1. 기록물 관리란 기록물의 수집, 정리, 보관, 식별, 집계, 활용 제공 등의 활동을 말한다. 포함: 기록물 수집, 기록물 정리, 기록물 가치 평가, 기록물 보관, 기록물 목록 작성 및 기록물 검색, 기록물 통계, 기록물 편집 및 연구(기록물 문서 편집 참조), 기록물 제공 및 활용.
2. 문서수집
문서를 마감하고 접수를 위해 이관할 때에는 다음 원칙에 따라 수집해야 합니다.
본문과 첨부파일이 있는지 확인하세요. 문서가 완전하고, 결함이 있는 경우 즉시 추적하고 분류해야 합니다. 서류처리 절차가 완료되었는지, 누락된 부분이 있을 경우 담당부서로 반납하여 교체하시기 바랍니다. 사건과 관련이 없거나 사건과 함께 제출되어서는 안 되는 서류는 즉시 처리부서에 반납해야 합니다.
3가지 문서 구성
1. 중국어로 직접 쓴 문서는 오른쪽으로 제본하고, 중국어 가로로 쓴 문서나 외국어 문서는 오른쪽으로 제본하는 것을 원칙으로 한다. 왼쪽.
2. 오른쪽으로 묶인 서류와 부속품은 오른쪽 상단 모서리에 맞춰 정렬하고, 왼쪽으로 묶은 문서 및 액세서리는 왼쪽 상단 모서리에 맞춰 단단히 고정해야 합니다.
3. 문서가 구겨지거나 손상되거나 울퉁불퉁한 경우 먼저 수선한 후 자르고 접어서 깔끔하고 균일하게 만들어야 합니다.
4. 3구 와이어 장착에 적합합니다(복사를 위해 분해가 용이함)
4. 파일 분류는 경우에 따라 달라집니다. 콘텐츠, 부서 구성, 업무 프로젝트 등의 요소는 부서, 전공, 부전공의 3단계로 분류됩니다. 먼저 학과별로 구분한 후, 사건의 성격에 따라 여러 개의 대범주로 나누고, 이어서 동일한 범주 내에서 순차적으로 여러 개의 하위범주로 나눕니다.
2. 파일 분류는 실용적이도록 노력해야 합니다. 전항의 세 가지 수준이 사례의 수가 많아 불충분한 경우에는 세 번째 수준 이후에 네 번째 수준의 '하위 항목'을 추가할 수 있습니다. 사례수가 많지 않은 경우 '부서'와 '대범주' 또는 '소범주' 2단계만 사용할 수도 있습니다.
3. 동일한 "소분류"(또는 하위 카테고리)의 케이스는 하나의 폴더에 묶어야 하며 하나의 폴더로 충분하지 않은 경우 두 개 이상으로 나누어집니다. 파일을 바인딩하고 쉽게 참조할 수 있도록 하위 범주(또는 하위 범주) 뒤에 "볼륨" 번호를 추가합니다.
4. 각 폴더의 표지 안쪽에는 '목차'가 있어야 하며, 사건별로 번호를 매겨 기록하는 것을 원칙으로 합니다. 하나의 "목차" 번호.
5. 파일 번호는 다음과 같습니다: A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2는 처리 부서 코드, B1B2
는 주요 카테고리 번호, C1C2는 마이너 카테고리 번호. D1은 파일 볼륨이고 E1E2는 파일 디렉터리입니다.
6. 일부는 외부 문서, 회사 내부 문서, 재무 정보 등은 물론 산업 및 상업 변경 정보, 정관 변경 정보 등을 기준으로 할 수도 있습니다.
5. 파일 이름 및 번호
1. 파일 분류의 각 단계에 이름을 부여해야 하며, 이름은 간결하고 명확해야 합니다. 파일 콘텐츠의 성격도 특정 범위를 가져야 하며 일반적이거나 모호해서는 안 됩니다.
2. 모든 수준의 분류, 권 및 카탈로그 수는 10진수 아라비아 숫자로 표시됩니다. 사용되는 자릿수는 사례 수와 증가에 따라 결정됩니다.
3. 파일 분류의 모든 수준의 이름이 결정된 후에는 "파일 분류 번호 매기기 테이블"을 작성해야 합니다. 즉, 모든 분류 수준의 이름과 대표 번호를 정리해야 합니다. 쉽게 참조할 수 있도록 특정 순서를 지정합니다.
4. 조직이 확장되거나 비즈니스가 더욱 복잡해지면 향후 추가에 대비하기 위해 각 수준의 파일 분류 번호에 많은 간격을 확보해야 합니다. 5. 파일분류별 명칭과 대표번호가 결정되면 임의로 수정해서는 안 되며, 수정이 필요한 경우 사전에 충분히 논의하고, 이전 파일분류번호와 신규 파일분류번호의 비교표를 작성해야 한다. 혼란을 피하기 위해 작성되었습니다.
6개의 파일 번호 지정
1. 해당 사건이 신규 사건인 경우, 사건의 범주와 해당 볼륨 및 디렉토리 순서는 "파일 분류 번호 매기기 표"에 따라 식별되어야 합니다. 숫자.
2. 사건이 이전 사건에 기인할 수 있는 경우, 이전 사건의 파일 번호를 확인하고 동일한 번호로 번호를 매겨야 합니다.
3. 파일 번호 부여 원칙은 하나의 케이스에 여러 가지가 기재되어 있거나 하나의 케이스가 여러 카테고리로 분류된 경우 먼저 주요 카테고리를 정하고 파일 번호를 부여하는 것입니다.
4. 파일 번호는 왼쪽에서 오른쪽으로 정렬되어야 하며, 오른쪽에 제본된 케이스는 파일 번호를 왼쪽 상단에 입력해야 합니다. 파일 번호는 오른쪽 상단에 입력되어야 합니다.
7가지 파일링 및 파일 정리
1. 보관된 문서는 카탈로그 번호 순서대로 해당 항목의 루스리프 폴더에 묶어야 하며, 필요에 따라 "see out paper"를 사용해야 합니다. . "쉬운 검색을 위해 카탈로그 번호를 표시하세요.
2. 폴더 뒷면에는 파일 확인을 용이하게 하기 위해 폴더에 포함된 사건의 분류번호와 이름을 표시해야 합니다.
8회 보관 기간
관련 정부 법령이나 기업의 기타 규정에서 명시하지 않는 한 문서 보관 기간은 다음 조항에 따라 결정됩니다.
1. 영구 저장: (1) 회사 정관, (3) 조직 규정 및 서비스 규칙, (4) 이사회 및 주주 회의 기록, (6) 정부 기관 승인 서류 (7) 부동산 소유권 증명서 및 기타 채권자 권리 증명서 (8) 엔지니어링 설계 도면. (9) 승인을 받은 기타 서류.
2. 10년 보존: (1) 예산 및 결산서, (3) 사업 계획 정보, (4) 승인된 기타 문서, 연령.
3. 5년 보존: (1) 만료되거나 해지된 계약, (2) 5년 동안 보존되도록 승인된 기타 문서.
4. 1년 보관 : 케이스를 닫은 후에도 장기간 보관할 필요가 없습니다.
5. 규정은 규정관리부서에서 영구 보관하며, 이용자부서는 유효한 기간 동안 이를 보관한다.
나인 파일 정리
1. 파일 관리 담당자는 파일이 벌레에 먹혀 썩는 것을 방지하기 위해 항상 파일 걸이를 닦아 파일을 깨끗하게 유지해야 합니다. 연간 교체시에는 규정에 따라 1회 청소하여야 하며, 보관기간이 경과한 경우에는 파기 전 등록하고 필요시 총책임자에게 제출하여 승인을 받아야 합니다. 관할 당국에 제출해야 하며, 폐기 날짜는 카탈로그의 메모란에 표시되어야 합니다. 2. 유효기간이 만료된 문서 중 보존을 위한 참고가치가 있는 것으로 확인된 문서가 있는 경우, 파일관리 담당자는 보관문서에 "문서접수(발급)등록양식" 5번째 페이지를 주석하고 5번째 페이지에 메모를 하여야 합니다. 페이지 부분 파기 날짜를 지정합니다.
10. 전자문서
기업경영의 경우 모든 자료를 스캔하여 전자문서로 만드는 것이 가장 좋습니다. 아카이브 디렉토리는 종이 버전과 일치하므로 검색이 쉽습니다. 그리고 종이 없이 작업할 수 있으며, OA 소프트웨어와 결합하면 빠르고 편리합니다.