사무 자동화에는 통일된 정의가 없으며, 기존 사무실에서 사용하는 모든 신기술, 새로운 기계, 새로운 설비는 사무 자동화 분야에 속한다.
일반적으로 사무실의 업무는 주로 대량의 파일 처리, 파일 초안, 통지 및 각종 업무 텍스트 작성, 외부 파일 보관 수락, 부서 파일 및 외부 파일 조회, 파일 사본 생성 등을 주로 한다. 따라서 컴퓨터 워드 프로세싱 기술을 사용하여 다양한 파일을 제작 및 저장하고 복사기, 팩스 등 기타 첨단 장비를 활용하거나 파일을 복사 및 전송하거나 컴퓨터 네트워크 기술을 사용하여 파일을 전송하는 것이 사무 자동화의 기본 특징입니다.
사무실은 각 업종이 결정을 내리는 곳이다. 지도 기관이 결정을 내리고 지시를 발표하다. 파일 통신 외에도 보다 심층적인 작업은 정보 수집, 저장, 검색, 처리 및 분석으로 의사 결정을 내리고 하위 기관 또는 협업 단위 또는 비즈니스 관련 단위에 정보로 의사 결정을 전달하는 것입니다.
OA (Office Automation) 기술은 세 가지 수준으로 나뉩니다. 첫 번째 레벨은 워드 프로세싱, 스프레드시트, 데이터베이스 등의 보조 도구가 독립 실행형 또는 간단한 소규모 LAN 에서 사용되는 것으로, 일반적으로 트랜잭션 사무 자동화 시스템이라고 합니다.
네트워크 통신 기술, 컴퓨터 기술 및 데이터베이스 기술의 세 가지 핵심 기둥 기술이 성숙됨에 따라 전 세계 사무 자동화는 네 가지 새로운 기능을 갖춘 새로운 단계로 접어들었습니다.
(1) 적분. 소프트웨어, 하드웨어, 네트워킹 제품의 통합, 사람과 시스템의 통합, 단일 사무실 시스템과 사회 공공 정보 시스템의 통합은' 완벽한 통합' 의 오픈 시스템을 구성합니다.
(2) 지능. 일상 사무를 위해 한자 인식, 공문 이해 및 심도 있는 가공, 의사 결정 지원, 사고 처리와 같은 지능형 업무를 수행하는 데 도움을 줍니다.
(3) 멀티미디어. 숫자, 문자, 이미지, 사운드, 애니메이션의 통합 처리가 포함됩니다.
(4) 전자 데이터 교환 사용. 데이터 통신 네트워크를 통해 컴퓨터 간에 교환과 자동 처리가 이루어집니다. 이 계층에는 정보 관리 OA 시스템과 의사 결정 OA 시스템이 포함됩니다.
사무실 OA 에서 가장 일반적인 응용 프로그램은 워드 프로세싱, 전자 출판, 스프레드시트 처리, 파일 송수신 로그인, 전자 문서 관리, 사무실 일정 관리, 인사 관리, 재무 통계, 보고서 처리, 개인 데이터베이스 등입니다. 이러한 일반적인 사무용 트랜잭션 응용 프로그램은 서로 다른 응용 프로그램이 서로 데이터를 호출하거나 공유하여 사무실 트랜잭션의 효율성을 높일 수 있는 응용 프로그램 패키지로 만들 수 있습니다. 이 사무용 트랜잭션 패키지는 응용 범위를 확대하고 사용 가치를 높이기 위해 다용성이 있어야 합니다.
또한 전자 출판 시스템, 전자 문서 관리 시스템, 지능형 중국어 검색 시스템 (예: 전체 텍스트 검색 시스템), 광학 한자 인식 시스템, 중국어 음성 인식 시스템 등 다양한 OA 하위 시스템을 사무실 트랜잭션 수준에서 사용할 수 있습니다. 공공서비스업, 회사 및 기타 업무에서는 예약, 매표시스템, 카운터 또는 창구 시스템, 은행 저축 업무 시스템 등 수동 처리 대신 컴퓨터를 사용하는 경우가 늘고 있다.
트랜잭션 또는 비즈니스 OA 시스템의 기능은 일상적인 사무를 처리하는 것으로, 사무직 직원을 직접 대상으로 합니다. 업무 효율을 높이고, 업무 품질을 향상시키고, 사람들의 업무 습관에 적응하기 위해서는 좋은 업무 운영 환경을 제공해야 한다.
정보 관리 OA 시스템은 두 번째 레벨입니다. 정보 활용이 점점 더 중요해짐에 따라, 사무실 시스템에서 본 부서의 경영 목표와 밀접한 관련이 있는 종합적인 정보 수요가 날로 증가하고 있습니다. 정보 관리 사무실 시스템은 트랜잭션 (또는 비즈니스) 사무실 시스템과 통합 정보 (데이터베이스) 를 긴밀하게 결합한 종합 사무실 정보 처리 시스템입니다. 종합 데이터베이스는 관련 부서의 일상 업무에 필요한 정보를 저장합니다. 예를 들어, 정부 기관에서는 정책, 법령, 규정, 상급 정부 및 산하 기관의 공문, 서신 등의 정부 정보를 종합적으로 다루고 있습니다. 일부 공공 서비스 기관의 통합 데이터베이스에는 서비스 프로젝트와 관련된 모든 통합 정보가 포함되어 있습니다. 회사 기업 통합 데이터베이스에는 상공업규정, 상업계획, 시장역학, 공급판매 업무, 재고통계, 사용자정보 등이 포함됩니다. 현대화된 정부기관, 기업사업단위로서 일상적인 업무를 최적화하고 업무 효율과 품질을 향상시키기 위해서는 이 종합 데이터베이스가 필요합니다. 이 데이터베이스는 트랜잭션 수준 OA 시스템을 기반으로 하며 정보 관리 OA 시스템을 구성합니다.
의사 결정 지원 OA 시스템은 세 번째 레벨입니다. 정보 관리에 기반한 OA 시스템입니다. 통합 데이터베이스 시스템에서 제공하는 정보를 활용하여 의사 결정이 필요한 주제에 대한 의사 결정 디지털 모델을 구축하거나 선택하고 내부 및 외부 조건을 결합하여 컴퓨터가 의사 결정 절차를 수행하고 적절한 결정을 내립니다.
거래 수준 사무 자동화 시스템, 정보 관리 사무 자동화 시스템 및 의사 결정 지원 계층 사무 자동화 시스템은 광범위하거나 완전한 사무 자동화 시스템의 세 가지 기능 수준입니다. 세 가지 기능 수준 간의 상호 관계는 프로그램 모듈과 컴퓨터 데이터 네트워크 통신 수단을 호출하여 수행할 수 있습니다. 통합 o a 시스템의 의미는 현대 컴퓨터 네트워크 통신 시스템을 활용하여 세 단계의 OA 시스템을 하나의 완전한 OA 시스템으로 통합하여 사무실 정보의 흐름을 더욱 합리적으로 만들고 불필요한 중복 입력 정보의 많은 부분을 줄여 전체 사무실 시스템의 효율성을 높이는 것입니다. 통합, 네트워크화된 OA 시스템의 장점은 단위 내 사무실 정보 운영을 더욱 촘촘하고 효율적으로 할 수 있을 뿐만 아니라, 외부와의 정보 교류를 용이하게 하고, 정보 교류의 범위를 넓히고, 원격근무 기관 간의 정보 교류를 더욱 쉽고 빠르게 구축하고, 세계적인 정보 자원으로 통합할 수 있다는 점이다.
트랜잭션 수준 OA 시스템을 일반 사무 자동화 시스템이라고 하며, 정보 관리 수준 OA 시스템 및 의사 결정 지원 수준 OA 시스템을 고급 사무 자동화 시스템이라고 합니다.
예를 들어, 시 정부 사무실은 본질적으로 각 구 현 정부 등 기관이 제출한 각종 서류를 정기적으로 또는 비정기적으로 수집한 다음, 각각 다른 서류에 보관하여 관련 지도자에게 읽기 처리를 맡긴 다음, 심사한 서류를 잘 보존하여 조사할 수 있도록 하는 경우가 많다. (윌리엄 셰익스피어, 윈스턴, 독서명언) (윌리엄 셰익스피어, 윈스턴, 독서명언) 지도자는 각종 서류를 연구한 후 결정을 내렸고, 일반적으로 처리 명령을 문서로 부하 직원에게 돌려보낸다. 이 과정은 전형적인 사무실 절차이다. 이 과정에서 파일 자체는 정보이고, 그 전달은 정보 전달 과정이다. 그러나 지도자가 의사결정을 분석할 때, 많은 관련 자료를 살펴보고, 연구를 참고한 후 결정을 내려야 할 수도 있다는 점에 유의해야 한다. 따라서 관련 자료에 대한 조회, 분석 및 의사 결정도 정보 처리 과정에 속합니다.
예를 들어, 베이징시 동성구 정부는 한 지역에 공공건물을 건설하고 비준을 신청하는 서류를 제출했다. 이 문서는 시청의 관련 기관에 전달되었다. 시 관련 지도자가 서류를 본 후, 시의 건축 계획에 관한 서류와 규정을 찾으려면, 시의 예산 등 많은 참고 자료를 연구하고, 동의할지 동의하지 않을지를 결정해야 한다. 결정 정보를 문서 또는 통지 형식으로 동성구 정부에 피드백합니다.
이 예에서 정보는 파일로 전송되고 처리됩니다. 지도자가 검열하고 참고한 관련 법규도 정보이며, 데이터 정보이다. 연구 결정 과정은 주로 지도자의 의지이다. 그러나 객관적인 정보 분석은 몇 가지 대안을 만들 수 있다. 이 모든 과정에서, 오가는 파일을 컴퓨터로 처리한다면, 초보적인 자동화 수준이라고 할 수 있다. 컴퓨터로 각종 데이터를 조회할 수 있다면, 이것이 바로 추가 자동화이다. 컴퓨터가 이 사건에 대한 정보를 자동으로 분석하고 의사결정자가 채택할 수 있는 몇 가지 가능한 결정을 자동으로 제공한다면, 그것은 더욱 심층적인 인공지능 개념을 지닌 사무 자동화가 될 것이다.
이 예를 더 분석해 보면, 시 정부 마이크로컴퓨터 사무실 시스템, 시 규정 정보 데이터베이스 시스템, 시 정부 재무 관리 시스템이 통합된 통합 시스템이라면, 컴퓨터는 관련 시스템에서 기관 정보를 자동으로 검색한다. 이 시스템은 사무 자동화의 높은 수준의 통합이다.
또한 시청 사무실과 구청 사무시스템이 인터넷을 통해 정보를 전달하고 원격으로 업무를 처리할 수 있는 통합 컴퓨터 네트워크 시스템인 경우 이것이 바로 더 네트워크화된 사무 자동화 시스템입니다.
따라서 사무 자동화 시스템 자체는 다단계 시스템이다. 각 차원에서 일부 사무 자동화 업무를 실현했다고 할 수 있다. 초급 자동화부터 시작하여 점차 다른 기술의 고급 자동화 시스템을 형성하다.
우리나라 전문가들은 제 1 회 전국 사무자동화 기획 세미나에서 사무 자동화의 정의를 제시했다. 첨단 과학기술을 이용하여 일부 사무업무활동을 사람 이외의 각종 현대사무설비로 구체화하고, 사람과 기술설비는 어떤 사무업무목적을 위한 인간-기계 정보 처리 시스템을 구성한다.
사람은 시스템의 첫 번째 요소다. 즉 사무실의 주요 요소는 직원들이며, 각종 인원을 포함한다. 전통적인 사무실의 역할 외에도, 컴퓨터 엔지니어와 같은 장비를 관리하는 전문 기술자들이 추가되었습니다.
기술 설비, 컴퓨터는 또 다른 요인이다.
장비에는 컴퓨터, 복사기, 템플릿, 전화, 팩스 기계, 네트워크 장비, CD 등과 같은 다양한 기계가 있습니다. 이러한 장치를 통칭하여 하드웨어 장치 또는 하드웨어라고 합니다. 또한 다양한 정보 장치에는 컴퓨터 운영 체제, 네트워크 운영 체제, 워드 프로세싱 소프트웨어, 특수 작업자 소프트웨어 등과 같은 장치를 관리하는 소프트웨어도 필요합니다. , 이것은 다른 장에서 자세히 설명합니다.
분명히, 사무 자동화의 인간-기계 시스템, 사람, 기계가 없어서는 안 된다. 장비 측면에서는 하드웨어와 필요한 소프트웨어가 필요합니다. 우리는 또한 사무 자동화 시스템이 인간이 정보를 처리하는 시스템이며, 인간이 정보화 시대에 들어선 후의 새로운 개념이라고 생각할 수 있다.