(b) 파일 데이터 정리 작업 시간을 단축합니다. 기존의 파일 관리 작업은 대부분 고정 시간, 고정 인력, 고정 장소에서 이루어지며, 파일 데이터 검증, 정리, 아카이빙 등의 프로세스는 많은 시간이 소요되며, 경우에 따라 적은 비용으로 더 많은 작업을 수행할 수 있습니다. 파일 디지털화 관리는 기존 사무실 관리의 한계를 돌파하며, 컴퓨터는 현대 사무실의 주요 수단이 되며, 관리자는 인코딩 및 디코딩을 통해 전자 파일 저장을 완료할 수 있으며, 다른 수단을 사용하여 파일을 복제하고 저장할 수 있습니다. 관련 부서는 컴퓨터 단말기에 아카이빙해야 할 데이터만 입력하고 백그라운드를 통해 파일 관리 단말기로 전송할 수 있어, 관리자는 컴퓨터에 설치된 관리 시스템을 이용하여 데이터 보관을 완료할 수 있어 근무 시간을 단축하고, 조작이 간편하며, 작업 품질을 향상시킬 수 있다.
(c) 쿼리 효율성을 향상시킵니다. 현재 사회경제가 급속히 발전하고 있는 상황에서 대량의 파일 자원이 생겨났는데, 만약 수동으로 파일 자원에 대한 조회를 완료하는 데 시간이 많이 걸리고 번거롭다. 디지털 파일 관리를 구현한 후 조회자는 지정된 페이지에서 키워드를 검색하기만 하면 필요한 정보를 얻을 수 있어 질의 효율성이 향상됩니다. 직원들도 서류자원 정리 분류 등 기초적인 업무에 많은 시간을 할애할 것이다. (d) 종이 파일 원본의 보호를 강화하다. 종이 파일을 디지털화한 후 원본을 잘 보관할 수 있으며, 작업 중인 파일의 활용은 원본 대신 디지털 복사본을 통해 완벽하게 이루어질 수 있으므로 원본 파일의 손상을 방지하거나 줄여 원본의 보존 시간을 효과적으로 연장할 수 있습니다. 특히 역사가 오래된 귀중한 자료들은 디지털화 처리가 이뤄지면 더 잘 보존될 것이다. < P > 둘째, 파일 디지털화 관리의 부족 < P > (1) 파일 디지털화 관리는 어느 정도 위험성이 있다. 정보기술이 나날이 보급되는 오늘날, 사이버 정보 보안 문제가 두드러지고 있으며, 컴퓨터 바이러스와 해커의 불법 침입 등은 모두 컴퓨터 시스템의 아카이브 정보에 큰 위협이 되고 있으며, 아카이브 기밀 관리의 난이도가 높아지고 있다. 또한 일부 파일은 전자 파일로 변환할 때 주로 전자 인코딩 기술을 사용하여 파일을 편집합니다. 전자 인코딩 기술은 응용할 때 어느 정도 단점이 있습니다. 원본 인증서 내용을 수정해도 아무런 흔적도 남지 않을 경우 관련 관리자가 제때에 발견하기 어렵습니다. 따라서' 기록법' 위반 행위는 경계해야 한다.
(b) 전자 문서 파일 저장은 캐리어의 제약을 받습니다. 전자 파일은 하드웨어 및 소프트웨어 장비에 대한 의존도가 상당히 강하며 컴퓨터 저장 장치 용량은 크지만 기하급수적으로 발전하는 전자 파일에도 한계가 있을 때 컴퓨터 응용 소프트웨어 업데이트가 상당히 빨라 초기에 형성된 많은 파일은 새로운 하드웨어 및 소프트웨어 환경에서 읽을 수 없습니다. 같은 기간의 전자 파일에도 소프트웨어 비호환성 문제가 있을 수 있는데, 이러한 문제들은 모두 전자 파일의 안전, 장기 또는 영구 관리에 불리하다.
(c) 디지털 파일의 법적 효력. 서류는 원래의 기억으로, 증빙작용과 법적 효과를 가지고 있다. 그러나 디지털 파일은 그 내용이 쉽게 수정되고 내용과 전달체가 쉽게 분리되기 때문에 진실성에' 신뢰 위기' 가 존재한다. 따라서 디지털 파일은 법률 앞에서 합법적이고 강력한 증거가 되기가 어렵다는 것을 두드러지게 보여 준다. (윌리엄 셰익스피어, 윈스턴, 디지털, 디지털, 디지털, 디지털, 디지털, 디지털, 디지털)
(d) 직원의 비즈니스 품질을 향상시켜야합니다. 파일 디지털화 및 디지털 파일 정보 관리는 컴퓨터 하드웨어와 소프트웨어 및 스캔, 저장, 디지털 이미지 처리 등 다양한 현대화 기술을 사용하여 파일 관리 업무 수준을 향상시킬 수 있기 때문에 현대 컴퓨터 기술을 아는 사람만이 일을 할 수 있는 것은 아닙니다. 오직 다재다능한 복합적인 인재만이 감당할 수 있다. 따라서 파일 디지털화와 디지털 파일 관리자 양성을 중시해야 한다. 결론적으로, 컴퓨터 네트워크 기술이 끊임없이 발전하는 21 세기에 아카이브 디지털화 관리는 아카이브 사업 발전의 필연적인 추세이다. 현대 정보기술은 반드시 수동 파일 관리에서 자동화 관리에 이르는 변혁을 실현하여 관리 업무 효율을 높이고 노동 강도를 줄이며 파일 전송을 가속화할 것이다. 파일 관리자로서 파일 디지털화 관리의 장단점을 정확히 따져보고, 시대의 발전에 발맞춰 과학 파일 관리의 새로운 아이디어, 새로운 방법을 모색하고, 파일 정보화 관리를 규범화하고, 파일 정보 데이터 자원의 활용 가치를 발휘해야 파일 작업의 서비스 효율을 강조할 수 있다.