문서 관리 시스템은 일반적으로 1. 문서 관리, 2. 보안 통제, 3. 협업 사무실, 4. 멀티미디어/CAD/종이/PDF 다중 형식 관리, 5. 통합, 6. 인사 관리, 7. 모듈 맞춤화.
1. 문서 관리
중앙 집중식 저장: 기업과 기관이 통합 문서 공유를 달성할 수 있도록 대용량 문서를 중앙 집중식으로 저장하는 플랫폼을 구축합니다.
디렉터리 구조: 트리 디렉터리 구조를 지원하며 폴더 및 하위 폴더 구조를 무제한으로 만들 수 있습니다. 디렉토리 정렬을 사용자 정의할 수 있습니다. 조직 내 모든 구성원은 안전하게 파일을 쉽게 공유하고 볼 수 있습니다.
문서 정렬: 문서 제목, 크기, 날짜, 업로더 및 기타 속성에 따른 정렬 지원
표시 모드: 목록 모드 또는 썸네일 모드에서 디렉토리 표시 지원
전체 텍스트 검색: 전체 텍스트 검색 및 고급 검색 엔진을 사용하면 방대한 양의 정보에서 필요한 파일을 빠르고 정확하게 찾을 수 있습니다.
2. 보안 제어
권한 관리: 사용자, 부서, 직위에 대한 세분화된 권한 제어를 수행하고 사용자 관리, 탐색을 제어할 수 있는 권한 제어 메커니즘을 제공합니다. , 읽기 및 편집, 다운로드, 삭제, 인쇄, 구독 및 기타 작업을 통해 문서를 안전하게 공유할 수 있습니다.
스토리지 암호화: 파일은 암호화되어 저장되어 파일 확산을 방지하고 기업 수준 데이터의 보안과 신뢰성을 완벽하게 보장합니다.
로그인 IP 제한: 조직 구조 내 사용자에 대한 로그인 IP를 설정할 수 있으며, 사용자 계정의 보안을 완벽하게 보장합니다.
3. 협업 사무실
템플릿 관리: 시스템에서 많은 수의 Office 템플릿 파일 생성을 지원하고 사용자가 이를 사용할 수 있도록 인증합니다. 사용자는 새 문서를 생성할 때 승인된 템플릿을 호출할 수 있습니다. 시스템은 문서 명명 규칙을 자동으로 통일하고 표준화된 파일 이름 관리를 실현합니다.
문서대출 : 공공 및 개인 문서의 대출 및 관리를 지원하며, 대출 과정에서 사용자 접근권한을 제어할 수 있습니다. 차용한 사용자는 시스템에서 보낸 인스턴트 메시지 알림을 받게 됩니다. 시간에 따른 대출문서 자동 회수 처리를 지원하는 시스템입니다.
문서 댓글: 시스템은 문서에 대한 댓글을 지원합니다.
4. 멀티미디어/CAD/종이/PDF 다중 형식 관리
멀티미디어 뷰어: 문서 관리 외에도 멀티미디어 디지털 자산의 저장 및 관리도 지원합니다. 시스템에서 직접 사진을 미리 보고, 비디오 및 오디오를 재생할 수 있습니다. 지원되는 형식은 다음과 같습니다: gif, jpg, png, bmp, psd, ai, tif, mp3, wav, wma, flv, mpg, avi, wmv, mp4 등.
CAD 도면 관리: 엔지니어링 건설, 부동산 및 기타 산업의 요구를 충족하기 위해 AutoCAD, SolidWorks, Pro/E, STL 등 300개 이상의 파일 형식에 대한 온라인 미리보기 및 관리를 지원합니다. 등을 통해 도면 미리보기 및 검토 시간을 줄일 수 있습니다.
5. 통합
Office와의 원활한 통합: 시스템 작동은 로컬 작동과 동일하며 여러 습관을 바꾸지 않고 빠르게 시작할 수 있습니다. 사람들은 공동으로 문서를 편집하고 여러 버전을 관리하여 작업 효율성을 높일 수 있습니다.
LDAP 통합: LDAP/AD의 통합 인증 및 승인을 실현하고 LDAP 사용자의 일괄 가져오기 및 업데이트를 지원하며 계정 정보를 중앙에서 편리하게 관리 및 유지하고 기업 내부 IT 관리의 혼란을 줄입니다. 내부 보안을 대폭 강화합니다.
이메일 통합: 이메일과 통합되어 시스템 내 지정된 이메일 주소로 문서를 직접 보낼 수 있습니다.
스캐너 통합: 스캐너와 긴밀하게 통합되어 종이 데이터를 전자 이미지 또는 저장용 PDF 파일로 변환합니다. 서류 캐비넷이나 서랍을 통해 종이 문서를 검색하는 데 소요되는 시간을 줄이고, 종이 문서가 손상되거나 분실되거나 다른 사용자에 의해 사용될 수 있는 위험과 반복 복사로 인해 많은 양의 종이 비용이 낭비되는 위험을 줄입니다.
6. 인력 관리
조직 구조: 회사의 실제 요구에 따라 해당 부서와 인력을 생성할 수 있으며, 사용자 및 인력의 일괄 가져오기도 지원합니다. 위치, 사용자의 위치 등을 설정할 수 있습니다.
직위 역할: 시스템 관리자, 사용자 관리자, 프로세스 관리자의 세 가지 역할을 제공합니다. 역할 및 역할 적용을 통해 조직 구조 내 사용자에 대한 직위 및 역할을 맞춤 설정할 수 있습니다. 위치, 권한 부여 사용자는 해당 작업을 수행합니다.
7. 시스템 사용자 정의: 사용자는 시스템 로고를 사용자 정의하고, 개인 문서 공간의 크기를 제한하고, 회사 내부 요구에 따라 최대 문서 버전 수를 설정할 수 있습니다. 그리고 PDF 웹 읽기를 활성화하여 회사의 내부 관리 및 응용 프로그램 요구 사항에 더 부합하는 시스템을 만들 것인지 여부를 결정합니다.
시스템 스킨: 시스템은 사용자가 선택할 수 있는 6가지 스타일의 스킨을 제공합니다. 심플한 회색, 생동감 넘치는 녹색, 우아한 파란색, 로맨틱한 로즈 레드, 우아한 보라색, 클래식 블루 등 모든 사용자가 행복을 누릴 수 있습니다. 작업하는 동안 시스템 면을 직접 변경할 수 있습니다.
동기화 도우미: 지루한 수동 작업을 위해 시스템에 로그인할 필요가 없으며 동기화 시간 간격을 직접 설정하고 언제든지 시스템의 내부 파일 리소스를 로컬 컴퓨터로 가져올 수 있습니다.