서론: 소통이 없으면 관리가 없다. 소통이 원활하지 못한 것은 거의 모든 기업의 오래된 문제이다. 기업의 조직이 복잡할수록 의사 소통이 어려워진다. 다음은 내가 너에게 가져온 프로젝트의 소통 관리를 어떻게 강화할 수 있는지, 너에게 도움이 되기를 바란다.
종종 기층의 많은 건설적인 의견은 고위 의사결정권자에게 피드백되기 전에 이미 겹겹이 교살되어 있으며, 고위 의사결정의 소통은 종종 모든 사람에게 본래의 형태로 제시되지 않는 경우가 많다. (윌리엄 셰익스피어, 윈스턴, 지혜명언) 프로젝트 커뮤니케이션 관리는 복잡하고 체계적인 특징을 가지고 있다. 저명한 조직관리학자 바나드는 "소통은 조직원들을 연결시켜 같은 목표를 달성하는 수단이다" 고 생각한다.
상황
L 씨는 항공 분야의 대형 데이터웨어 하우스 프로젝트를 담당합니다. 이 프로젝트의 첫 번째 단계에서는 여러 가지 문제가 끊임없이 발생하고, 프로젝트 팀은 분주하게 뛰어다니며 사방으로 불을 껐다.
◆ 프로젝트에서 L 씨는 모든 프로젝트 이해 관계자와 효과적인 관계를 맺지 않았기 때문에 프로젝트의 진행 상황을 이해할 수 없었다. 프로젝트 개발자 자신도 프로젝트의 전반적인 상황에 대해 잘 알지 못하고 자신의 부분에만 관심을 갖고 다른 일은 소홀히 한다. 프로젝트가 시작되면 프로젝트가 끝날 때까지 제품 상황을 정확하게 이해할 수 있습니다. 전체 개발 프로세스는 완전히 블랙 박스 모델입니다. 프로젝트 팀 구성원은 정확한 진행 상황을 파악할 수 없으며 프로젝트 품질을 보장할 수 없습니다.
◆ 프로젝트 후반까지 판매 모듈의 개발 진도가 너무 느려서 야근을 하고 서둘러 인계를 해야 했다. 프로젝트 품질에 대해 안심할 수 없어 이 부분에 대량의 버그가 남아 있어 숨겨진 위험이 많고 유지 관리의 작업량이 개발을 초과하게 되어 시스템 유지 관리 비용이 너무 많이 든다. (윌리엄 셰익스피어, 윈스턴, 자신감명언) (윌리엄 셰익스피어, 윈스턴, 자신감명언) 사용자는 많이 불평하고 유지 보수 직원은 더 많이 불평합니다.
◆ 프로젝트가 배달될 때 고객은 운송 모듈이 제공하는 정보가 보고서 작성 요구 사항을 충족하지 못하며 프로젝트 팀이 이미 이러한 변화를 알고 있다고 불평했고, L 씨는 프로젝트 관리자로서 전혀 알지 못했고, 그 결과는 앞뒤가 맞지 않는 것으로 나타났다. (윌리엄 셰익스피어, Northern Exposure (미국 TV 드라마), 프로젝트명언)
◆ 개발자는 내부 청구 모듈을 설계할 때 구현 방법을 설명했지만 시간을 절약하기 위해 설계를 대충 적어서 인코딩했다. 마지막까지 코딩을 하다가 L 선생님이 원래 이해하셨던 것과는 크게 다른 것을 발견하여 다시 한 번 뒤엎을 수 밖에 없었다. (윌리엄 셰익스피어, 햄릿, 독서명언) 업무량이 증가했을 뿐만 아니라, 비용 초과도 심각하다.
이 프로젝트의 두 번째 단계에서 회사는 CMM 의 개발 아이디어 중 일부를 채택하고, 수요 및 계획 관리를 강화하고, 구성 관리 도구인 VSS 를 사용하여 문서를 관리하며, 상황이 점차 호전되고 있지만, 초기에는 여전히 많은 문제가 남아 있다. 많은 프로젝트 멤버들이 문서를 대충 얼버무리며, 단지 지나칠 뿐이라고 생각한다.
L 씨가 이런 현상을 만난 것은 우연이 아니다. 약간의 분석을 통해 L 씨의 프로젝트 팀이 CMM 의 개발 아이디어를 인용하기 시작했을 때, 프로젝트 팀의 각 계층 간에 소통 메커니즘이 부족하다는 것을 알 수 있으며, 커뮤니케이션 관리를 강화하는 것이 성공적인 프로젝트 관리를 구현하는 유일한 방법이어야 한다는 것을 알 수 있다. (윌리엄 셰익스피어, 프로젝트, 프로젝트, 프로젝트, 프로젝트, 프로젝트, 프로젝트, 프로젝트)
1. 혼란은 의사 소통 부족에서 비롯된다.
기업은 CMM 을 구현하는 과정에서 모든 방면에서 저항을 받게 된다. 정방향 추진 강화, 역방향 저항 약화, 대류과정 개선의 성공은 매우 중요하다. 이러한 목표를 달성하기 위해서는 기업 계층 간의 올바른 소통과 조정이 결정적인 역할을 하므로 프로젝트에 대한 효과적인 소통과 관리가 필요합니다.
프로젝트 관리자는 프로젝트 계층과 경영진 간의 다리이며 프로젝트 커뮤니케이션의 초점입니다. 그것은 CMM 의 구현에서 계승하는 역할을 한다. 모든 직원들이 처음부터 CMM 을 지원할 것으로 기대할 수는 없지만, 프로젝트 관리자가 적극적으로 참여하고 모든 측면과 효과적으로 소통하는 것이 필요합니다. 이로 인해 기업 전체의 CMM 구현 추진 동력이 크게 강화될 것입니다.
CMM 구현의 내재적 원동력은 주로 고위 관리자와 프로젝트 관리자의 두 가지 측면에서 비롯됩니다. 고위 관리자는 자원과 정책에 의해 구동되고, 프로젝트 관리자는 실제 문제에 의해 구동된다. 프로젝트 관리자는 먼저 프로세스 개선의 의미를 이해하고, 프로세스 개선은 프로젝트에 대한 서비스이며, 프로젝트가 순조롭게 진행될 수 있는 확실한 보증임을 인식해야 합니다. 고위 관리자의 계획과 품질 관리자의 계획에 수동적으로 복종하는 대신, 이러한 인식은 올바른 의사 소통 방식을 통해 프로젝트 수준으로 지속적으로 전달되고 고객 등 다른 측면에 영향을 미칩니다. 이렇게 하면 프로젝트 계층이 CMM 구현을 추진하는 원동력이 됩니다.
CMM 구현의 과정은 낡은 균형을 깨고 새로운 균형을 세우는 과정이다. 이 기간 동안 시스템은 비교적 혼란스러울 것이며 실행 중인 프로젝트에 부정적인 영향을 미칠 것이다. 가장 직접적인 표현은 추가적인 업무량을 가져오고 대량의 트랜잭션 관리 업무를 발생시켜 관계자의 저촉감을 불러일으키기 쉽다는 것이다. 효과적인 의사 소통이 점점 더 중요해지고 있다. 프로젝트 관리자는 프로젝트 진행 상황을 잘 알고 있어야 합니다.
개발자의 이런 싹은 제때에 공식 소통을 통해 제어해야 하며, 프로세스 개선이 프로젝트와 기업에 미치는 이점을 강조하고, 회원들에게 희망을 보여 주고, 그들이 먼저 견지해 나가도록 강요하고, 이런 정서의 강화와 만연을 최대한 피해야 한다. 실제 구현 프로세스가 개선되는 한 프로젝트 팀 구성원은 잠재적인 감화에서 CMM 의 이점을 경험할 수 있습니다. 시간이 지남에 따라 프로젝트 품질의 지속적인 향상과 점점 더 규범적이고 안정적인 작업 상태를 볼 때, 개발자들은 이러한 프로세스 개선을 마음에서 우러나오는 지지를 받게 됩니다. (데이비드 아셀, Northern Exposure (미국 TV 드라마), 예술명언)
프로젝트의 SQA (소프트웨어 품질 보증) 및 SCM (소프트웨어 구성 관리) 인력에게는 협력 의식을 강화하고 프로젝트 팀과의 커뮤니케이션을 지속적으로 강화해야 합니다. 품질 부문은 제도의 제정자이지만, 그들이 프로젝트 위에 군림하고 프로젝트와 단절되어야 한다는 것을 의미하지는 않는다. 개발자는 직접 고객에게 서비스를 제공하고, 품질 및 구성 인원은 본질적으로 간접적으로 고객에게 서비스를 제공하는 것이며, 모두 프로젝트의 성공과 기업의 장기적인 발전을 위한 것이다. 협력의식의 향상은 프로젝트 관리자의 개선 과정을 심층적으로 이해하고, 실제 수요에 따라 품질 작업을 수행하고, 부분적인 돌파구를 확보하고, 점진적으로 전개하는 데 있다. 유연하고 다양한 방식으로 개발자와 긴밀한 접촉을 유지하고, 효과적인 커뮤니케이션을 통해 품질 홍보를 하고, 다방면의 피드백을 이해하고, 자신의 업무를 추진한다. CMM 프로세스 개선은 지속적인 성공을 통해 추진되어야 합니다. QA (품질 보증) 멤버들은 끊임없는 소통을 통해 CMM 의 개선 효과를 조금씩 보여 주며 승인 과정을 개선하고 저항을 줄일 수 있도록 했다.
CMM 환경에서 프로젝트 관리의 목적은 확립 된 프로젝트 목표를 달성하는 것입니다. 이 과정에서, 일반적으로 프로젝트 구현 과정에서 계획이 상세하고 엄격하게 통제되면 프로젝트가 성공할 수 있다고 생각하는데, 이것은 사실 프로젝트 성공의 가장 기본적인 조건이다. 통계에 따르면 70% 이상의 실패 프로젝트는 계획이 미흡하거나 통제할 수 없기 때문이 아니라, 프로젝트의 일부 자원이 제때에 충분히 활용되지 못했기 때문이다. 이것은 소통이 원활하지 못한 것과 직접적인 관계가 있다. 프로젝트 관리자는 관리 과정에서 최소한 75% 의 시간을 프로젝트의 이해 관계자와 조율하고 의사 소통하며 이해와 지원을 받아야 합니다. 이렇게 하면 프로젝트가 절반의 성공을 거둘 수 있다.
2. 커뮤니케이션 계획 관리자: 이 계획이 변경될 때 누가 개정해서 관계자에게 발송할지 정의합니다.
소통 계획을 잘 세우려면 그에 따라 각종 정보를 전달하는 것이 중요하다.
프로젝트 관리 정보를 해당 사람에게 정확하게 전달하는 것은 매우 중요하고 어려운 일이다. 이런 상황이 자주 발생하는데, 정보 발신자는 자신이 메시지를 제대로 전달했다고 생각하지만, 사실 메시지는 전달되거나 오해되지 않았다. 소통은 양방향이므로 수신인이 정보를 받을 수 있도록 해야 한다. 모든 의사 소통 방식에는 피드백 메커니즘이 있어야 한다. 예를 들어, 의사 소통을 위해 메일을 사용하는 경우 받는 사람에게 단순히 "수신됨" 에 응답하도록 요청해야 합니다. 정보를 받은 후에는 이해가 정확한지 확인해야 한다. 많은 정보를 전달했지만 오해를 받아 많은 찢어진 문제가 생겼다. 의사 소통 관리에서 프로젝트 관리자는 보다 중요한 통지, 변경 등의 정보를 이메일로 두 번 표현해야 합니다. 이런 표현은 수취인이 자신의 이해를 확인하면서 반복하는 것이 아니라 정련되거나 다시 기술된다. 분명히 하는 것은 정보 수취인에게 자신이 이해하고 있는 내용과 어떻게 할 계획인지 설명하고 관련 생각이나 조치를 발신자에게 이메일로 보내 확인할 것을 요청하는 것이다.
프로젝트에서 프로젝트 이해 관계자는 서로 다른 커뮤니케이션 요구 사항을 가지고 있습니다. 프로젝트 매니저로서, 너는 소통이 수취인의 이익에 부합해야 한다는 것을 이해해야 한다. 고위 경영진은 주로 진도에 관심을 가지고 있으며, 제때에 업무를 인도할 수 있는지 알고 싶다. 고객은 주로 비용과 품질에 관심을 갖고 있으며, 투입이 증가하는지, 제품 품질이 요구 사항을 충족시킬 수 있는지 알고 싶어합니다. 프로젝트 관리자의 경우 프로젝트 연기, 비용 증가, 품질 문제 등에 대한 실시간 피드백을 제공하고 고위 경영진과 고객이 적시에 이해하고 관련 계획을 조정할 수 있도록 가능한 한 빨리 이유를 설명해야 합니다.
커뮤니케이션 관리의 또 다른 부분은 정기 보고서, 단계 검토 및 긴급 보고서의 세 가지 형태로 구현 보고서입니다.
정기 보고: 일정 기간 내에 완료된 작업량을 상부에 보고하는 것이다. CMM 환경에서는 주로 진행 주간 (WSR) 과 프로젝트 주간 (WPR) 이 포함됩니다. 전자는 프로젝트 팀 구성원이 프로젝트 관리자에게 보고합니다. 후자는 전자의 총결산으로, 프로젝트 관리자가 고위 관리자에게 보고한다. 현재 상태, 진행 완료, 현재 문제 및 다음 주 계획을 설명해야 합니다.
단계 검토: 프로젝트가 중요한 단계나 마일스톤 단계에 도달할 때 단계 검토가 필요합니다. CMM 환경에서는 주로 프로젝트 단계 보고서 (PPR) 입니다. 단계 검토의 의미는 현재 프로젝트 상황을 검토하여 사람들이 자신의 일에 대해 책임을 지도록 강요하는 것이다. 문제를 미리 발견해 초기에 해결할 수도 있다.
긴급 보고: 사고 발생 시 긴급 보고를 합니다. CMM 환경에서는 주로 PSR (문제 상태 보고서) 및 PSL (문제 상태 로그) 이 포함됩니다. 현재 발견된 문제, 관련 영향, 해결 방법 (사용된 리소스), 문제의 긴급도 (복구 날짜) 등을 구체적으로 설명해야 합니다.
CMM 환경에서는 품질 보증부도 품질 감사를 수행하고 PAR (제품 감사 보고서) 및 PRR (프로세스 감사 보고서) 을 단계적으로 제출합니다. 전자는 납품된 제품에 대한 것이고, 후자는 프로젝트에 대한 프로세스입니다.
프로젝트 이해 관계자가 구현 보고서를 받은 후에는 실시간 피드백을 받아 보고서가 접수되었음을 분명히 하고 프로젝트에 대한 의견이나 제안을 해야 합니다. 관리의 시작과 끝은 의사 소통 관리의 마지막 단계이며, 핵심 목적은 모든 프로젝트 이해 관계자와 의사 소통하고, 경험과 교훈을 요약하고, 다양한 문서를 문서화하여 지식 축적을 실현하는 것입니다. 프로젝트의 투고는 모두 우수한 자원이며 향후 프로젝트에 큰 도움이 될 것이다. 좋은 프로젝트 파일을 사용하면 향후 프로젝트에 시간과 비용을 절약하고 프로젝트 감사에 중요한 정보를 제공할 수 있습니다.
CMM 환경에서 효과적인 커뮤니케이션 관리를 구현함으로써 L 씨가 담당하는 프로젝트는 중후반기에 점차 정상 궤도에 들어서면서 프로세스 개선의 원활한 구현을 촉진하고, 제때에 품질에 따라 임무를 완수했다. 더욱 기쁜 것은 L 씨의 건의를 거쳐 회사의 다른 프로젝트에서 커뮤니케이션 관리가 시행되어 관련 프로젝트의 개발 효율을 효과적으로 높이고 프로젝트의 응집력을 높였다는 것입니다. 최종 회사는 예정대로 CMM 인증을 통과했습니다.
3. 의사 소통 기술 향상
전문가들은 성공의 가장 큰 위협은 소통의 실패라고 생각한다. IT 프로젝트 성공의 세 가지 주요 요소는 사용자의 적극적인 참여, 명확한 수요 표현 및 경영진의 강력한 지원입니다. 이 세 가지 요소는 모두 좋은 의사소통 기술에 의존한다.
한편으로는 효과적인 의사 소통에서 "과학" 에 중점을 둡니다. 효과적인 글쓰기와 표현, 자기 표현을 지침으로 하는 등 기본적인 기술로 구성되어 있습니다. 명확한 주제 (즉, 전달된 정보의 핵심점을 지속적으로 강조) 를 고수하고 조정된 정보를 간결하게 표현합니다. 이러한 기본적인 기술인' 과학' 은 관리자의 정직성과 성실성에 대한 인상을 형성하는 데 도움이 된다.
반면에 효과적인 의사 소통에서 "예술" 을 향상시키는 것은 청취자의 반응을 관찰하고, 상대방의 감정을 읽고, 진실을 이해하고, 사람마다 다른 설득 전략을 채택하고, 집단에 유리한 방법을 적용하여 팀의 문제를 해결하고, 문제의 근본 원인을 찾아내는 등 심오하고 때로는 본능적인 기교를 포함하고 있다. 이러한 기술들, 즉' 예술' 은 관리자에 대한 신뢰의 정도를 결정한다.
L 씨가 직면한 문제로 인해 많은 프로젝트 관리자들이 어쩔 수 없을 것 같다. 그러나 약간의 분석과 PMP 와 같은 학습을 통해 우리는 문제가 계획과 감시가 아니라 소통에 있다는 것을 깊이 깨닫게 될 것이며, 우리는 이 방면의 관리를 강화하기 위해 최선을 다해야 한다.
필요에 따라 커뮤니케이션 관리의 목표는 프로젝트 정보를 적시에 적절하게 생성, 수집, 전송, 저장 및 처리하는 것입니다. 표준 프로젝트 커뮤니케이션 관리에는 커뮤니케이션 계획, 메시징, 구현 보고서, 관리 마감 등의 프로세스가 포함됩니다. 커뮤니케이션 계획이 가장 중요합니다. 프로젝트 당시의 상황을 개선하기 위해서는 프로젝트 관계자들의 의견을 구하고 소통 방안을 마련하는 것이 급선무다. 커뮤니케이션 관리의 요구 사항에 따라 전체 프로젝트 관리 계획에는 다음이 포함되어야 합니다.
파일 저장 방법: 커뮤니케이션 계획에서는 먼저 정보 저장 방법 및 정보 읽기 및 쓰기 권한을 명확히 하고, 다양한 프로젝트 파일 및 보조 파일의 저장 위치 및 해당 읽기 및 쓰기 권한을 명확히 합니다. 프로젝트 구현에서는 VSS 를 사용하여 문서를 통합 관리하고 적절한 디렉토리 구조를 설정할 수 있습니다. 통합 버전 관리를 위해 다양한 유형의 정보를 수집하고 저장하는 데 사용됩니다.
커뮤니케이션 목록: 프로젝트 이해 관계자의 연락처 정보를 저장합니다. 개발원, SQA, 공급망 관리, 고객, 고위 리더십, 시스템 지원, 컨설턴트, 행정부 등 그들의 유선, 휴대폰, 기능 등을 기록하다. 간결하고 명료하게 할 수 있습니다. 컨설턴트가 잘하는 분야를 설명하는 것과 같은 특수한 인원의 표기도 추가된다. (윌리엄 셰익스피어, 스튜어트, 자기관리명언) 모든 관련자는 이 목록을 통해 프로젝트에 참여하는 사람을 명확하게 이해할 수 있습니다.
업무 모델: 프로젝트 팀 구성원과 프로젝트 관리자가 상급자 및 관계자에게 업무 모델, 정확한 시간 및 형식을 명확하게 설명합니다. 예를 들어, 프로젝트 관리자의 프로젝트는 매주 금요일, 프로젝트 팀 구성원은 주간 진행 보고서를 제출하고, 일주일의 업무 진행 상황과 발생한 문제를 보고하고, 프로젝트 관리자는 매주 월요일 오전에 업무 관리자와 소통한 후 프로젝트 주간지를 완성하고, 오후 1: 30 은 프로젝트 그룹 정기 회의를 개최합니다. 회의가 끝난 후 프로젝트 관리자는 고위 관리자에게 프로젝트 주간지를 제출하고 각 단계 이후 단계 보고서를 제출합니다. 모든 문서는 통합 관리를 위해 VSS 에 제출됩니다. 비상사태에 부딪히면 반드시 제때에 전화로 소통해야 한다. 또한 모든 우편물은 반드시 회신해야 하는지 여부를 규정하고 있다.
통합 프로젝트 파일 형식: 통합 파일 형식 사용은 프로젝트 표준화 관리의 일부이므로 다양한 파일 템플릿을 통합하고 적절한 작성 지침을 제공해야 합니다. 예를 들어, 프로젝트가 CMM 환경에 있는 경우 SPEG (소프트웨어 엔지니어링 프로세스 팀) 가 CMM 사양에 따라 개발한 모든 템플릿을 사용할 수 있습니다.
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