회사 행정 부서에서 정리한 파일에는 일반적으로 어떤 파일이 포함되나요? 종이 파일과 전자 파일이란 무엇입니까?
기록 보관소 전자 기록 보관소와 전통적인 기록 보관소 관리의 현재 상태는 특정 문제가 있음을 보여줍니다.
(1) 기록 보관소 관리 작업 흐름을 더욱 최적화하고 표준화해야 합니다.
(2) 기록관리인력의 전문적 수준 향상이 필요하며, 전자기록관리와 전통기록관리의 혁신을 위해서는 갈 길이 멀다. 동시에 실제 작업에서 불완전한 아카이브 관리 메커니즘과 기타 요인의 간섭으로 인해 아카이브가 손실되거나 아카이브 정보가 불완전하게 보존될 수 있습니다.
(3) 기존 아카이브가 영향을 받습니다. 현재 개발 상황에 따라 적용 범위에 특정 제한이 적용되었습니다. 즉, 종이 아카이브 관리는 더 큰 어려움에 직면해 있습니다. 상대적으로 컴퓨터 네트워크와 다양한 정보기술의 지원으로 인해 전자기록보관의 실제 활용범위가 확대되고 있다. 동시에 전통적 기록 보관소와 전자 기록 보관소에 대한 이해를 심화하기 위해서는 두 가지의 관련 특성을 이해해야 합니다. 전통적 아카이브의 특징은 식별이 용이하고 직관적인 저장형태를 가지고 있으나 장기간 보관 시 분실이나 훼손이 발생할 수 있다는 점이다. 아카이브 공유 및 보존 사이트 영역에 대한 요구 사항이 낮습니다.
전자 아카이브와 전통적인 종이 아카이브의 관리 차이
파일링 방법에 차이가 있다
전자 아카이브와 전통적인 종이 아카이브의 특성을 결합하고 실제 애플리케이션 개요를 보면 둘 사이에 보관 방법에 차이가 있음을 알 수 있습니다. 구체적인 징후는 다음과 같습니다. 전자 아카이브 관리에 신뢰할 수 있는 전자 인코딩 기술을 사용하므로 흔적을 남기지 않고 신속하게 수정할 수 있으며 캐리어가 고정되지 않습니다. 실제 작업에서 원본 바우처의 일부 핵심 정보를 사용하면 파일이 수정될 수 있습니다. 따라서 전자 보관에서는 파일을 보존하고 처리하는 동안 오류가 없도록 보장하고 진정성과 신뢰성을 높이기 위해 디지털 서명, 정보 인증, 신원 인증 및 기밀 유지 메커니즘과 같은 기술적 조치를 합리적으로 사용하는 데 주의를 기울여야 합니다. 법적 문서의 상태는 상대적으로 영향을 받지 않지만 전통적인 서류 제출 방법은 상대적으로 간단합니다. 기존 기록자료는 관련 부서에서 발행한 인증서를 통해 수정이 가능하며, 수정 과정에서 종이제품이고 엄격한 검증절차가 없기 때문에 자료에 대한 비밀유지 요건이 높지 않습니다.
다른 제출 시기
문서 처리가 완료된 후 전자 파일은 언제든지 보관할 수도 있고, 파일이 형성된 후 일정 기간 내에 균일하게 보관할 수도 있습니다. 컴퓨터 네트워크와 정보기술을 통해 보관할 수 있으며, 회사의 지원을 받아 보관부서로 전송되며, 전자전자서명을 통해 인증을 받은 후 최종적으로 보관관리 담당자에 의해 등록됩니다. 전자기록물을 관리하는 과정에서 기록자원의 효율적인 활용을 위해서는 접근 제한이 필요하다. 이러한 파일 관리 작업 모델에서는 파일의 효율적인 보관 및 무결성이 보장되고 파일 손실이 방지됩니다. 기존의 종이 파일 관리에서는 관련 부서에서 모든 파일을 정리하고 정기적으로 업데이트 및 정리해야 합니다.
저장 방법, 분류, 목록 작성 등의 차이점
전자 아카이브와 기존 종이 아카이브 간의 저장 방법 차이는 다음과 같습니다. 전자 아카이브에 저장된 문서의 가독성은 다음과 같습니다. 파일 캐리어와 새로운 저장 매체의 영향은 컴퓨터 네트워크와 정보 기술의 지원으로 완성되어야 합니다. 동시에, 기록 보관 부서는 전자 파일을 받은 후 형식 변환을 수행하여 전자 파일의 통일된 보존을 보장해야 합니다. 환경을 엄격하게 통제해야 하는데, 현실적으로 관리 업무가 어렵습니다.
분류 및 목록 작성 측면에서 전자 아카이브와 기존 종이 아카이브의 차이점은 다음과 같습니다. 전자 아카이브는 특별하며 아카이브 부서에서 전자 파일을 받은 후 파일에 고유한 번호를 지정하고 해당 분류 번호와 파일 번호를 전체 제공해야 합니다. 사용자 쿼리를 용이하게 하고 파일 관리 작업량을 줄이기 위해 다양한 검색 도구가 사용됩니다. 기존의 종이 파일 관리에는 많은 인력과 물적 자원이 필요하며 관리 시 인적 오류가 발생할 수 있습니다.