계는 표준화 시행을 강조해 왔지만, 실제 업무에서는 주로 국가 표준과 업계 표준을 준수하며 국제 표준에 대한 관심이 적다. 경제 세계화와 다국적 경영으로 국제 표준을 채택하는 것은 이미 현대 기업의 기본 추세와 필연적인 요구가 되었다. 그리고 많은 국제 표준은 한 분야의 선진 이념과 모범 사례를 반영하고 있으며, 우수한 기업은 권위있는 국제 표준에 따라 지도해야 한다.
파일 관리 분야의 국제 표준은 주로 ISO/TC46/SC 1 1 (국제 표준화기구 파일/문서 관리 기술위원회) 에서 제정합니다. 현재 ISO/TC46/SC 1 1 에서 제정한 정보 및 문서-파일 관리 시스템-기초 및 용어 (ISO30300), 정보 및 문서-파일 관리 시스템 정보 및 문서-아카이브 관리 프로세스-아카이브 메타데이터 관리 (ISO2308 1), 정보 및 문서-아카이브 워크플로우 분석 (ISO26 122), 정보 및 문서-아카이브 디지털 구현 가이드 (
동사 (verb 의 약어) 조직 기억
"기억" 은 원래 생물학과 심리학의 개념으로, 일상생활 과정에서 개인의 경험과 사물에 대한 의식적이거나 무의식적인 보존과 재현을 가리킨다. 기억력은 한 사람의 생존과 성장의 기초이다. 나중에 사회학자들은' 집단기억' 과' 사회기억' 이라는 개념을 제시했다. 집단 기억은 같은 집단의 정신적 부와 문화적 유대이다. 지난 세기 말에' 기억' 이 기록학 분야에 도입되었다. 1996 캐나다 기록학자 테리 쿡 (terry Cooke) 은 제 13 회 국제기록대회에서 세계 각지의 기록노동자들이 여전히 기억궁을 짓고 있다고 지적했다. 2000 년 제 14 회 국제기록대회에서 스페인 왕 후안 카를로스는 "파일은 다양한 형태의 인간 기억, 사회 기억, 개인 기억을 보존하는 가장 권위 있는 곳이다" 고 지적했다. 2004 년 제 15 회 국제기록대회의 주제는' 기록, 기억, 지식' 이다. O154899 에서 서류를 인출하여 조직벨트에 온 좋은 곳 중 하나는 "조직기억, 개인기억, 사회기억" 입니다.
관리학자도' 조직기억' 이라는 개념을 제시했다. 조직 기억이란 과거 지식을 현재 활동에 적용하여 조직의 업무 수준을 높이는 것을 의미하며, 본질적으로 기업의 경험 지식과 역사 지식이다. 조직 기억은 조직 지능, 학습형 조직, 인공지능, 지식관리 시스템, 조직 및 개인 발전과 밀접한 관련이 있으며, 심지어 지식관리와 동등하다. 왕조상 등은 "기업기억시스템은 기억과 유지, 추억을 통해 지식을 축적하고 유지하는 시스템을 말한다" 고 지적했다. 기업 내 모든 구성원의 뇌, 파일, 계약, 파일, 책, 컴퓨터 메모리 및 기타 형태의 정보 저장 매체로 구성됩니다. " 파일이 조직 기억의 중요한 부분이며, 조직 기억을 계승하는 것은 기업 파일 관리의 중요한 목표가 되어야 한다는 것을 알 수 있다. 조직 기억의 관점에서 파일을 검토하여 엔터프라이즈 파일 관리에 대한 새로운 아이디어를 제공합니다.
자동사 지식관리
오늘날의 지식경제 시대에 지식은 유일하게 가치 있는 자원이며, 지식관리는 기업관리의 기본 패러다임이다. 지식 관리에는 두 가지 기본 모드가 있습니다. 하나는 정보 기술을 통한 지식 기반 구축, "사람-문서-사람" 을 통한 명시적 지식 관리 및 개발을 강조하는 코딩 모드입니다. 둘째, 인적 자원에 대한 투자를 강조하고, 지식 교류의 분위기를 키우고,' 사람 대 사람' 방식을 통해 암묵적 지식의 즐거움과 활용을 실현하는 개인화 모델이다. 서류는 명시적 지식의' 저장 용기' 로, 기업의 명시적 지식의' 코딩 도구' 이다. 코딩 지식 관리는 본질적으로 지식화된 고급 파일 관리이다. 일찍이 1994 에서 terry Cooke 는 파일럿이 물리적 보관자에서 지식 제공자로 전환해야 한다고 제안했다. 2002 년 장빈은 "기업파일은 기업의 중요한 지식자원이고, 기업기록관리는 기업지식관리의 중요한 내용이다" 고 제안했다. 2007 년 서용군은' 파일 지식 관리 모델' ('지식 관리 지향 파일 관리' 와' 지식 관리 기반 파일 관리') 을 더 제시했다. 파일 관리는 지식 관리 방향으로 혁신하고 확장해야 하며, 지식 관리는 파일 관리로 시작할 수 있다.
초창기에는 파일 관리를 소홀히 했기 때문에 지식이 굳어지지 않아 많은 회사의 지식 관리가 실패했다. 최근 몇 년 동안 점점 더 많은 지식 관리 관리자들이 지식 관리가 파일 관리와 분리 될 수 없다는 것을 깨달았습니다. 한편, 많은 엔터프라이즈 아카이브 부서도 지식 관리에 더욱 적극적으로 참여하고 있으며, 일부는 기업 지식 관리의 리더 또는 선도 단위가 되기도 합니다. 현재 엔터프라이즈 아카이브 관리는 엔티티 관리에서 정보 관리에 이르기까지 정보 관리에서 지식 관리, 지식 관리에서 지식 서비스로의 전환을 겪고 있습니다.
일곱. 종합관리
통합이란 고립된 사물이나 원소를 어떤 식으로든 결합하여 유기적 전체를 형성하는 과정을 말한다. 통합 관리는 시스템 목표를 달성하기 위한 수직 및 수평 통합 및 최적화입니다. 엔터프라이즈 아카이브 관리의 통합에는 문서 및 아카이브, 도서 정보 및 문서 통합, 구조화 된 데이터 및 구조화되지 않은 데이터 통합을 포함한 자원 통합이 포함됩니다. 앞으로 기업은 파일 및 아카이브, 도서 정보 및 아카이브, 구조화된 데이터 및 구조화되지 않은 데이터를 더 이상 엄격하게 구분하지 않고 정보 자원 (정보 컨텐츠) 으로 통합 관리할 것입니다. 두 번째는 시스템 통합, 즉 파일 관리 시스템과 비즈니스 시스템의 통합입니다. 초기에는 주로 비즈니스 시스템과 파일 관리 시스템 간의 인터페이스를 구축하여 파일 관리 시스템에서 비즈니스 시스템의 데이터를 자동으로 아카이빙할 수 있었습니다. 결국 파일 관리 시스템과 비즈니스 시스템을 원활하게 연결할 수 있습니다. 일부 기업은 별도의 파일 관리 시스템을 구축하지 않고 파일 관리 기능을 비즈니스 시스템에 내장할 수 있습니다. 셋째, 프로세스 통합, 즉 문서/파일 관리 내장 업무 프로세스, 업무 프로세스는 문서/파일 정보 흐름에 의해 뒷받침됩니다. 넷째, ISO9000 품질 관리 시스템, ISO 14000 환경 관리 시스템, OHSAS 18000 산업 보건 안전 관리 시스템, ISO27000 정보 안전 관리 시스템을 포함한 문서/파일 관리 표준 통합
여덟. 위험 관리
과학기술과 세계화가 급속히 발전하면서 인간 사회는 불확실성이 가득한' 위험사회' 에 들어갔다. 2008 년 원촨 지진, 20 1 1 의 일본 지진해일, 2006+0 의 "9.1/Kloc 9. 1 1' 사건이 발생한 후 세계무역센터의 많은 기업들이 업무 데이터가 모두 파괴돼 운영을 재개할 수 없었고 모건스탠리는 뉴저지에 백업 시스템을 구축했기 때문에 3 일째 운영을 재개했다. 파일 위험 관리를 강화하는 것이 필요하다는 것을 알 수 있다.
200 1, ISO 15489 는 문서 위험의 평가, 분석 및 대응을 강조합니다. 2004 년 국제 문서 관리 및 행정 종사자 협회 (ARMA) 는' 문서 및 정보 위험 관리' 를 발표하여 각국의 문서 관리자들에게 방법 지침을 제공했다. 유럽 디지털 보호 센터 (DCC) 와 유럽 디지털 보호 (DPE) 연구팀은 위험 평가에 기반한 디지털 창고 감사 방법을 개발했다. 2009 년, 우리나라 DA/T42 는 "파일 관리 비상 계획 수립" 을 요구했다. 발생할 수 있는 돌발사건과 자연재해의 경우, 기업은 조직 구조, 구조방식, 구조절차, 안전조치, 이전장소 등을 포함한 파일응급조치를 마련해야 한다. 아카이브 정보 관리를 위한 소프트웨어, 운영 체제 및 데이터의 유지 관리, 방재 및 복구에 대한 비상 계획을 세워야 합니다. " 파일 위험 관리 시스템을 구축하고 파일 관리 비상 계획을 수립하는 것은 현대 기업 아카이브 작업의 중요한 부분이 되었습니다.
아홉. 해외 파일 감독
최근 몇 년 동안, 경제 세계화 과정의 가속화와 대외 개방이 심화됨에 따라 우리나라 국유기업은 잇달아' 외출' 하여, 외국에 가서 공장을 설립하고 업무를 전개하여 대량의 해외 서류를 만들어 냈다. 여러 가지 이유로, 많은 공기업이 해외 기록 보관소를 제대로 감독하지 못하고, 관리가 혼란하여 대량의 국유자산이 유실되고, 국가 핵심 경제 기밀이 빈번히 유출되고, 경영 위험이 급증하고 있다. 이를 위해 2005 년 국가기록국은' 해외 기관 및 해외 기업 기록 업무 강화에 대한 의견' 을 발표하며' 모회사는 점차 해외 기관 및 해외 기업 기록 관리 제도를 건전하게 구축해야 한다' 고 요구했다. 2009 년 국자위와 국가기록국은' 해외 기업 사업 단위 기록 관리 강화' 를 강조하는' * * 기업 기록 업무 강화에 대한 의견' 을 발표했다.
국유 기업의 해외 기록 보관소의 특수성으로 인해 해외 기록 보관소의 환경 특수성, 특히 국내외 기록 보관소의 법률, 제도, 언어, 문화, 전통 등의 차이로 인해 국유 기업의 해외 기록 감독에 특별한 도전이 제기되어 특별한 요구가 제기되었다. 따라서 국유 기업의 해외 기록 보관소에 대한 규제는 두 가지 기본 원칙, 즉' 이중 규정 준수' (우리나라와 해당 국가의 기록 법률 및 규정을 모두 준수함) 와' 양방향 포용' (우리나라와 해당 국가의 기록 문화 전통을 서로 포용함) 을 준수해야 합니다. 해외 문서 보관 범위 및 보관 기한표 결정, 전 세계 파일 관리 시스템 구축, 해외 파일을 중국으로 이전하는 방법 등 세 가지 핵심 통제 지점을 파악합니다.
X. 클라우드 컴퓨팅 및 대용량 데이터
클라우드 컴퓨팅과 빅 데이터는 현재 정보화 발전의 두 가지 중요한 추세이며 모든 업종에 큰 영향을 미칠 것입니다. 기업의 다른 활동과 마찬가지로 파일 관리는 클라우드 컴퓨팅과 대용량 데이터의 특성과 요구 사항에 맞게 이념, 비즈니스 모델 및 관리 방식을 변경해야 합니다. 첫 번째는 파일 개념의 일반화입니다. 즉, 프로세스, 캐리어, 종류, 형식, 보존 기간에 관계없이 보존 가치가 있는 모든 정보 기록을 아카이브로 취급하는' 대자료관' 을 세우는 것이다. 즉, 모든 레코드는 파일이고 문서를 생성하는 "시간" 은 파일입니다. 둘째, 파일 클라우드 플랫폼 구축. 즉, "클라우드 아키텍처" 를 기반으로 기업의 모든 부서, 시스템 및 비즈니스를 포괄하는 통일되고 효율적인 아카이브 자원 관리 및 서비스 플랫폼을 구축하는 것입니다. 세 번째는 파일 저장 및 지식 마이닝입니다. 큰 데이터의 핵심 응용 프로그램 중 하나는 예측이고 예측은 과거 데이터의 축적과 발굴에 의존한다. 이는 아카이브의 대량 저장과 지식 마이닝을 위한 더 높은 요구 사항을 제시합니다. 엔터프라이즈 아카이브 작업의 초점은 "디지털화" 에서 "데이터화" 로 바뀔 것입니다. 넷째, 문서 보안 문제는 더욱 심각하고 복잡합니다.