제가 수년 간 행정 업무를 해왔는데 제가 일하는 회사는 업계 최고 중 하나예요. 제가 하는 업무 종류를 언급할 때마다 이런 반응이 나오거든요. : 당신은 행정적인 물류를 수행하는데, 그것은 매우 쉽고, 여성들이 그렇게 열심히 일할 필요가 없습니다.
사실 이렇게 이상해 보이는 행정직은 그리 단순하지 않고, 평범한 사람만 있는 직업이다.
과거에는 행정업무를 '시시하다', '엉뚱한 일'로 낙인찍는 경우가 많았습니다. 사실 지루하고 딱딱해 보이는 절차를 거쳐가는 행정업무도 깊은 의미를 내포하고 있습니다. 그들은 절차를 단계별로 수행하고 규칙에 따라 행동하지만, 행정을 '육안'으로만 볼 뿐 행정을 '육안'으로 볼 수 없기 때문에 일반적인 절차 뒤에 있는 더 깊은 내용을 간파하기 어려운 경우가 많습니다. 거울".
지난 5월 말, 1주간의 업무연수를 위해 회사 본사를 찾았습니다. 동료들과 많은 양질의 경험을 공유하며 지난 수년간의 경험을 다시 한 번 깊이 반성하고 이해하게 되었습니다. 행정 업무를 볼 수 있는 많은 "렌즈"를 발견했습니다.
이러한 문제를 해결하려면 새로운 사고방식이 필요합니다. 새로운 시대에 관리자는 어떻게 새로운 중추적 역할을 할 수 있을까요? 고품질의 연락 및 커뮤니케이션 서비스를 제공하는 방법은 무엇입니까? 핵심경쟁력을 갖추려면 어떻게 해야 할까요?
뛰어난 행정직원이라면 누구나 행정업무의 세부사항을 다양한 각도, 비전, 태도로 이해할 수 있는 '안경'을 갖춰야 한다고 믿습니다.
'먼 앞을 내다보라'는 말이 있듯이, 행정업무에 주의를 기울이려면 '망원경'을 활용해야 경직된 과정을 뚫고 의사결정에 대한 통찰력을 얻을 수 있다. -최고 경영진의 의도를 파악하고 하위 수준의 요구와 의견을 정확하게 다듬습니다.
나의 동료인 Ada는 그러한 모델을 제공했습니다. 일상적인 문서 정렬 및 데이터 수집 작업에서 그녀는 많은 양의 데이터를 원본 형식으로 제시하지 않고 데이터를 정렬하고 분류했습니다. 예를 들어, 하위 부서의 회의록은 복잡하고 복잡한 경우가 많습니다. 핵심 관점, 주류 의견 및 기타 가장 중요한 부분을 찾아 자막과 핵심 기호로 주석을 달아 상위 리더가 검토할 때 정보를 제공합니다. 더 명확한 참조.
다양한 비공식 및 공식 행사에서 상사의 가벼운 문장이나 지시는 더 깊은 전략적 의도를 암시하는 경우가 많으며, Ada는 이를 시간이 지나면 마음속으로 소화할 수 있습니다.
하위 부서에서 제출한 정보에는 심층적인 정보와 직위가 포함되어 있는 경우가 많아 해당 부서의 운영 상태, 사업 개발 진행 상황 등 주요 정보를 간접적으로 가리킬 수 있습니다. 이를 항상 투명하게 확인할 수 있습니다. 현상을 통해 본질적으로 회사 전체 운영 체제에 대한 내부 "테이블" 세트를 구축했습니다.
또한 그녀는 파일 처리에 대한 개인화된 규칙을 가지고 있으며 모든 계층의 부서를 위한 표준 템플릿과 통일된 형식을 설계하고 파일 및 정보를 전송할 때 하위 부서가 해당 형식을 준수하도록 요구합니다. 단말기를 정리할 때, 중요한 정보를 추출할 때, 제목 목차를 작성할 때, 페이지 번호를 표시할 때 리더가 두꺼운 정보책을 받았을 때 필요한 내용을 빠르게 판단할 수 있습니다. 이 명확한 목차를 열어서 큰 제목과 자세한 페이지 번호에 따라 관심있는 내용을 선택적으로 볼 수 있어 시간과 노력이 절약됩니다.
Ada가 파일을 정리하는 간단한 작업에 왜 그렇게 많은 트릭을 수행할 수 있나요?
그녀는 '망원경'을 갖추고 있기 때문에 비즈니스 프로세스에 대한 깊은 이해, 회사의 상하위 운영에 대한 거시적 판단, 전체에 대한 깊은 이해가 없습니다. 지루한 문서작업을 어떻게 하면 상사와 부하직원 간의 의사소통을 더욱 완벽하고 효율적으로 할 수 있을까요? 독특하고 효율적인 파일 전송 운영 사양 세트를 어떻게 만들 수 있습니까?
단순히 알림을 전달한다고 해도 단순히 '발급'하는 기계적인 행위만 하지 말고 문서의 본질을 제대로 이해하고 관련 정보를 축적해야 합니다. 흔히 일상 업무와 관련이 없어 보이는 콘텐츠가 언젠가는 우리의 의사 결정이나 올바른 판단의 열쇠가 될 수도 있습니다. 이를 축적하고 통합해야 합니다.
이러한 작업을 위해서는 처음에는 더 많이 생각하고, 더 많이 해야 하고, 더 피곤해져야 하지만, 표준적인 습관이 형성되고 모두가 이를 따르게 되면 모든 것이 더 순조롭고 쉬워지고 쉬워질 것입니다. 결과는 자명하다.
행정 직원은 흔히 농담으로 '하우스키퍼'라고 불린다. 예를 들어 대규모 행사의 접수, 관련 직원에게 알리기, 식사가 필요한 호텔 점검 등을 담당한다. 숙박도 하고, 요리도 미리 주문하고, 준비도 하고.. 참 대단한 오락... 참 간단한 일인데, 기술도 없고 누구나 할 수 있을 것 같다. 그러나 세부 사항에 따라 성공 또는 실패가 결정됩니다. 하나의 링크가 제대로 수행되지 않거나 철저하게 고려되지 않는 한 이벤트의 효과를 크게 감소시키는 중대한 실수가 발생할 수 있습니다.
행정 업무를 보려면 '현미경'을 사용해야 한다. '가사부'가 되더라도 꼼꼼한 '가사부'가 되어야 한다.
너무 복잡하고 통제할 수 없고 통제할 수 없는 요소들 앞에서 대처할 수 있는 유일한 방법은 수많은 연결고리를 반복해서 확인하고, 많은 것을 미리 준비하고, 받는 사람을 하찮은 존재로 대하는 것 뿐이다. 스스로 돌볼 수 없는 아기를 치료하고, 식사, 음주, 배변, 배뇨, 주거, 이동, 감정 등 세세한 배려를 해준다. 행정직원은 다양한 세부 사항을 이해하기 위해 항상 '현미경'을 갖추고 있어야 한다. .
예를 들어 제가 리셉션을 맡을 때 낯선 장소를 만났을 때 하루 전에 호텔에 가서 호텔 근처의 주차 공간과 교통 상황을 점검하고 심지어는 정확하게 확인하곤 했습니다. "주차장에서", "연회장까지 가는 방법", "택시를 타는 곳", "현장 직원의 표지판을 확인하는 방법, 어떤 종류의 입장권을 받을 수 있는지" 등의 경로를 매핑합니다. 이런 식으로 손님들은 "집에 있는 듯한 편안함"이라는 따뜻하고 사려 깊은 느낌을 갖게 될 것입니다.
어떤 사람들의 리셉션 업무는 그에 비하면 아무것도 아닙니다.
전 상사인 에이미가 지방에서 행사에 참석하러 갔을 때 겪었던 경험을 털어놨다. 이로 인해 상대방은 호텔 주소나 간단한 길안내만 보냈을 뿐, '장소가 낯설다'는 점은 고려하지 않은 채, 그 결과 '이미 주차 공간에 있다'고 나타나는 경우도 있었다. 그런데 30분이 걸렸는데도 그녀는 여전히 연회장에 들어가지 않았다.” 이런 “충돌”은 행정업무를 관찰하기 위해 “현미경”을 사용하지 않은 결과이다.
특히 행정 업무에는 알려진 또는 기존의 방법, 방법, 규칙 및 범주에 얽매이지 않고 기존 정보에서 시작하여 가능한 모든 방향으로 확장하고 내부에서 시작하는 "다양한 사고"가 필요합니다. 이런 확산, 방사, 분화에 대한 생각으로 다양한 해법이 얻어지고 다양한 결과가 도출됩니다.
이는 '확산렌즈'를 통해 행정을 바라보는 것이다.
뛰어난 리더가 지시를 내릴 때, 지시만 받아들이는 로봇이 아니라 사려 깊은 관리자가 되어야 합니다. "산란된 렌즈"로 문제를 살펴보고 사고가 여러 측면을 고려하고 상황이 진행됨에 따라 확장 가능하도록 해야 합니다.
상당한 양의 정보를 수집하지 않고는 현명한 판단을 내리기가 어렵습니다. 건전하고 신중한 판단력을 갖고 태어나는 사람은 없습니다. 리더가 내린 주요 결정이 우리가 생각했던 것과는 거리가 멀다는 사실에 우리는 흔히 놀란다. 사실 리더는 현재 상태에 머물지 않고 여러 측면을 종합적으로 고려하여 미래를 예측하는 경우가 많다. .결정을 내릴 것이다.
일상 업무를 예로 들자면, 수많은 광고 사업 계약을 처리해야 하는데, 일정 기간 동안 업무를 진행한 후, 접수된 계약서를 다른 부서에 제출해 검토를 받았는데, 그냥 할 수는 없다는 걸 깨달았습니다. 다른 사람의 의견에 의존하면 최종 스탬핑 단계에서도 다양한 편차가 발생할 수 있습니다.
일반적으로 문자적 표현, 가격 계산이나 작성 오류, 보고서 부족, 증명서 부족, 심지어는 관련 부서에서 검토했음에도 불구하고 위의 문제는 있을 수 없습니다. 완전히 회피하여 회사의 위험 요소를 증가시킵니다. 나중에 다양한 수정 사항이 발견되더라도 업무 진행에 영향을 미치고 작업이 반복됩니다.
업무 계약에 익숙해지면 관련 법률 조항, 회사 운영 정책, 업무 규정 및 기타 지식을 이해하기 위해 최선을 다할 것입니다. 특정 판단 능력을 습득하고 적시에 오류를 발견하고 수정하며 회사의 이익을 보장하는 동시에 업무의 전문성을 향상시킵니다.
행정 업무를 하다 보면 '산으로 분리된 부서'라는 문제에 부딪힐 때가 있다. 예를 들어 행정 부서는 사업 부서, 기획 부서, 재무 부서의 의도를 이해하지 못하는 경우가 있다. 부서 간의 차이점은 다릅니다. 부서는 유기적으로 연결되고 상호 연결되어 있습니다. 행정 직원은 자신의 명예에 안주할 수 없으며 부서 간의 관계를 이해하기 위해 "다각기둥"을 사용해야 합니다.
행정 업무가 산발적이고 지루하더라도, 관찰하고 요약하는 데 능숙하다면 항상 같은 방식으로 규칙을 찾고 일괄적으로 문제를 해결할 것입니다. 예를 들어, 행정 업무에는 문서, 계약서, 직인 관리의 종류가 많기 때문에 식별과 판단을 용이하게 하기 위해 다양한 공문서와 서신이 필요한 경우가 많습니다. 모든 유형을 요약하고 정리하여 표준을 만들 수 있습니다. 버전입니다. 다양한 부서의 직원이 참조할 수 있습니다. 이는 직원의 업무를 용이하게 할 뿐만 아니라 자체 검토도 용이하게 하며 문서 관리를 더욱 표준화하여 절반의 노력으로 두 배의 결과를 달성합니다.
행정 부서의 인재 중에는 명문 학력을 지닌 고학력 인재도 있고, 학력이 낮은 사람도 있지만, 중시하는 행정에서 학력이 반드시 비례하는 것은 아니다. 세부 사항과 실무 운영을 위해 학과는 '높은 학력'에 대한 우월감과 '낮은 학력'에 대한 열등감을 포기하고 일을 동등하게 대우해야 합니다. 동료를 우러러보는 것은 부적절하다. '평평한 거울'을 착용하고 자신의 장점과 단점을 객관적으로 살펴봐야 한다. 그리고 다른 사람들.
일부 고학력 행정 직원은 행정 업무에 대해 "경멸"적인 사고 방식을 가지고 있으며 "너무 야심적"이라는 의심을 받고 있습니다.
사실 이는 진로 계획의 불분명한 포지셔닝으로 인해 발생합니다.
오늘날의 직장 환경에서는 대부분의 사람들이 원하는 목표 위치를 단번에 달성할 수 없습니다. 우리는 적극적이고 야심 찬 목표를 가져야 하지만, 현실적이고 성실해야 합니다. 우리의 성장과 발전에는 장기적인 축적 과정이 필요합니다. 하지만 어떤 환경에서 왔든 현재 하고 있는 일을 잘 해내는 것이 필요합니다. 자신에게 특별한 재능이 있다고 생각한다면 먼저 현재의 일을 잘하고, 남들이 할 수 없는 수준까지 함으로써 자신의 능력을 더 잘 발휘할 수 있어야 합니다.
고등 교육을 받은 인재는 자신의 지식과 지능을 활용하여 일상적인 행정 업무에서 과잉 결과를 달성하거나 혁신적인 정신을 사용하여 기존 행정 프로세스를 혁신하고 돌파하여 보다 효율적인 행정 프로세스를 만들어야 합니다. 저학력 인재는 자신의 사회적 경험, 더 많은 지식, 더 넓은 경험, 그리고 "중국식 인간 감정"의 특성에 대한 통찰력을 활용하여 "감성 지능"의 역할을 수행할 수 있습니다. 행정 업무.
배경이나 출신이 무엇이든, 행정에 필요한 능력은 우리가 상상하는 것만큼 단순하지 않다는 점을 분명히 해야 합니다. 다른 사람보다 열등하지 않습니다. 다른 사람들의 의심이나 냉소에 직면했을 때 자신의 업무에 대한 명확한 포지셔닝을 가질 수 있도록 사고방식을 조정해야 합니다. 가장 중요한 것은 훌륭한 관리자가 갖춰야 할 기준과 자질을 보여주는 것입니다.
행정을 잘하는 사람은 사회에서도 대부분의 일을 잘 할 수 있을 것이다.