파일 관리는 기업 관리의 일부이며, 기업 업무의 질과 효율성을 높이기 위한 필수 조건이다. 파일 관리의 과학화, 규범화는 기업 관리 수준을 측정하는 중요한 표시이다. 다음은 엔터프라이즈 파일 관리 방법에 대한 나의 지식입니다. 독서를 환영합니다.
첫째, 파일 관리는 현대 기업 발전에서 점점 더 중요한 역할을 하고 있다.
파일 관리는 우리나라 현대 기업 제도의 건강한 발전에 매우 중요한 역할을 한다. 과학적 규범의 파일 관리는 한 기업의 관리 수준을 지속적으로 향상시키고, 파일 개발 및 활용을 잘 할 수 있으며, 파일 관리의 가치를 실현할 뿐만 아니라 경제 발전과 사회 발전에 기여할 수 있습니다. 한편, 파일 관리는 고위 경영진에게 기업의 전반적인 경영 상황을 적시에 이해하고 경영 전략을 적시에 조정할 수 있는 정확한 근거를 제공합니다. 한편, 사회 각계가 기업의 경영 성과를 이해하고 정확하게 파악하는 데 도움이 되며, 기업과 관련 당사자 간의 협력을 위한 탄탄한 기반을 마련한다. 기업이 경쟁에서 패하지 않는 곳에 서려면 인재를 양성하고 영입해야 할 뿐만 아니라, 사람의 주관적인 능동성을 발휘하고, 끊임없이 관리 수준을 높이고, 자원을 통합하고, 우세를 발휘하고, 소프트파워를 높여야 한다. 파일 관리 업무를 잘 하는 것은 관리 수준을 높이고 기업 발전을 서비스하는 효과적인 수단이다. 파일 관리 개념을 지속적으로 업데이트하고, 새로운 파일 관리 수단을 적극적으로 탐구하고 시도하며, 기업의 전반적인 발전 상황과 경영 성과를 전면적으로 반영해야만 기업 발전에 더 잘 기여할 수 있다. 파일 관리 성과와 기업 관리의 유기적 결합은 기업 자원 구성의 방향과 모델을 결정하고, 기업의 발전과 미래를 결정하며, 기업 경영 전략을 실현하고 관리 효율성을 지속적으로 높이는 데 큰 영향을 미친다. 따라서 파일 관리 업무를 잘 하는 것은 경제사회의 전면적인 발전을 촉진하고 기업 시장의 경쟁력을 지속적으로 높이는 데 중요한 의의가 있다.
둘째, 현재 엔터프라이즈 파일 관리의 문제점
첫째, 충분히 중시하지 않는다. 일부 기업의 관리자들은 파일 관리에 그다지 신경을 쓰지 않아 파일 관리가 괜찮다고 생각한다. 일부 파일 관리자들은 고도의 책임감, 좋은 직업윤리, 세심한 업무 태도, 전문정신, 체계적인 문서 관리 이론 지식이 부족하여 사회 발전에서의 파일 사업의 전략적 역할과 현실적 의미를 충분히 인식하지 못하고 있습니다. 기업 경영진의 관심과 파일 관리 중시 분위기를 형성하지 못했고, 파일 의식이 더욱 약화되었다.
둘째, 관리 방식이 뒤떨어지다. 현재 일반적인 파일 관리는 마이크로컴퓨터와 소프트웨어 관리 방식을 채택하고 있으며, 파일 관리 수단이 뒤처지고, 파일 관리 기술은 날로 늘어나는 파일 활용 수요를 따라가지 못하고 있다. 파일 관리 기술이 낙후된 주된 이유: 첫째, 일부 지도자들은 파일 작업의 중요성에 대한 인식이 부족하고 투자가 부족합니다. 둘째, 일부 단위는 많은 고급 파일 관리 장비를 구입했지만 파일 관리자의 미숙 한 운영으로 인해 고급 장비는 적절한 역할을 수행하지 못했습니다. 셋째, 관리가 표준화되지 않았습니다. 마이크로컴퓨터와 파일관리 소프트웨어가 있지만, 파일들은 컴퓨터에 입력되지 않고 주로 수작업 관리와 활용에 의존하고 있으며, 파일작업은 제도화된 관리 절차가 부족하다.
셋째, 관리가 표준화되지 않았습니다. 엔터프라이즈 파일 관리 비규격은 주로 다음과 같은 측면에서 나타납니다. 첫째, 파일 수집이 표준화되지 않았습니다. 수집 과정에서 제도는 허황되고, 각 부서의 서류는 넘겨주고, 넘겨주고 싶지 않으면 내지 않고, 서류수집심사는 분명하지 않다. 둘째, 파일 정리가 표준화되지 않았다. 일부 기업은 빠르게 성장하고 있으며, 파일 관리 인력은 자주 조정되고, 파일 직원의 전문적 자질은 고르지 않다. 아카이빙하는 동안 볼륨 내 파일의 디렉토리 순서에 따라 시험지를 정렬하지 않은 경우도 있고, 볼륨 내 디렉토리가 실제 파일과 일치하지 않아 볼륨 내 데이터 유출 현상이 더 흔하다. 아카이브 시간에는 아카이브 누적이 너무 길어서 완료 후 아카이브 요구 사항을 충족하지 못하거나 검색 및 활용에 도움이 되지 않는 경우도 있습니다. 셋째, 통합 파일 관리가 충분하지 않습니다. 일반 기업의 기록실은 독립 부문으로서 다른 부서와 부서를 행정할 수 없다. 파일 관리 및 양도와 관련된 경우 반드시 주관 지도자에게 보고해야 한다. 주관지도자는 보통 파트타임으로 일하며, 모든 일을 전개하기도 어렵다. 현재 일부 부서는 자체 데이터베이스를 구축하고 있으며, 이로 인해 아카이브를 전면적으로 관리하는 데 어려움을 겪고 있습니다. 넷째, 파일 이용이 불규칙하다. 파일러 안팎이 팽팽하여 대여한 서류가 제때에 반환되지 않아 분실되었다.
넷째, 장기적이고 지속적인 발전법이 부족하다. 기업 파일은 각급 지도자와 관련 부서의 독촉에 따라 업그레이드되어 단기간에 파일 관리 수준 향상을 촉진하여 뚜렷한 성과를 거두었다. 그러나 규정 준수 후 체력이 부족해 장기 메커니즘이 확립되지 않았다. 일부 간부들은 파일 관리에 대해 충분히 중시하지 않기 때문에, 기업에서 서류의 중요한 역할에 대한 인식이 부족하다. 어떤 사람들은 기록실이 자료가 보관되는 곳이라고 생각하는데, 어떤 사람들은 심지어 폐지 창고가 되어 서류 작업 지도자가 계획도 없이 되었다고 생각한다. (윌리엄 셰익스피어, 템플릿, 자료명언) 임무가 있고, 구현되지 않았습니다. 형식상 효과가 없다. 서류 작업은 장기적이고 지속적인 발전법이 부족하다.
셋째, 표준화를 출발점으로 삼아 기업 파일 관리 수준을 높이다
파일 작업의 표준화는 파일 관리의 현대화를 실현하는 중요한 중간 부분이다. 끊임없이 아이디어를 혁신하고, 제도를 개선하고, 하드웨어 건설을 잘하면서 기초 작업을 잘 하고, 파일 관리의 규범화 수준을 지속적으로 높여야 한다.
(a) 공문 발행은 서류작업의 규범화를 추진하는 기본 전제조건이다. 공문은 서류의 전신이고, 서류는 공문에서 변형한 것이다. 공문의 품질은 공문의 질뿐만 아니라 미래의 서류의 품질에도 영향을 미치고, 서류작업의 규범화를 결정한다고 할 수 있다. 따라서 문서 발행시 표준화 문제 해결에 중점을 두어 파일 엔티티의 품질을 향상시키고 파일 작업의 표준화 관리를 위한 견고한 기반을 마련해야 합니다. 우선, 공문용 종이의 질이 좋고, 용지 크기 규격은 통일되고, 규범적이고, 표준적이어야 하며, 국가의 관련 규정에 부합해야 한다. 조판 형식은 가급적 통일되어 보관과 제본을 용이하게 해야 한다. 둘째, 발급된 공문이 발급 수속을 이행했는지, 승인 권한에 부합하는지, 공문 제목이 정확한지, 서명이 공문과 일치하는지, 날짜가 있는지 확인해야 한다. 셋째, 글씨는 또렷해야 한다. 공문, 엔지니어링 도면, 계약 초안 작성, 각종 기록, 보고서, 서명, 주석 등을 할 수 있습니다. , 쉽게 퇴색되는 잉크와 종이를 사용해서는 안 되며, 글씨가 분명하고 또렷하며, 향후 장기 보존과 활용에 도움이 된다. 넷째, 형식은 규범적이어야 하고, 글은 약어를 남용해서는 안 되며, 향후 규범화, 현대화 검색 수단의 시행과 응용을 용이하게 하기 위해 비표준 단어를 사용해야 한다.
(b)' 나 위주' 의 아카이빙 원칙을 관철하는 것은 아카이브 작업의 규범화를 추진하는 관건입니다. 같은 종류의 공문이 반복되고, 서류조합이 혼란스럽다는 것은 서류작업의 표준화를 방해하는 가장 큰 문제이다. 파일 작업 표준화의 근본 목적은 파일 보관 및 활용 가치를 극대화하여 파일을 완전하고 쉽게 검색하고 활용할 수 있도록 하는 것입니다. "자기 중심적" 아카이빙 작업은 문제를 해결하고 목표를 달성하는 데 매우 중요한 작업입니다. "나 위주" 의 아카이빙 원칙, 즉 아카이빙된 문서는 주로 본 부서에서 형성한 문서여야 하며, 이는 우리가 업무 관행에서 형성하고 고수하는 원칙이자 아카이브 작업의 표준화를 촉진하는 중요한 원칙이다. 실제 업무에서 세 가지 문제 해결에 주의를 기울여야 합니다. 첫째, 아카이브의 적시성을 정확하게 파악해야 합니다. 현재 파일 단계 작업을 완료한 경우에만 아카이빙하거나 보관할 수 있고, 완료되지 않은 것은 아카이빙하거나 보관할 수 없습니다. 그렇지 않으면 파일 관리의 무질서와 혼란을 초래할 수 있습니다. 둘째, 아카이빙의 초점을 명확히 하고 합리적인 분업을 해야 한다. "나 위주" 원칙의 지도 하에 아카이빙의 중점을 확립하고, 실제 업무에서 문서 자료, 특히 내용, 형식, 기능을 구분하는 데 주의를 기울여야 하며, 구체적인 문제를 구체적으로 분석하여 파일 관리의 중복을 줄이고 파일 활용의 효율성을 높여야 한다. 셋째,' 나 위주' 입건 원칙을 고수하면서 전체 부계 가문의 무결성을 효과적으로 유지하는 데 주의를 기울여야 한다. 아카이빙 업무에서는 우선 순위를 파악하고, 1 차 및 2 차 등급을 구분하고, 전체 부계 가문의 입구를 잘 정리해야 하며, 아카이빙해서는 안 되는 서류가 뒤섞이지 않도록 해야 하며, 아카이빙된 파일이 손실되지 않도록 주의해야 한다. 특히 아카이브할 때, 비슷한, 내재적으로 연결된 서류자료를 한 권으로 엮어 같은 문제의 무결성을 유지하고, 같은 문제의 전 과정과 맥락을 반영하여 서류의 활용 가치를 높여야 한다. 아카이브 후 형성된 서류는 완전하고 번잡하지 않고, 서류의 규범화 관리를 위한 든든한 토대를 마련해야 한다.
(3) 서류의 질을 높이는 것은 서류작업의 규범화를 촉진하는 믿을 만한 보증이다. 아카이브 자료 수집의 무결성이 아카이브의 가치를 결정하고 영향을 미치는 반면, 보관 방법 및 파일 제본의 품질은 파일 작업의 표준화와 표준화를 결정하고 영향을 미칠 수 있음을 입증했습니다. 따라서 아카이브 작업의 표준화를 추진하는 과정에서 파일 표준화 관리에서 분류 검색에 도움이 되는 아카이브 방법 문제를 해결하는 데 주의를 기울여야 하며, 파일 표준화 관리에 도움이 되는 파일 바인딩 품질 문제를 해결하는 데도 주의를 기울여야 합니다.
(4) 파일 관리 모델 혁신은 파일 표준화의 발전 추세이다. 디지털화, 네트워킹이 발달하면서 파일 자체도 끊임없이 변화하고 있으며, 점점 더 많은 전자 파일이 컴퓨터 인식에 의존하고 있다. 전통적인 관리 모델은 이미 사회 발전의 요구에 적응하기 어렵고, 파일 관리 모델이 낙후되고, 과학적 관리 수준이 낮고, 파일 관리 현대화 의식이 강하지 않고, 하드웨어 설비와 기술이 낙후되고, 기초작업이 약하다는 등의 문제가 있다. 각 아카이브 부서는 수동 검색 방면에서 대량의 작업을 하여 파일 자료 업데이트 속도가 느려지고, 집계에 필요한 주기가 길어지며, 검색 도구를 준비하는 데' 많이' 가 있고' 정밀' 을 추구하지 않는 현상이 있다. 이에 따라 새로운 시대의 파일 관리 혁신이 갈수록 절실해지고 있다. 정보화, 인간화, 서비스화의 발전 추세는 현재의 파일 관리에 새로운 도전을 제기하였다. 관리 수단과 관리 방법에서 전통적인 파일 관리와 구별되고, 수동 아카이브의 한계를 극복하고, 점차 파일 관리의 현대화를 실현해야 한다.
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