첫째, 대외 무역 사업부의 질적 및 포지셔닝
회사나 공장의 대외무역부는 회사의 다른 부서의 업무와 성격이 다르다.
첫째, 고객과의 직접적인 접촉으로 업무의 최전선에 서게 됩니다. 부서는 시장 변화와 고객 요구에 대해 깊이 이해하고, 일이 번거롭고, 세심해야 한다.
둘째, 이미지 방면에서 대외무역부는 회사의 이미지를 크게 대표하며 회사 문화의 구현이다. 그들은 주로 외부 세계와 거래하기 때문에, 그들의 말과 행동, 업무 효율성, 업무 태도는 모두 회사 전체의 문화를 반영한다.
다시 한 번 수출부는 회사와 고객 간의 다리로, 고객은 대외무역부와의 소통을 통해 회사의 경영과 문화를 간접적으로 이해하고 있다. 회사의 제품과 서비스는 대외무역부의 업무를 통해 보급되고, 각종 고객 정보도 대외무역부의 분석 연구를 통해 회사 내부의 다른 부서에 전달되기 때문에 수출부는 회사와 고객 간의 유대라고 할 수 있다.
이러한 특징을 바탕으로 회사 직원들은 원칙을 갖추어야 하지만, 일처리가 민첩하고, 일을 열심히 책임지고, 항상 미소를 짓고, 조급해하지 않고, 고객의 다른 의견 (좋은 나쁜 것) 을 경청하고, 돌발 사건을 처리하고, 냉정하고, 의사소통 능력, 업무 조율 능력, 업무 조직능력을 갖추고, 업무 스트레스를 견딜 수 있다.
이 부서에서는 모든 직원들이 충분히 협조하고, 서로 조율하고, 분업이 명확하고, 업무가 질서 정연하며, 규범적인 업무 프로세스 운영과 교차 점검을 견지하여 문제를 피하고, 활발하고 쉬운 작업 환경을 조성하려고 노력해야 하지만, 업무에서는 엄밀한 면모를 잃지 않는다.
대외 무역 부문은 그 특수성을 가지고 있지만 고립되어 있는 것이 아니라 생산 부문과 다른 부문에 기반을 두고 있다. 직장에서 회사의 다른 부서와 적극적이고 효과적인 소통을 할 수 있다. 일을 처리할 때는 실사구시를 하고, 첫 시간에 일을 처리하는 것을 원칙으로 해야 한다.
둘째, 대외 무역 사업 부문 워크 플로우
(1) 대외 연락은 주로 고객과의 효과적인 소통을 포함한다. 부서 업무의 중심과 중심, 통관회사와의 연락, 운송회사와의 연락, 창고와의 연락, 은행과의 연락, 선회사와의 연락, 각급 예비 부품 공급자와의 연락. 외부와의 교류면이 넓어 합리적인 안배를 통해 차근차근 일을 완성하다. 모든 고리는 세심하게 안배해야 한다. 일은 중단되어서는 안 됩니다.
(2) 내부 커뮤니케이션은 주로 구매부, 생산부 및 기타 부서를 포함한 다른 부서와의 협력입니다. 주요 업무의 특성상, 업무는 주로 의사 소통을 통해 임무를 전달하고 생산부, 구매부 등의 부서가 주문을 완성하는 것을 돕는 것이다. 고객의 요구를 설명하고 글이나 추상적인 주문을 실제 상품으로 바꾸다. 따라서 대외 무역 부서에서 일하는 가장 중요한 방법은 어떻게 효과적으로 소통할 수 있는가이다. 각 방면의 연계를 조율하다. 질서 정연하고 효과적으로 진행되고 있습니다.
업무 안배. 그것은 다른 부서를 기초로 다른 부문을 조직하는 역할을 한다.
(3) 대외 무역 업무 부문의 업무는 문자 위주이고, 업무가 번거롭고, 접촉면이 넓어서, 일정한 데이터 양식을 사용하여 부서의 업무를 규범화해야 한다. 각종 정보가 모두 기록되어 있는지 확인하다.
1) 샘플 테이블: (샘플 테이블). 샘플 처리는 상업에서 매우 중요하다. 고객이 샘플 처리를 요청하면 샘플 처리 양식을 작성해야 합니다. "샘플 처리서" 는 대외무역주관이나 매니저를 통해 확인한 후 생산부에 보내 샘플 처리사업부가 보관하고 회계를 제출한다. 샘플 처리 양식을 작성할 때 고객이 요청한 모든 세부 사항을 명시해야 합니다. 고객이 요구한 것보다 샘플을 하나 더 만들어 업무 부서에 보관하여 고객이 확인한 후 샘플에 따라 큰 상품을 생산할 수 있도록 합니다.
주문이 집행된 후 조건 (회사 제창) 이 있으면 각 주문은 이사회를 통해 확인해야 한다. 단일 직원은 대형 상품을 생산하기 전에 각 액세서리의 품질과 납기일을 보장하기 위해 주문 요구에 따라 견본 확인을 요구하고, 견본이 정확한지 확인한 후 공급자에게 생산을 통지해야 한다.
2), 견적서: (견적서), 손님을 면접할 때 가격을 즉시 결정할 수 있지만, 업무교류에서는 항상 견적을 사용하며 견적서에 제품의 모든 세부 사항, 납품 조건, 결제 방법 등을 표시해야 합니다. 납품 시간 등. 오퍼는 주관자나 업무원이 보관한다.
3) 형식 송장: (form invoice 또는 P/I), 손님이 주문을 확인한 후 손님에게 발급한 주문서 서면 확인서입니다. 모든 계약 요소는 가격, 수량, 주문 요구 사항, 단가, 납품 조건, 결제 방법, 납품 시간, 고객 표준 등을 포함한 송장에 명시해야 합니다. 부서장이나 사장이 확인한 후 손님은 반품 확인에 서명하고, 업무 부서는 한 부를 남겨 회계 심사를 보냅니다.
4), 원가 분석 테이블, (원가 분석 테이블). 견적 단계에서, 업무원은 이번 가격 조회의 원가 분석 (대략) 을 잘 해야 하고, 주문이 확정된 후 다시 한 번 상세한 원가 분석을 해야 한다. 만약 이윤이 부서에서 규정한 비율보다 낮다면, 그는 부서장이나 관리자에게 운영 가능 여부를 확인하도록 요청해야 한다. 만약 규정된 이윤 범위 내에 있다면, 업무원은 즉시 조작할 수 있다. 이곳은 회사 각 부서가 이윤 비율에 대해 통일된 규정을 실시할 것을 요구한다. 이익률이 위에 있으면 즉시 조작할 수 있다. 이하인 경우 부서장 또는 관리자의 동의가 필요합니다. 일반적으로 한 부서가 운영될 때 이익이 5% 미만이면 사장의 비준을 구해야 한다. 고객 요구 사항이 다르고 수량이 다르기 때문에 납품 조건, 배송 방법, 결제 방법, 친숙도 등이 다릅니다. , 정상 이익보다 낮은 주문은 평가가 필요합니다.
5) 생산 및 가공 목록: (조립 지시). 주문이 확정되면 고객과의 계약에 따라 고객의 요구를 생산 가공이 용이한 형태로 전환해야 합니다. 그것은 손님의 주문에 대한 구체적인 요구 사항을 나열해야 한다. 디테일마다 치수를 기입해야 합니다. 특히 납품 날짜와 품질 관리. 생산 가공서를 인쇄한 후에는 주관자나 관리자에게 확인해야 한다. 서명하고 생산 부서로 보냅니다. 가능하다면. 회사는 매번 생산 가공 주문을 하달할 것을 요구했다. 관련 부서 책임자의 소규모 회의를 개최하기 위해 이러한 주문을 담당하는 직원이 다시 한 번 다른 부서에 주문의 상세한 요구 사항을 설명합니다. 각 주문이 관련 부서에서 충분히 이해할 수 있도록 확실히 해야 한다. 이런 식으로, 한 부서가 앞으로의 일에서 실수를 하면 다른 사람도 바로잡을 수 있다. 주관이 회의에 참가하여 주문서를 다시 한 번 확인하도록 하십시오. 예를 들면, 후속 주문서에 대한 이해가 빗나가는 경우, 제때에 지적할 수 있습니다.
6) 구매 주문: (구매 주문 또는 P/O), 주로 주문 요구 사항에 따라 필요한 액세서리 구매를 의미합니다. 주로 부품 공급업체에 보냅니다. 구매 주문서는 간단명료해야 하고, 액세서리에 대한 요구는 상세히 설명해야 한다. 품질 요구 사항 및 납품 일자. 특히 품질 요구 사항과 납품 날짜를 명시하다. 구매 주문은 공급자에게 팩스로 보내기 전에 주관자가 검토해야 합니다. 팩스로 온 모든 구매 주문서는 공급자 서명 확인이 필요합니다.
7), 검사 목록, 회사는 각 다큐멘터리 또는 감독자에게 부품 검사, 중기 검사, 최종 검사를 포함한 각 주문에 대한 샘플링 검사를 요구합니다. 주문서에 따라 화물을 검사할 것을 요구하다. 만약 어떤 문제가 있으면 제때에 주관자나 매니저에게 통지하여 제때에 문제를 해결할 수 있도록 하십시오. 단일 직원은 각 검사 상황을 주관에게 통지해야 하며, 주관도 각 주문의 상황을 물어볼 책임이 있다.
8) 재무 추적 양식: (계정 추적 양식) 회사는 회계 부서에 주문에 대한 명확한 재무 기록을 요구했다.
포함 내용:
1) 주문 예금/후불 상세 기록.
2) 각 주문 첨부에 대한 상세 계정.
9) 포장 명세서: (포장 명세서). 고객의 포장 요구 사항에 따라 각 주문에 대한 포장 명세서를 만듭니다. 이 목록은 화물 검사가 틀림이 없는 후에 손님에게 보내야 한다. 화물이 이미 완성되었다는 것을 증명하다. 독촉의 암시이기도 하다.
10), 기타 문서: 대외무역부에서 받을 수 있는 기타 문서로는 신용장 또는 L/C, 선하증권, C/O 원산지 증명서, 세관 신고서, 예약증서, 상품검사표, 세관송장, 허가증 (할당량) 등이 있습니다
1 1), 회사는 해당 주문과 관련된 모든 데이터, 공급업체 및 액세서리를 포함하여 각 주문의 모든 폴더를 하나의 데이터 파일에 배치해야 합니다.
확장:
대외무역업무원의 일상적인 작업흐름을 완전히 빗어 내다
대외 무역의 기본 과정: 견적, 주문, 결제 방법, 준비, 포장, 통관, 운송, 운송 보험, 선하증권, 결산.
우리는 간단히 세 부분으로 나뉜다: 문의, 통관 운송, 인도 결산. 이 세 부분에 따르면, 나는 대외 무역 운영 절차에 따라 한 대외 무역 업무원의 일상적인 워크플로우를 다음과 같이 정리할 수 있다.
첫째, 계약 단계에 대한 문의
1. 고객 문의: 새로운 문의를 받은 후 고객에 대한 배경 조사를 실시하고, 적시에 고객과 의사 소통을 하여 고객의 문제와 요구를 해결합니다. 고객에 대해 더 많이 알수록 거래에 도달할 자신이 있습니다.
2. 견적: 고객과의 의사 소통 내용에 따라 제품명, 제조업체, 모델, 수량, 배송 기간, 결제 방법, 포장 사양, 캐비닛 유형을 결정하고 형식 송장을 통해 고객에게 정식 견적을 제공합니다.
3. 서명서: 쌍방 소통이 확인되면 대외무역업무원이 고객의 정식 구매 주문서 문서를 받게 됩니다.
4. 납품 일자 확인: 주문 확인 후, 영업 사원은 제때에 주문 상세 내역을 공장에 통지하고, 생산 계획과 납품 일자를 같은 빈도로 고객에게 발송하여 쌍방의 정보 동기화를 보장해야 합니다.
5. 업무 승인 완료: 업무원이 주문을 받은 후 먼저 업무 승인 주문을 합니다. "수출 계약 감사 양식" 의 항목을 사실대로 작성하십시오. 계약 승인에는 고객 주문의 팩스 및 공장과의 구매 계약이 첨부되어야 합니다. 업무원이 서명하고, 부서장이 비준하고, 다시 관리원의 비준을 보고한 후 실시한다. 계약이 승인되면 판매 주문이 생성되어 후속 조치를 위해 부서 프로세스 담당자에게 전달됩니다.
6. 생산 통지 발행:
납품일을 확정한 후, 다음 조건이 충족되면, 업무원은 생산 통지서를 발행하여 공장에서 제때에 생산하도록 통지할 수 있다.
신용장 지불 고객인 경우 보통 인도일 전 1 개월 전에 신용장 수령을 확인합니다. 신용장을 받은 후, 업무원과 증빙원은 각각 신용장을 심사하여 착오가 있는지, 인도일을 보장할 수 있는지, 그리고 기타 발생할 수 있는 문제를 점검해야 한다. 문제가 있으면 고객에게 즉시 신용장을 변경하라고 요청해야 한다. T/T 지불 고객인 경우 계약금이 이미 입금되었는지 확인합니다. 은행 고객이거나 은행 D/A 를 통해 송금하는 경우 관리자 확인이 필요합니다.
둘째, 통관 운송 단계
1. 검사: 납품 일주일 전에 회사 검사원에게 물품 검사를 통지합니다. 만약 손님이 자신이나 지정된 검사자가 화물을 검사하기를 원한다면, 그들은 납품일 2 주 전에 검사회사에 연락하여 검사를 예약해야 한다.
2. 준비서류: 공장에서 제공하는 포장재, 수출계약, 수출송장, 포장 명세서 등의 서류.
3. 상품 검사: 국가법정상품 검사 제품이라면 공장에 주문할 때 제품의 수출항과 상품 검사 요구를 명시하고 수출계약, 송장 등 상품 검사에 필요한 자료를 제공해야 합니다.
4. 전세 및 예약 위치:
(1) 손님과의 계약이 FOB 인 경우 손님은 일반적으로 운송대리나 선박회사를 지정합니다. 가능한 한 빨리 화물운송업체에 연락해서 인도일 2 주 전에 화물회사에 서면 예약서를 보냅니다. 보통, 너는 출항 일주일 전에 예매표를 받을 수 있다.
(2) 운송비가 판매자가 지불한다면, 가능한 한 빨리 화물회사나 선박회사를 확인하고 출항 2 주 전에 서면으로 선실을 예약해야 한다.
(3) 만약 화물이 작은 궤를 하나 가지고 있지 않다면, 화물이 필요할 때 화물대행회사에 화물자리를 예약하다.
5. 캐비닛 두 개를 배치합니다.
(1) 화물이 준비되고 합격을 검사한 후 트레일러 회사에 선반 장착을 의뢰했다. 트레일러 회사에 창고 확인/컨테이너 방항서, 회사, 창고 번호, 컨테이너 견인 위탁서, 컨테이너 적재 시간 표시, 컨테이너 유형과 수량, 컨테이너 적재 주소, 세관 신고, 적재 항구 등의 정보를 보냅니다.
(2) 적재 시간, 캐비닛 유형, 창고 주문 번호, 주문 번호, 번호판 번호, 운전자 연락처 전화 번호 등 공장에 적재 데이터를 보냅니다.
(3) 정확한 컨테이너 출발 시간, 실제 적재 수량 등을 얻는다. , 그리고 선하 증권으로 포장 번호와 봉인 번호를 기록하십시오.
6. 통관 위임: 통관에 필요한 증빙서류를 협력신고에 맡기고 수출통관과 상검전관도 위탁합니다. 통관 시 화물과 수량, 항구, 선회사, 창고 번호, 상자 번호, 출항 및 출항 시간, 트레일러 회사, 컨테이너 유형 및 수량, 우리 회사 연락처 및 전화 등을 포함한 컨테이너 적재 정보를 제공해야 합니다.
7. 운송서류 얻기: 늦어도 출항 후 이틀 이내에 선하증권의 보충 내용을 선박회사나 화물대에게 보냅니다. 선박 회사가 가능한 한 빨리 선하 증권 및화물 목록 샘플을 발행하도록 촉구하십시오. 선적 잡비를 제때에 지불하고, 지불 후 제때에 선회사에 선하증권 등 운송 서류를 취득하라고 통지하다.
8. 송장, 원산지 증명서, 일반 원산지 증명서, 선적 통지 및 포장 명세서를 포함한 기타 서류를 준비합니다.
셋째, 문서 결제 단계에 따라
1. 힌트: 신용장 송금을 채택할 경우, 규정된 힌트 시간 내에 모든 서류를 준비하고, 서류를 엄격히 심사하여, 착오가 없는지 확인한 후에 은행에 의결해야 합니다. 전신환 방식으로 송금하면 선하증권을 받은 직후 선하증권을 손님에게 보내 지불하고, 잔금을 받은 것을 확인한 후 정본 선하증권 등의 서류를 손님에게 보냅니다. 전신환환환이라면 전금을 먼저 받고 옷장면을 만들 것을 요구한다. (윌리엄 셰익스피어, 템플릿, 전신환, 전신환, 전신환, 전신환, 전신환) 조립 후 견인 카운터를 마련해야 합니다. 선하증권을 받은 후 즉시 정본 선하증권을 손님에게 부칠 수 있다.
2. 문서 보관: 모든 문서, 신용장 및 협상 문서는 향후 참조를 위해 완전한 문서 세트에 보관됩니다.
3. 정보 수집: 운임 변경, 선기, 항로 등의 정보를 수집하여 향후 제시가격에 도움을 줍니다.