첫째, 공식 문서 처리 절차:
목적: 기업 통합 파일 관리를 더욱 강화하고 개선하고, 문서 수집, 정리, 입권, 아카이빙 절차를 규범화하고, 기업 파일을 온전하게 유지하고, 기업의 이익을 더 잘 보호하고, 기업의 역사적 풍모를 반영하고, 기업 성과를 기록하고, 기업을 위해 경영 서비스를 발전시키는 것을 목표로 한다.
참고: 본점' 파일 관리 방법',' 경제파일 관리 방법' (사카이 [2002] 1 1 1)
첨부 파일: 파일 저장소 관리 시스템
파일 보충 수정제도
파일 대출 및 파일 데이터 복제 시스템
파일 식별 및 파괴 시스템
파일 통계 시스템
종합 기록 보관소의 보관 범위와 보관 기한
공사 경제 기록 보관소의 내용과 책임 구분.
(1) 영수증:
1. 상부에서 발급한 서류는 사무청이 제때에 분류, 서명, 등록, 번호를 매겨야 한다. 각 부서실이 직접 접수하고 돌려받은 서류는 제때에 사무청에 통일등록을 보내야 하며, 어떤 부서나 개인도 스스로 철거하거나 관리할 수 없으며, 사무청은 제때에 수집을 독촉해야 한다.
2. 종합사무소에서 서류를 접수한 후 ISO 1400 1, OHSAS 1800 1 관련 절차에 따라 제때에 접수 수속을 한다
3. 서류는 회사 지도자의 비준을 거친 후 관련 지시에 따라 즉시 청부 부서에 회부하여 처리하고, 청부 결과를 제때에 사무실에 피드백한 후, 사무실을 통해 관련 지도자를 이양한다. 사무청은 감독 사항을 등록해야 한다.
4. 공문서 유통은 엄격하게 등기수속을 밟아야 하며, 공문서 운행 속도를 높여야 하며, 각 공문은 일반적으로 손에서 하루 이상 흐르지 않는다. 독자는' 문헌 청부서' 에 서명하고 제때에 사무청에 반납해야 한다.
5. 여러 부서의 연합 (읽기) 과 관련된 서류는 회사 지도자의 지시에 따라 주최 부서에 제출하여 처리하고 완료 후 보관을 담당한다.
6, 엄격한 비밀 유지 제도, 문서 분류에 따라 관리를 강화하고, 문서 규정 범위 내에서 회람한다. 어떤 부서나 개인도 서류를 분실하거나 비밀을 누설해서는 안 된다. 서류가 분실되면 즉시 보고하고 진지하게 처리해야 한다.
(2) 문서 게시:
1. 강철 구조공학부의 공문 번호는 주로' ××', ××××', ×××× ×' 와 ××× ×' 이다.
2. 작성된 절차에는 초안 작성, 서명, 감사, 발행, 편집, 검토, 인쇄, 등록 및 배포 등이 포함됩니다. , 해당 인원이 서명해야합니다.
3. 회사 명의로 제출한 모든 요청 보고 서류와 외부에 발표된 공식 서류는 모두 업무적 성격에 따라 집중된다. 주관부실 주최자가 원고를 쓰기 시작했고, 부실 책임자가 심사하여 회사 지도자의 서명을 제출하였다. 다른 부실회가 서명해야 하는 서류는 주관부실과 관련 부실이 서명한 후 회사 지도부가 서명한다.
4. 원고는 회사의 통일요구 형식으로 명확하게 작성해야 하며, 원고와 첨부 파일과 함께 회사 지도자의 서명을 거친 후 주관부실이 종합사무실로 보내 공문번호를 편성하여 인쇄해야 한다.
5. 문서, 자료, 보고서의 인쇄는 관련 규정에 따라 엄격하게 처리해야 하며, 주관처실은 교정을 책임진다. 타이피스트와 교정자의 이름은 공식 문서의 끝에 인쇄되어야 한다.
6. 서류가 발송되면 원고와 그 첨부 파일을 주관부실로 돌려보내야 하며, 전담자가 보존, 독촉, 입권, 보관을 책임져야 한다.
(c) 기록:
1, 회사는 기록실을 설립하고, 전임 기록원을 갖추고 있으며, 다른 부실에는 파트타임 기록원 (각 부실 사서, 사무실 직원) 을 설치하고, 서류는 종합적이다.
보관 절차에는 수집, 정리, 식별, 정리, 제본, 번호, 카탈로그 등의 절차가 포함됩니다. 풀 타임 및 파트 타임 아키비스트는 다음 단계에 따라 보관해야합니다.
(1) 수집: 아카이브 부서는 검사가 완료된 문서에 대한 아카이브 범위를 결정하고 아카이브가 필요하지 않은 파일을 삭제하는 데 도움을 주어야 합니다.
(2) 정리: 서류재료가 자연스럽게 형성되는 법칙에 따라 서류 간의 유기적 관계를 유지한다. 기록실은 각 부서가 아카이빙된 서류를 분류하는 것을 돕는다. 회사의 모든 서류는 종합, 당군 업무, 행정관리, 재무관리, 감사, 생산경영, 건설공사, 설비기구, 과학기술, 건축설계, 인사기록 등 11 가지 범주로 나뉜다.
(3) 파일 가치 평가: 파일 보관 기간의 규정과 각종 문서 내용의 중요도에 따라 각 부서에서 분류한 문서를 감정하여 보존 가치를 영구 (Y), 긴 (C), 짧은 (D) 세 가지 아카이브로 나눕니다.
(4) 배열: 각 부실의 같은 보관기한의 동종 문건은 발행시간순으로 배열되어 있다. 서류는' 조각' 으로 되어 있으며, 요청과 답변은 하나가 될 수 있다. 정렬 순서는 다음과 같습니다. 승인 전, 요청 후; 원문 전에 글을 전달하다. 본문은 앞에 있고 첨부 파일은 뒤에 있다. 문자 자료 1 위, 도면 사진 마지막. 특집 회의, 사건 처리 등 자료를 집중적으로 안배하다.
(5) 제본: 서류는 제본해야 한다. 영구적이고 장기간 보존된 서류는 서류국이 지정한 제본 자료를 사용하여 제본해야 하며, 글자를 눌러서는 안 된다.
(6) 번호: 파일 번호에 따라 파일 홈페이지 위 공백에 보관 도장을 찍고 연도, 방 번호, 기관, 보관 기간 등을 기재합니다. 파일 위치를 고정합니다.
(7) 목록 작성: 보관서류는 같은 부실, 같은 보관기한의 같은 유형의 서류와 함께 박스에 담아 방 번호순으로 배열해 상자 안의 보관서류 목록과 참조표를 하나씩 편성한다. 부서장의 심사 서명을 거친 후 기록실 검수, 서류 이전 수속을 처리하다.
3. 아카이브 범위 내의 공문서 (첨부 파일' 종합아카이브 보관 범위 및 보관 기한' 참조) 는 포괄적이고 질서 있고 기밀이어야 하며, 문서는 공문서의 형성 과정과 회사의 경영 관리 등 각 활동 중의 실제 내용과 역사적 과정을 정확하게 반영해야 한다.
4. 종합사무실은 회사의 일상적인 경제관리에서 형성되고 처리되는 참조 및 보존가치가 있는 문서, 자료 및 리더십 지시 (각종 도면, 문서, 영상자료 포함) 를 정리 (보관), 보관 및 잘 보관하는 업무를 담당하고 있습니다.
5. 중요한 회의에서 형성된 공식 문건, 녹음테이프, 비디오테이프, 사진 등 관련 자료는 사무청에서 수집, 정리, 보관한다.
6. 회사가 각 경영 관리 업무에서 형성한 중요한 문서 자료는 각 기능 부서가 업무 범위별로 수집, 정리, 확인 (책임 분담은 첨부 파일' 공사 경제 기록 내용 및 책임 분담' 을 참조하십시오), 각 부실 아르바이트 기록원은 관련 규정에 따라 수집, 정리, 점검할 책임이 있습니다. 전년도에 형성된 문서화해야 할 서류는 매년 3 월 말까지 분류하여 보관한 후 부서 관리자가 서명을 검토한 후 기록실로 이관한다.
7. 그 해에 형성된 회계 파일은 회계연도가 끝난 후 재무 부서에서 1 년 동안 임시로 보관할 수 있다. 보관기간이 만료된 후 재무부는 회계 파일 이전 목록을 편성하여 부서 관리자가 서명을 검토하고 보관해 조사를 준비한다.
8, 공사 서류는 준공 검수와 동시에 아카이브를 완성해야 하며, 기술부서가 감정 아카이빙 작업을 조직해야 한다.
9. 포장을 풀고 검수한 후, 설비, 계기 파일은 주관 부서에서 비준한 후 보관한다.
10. 인사 파일의 임금 승인, 직함 평가, 입단 등의 자료는 반드시 상급자의 승인을 받아야 한다. 10 ~ 20 일 이내에 관련 장관실은 인사 파일에 흩어져 있는 재료의 인수인계목록을 편성해 수시로 보관할 예정이다.
1 1. 현대사무수단을 통해 컴퓨터로 보관할 수 있는 모든 파일 (예: 엔지니어링 설계 도면, 재무 소프트웨어의 데이터 백업, 회의 자료의 오디오 비디오 파일 등). ) 분기별로 사무청에 보고하고, 사무청은 CD 백업 아카이브를 균일하게 구웠다.
12. 여러 처실이 공동으로 처리한 공문은 주최처실에서 공문 원본을 정리해 보관하고, 다른 처실은 사본이나 기타 형태의 공문을 보관한다.
(4) 활용: 보관된 문서는 빌릴 수 있도록 일반 파일 카탈로그 및 분류 파일 카탈로그와 같은 기타 검색 도구를 준비해야 합니다 (첨부 파일 "파일 대출 및 파일 복제 제도" 참조).
(e) 통계: 첨부 파일 통계 시스템을 참조하십시오.
(6) 보관: 서류의' 7 방비' 와 비밀 유지 작업을 잘 한다.
(7) 파괴: 첨부 파일 감정 파괴 제도를 참조하십시오.
둘째, 인감 관리 절차:
1. 지사의 도장, 소개서, 영업허가증은 사무청에서 보관하고 사용하며, 모든 도장, 소개서, 영업허가증 원본과 사본은 모두 사무청을 거쳐야 한다.
2. 사무청은 도장 업무의 정상적인 전개를 보장하고 남용과 허점을 방지하며 도장, 소개서, 영업허가증 관리를 강화해야 한다.
3. 도장 작업은 상황, 내용, 범위에 따라 해당 심사 수속 및 도장 등록을 거쳐야 처리할 수 있다.
4. 지사의 공인은 재무부에서 보관한다. 재무업무와 관련된 도장 외에 다른 도장은 종합사무소에 가서 관련 도장 수속을 밟아야 한다.
5. 영업허가증 원본이나 사본을 사용해야 하는 부실은 사무청에 관련 심사 등록 수속을 밟아야 합니다. 영업허가증의 정본은 원칙적으로 복사해서는 안 되며, 제때에 반납해야 한다. 복사본은 회사 공인을 찍어야 하며, "사용만" 이라는 글자를 표시해야 한다.
6. 발급한 소개서에는 구체적이고 구체적인 내용이 있어야 하며 유효기간, 소개서 번호, 소지자 이름을 기입해야 합니다. 소개서의 본문은 부본과 일치해야 한다. 소개서가 발부된 후 사용하지 않은 것은 사무청에 반납하고 부본을 첨부하여 조사를 준비해야 한다.
7. 소개서 소지자가 소개서를 분실한 경우, 제때에 분실신고를 하고, 일을 하러 가는 부서에 통지하여 사고를 방지해야 한다.
8. 반드시 규율을 엄수해야 하며, 위증과 공백 소개서는 안 된다. 특수한 상황으로 인해 확실히 빈 소개서를 가지고 외출해야 하는 것은 회사 주관 지도자의 비준을 받아야 한다.
9. 각 부서실 도장 (계약, 재무, 조달 등 전용장 포함) ) 각 부대실 전담자가 보관하고, 부서장이 감독하고, 도장을 찍을 때 상응하는 심사 등록 수속을 수행한다.
10. 업무업무는 일반 청부회사 도장을 찍어야 하고, 부서장이 도장 승인표를 작성하며, 회사 주관에게 서명을 한 후 일반 청부회사 사무실로 가서 관련 도장 수속을 밟아야 한다.
1 1. 도장은 방을 떠나거나 다른 사람에게 빌려줄 수 없습니다. 모든 도장 보관부와 사무실은 도장이 선명함을 보장하기 위해 제때에 청결하고 유지해야 한다.
12. 회사 도장, 소개서, 각 부서실 도장은 잠가야지 마음대로 놓아서는 안 된다. 관리 부실로 사고를 낸 사람은 상황에 따라 책임을 추궁한다.
셋째, 공문 우편 절차:
1. 회사의 공문 (재무 어음, 프로젝트 파일, 계약 텍스트 등 포함) 인 경우. ) 특급 우편으로 보내야 하는 것은 사무청에서 통일적으로 처리한다.
2. 일반공서 (시간과 안전계수에 대한 요구가 낮은 공서) 는 각 부실이 비용과 사무비용을 낮추는 원칙에 따라 일반우편으로 발송한다.
3. 특급 우편물을 취급할 때, 경영자는 엄격하게 등록해야 하고, 사무청은 제때에 처리해야 하며, 당일 배달을 보장해야 하며, 지체해서는 안 된다.
4. 공무우편물은 각 부실이 업무상 보내야 할 각종 편지로 제한되며, 사신 때문에 처리되지 않습니다.
넷째, 사무용품 및 소모품 사용 절차:
위범: 회사의 사무설비는 컴퓨터와 주변 장치, 복사기, 팩스, 스캐너 등 고정자산 관리 설비를 말합니다. 사무용품은 사무용 복사지, 수돗물펜, 노트북, 문구 등 저가의 소모품을 말한다.
목적: 자금을 절약하고 낭비를 근절하며 사무용품과 사무용품의 합리적인 사용을 보장합니다.
참고 문서: 본점 행정 사무 설비 관리 규정 (×× 단어 [2002] 125 호)
1, 사무용품은 사무실에서 필요에 따라 주관 지도자의 비준을 거쳐 통일적으로 구매한다.
2. 사무설비는 종합사무실에서 구매부와 통일번호, 건설관리, 사용부서에서 일상적인 유지 관리와 유지 관리를 담당하고 있습니다.
3. 사무용품 파손은 사무실에서 원인을 규명하고, 수리에 연락하고, 상응하는 수리대장을 건립한다.
4. 사무용품의 폐기는 사무실에서 재무부와 함께 확인하고 나머지는 사무실에서 처리한다.
5. 사무용품의 사용은 반드시 조작 규정에 따라 엄격하게 진행해야 하며, 부품 해체는 엄격히 금지해야 한다.
6, 사무실 통합 조달 관리에 의한 사무용품.
7. 사무용품은 업무의 실제 요구에 따라 매주 화요일 오전 부서의 필요에 따라 전담자가 한 번에 집중적으로 수속을 밟아야 한다.
8. 특별한 수요가 있는 사무용품은 미리 종합사무실에 등록해 지도자의 비준을 거쳐 통일구매해야 한다.
9. 종합사무실은 지도자가 승인한 구매명세서에 따라 사무용품을 구입하고 구매품을 분류하여 계상합니다.
다섯째, 도서 구매 및 대출 절차:
1. 도서 자료는 각 부서실 매니저가 준비하고, 회사 주관의 승인을 받아 각 부서실에서 구매한다.
2. 도서 구매 후, 구매인은 도서와 영수증을 가지고 종합사무소에 가서 보관과 대출 수속을 하고, 송장 서명 후 종합사무실은 재무부에서 관련 환급 수속을 할 수 있다.
3. 사무청에 회사 공인을 찍고, 책 번호를 편찬하고, 도서 자료를 등록하다.
4. 사무청은 ISO 1400 1, OHSAS 1800 1 관련 절차에 따라 관련 도서자료에' 유효 버전' 을 찍는다
5. 대출자는 도서를 아껴야 하며, 개인사유로 인해 도서 자료가 손상되거나 분실되는 경우 배상해야 한다.
자동사 정보 전달기:
1. 회사의 상하 부서 간 정보 교환은 기업의 경제 운영에 중요한 역할을 한다.
2. 본사의 하행 정보 (팩스, 이메일, 전화 통지, 서신 등). ) 종합사무실에서 통일적으로 심사하고, 기록을 잘 작성하며, 회사 지도부에 보고하고, 관련 장관실을 보내 청부한다.
3. 각 부실은 상급, 동급, 하급 및 관련 기관과의 연계를 진지하게 받아들여야 한다. 관련 정보를 받은 후 즉시 기록을 작성하고, 기록 내용을 관련 부서와 직원에게 적시에 전달하며, 관련 사항을 제때에 처리해야 한다.
4. 각 부처 간 정보 교환은 회의, 브리핑, 개별 교류 등 다양한 형식으로 진행될 수 있다.
5. 회사는 건전한 신고제도를 세워야 하며, 각 부실은 제출 형식으로 회사 지도부에 보고하고 건의를 할 수 있다. 사무청은 서류 제출에 대한 관리를 강화하여 문건이 이행되고 매사에 회답이 있어야 한다.