첫째, 과학을 규제하는 파일 관리는 기업이 반드시 해야 할 기초 작업이자 일류 기업이 되는 중요한 보증이다.
오늘날 세계는 지식경제와 정보시대에 접어들고 있으며, 정보는 자산보다 더 중요한 전략적 자원이 되었습니다. 파일 관리는 정보 산업의 구성 요소로서 정보 자원으로서 기업 생산, 기술, 과학 연구, 관리의 실제 기록과 기초 업무로서 기업과 동시에 발전하는 무형자산으로 기업 관리 등에 적극적이고 중요한 역할을 한다.
우리 회사는 국내 최초로 홍콩에 상장된 컨설팅 회사입니다. 무명 직원 20 ~ 30 명에 불과한 작은 회사에서 거의 160, 70 명의 직원을 보유한 상장 회사로 성장했습니다. 컨설팅 특색을 지닌 기업 문화, 관리 및 업무 발전의 형성과 발전에 풍부한 자원을 축적하였다. 회사를 국제화, 표준화, 부티크화로 나아가기 위해 회사 내부 구조가 끊임없이 변화하고 있으며, 회사 제도와 관리 수준이 개혁에서 지속적으로 향상되어 파일 관리의 발전에 대한 새로운 요구가 제기되고 있다. 기업 발전과 동시에 서류 작업은 약화되지 않을 것이다. 회사의 업무 특징에 적응하여 회사의 규범화, 과학화 관리 수준을 반영하는 파일 제도를 수립하여, 기록 작업의 발전이 기업의 발전 속도에 뒤지지 않도록, 회사의 창조, 건설, 발전의 역사적 과정을 전면적으로 기록하고 반영하는 것은 사무실 관리의 중요한 구성 요소이자 반드시 해야 할 기초 작업이다. 모든 종류의 위험을 피하고 막고, 회사의 시장 경쟁력을 높이고, 회사의 지속 가능한 발전을 촉진하는 데 중요한 역할을 하는 데 필요한 조건을 마련할 것이며, 회사의 관리 수준을 측정하는 중요한 상징이 될 것입니다.
둘째, 파일 관리 업무를 잘 하는 의식을 더욱 강화하고, 가능한 한 빨리 현재 기층 파일 보관 관리와 사무실 단일 관리, 인사 파일 보관 단계를 돌파하며, 파일 관리를 규제하는 전제 하에 파일 정보 자원을 적극적으로 확대하는 것이다.
우리 회사 사무실의 현재 문서 관리는 연구소에서 받은 문서, 회사에서 발급한 내부 문서, 신문의 서명을 별도로 모아 그해 말과 이듬해 초에 다시 선별하여 전년도의 서류를 위 세 가지 범주로 나누어 보관, 제본, 보존하는 것이다. 내용은 행정, 당군, 인사, 업무관리, 종합업무관리시스템을 간단하게 집중시켜 파일관리의 초급 보관 단계에 있는 것이다. 회사가 성장함에 따라 업무량과 서류를 형성하는 부서가 많아지면서 기존의 문서 분류 및 파일 관리 방식은 이미 회사 발전의 요구 사항을 따라잡지 못하고 있다. (윌리엄 셰익스피어, 문서, 문서, 문서, 문서, 문서, 문서, 문서, 문서, 문서)
배운 지식을 실제 업무에 적용하는 방법은 현재 직면하고 해결해야 할 가장 중요한 문제이자 향후 파일 관리 업무의 우선 순위이다. 따라서 회사의 비즈니스 발전에 적합한 통합 파일 관리 시스템 프레임워크를 재건하고 아카이브 정보 자원을 확대하는 것이 시급합니다. 이는 통합 파일 관리 개발 및 일상적인 관리에 도움이 되는 핵심 요소입니다.
우선 회사의 업무 상황과 전문 지식을 숙지하고 숙지하여 회사의 업무 성격과 내부 조직 구조에 따라 파일 범주를 재조정해야 합니다. 둘째, 역사 파일을 체계적으로 정리하고 아카이브 정보 자원을 적극적으로 개발해야 한다. 현재 우리 회사의 파일 관리에는 몇 가지 문제가 있습니다. 각 업무 부서의 파일 작업이 체계를 형성하지 않고, 주로 다음과 같은 측면에서 나타납니다. 첫째, 업무 부서에서 파일 작업을 책임의 범위에 포함시키지 않아 일부 파일 데이터가 손실되었습니다. 둘째, 일상 활동에서 형성된 대량의 파일이 분산 보존되어 있어 파일 손실이 심각하다. 회사 아카이브 정보의 손실은 주로 다음과 같은 측면에서 나타납니다: 사업 부서 연구원의 기업 조사 논증, 프로젝트 신청, 협상 합의, 승인 등록 등의 서류는 대부분 해당 당사자의 손에 달려 있어 제때에 보관할 수 없습니다. 어떤 사람은 등록해도 원본을 중시하지 않고, 왕왕 사본에 속한다. 이러한 문제로 인해 파일 정보 자원이 인원의 흐름에 따라 부분적으로 손실되었다.
상술한 아카이브 정보 자원의 손실은 바로 확장과 개발이 시급한 아카이브 자원이다.
또 다른 예로, 우리 회사가 상장하는 과정의 서류도 카탈로그에 수집해야 하고, 회사 경영 활동의 서류는 따로 정리해야 합니다. 과학 연구, 오디오 및 비디오 캐리어, 물리적, 장비, 외교, 회의 및 홍보 활동, 과학 기술, 전문 파일 및 기타 문서의 수립 및 개선은 전체 파일 관리가 원활하게 진행되기위한 전제 조건입니다. 파일을 체계적으로 분류해야만 파일을 정확하고 효율적으로 수집하고 활용할 수 있다. 파일 수집, 정리, 아카이빙, 검증, 통계 등의 관리 작업에 대한 근거를 제공하며 파일의 가치를 반영합니다.
셋째, 중앙 집중식 통합 파일 관리 모델, 부서별 엔티티 저장 및 활용은 세이디 컨설턴트 파일 관리의 발전 방향입니다.
아카이브 작업의 많은 전통적인 관행과 관리 모델은 여러 시기의 파일 작업에 긍정적인 역할을 했습니다. 그러나 컨설팅 회사의 실제 상황으로 볼 때, 일부 전통적인 관행은 현재 회사의 발전 요구에 맞지 않는 것 같으며, 반드시 중시하고 혁신해야 한다. 여기에는 파일 작업의 수집, 정리, 검증, 보관, 통계 및 활용의 6 가지 부분과 구체적인 운영 수단에 대한 혁신이 포함됩니다.
우리 회사의 제품은 지식 제품이고 컨설팅 회사도 상장 회사입니다. 국가 관련 부처의 상장회사 관리 규정에 따르면 재무부와 종합사업부는 매우 특별한 부서이며 관련 문서, 보고서, 계약관리 등은 절대적으로 기밀로 유지되기 때문에 이들 서류는 분산 보존된 형태로 보존된다. 또한 회사의 사업 확장, 특집 연구, 회의 홍보 활동 등 여러 가지 측면을 다루는 컨설팅 기구들이 많이 있습니다. 이러한 특징을 감안해 볼 때, 회사의 파일 관리도 본 기업의 특색 모델에 부합해야 한다. 지적 재산권 파일 및 영업 비밀과 관련된 파일 관리를 강화하는 동시에 회사 아카이브 데이터의 아카이브 범위를 결정하고 아카이브 시스템에서 업데이트합니다. 연구소 파일관리정신과 결합해 조권 형식에서 제본 수단에 이르기까지 오랜 기간 동안 진행된 번거로운 운영 절차와 불필요한 프로세스와 절차를 간소화하고, 통합 모델을 중앙 집중화하고, 가능한 한 빨리 아카이빙 절차를 완료하고, 아카이브 주기를 최소화할 수 있도록 합니다. 중앙 집중식 통합 모델, 즉 회사 각 부서에서 보관하는 파일이 상대적으로 한 사람에게 집중되도록 요구하여 각 부서의 파일 분산 보관으로 인한 파일 관리 불편과 파일 손상 또는 손실 등 심각한 상황을 방지합니다. 동시에, 각 부서는 사무실 아카이브 부서의 백업 및 보존을 위해 디렉토리 세트를 복사해야 합니다. 즉, 우리가 흔히 말하는 디렉토리 교환, 회사의 발전 및 운영 관리 상황을 보다 명확하게 기록하고, 파일 관리 작업은 질서 정연하고 질서 정연하며 규범적이어야 합니다. 이런 기업 파일의 가치는 무형자산이며, 향후 서류의 종합 활용에 편리한 조건을 제공할 수 있다. 인적자원부, 브랜드 홍보부, 각 사업부 (맞춤형 제품) 등 다른 부서는 각 부서의 성격과 특성에 따라 서로 다른 관리 방법을 개발하고 표준화와 과학화를 유지해야 한다. 그러나 각 부서가 바쁜 업무 외에 시험지를 쉽게 설치할 수 있도록 하고, 앞으로 이적 사용에 영향을 주지 않고, 이를 추가 부담으로 간주하지 않고, 더 논의할 가치가 있다. 아카이브 비즈니스, 아카이브 관리 및 아카이브 정보 교환의 궁극적 인 목적은 특정 문제를 해결하고 관리 링크를 늘리는 대신 관리 효율성과 관리 수준을 향상시키는 것입니다.
넷째, 파일 관리자의 전문 지식과 업무 능력을 향상시키기 위해 노력한다.
파일 작업은 비즈니스 작업이자 관리 서비스 작업입니다. 이를 위해서는 아카이브 작업에 종사하는 아키비스트가 탄탄한 전문 기술과 관리 능력 및 서비스 의식이 있어야 합니다. 지식경제의 도전과 인터넷 정보시대의 충격, 그리고 많은 새로운 파일 전달체와 새로운 관리 수단 및 방법의 출현으로 파일러에 대한 요구가 높아지고 있다. 현재 CCID 컨설턴트는 생산성을 높이기 위해 전문 파일러를 설치하지 않고 아르바이트 방식을 취하고 있다. 아카이브의 시스템 이론 및 실무 지식을 강화하기 위해 효과적인 파일 관리 시스템을 구축하여 시간제 아키비스트를 작업 방법 과학의 선진적인 전문 아키비스트로 만들고, 회사는 두 명의 사무실 직원을 파견하여 파일 관리에 대한 전문 학습과 교육을 강화했습니다.
파일 관리자의 업무 능력과 업무 기술을 향상시키는 것은 주로 세 가지 측면에 반영된 것이라고 생각합니다. 하나는 파일 관리 지식을 열심히 배우고 파일 지식에 대한 이해 수준을 높이는 것입니다. (데이비드 아셀, Northern Exposure (미국 TV 드라마), 파일 관리명언) 파일 작업의 각 부분과 단계에 익숙해야 할 뿐만 아니라, 각종 서류와 각종 전달체 파일의 관리 방법을 숙지하여 이론의 기초를 확고히 해야 한다. 둘째, 파일 작업 자체의 요구 사항으로, 회사의 업무를 충분히 이해하고 파악하고, 파일 관리 분야의 전문 수준과 업무 기술을 지속적으로 개선해야 합니다. 셋째, 우리는 종종 요약하고, 개선하고, 혁신해야합니다.
다섯째, 아카이브 작업에서 발생하는 새로운 상황과 새로운 문제를 진지하게 연구하고, 파일 관리 시스템을 개선하고, 파일 관리 표준화를 강화하고, 파일 시스템을 개선하고, 관련 관리 시스템을 개발해야합니다.
아카이브 정보는 기업의 무형 자산과 귀중한 자산입니다. 파일 정보 자원의 손실을 막기 위해서는 건전한 파일 관리 제도를 세워야 하며, 규칙과 규제의 규범과 제약이 있어야 파일 작업의 합리화를 보장할 수 있으며, 이는 파일 관리 작업이 순조롭게 진행될 수 있다는 보장이다.
세이디 컨설턴트 파일 작업 시스템 관리에는 세 가지 측면이 포함되어야 한다고 생각합니다. 첫째, 파일 관리 시스템이 공식적으로 엔터프라이즈 관리 시스템에 통합되어 파일을 담당하는 부서나 인력을 명확하게 담당하고 있습니다. 둘째, 회사 기록 업무를 건전하게 하는 각종 제도를 세우고, 제도별로 관련 부서의 기록 목록을 수집하고 활용하는 것이다. 직원의 파일 인식을 높이고 파일의 무결성, 정확성 및 보안을 보장하기 위한 것입니다. 셋째, 사무실 아키비스트는 규정에 따라 파일 관리의 주요 부분을 관리하고 기업 관리 운영 절차를 포함시켜 문서 자료의 질서 정연한 형성, 축적, 관리 및 보관을 용이하게 해야 한다. 따라서 회사의 파일 관리를 제도화 궤도에 효과적으로 포함시킬 수 있다.
예를 들어, 분관 리더십과 전문 (겸용) 직무 기록원이 파일 관리를 담당하는 조직 조정 및 파일 수집 정리를 결정할 수 있습니다. 각 부서에서 지정한 전문가는 해당 부서의 파일 수집, 수신, 정리, 분류, 감정, 보관, 통계 및 이전을 담당하는 시간제 아키비스트일 수 있으며, 업무상 회사 사무실의 감독과 지도를 받을 수 있습니다.
사무실 파일 관리자들은 평소에도 수집, 정리, 관리 업무를 잘 해야 한다. 아카이브 데이터를 적시에 사전 예방적으로 수집합니다. 제때에 보관하고, 정기적으로 정리하고, 자주 검사하고, 반복적으로 선별한다. 질서 정연한 배열, 과학관리, 분궤 보관으로 쉽게 찾을 수 있다.
파일 관리는 회사의 업무 관리 절차에 포함되어야 하며, 회사의 각 업무 부서와 기능 부서의 책임 범위 및 관련 인원의 직무 책임제를 포함해야 합니다. 즉, 부서 파일 관리는 "삼진", "사위일체" 를 달성해야 합니다. 작업 계획과 계획, 관리 제도, 관련자 책임 범위 포함 각 업무를 배치, 검사, 요약, 검수하는 동시에 파일 작업을 배치, 검사, 요약, 검수하다.