또한 재무 관리 전문 기술과 컴퓨터 하드웨어 지식도 갖추어야 한다. 높은 자질의 유지 관리 인력을 양성하는 것은 회계 정보 파일 유지 관리 업무를 잘 수행하기 위한 전제 조건이다.
한편, 재직 회계 파일러에 대한 지속적인 교육 훈련을 실시하고, 계층, 단계적, 비즈니스 요구에 따른 교육 원칙에 따라 재무 파일러에 대한 정보 기술 교육 및 신기술, 새로운 장비, 새로운 방법의 응용을 강화하는 데 중점을 두어야 합니다. 정보 기술 및 정보 수단을 숙지하고 활용하는 의식과 기술을 향상시킵니다.
한편, 의식적으로 회계, 컴퓨터, 기록학, 관리학 지식을 갖춘 인재를 도입하여 비즈니스 인력의 전문 구조가 단일한 현황을 점진적으로 변화시켜 정보 파일 관리의 요구에 부응한다.
둘째, 정보 아카이브 저장 매체 선택.
회계 정보 파일은 주로 전자 파일이며, 전자 파일 보관에는 일정한 저장 매체가 필요하다. 스토리지 데이터의 안정성과 보안을 유지하면서 스토리지 비용을 최소화하고 더욱 편리한 미디어를 선택할 수 있습니다. 현재 데이터 저장은 광 저장 매체로서 저장 용량이 크고 DVD 디스크가 4GB ~ 8GB 에 이를 수 있으며 비용 절감, 저장 시간 연장, 저장 편의성, 환경 요구 사항이 낮기 때문에 디스크 위주로 해야 합니다.
세 번째는 다양한 버전의 금융 소프트웨어 스토리지입니다. 회계 기준, 회계 제도의 변화 및 기타 경제 법규의 출범으로 인해 금융 소프트웨어의 버전도 끊임없이 변화할 것이다. 서로 다른 버전의 재무 소프트웨어에 대한 회계 파일을 저장할 때, 서로 다른 재무 소프트웨어 버전에서 서로 다른 회계 데이터 구조로 인해 발생하는 회계 파일이 대여되거나 회계 정보 시스템 파일의 재사용에 영향을 미치는 예상치 못한 오류가 발생하지 않도록 해당 재무 소프트웨어를 함께 보관해야 합니다.
네 번째는 금융 소프트웨어의 선택이다. 금융 소프트웨어의 선택에서는 소프트웨어의 기능뿐만 아니라 소프트웨어 개발회사가 금융 소프트웨어를 개발할 수 있는 자질과 능력을 가지고 있는지도 보아야 한다. 또한 재무 소프트웨어 호환성, 소프트웨어 업데이트 후 이전 버전의 재무 데이터와 호환되는지 여부, 이전 버전의 회계 정보 파일을 조회할 수 있는지 여부도 유의해야 합니다.
다섯째, 기존 소프트웨어를 사용하여 회계 정보 시스템 파일을 호출할 때 운영 시간과 회계 기간의 차이점, 즉 계정 등록 시스템을 확인하고 사용할 때 시스템 시간을 사용하여 등록해야 합니다. 과거 아카이브를 호출할 때 회계 기간의 회계 연도를 수정하여 해당 과거 데이터베이스를 질의합니다. 이렇게 해야만 조작 로그의 흔적이 의미가 있다는 것을 보장할 수 있다.
여섯째, 정보 아카이브 관리의 하드웨어 장비.
컴퓨터 하드웨어와 소프트웨어가 지속적으로 발전하고 업그레이드됨에 따라, 구성이 낙후된 많은 컴퓨터는 새로운 소프트웨어를 실행할 수 없게 되어 도태에 직면하게 됩니다.
그러나 새 컴퓨터는 오래된 소프트웨어를 실행할 수 없고, 과거의 회계 정보 파일을 조회할 수 없어 조회 작업에 폐를 끼쳤다.
따라서 컴퓨터 하드웨어와 소프트웨어를 교체할 때는 반드시 기록해야 하며, 폐기 및 교체된 하드웨어와 관련 문서는 공존해야 합니다.
파일-이전 파일에 액세스해야 할 때 더욱 편리합니다.
회계 파일의 보관을 규범화하다.
제본 회계 증빙서는 반드시 회계 증빙증을 사용하여 표지를 제본하고, 제본선을 밀봉하고, 밀봉된 곳에 회계 도장을 찍어야 한다. 표지 표면의 관련 내용은 항목별로 작성해야 한다.
제본 후 반드시 월순으로 회계파일 (증빙서) 박스에 넣어야 하며, 서류함의 내용은 항목별로 꼼꼼히 기입해야 한다. 연말에는 반드시 결산해야 하고, 안내물 장부는 빈 페이지를 꺼내야 하며, 회계과목은 있지만 업무가 없는 페이지는 보존해야 한다. 장부 페이지 번호순으로 "목차" 와 "장부 사용 등록서" 를 기입하고 장부와 함께 제본해야 한다. 제본 후, 제본선은 밀봉해야 하며, 회계사가 밀봉한 곳에 도장을 찍어야 한다. 본 단위 기록 기관에 이양된 회계 서류는 원칙적으로 원권 안에 보관해야 한다. 개별로는 포장을 풀고 새로 고쳐야 하는 경우, 서류기관이 회계기관 및 경영자와 함께 포장을 풀고 새로 고쳐 책임을 분명히 해야 한다. (윌리엄 셰익스피어, 윈스턴, 일명언)
연말이 되면, 회계 보고서는 페이지별로 번호를 매겨야 하며, 회계 아카이브 카탈로그와 회계 준비표를 각각 채워야 한다.
회계 서류의 보관을 규범화하다.
종합기록실을 설립한 단위는 회계부서가 종합기록실의 요구에 따라 관련 수속을 처리하고, 회계서류를 종합기록실에 넘겨 보관해야 한다. 종합기록실을 설립하지 않은 단위는 회계부서가 잠시 잘 보관해야 하지만 책임자가 책임져야 한다. 전용 캐비닛과 도난 방지, 방화, 곰팡이 방지, 좀방지 시설을 갖추어야 한다. 퇴직한 회계사의 회계 서류는 본 단위의 통합 기록실이나 회계 부서에 보관해야 하며, 스스로 보관할 수 없습니다. 회계 업무가 종료된 단위나 부서의 회계 파일은 상위 기록실에 보관해야 합니다. 어떤 기관이나 개인이 양도하지 않은 것은 즉시 이양 수속을 밟아야 한다.
회계 파일의 기한 관리 및 폐기 관리를 규범화하다.
각 부서의 회계 파일 보관 기한은' 회계 파일 관리 방법' 의 규정에 따라 엄격하게 집행해야 한다. 회계 파일의 보관 기간은 회계년도 종료 후 첫날부터 계산되며, 회계 파일의 보관 기간은 영구와 정기의 두 가지 범주로 나뉜다. 정기예금은 3 년, 5 년, 10 년, 15 년, 25 년 등 5 가지 범주로 나뉜다. 회계 파일 보관기간이 만료되면 파기가 필요할 때 본 단위 회계 파일 관리 부서에서 파기 의견을 제시하고, 감정 및 회계부서의 엄격한 심사를 거친 후 회계 파일 폐기 청서를 작성하였다. (윌리엄 셰익스피어, 회계, 회계, 회계, 회계, 회계, 회계, 회계, 기관, 사업 단위는 본 기관의 지도자의 비준을 거쳐 파괴한다. 기업 단위는 기업 지도자의 심사를 거쳐 상급 주관 부서의 비준을 거쳐 파괴한다. 아직 청산되지 않은 채권 채무의 원시 증빙은 따로 추출하여 따로 보관해야 하며, 채권 채무가 정산될 때까지 회계 파일 보관부에서 보관해야 한다. 각 부서가 규정에 따라 회계 파일을 폐기할 때, 회계 파일 보관부와 회계 부서는 인원을 파견하여 감독 판매를 감독해야 한다. 회계 파일을 파기하기 전에 영업 책임자는 신중하게 점검해야 한다. 파괴 후, 파괴 목록에 서명하고 도장을 찍어야 하며, 단위 지도자에게 판매 감독 상황을 보고해야 한다.
회계사의 재직 훈련을 강화하여 회계 서류의 질을 높이다.
회계는 회계 파일 정리의 첫 번째 소유자이다. 회계사의 회계 파일 표준화 정리에 대한 친숙함과 숙련도.
, 회계 파일의 품질을 결정합니다.
따라서 회계 파일 관리 및 운영 기술에 대한 교육을 회계사의 사전 유도 교육에 포함시켜 회계 파일 정리의 기본 업무에서 회계 파일 관리의 기본 지식과 운영 기술을 숙달할 필요가 있습니다. 따라서 소스에서 회계 파일 정리의 표준화를 잘 할 수 있습니다.
회계 파일 관리 규칙 제도를 보완하여 회계 파일 이전 수속을 엄격히 처리하다.
회계 위임제를 시행하는 지역과 부서는 회계 서류의 입권, 보관, 안전, 비밀 유지 등의 관리 제도를 수립하는 것 외에도' 회계 문서 관리 방법' 과' 회계 전산화 업무 규범' 에 따라 회계 서류의 보관 범위, 보관 시간, 분류 개요, 보관 기간 표 및 이전 시간을 마련하여 회계 파일 수집의 무결성을 확보해야 한다. 위탁기관에 서류를 넘겨줄 때 쌍방 주관자, 회계인, 회계인, 기록인은 동시에 인수인계수속을 처리하고, 공인을 찍어서 회계서류가 완비되었는지, 회계서류가 맞는지, 회계가 일치하는지, 서류정리품질이 규범적인지 확인해야 한다. 증서를 한 양식에 세 부씩 넘기면 쌍방이 응당 해야 한다
각각 한 부씩 남겨두고 한 부씩 보관하다.
회계 서류의 감독을 강화하다.
실제 상황과 결합하여 회계 파일의 분류, 그룹 볼륨, 배열, 페이지, 파일 디렉토리, 바인딩, 전송 등의 운영 절차를 더욱 구체화합니다. 회계 업무 검사에는 회계 파일의 규범 관리를 포함시키고 회계 업무의 무결성과 연속성에 대한 검사와 감독을 강화해야 한다.