1. 파일을 축적하고 잘 수집하십시오.
회사의 파일 업무는 "누가 책임자이고 누가 누구인지"라는 원칙에 따라 통일된 리더십과 계층적 관리를 구현합니다. 책임이 있다”, “누가 구성하든 누가 구성하든” 파일관리 업무를 수행한다. 어떠한 개인도 회사 기록을 도용하거나 제출을 거부할 수 없습니다. 기록물 수집 업무는 기록물 관리 전체에 있어서 특별한 위치를 점유하고 있으며, 기록물 수집을 통해 회사의 각 부서의 업무와 활동에서 생성되고 형성된 다양한 종류의 기록물과 매체를 기록물 부서에 집중시켜 업무를 담당하고 있습니다. 통합 관리. 본 부서에서 보관해야 하는 문서 및 자료의 진실성, 정확성, 완전성, 체계성을 보장하고 이를 규정에 따라 보관하고 해당 부서의 보관 부서로 전달하는 일을 담당합니다. 기록정보자원을 과학적으로 관리하고 효과적으로 활용할 수 있는 물질적 기반을 제공합니다.
2. 파일을 과학적으로 설정하고 잘 정리
회사는 모든 종류의 파일을 통일적으로 관리하고, 부서별 정렬(파일 설정)을 실시하고 완전한 파일을 구축해야 합니다. . 문서와 자료를 제때에 접수해야 하며 중대건설사업, 중대 투자융자사업, 중요한 과학연구사업에 대한 서류관리를 사업과 동시에 진행해야 합니다. 당 및 대중사업, 행정관리, 경영관리, 생산기술관리, 재무(비회계전공), 감사, 인사 및 노무관리 등에서 작성된 관리문서 및 자료는 처리 후 다음해 1분기에 제출하여야 함 완료되었으며, 제출은 2분기에 완료되어야 합니다. "사례파일"을 하나의 단위로 정리하고, 형성 및 처리과정에서 문서자료의 상호연결에 따라 파일을 과학적으로 정리하고, 회사 및 부서의 모든 파일을 나누어 파일개체를 분류, 번호 부여, 정리한다. 기록관리를 통해 기록자료의 질서있는 관리를 실현합니다.
3. 정기적인 검사 및 보관
파일의 상태를 정기적으로 확인하여 손상이나 필기 변경이 발견되면 적시에 수리하고 복사하여 안전성과 무결성을 보장합니다. 기록 보관소를 정기적으로 관리하고 도서관 시설을 점검하여 소장품 및 기록 보관소의 안전한 보관과 시설 및 장비의 원활한 운영을 보장하고 기록 보관소를 청결하고 깔끔하게 유지하며 화재 예방, 도난 방지 장치를 갖추어야 합니다. , 습기 방지, 빛 보호, 설치류 방지, 곤충 방지, 먼지 방지, 오염 방지("8"Anti") 및 기타 보호 기능을 제공합니다.
기록보관창고에는 '8방방', 공기정화, 화재자동경보, 자동소화, 온습도 조절, 영상감시 등의 시설과 장비를 갖추어야 하며, 운영상태도 알 수 있어야 한다. 숨겨진 위험을 적시에 제거하기 위해 정기적으로 검사하고 기록해야 합니다. 엄격한 파일 관리 및 관련 보호 기술 채택을 통해 파일의 무결성과 보안을 보호하여 파일 손상을 방지하거나 줄이고 파일 수명을 연장하며 장치 자체의 비밀을 유지하고 장치의 정보 보안을 보장합니다.
4. 기록 보관소 직원의 관리 인식 및 전문적 자질을 향상시킵니다.
직원의 높은 관리 자질은 기록 보관소 안전 관리의 효과적인 이행에 도움이 됩니다. 관리자 차원에서 볼 때, 기록 보관소 관리에 대한 관리자의 이해와 태도는 기록 보관소 관리에 큰 영향을 미친다고 할 수 있습니다. 이상적으로 기업 관리자는 기록 보관소 관리에 큰 중요성을 부여하고 기록 보관소 관리가 기업 관리의 중요한 부분임을 인식해야 합니다. 업무의 중요한 구성요소인 표준화된 기록 보관소 관리는 기업의 경제적 이익을 향상시킬 수 있습니다. 기록 보관소 관리는 기록 보관소 관리자의 작업에 유리한 조건을 조성하기 위해 인적, 재정적, 물적 자원 측면에서 포괄적인 지원을 받아야 합니다. ;
동시에 기업 관리자는 기업 의제에 기록 보관소 관리 업무를 포함시키고, 기업에 적합한 기록 보관소 관리 시스템과 관리 프로세스를 공식화하며, 상응하는 기록 보관소 관리 실무 그룹을 구성하여 책임을 합리적으로 할당해야 합니다. 아카이브 보안 관리를 표준화합니다.