기업 계약 파일 구축의 필요성
기업 계약은 기업의 도급 부서가 어떤 경제적 목적을 달성하기 위해 계약법과 관련 법률 규정에 따라 기업과 동등한 민사 주체 간의 민사 권리 의무 관계를 수립, 변경, 종료하기 위해 체결한 서면 협의를 가리킨다. 기업 계약 파일은 기업이 경제활동에서 계약 체결, 이행, 종료를 위해 형성한 서류자료로, 원본 기록으로 보관해 참고할 수 있다. 기업 계약 파일 관리 수준을 높이고 계약 파일의 무결성과 기밀성을 보장하며 기업의 합법적 권익을 보호하고 법적 위험을 방지하는 데 도움이 됩니다.
기업은 자신의 이익을 보호하기 위해 생산경영과 기술서비스 제공 시 많은 계약과 협의를 체결한다. 많은 계약 문건을 보존해야 하는데, 필연적으로 계약 서류가 생길 것이다. 따라서 기업은 과학적 계약 파일 관리 메커니즘을 수립하고 보완해야 한다.
기업의 모든 경제 활동은 계약 체결과 불가분의 관계에 있다. 계약은 국가 법률, 행정 법규에 따라 평등과 호혜, 합의의 원칙을 따르고 일정한 경제 목표를 달성하기 위해 쌍방의 권리와 의무를 명확히 하기 위해 체결된 계약이다. 계약 당사자에게만 적용되며, 계약 당사자 이외의 어떤 단위나 개인에게도 구속력이 없으며, 어떠한 제한도 받지 않습니다.
기업 계약 파일 관리의 문제점
계약 수집 및 보관이 제때에 이루어지지 않았다.
현재 기업 계약의 기술 서비스 계약은 업무 활동을 담당하는 부서에서 관리하고 조달 계약은 업무 수요 부서에서 담당하고 있습니다. 계약 승인 프로세스는 기본적으로 계약자가 담당하며 계약 초안 작성, 검토, 승인 및 이행 과정에서 일련의 복잡한 부분을 거쳐야 합니다. 이렇게 하면 계약 문서 관리가 상대적으로 분산되고, 과정에 소요되는 시간이 불확실하고, 주기가 다양하며, 문서 손실이나 보관이 미비한 현상이 발생하기 쉬우므로, 후기 계약 문서의 수집과 보관에 어려움을 초래할 수 있다. 기업계약서류는 연별로 계약관리부에서 서류부서로 넘겨졌지만, 왕왕 제때에 서류를 넘기지 않고, 심지어 2 년 후에야 넘겨진다.
계약 파일 관리가 표준화되지 않았습니다.
현재, 국가는 아직 전문적인 계약 파일 관리 규범과 방법을 제정하지 않았다. 즉, 기업 계약 파일 관리에 상응하는 거시성 문서 및 지도적 작업 가이드가 부족하다는 것이다. 계약 서류의 관리 범위, 내용, 요구 사항, 개발 활용 등은 명확한 규칙과 제도를 형성하지 않았다. 현재 기업은 계약 텍스트만 관리하고, 보관된 계약 텍스트는 다양하다. 원본, 사본, 도장세 등이 있다. 어떤 텍스트를 보관해야 하는지에 대한 명확한 선언이 없다. 사전 계약 협상 문서, 계약 승인 문서, 제안 서신, 의향서, 약속서, 보증서, 담보서, 담보 (담보서) 서신, 자격 증명서, 법인 승인 위임서, 계약서신, 인증증서, 공증인, 계약변경, 양도, 해지 서류, 계약조정 , 수집되고 보관되지 않았습니다.
계약 서류의 품질을 강화해야 한다.
현재, 기업의 문서 관리를 통제하는 전문 조직은 없다. 기업은 품질 관리 조직을 설립했지만 기업 내 문서의 템플릿, 형식 및 내용에 대한 책임은 아닙니다. 부서에서 설치한 품질 엔지니어 직위는 파트타임으로, 직무 범위와 업무 요구 사항 기업에 명확한 설명이 없다. 그래서 부서 내에서 형성된 일부 서류는 글이 불규칙하고, 형식이 완전하지 않고, 계약 번호가 중복되며, 계약 텍스트 생성의 질을 크게 떨어뜨렸다.