입출천용
최근 합비 행정구로 출장을 갔는데 우연히 사무청 기요실 비서가 서류에' 1 일 내'' 3 일 내' 장을 씌운 것을 보았다. 정부 기관이 업무 속도를 높이고, 부서 간 소통과 조화를 촉진하고, 업무 효율을 높이기 위해 취한 조치였던 것으로 밝혀졌다.
회사 사무실에도 문서 운행 속도를 높이고 공문 유통을 가속화하는 문제가 있다. 공문 운행 효율을 높이고, 공문 유통 속도를 높이고, 업무 과정을 추진하는 것은 의심할 여지 없이 회사 업무의 건강한 발전을 위한 중요한 보증이다. 시장이 전쟁터와 같기 때문에, 시간은 기회와 이익이니, 조금도 태만해서는 안 된다.
문서 유통을 처리하는 것은 사무실의 주요 업무 중 하나이다. 실제 업무에서는 대부분의 처실이 자동화 사무프로세스를 채택하고 있지만 공문서 운영이 비효율적인 문제가 남아 있다. 어떤 공문은 3 일 동안 절차를 거치지 않고, 담당 지도부가 출장 감사 서류를 가지고 있지 않거나, 공무가 바빠서 승인을 잊어버린다는 것을 알게 된다. 때때로, 많은 요청 서류들이 서로 교차하고, 두 명의 지도자나 여러 부서를 포함하거나, 부서 조정이 필요하다. 때때로 받는 소통은 가능한 한 빨리 처리해야 하고, 시장 업무의 보급과 관련된 등등이 필요하다. 따라서 필자는 글쓰기의 효율성을 높이기 위해서는 사무실 비서가 다음과 같은 자질의 배양을 강화해야 한다고 생각한다.
첫째, 독촉력을 강화하고, 번거로움을 두려워하지 않고, 의심을 두려워하지 말아야 한다.
예를 들어, 문건을 보낸 후, 관련 지도자와 부서에 즉시 통지하여 가능한 한 빨리 처리해야 한다. 사무실 비서는 공문 유통 기록을 정기적으로 점검할 때 번거로움을 두려워하지 않고 의심을 두려워하지 않는 시어머니가 있어야 한다. 그날 다 볼 수 있고, 비준할 수 있는 것은 절대로 다음날로 미루지 않는다. 비준을 거친 지도자는 외지로 출장을 갔고, 사무실 비서는 허가를 받은 후 인터넷에서 서명 수속을 할 수 있다. 물론 재촉하는 방식에도 주의를 기울여야 하고, 언어가 친절하고 진실하게 해야 한다. 예를 들면, 기도문' 처리해 주세요' 를 많이 쓰는 것과 같다.
둘째, 의사 소통 관계를 강화하고, 신속하게 서류를 전달해야 한다.
관련 부서와 많이 소통하고 친화력을 높여 예상치 못한 효과를 낼 수 있다. 당신의 주동적인 연락과 주동적인 서비스 (겸허한 상담 포함) 로 인해, 당신은 다른 사람의 이해와 도움을 받게 될 것이며, 이는 공문의 제때 배달과 회람에 도움이 될 것입니다. 예를 들어, 우리 사무실에서는 토요일과 일요일에 한 고객이 방문하는 것에 관한 광둥 지사에서 팩스를 받은 적이 있습니다. 서비스를 잘 하기 위해 사무실은 여러 차례 적극적으로 상대방과 소통하고, 지도력을 조율하고, 전담자를 배치하여 기계 서비스를 픽업하고, 접대 임무를 원만하게 완수하였다.
셋째, 기본적인 업무 지식을 이해하고 정책의 민감성을 높여야 한다.
실제 업무에서 사무실 비서는' 통재' 가 되기 위해 노력해야 한다. 즉, 좋은 전문지식을 갖춘 기초 지식과 관련 정책법규를 배워 의용조항을 정확하게 파악하고, 안전하고 신속하게 공문을 전달해야 한다. 예를 들어 회사의 BOT, TOT, BOO 투자 프로젝트는 보고가 많아 여러 부서에서 서명해야 하는 경우가 많으며, 비서는 건의를 할 때 문외한이나 관형 문장 같은 모습을 보일 수 없다.
왕충우 전 국무원 사무총장, 중국 기업가협회 회장은 사무청 (실) 이 공문의 원활한 운행을 보장하고 정령의 원활한 흐름을 보장해야 한다고 말했다. 따라서 비서직자들은 인식을 높이고, 자기 수양을 강화하고, 순환 고리를 최소화하고, 문서 체류 시간을 단축해야 한다. 동시에, 공문 유통 책임제를 보완하고, 시기적절하고 정확하며 안전한 원칙에 따라 공문 처리 작업을 잘 해야 한다.