파일 관리 시스템의 주요 기능: 파일 파이프라인 수집 기능을 통해 여러 클라이언트가 동시에 여러 파일을 스캔하여 운영 역할에 따라 분업 및 권한 관리를 수행할 수 있습니다. 다음은 내가 너를 위해 전자파일 시스템의 기능을 정리해 주었는데, 너에게 도움이 되었으면 좋겠다!
1, 파일 형식 관리:
파일의 관리 유형과 구조는 자유롭게 정의할 수 있으며 국가 표준에 부합한다.
2. 파일 속성 관리:
속성은 시스템 표준 속성과 사용자 정의 추가 속성으로 나뉘며, 분류 상속할 수 있으며, 자유 일치 목록 표시 속성은 물리적 파일, 사진 파일 등 다양한 유형의 파일에 대한 고객의 속성 관리 요구 사항에 맞게 조정할 수 있습니다.
3. 파일 정보 수집:
속성 생성, 스캔 생성, 웹 페이지 생성, 대량 생성 등 다양한 파일 입력 기능을 제공합니다. Excel 테이블 가져오기를 지원하여 제목, 파일 번호, 일련 번호 등의 해당 정보를 기준으로 파일, 볼륨 내 카탈로그, 디지털 파일을 대량으로 업로드하는 기능을 제공합니다.
4. 파일 편집 기능:
파일 입력, 종이 스캔 파일 가져오기, 전자 파일 가져오기, 대량 입력, 대량 수정, 복합 파일 양식 인쇄 등의 파일 아카이빙 및 편집 기능 , 단일 인터페이스에서 파일에서 파일로 전체 프로세스를 수행할 수 있습니다.
사용자마다 부여된 권한에 따라 서로 다른 파일 관리 범주에서 정리 작업을 할 수 있고, 파일 편집 기능을 사용하여 중앙 집중식으로 정리할 수 있으며, 관리 요구에 따라 혼합 모드를 사용하여 아카이브를 정리할 수도 있어 파일 관리자의 생산성과 관리 유연성이 크게 향상됩니다.
5. 권한 관리:
서로 다른 관리 객체 (예: 서로 다른 전자 파일) 에 따라 서로 다른 권한 제어를 사용하여 사용 권한 및 액세스 비밀 권한에 대한 2D 권한 관리를 제공할 수 있습니다.
6, 번호 관리:
파일 등록은 아카이브 번호, 통계 파일 수 및 페이지 수를 자동으로 생성하여 파일 아카이브를 완료합니다.
7. 문서 대출 신청:
항목을 읽을 수 있는 권한만 있지만 정보 내용을 확인해야 하는 경우 해당 정보 관리자에게 전자 문서 대출을 요청할 수 있습니다.
8, 파일 활용 통계:
권한이 있는 사용자는 언제든지 사용자 정의 이벤트, 대출자 및 문서 사용, 사용 상세내역, 사용 순위 등 다양한 범위의 정보를 집계할 수 있습니다. 문서의 활용을 파악할 수 있을 뿐만 아니라 문서의 사용도 집계할 수 있다.
9, 파일 검색:
키워드별 검색, 제한된 속성의 조합별 검색 및 전체 텍스트 검색
10, 만료된 파일 관리:
국가 법규와 업계 규칙에 따르면 서류는 보관 기간이 있어 보관 기간을 초과하는 서류실체는 폐기할 수 있다. 전자 파일의 경우 저장 기간이 지나면 로그아웃하거나 삭제할 수 있지만 저장 공간이 허용되는 경우 로그아웃하거나 전송하는 것이 좋습니다.
전자 파일 스토리지 관리 시스템
제 1 장 일반 원칙
제 1 조 전자파일의 저장관리를 강화하고 전자파일의 안전한 보관을 보장하기 위해' 중화인민공화국기록법',' 전자기록보관관리규범 [GB/T 18894-2002]',' 충칭시' 중화인민공화국문건 실시
제 2 조 본 제도는' 충칭시 전자파일 관리 기술 표준' 을 참고하여 집행한다.
제 3 조이 제도는 전자 문서의 신뢰성, 무결성 및 유효성을 유지하여 전자 문서의 안전성과 가용성을 보장합니다.
제 4 조 기본 용어의 해석
(a) 전자 문서는 법인, 기타 조직 및 개인이 공무 활동에서 형성한 디지털 형태 기록을 가리킨다. 컴퓨터 조작, 전송, 저장 및 활용으로 디지털 (비트) 형식으로 입력 출력을 인코딩하고 디코딩하는 파일입니다.
(2) 전자문서란 컴퓨터 기술을 이용하여 형성되어 보존과 이용가치가 있는 것으로 검증되고 전자파일 저장 관리의 관련 규정에 따라 가공과 보관을 하는 전자문서를 말한다.
제 2 장 전자 파일 저장
제 5 조 전자 파일은 컴퓨터 시스템에 대한 의존성, 비인적 직독성, 복사 전송의 고충실도, 정보와 전달체의 분리성, 정보 내용의 수정성, 전달체의 불안정성 등의 특징을 가지고 있다. 또한 전자 파일 유형에 따라 기술적 특성이 다르기 때문에 저장 수단과 정보 기록을 저장하는 표준과 알고리즘도 다르므로 전자 파일 저장은 전자 파일의 특성에 따라 원본, 신뢰성 및 무결성을 보장하기 위한 조치를 취해야 합니다.
(a) 워드 프로세싱 문서
1, TXT 문서는 직접 전자 파일로 저장할 수 있습니다.
2.XML 문서는 전자 파일로 직접 저장할 수 있습니다.
3. 다른 유형의 문서의 경우 XML 또는 TXT 포맷으로 변환할 수 없는 경우 원래 포맷으로 저장하고 관련 소프트웨어와 컴퓨터 시스템 정보를 함께 저장해야 합니다.
(2) 이미지 파일
1 및 TIFF 형식의 그림은 특수 압축 매개변수를 설명하는 전자 파일로 직접 저장할 수 있습니다.
2.JPEG 형식의 그림은 특수 압축 매개변수를 설명하는 전자 파일로 직접 저장할 수 있습니다.
3. 다른 형식의 그림은 위의 두 형식 중 하나로 변환되어야 하며 특수 압축 매개변수를 설명해야 합니다.
4. 변환할 수 없는 그림은 원래 형식으로 저장해야 하며 관련 소프트웨어와 컴퓨터 시스템 정보를 함께 저장해야 합니다.
5. 스캐너에서 얻은 영상 전자 파일의 광학 해상도, 일반 종이 파일은 200dpi 이상이고 사진 파일은 600dpi 이상이다.
6. 마이크로필름 스캐너가 획득한 전자 파일 해상도, 16mm 필름은 200 dpi 이상, 35mm 필름은 600dpi 이상.
(3) 도면 파일
1. 도면 파일 저장 요구 사항은 이미지 파일 저장 요구 사항을 참조하십시오.
2. 저장할 때 장치 의존성, 수정 가능성 등에 주의해야 하며 관련 소프트웨어와 각종 데이터 정보를 함께 저장해야 합니다.
(4) 이미지 파일
1, MPEG 형식, 비트율이 4Mb/S 이상인 이미지 파일은 직접 전자 파일로 저장할 수 있습니다.
2. 형식으로 변환할 수 없는 이미지 파일은 원래 형식으로 저장해야 하며 관련 소프트웨어, 압축 알고리즘 및 컴퓨터 시스템 정보를 함께 저장해야 합니다.
(5) 사운드 파일
1, WAV 형식 사운드 파일을 직접 전자 파일로 저장할 수 있습니다.
2.MP3 형식의 사운드 파일은 전자 파일로 직접 저장할 수 있습니다.
3. 변환할 수 없는 오디오 파일은 원래 형식으로 저장해야 하며 관련 소프트웨어와 컴퓨터 시스템 정보는 함께 저장해야 합니다.
(6) 멀티미디어 문서
1. 멀티미디어 파일에는 다양한 형태의 정보가 포함되어 있으며, 완전한 정보를 가진 멀티미디어 파일은 전자 파일로 직접 저장할 수 있습니다.
2. 멀티미디어 파일은 컴퓨터의 하드웨어 및 소프트웨어 정보 및 관련 매개 변수에 따라 함께 저장해야 합니다.
(7) 데이터베이스 문서
1, DBF 형식의 데이터베이스 파일을 직접 전자 파일로 저장할 수 있습니다.
2. 형식으로 변환할 수 없는 데이터베이스 파일은 원래 형식으로 저장해야 하며 관련 소프트웨어와 컴퓨터 시스템 정보는 함께 저장해야 합니다.
(8) 하이퍼텍스트 문서
1. 하이퍼텍스트 파일에는 대량의 정보가 포함되어 있으므로 저장할 때 데이터 무결성에 주의해야 합니다.
2. 정보가 완전한 하이퍼텍스트 파일은 직접 전자파일로 저장할 수 있습니다.
3. 하이퍼텍스트 파일이 의존하는 컴퓨터 소프트웨어와 하드웨어 정보는 함께 저장해야 합니다.
(9) 컴퓨터 프로그램
1. 컴퓨터 프로그램은 전자 파일로 직접 저장할 수 있습니다.
2, 컴퓨터 프로그램이 의존하는 소프트웨어 및 하드웨어 플랫폼 설명은 함께 저장해야 합니다.
(10) 데이터 파일
1. 데이터 파일은 위의 유형을 포함하여 여러 가지 유형이 있습니다. 구체적인 유형은 위의 보관 방법을 참고하세요.
데이터 파일은 데이터 소스를 설명하고 함께 저장해야 합니다.
제 6 조 전자 파일의 설명 문서는 TXT 파일을 채택해야 한다.
제 7 조 하드웨어 및 소프트웨어 플랫폼을 준수할 경우 전자 파일이 컴퓨터에 의해 정상적으로 인식되고 작동하며 정확하게 출력되도록 해야 합니다.
제 8 조 전자 파일에 관련된 암호, 키 및 권한 관리 지침은 전자 파일과 함께 저장해야 합니다.
제 9 조는 종이 문서와 같은 내용의 전자 문서를 보관할 때 종이 문서와 정확하고 신뢰할 수 있는 로고 관계를 구축해야 한다.
제 10 조 스캐너, 비디오 압축 카드 등을 통해 얻은 전자 파일은 비표준 알고리즘을 사용하며 관련 소프트웨어는 함께 저장해야 합니다.
제 11 조 컴퓨터 시스템 운영 및 정보 처리 과정에서 설계된 다양한 매개 변수 및 관리 데이터는 전자 파일과 함께 저장해야 합니다.
제 12 조 전자 서류는 내구성이 강한 운반체, 한 양식에 세 부, 한 부 보존 (A), 한 부 준비 (B), 한 부 오프사이트에 보관 (C) 해야 한다. 암호화된 전자 파일의 경우 암호 해독 후 위의 작업을 완료해야 합니다.
제 13 조 동등한 조건 하에서, 전자 파일 저장 전달체의 선택은 신뢰성과 선진성을 우선적으로 고려해야 한다. 이 표준에서 권장하는 스토리지 캐리어는 광 디스크, 테이프 등입니다. 플로피 디스크를 전자 파일의 장기 저장 수단으로 사용하는 것은 금지되어 있습니다.
제 14 조 네트워크 환경의 안정적이고 신뢰할 수있는 단위에 대한 구체적인 요구 사항:
1, 전자 파일은 지정된 컴퓨터 서버에 저장해야 하며 서버는 두 컴퓨터 간의 디스크 미러링, 내결함성 등의 백업 조치를 취해야 합니다.
2, 내부 LAN 은 신뢰할 수있는 보안 조치 및 관리 시스템을 가져야하며, 시스템 장비 업데이트시 엄격한 데이터 변환 방법을 개발하여 데이터가 정확하고 새로운 시스템에서 실행될 수 있도록해야합니다.
제 15 조 전자 파일의 저장 요구 사항은 종이 파일의 일반 요구 사항 외에 다음 조건을 충족해야 합니다.
1, 스토리지 캐리어는 쓰기 보호되어야 합니다. 녹음 코팅을 문지르거나 긁거나 만지지 마십시오. 운반체는 먼지와 변형을 방지하고 직사광선을 피하기 위해 똑바로 보관해야 한다.
2. 주변 온도 선택 범위는17-20 C 이고 상대 습도 선택 범위는 35%-45% 입니다.
강한 자기장, 유해 가스 및 열원에서 보관하십시오.
제 16 조 전자 파일은 바이러스 및 기타 컴퓨터를 위험에 빠뜨리는 숨겨진 위험 검사를 수행해야 하며, 숨겨진 위험을 제거할 수 없는 전자 파일은 저장할 수 없습니다.
제 17 조 전자문서를 저장하는 시디는 박스에 보관해야 하고, A 세트와 B 세트의 전자서류는 따로 보관해야 한다.
제 18 조 전자 파일의 유효성 보증:
(1) 컴퓨터 기술 및 장치가 업데이트되면서 스토리지 캐리어 또는 전자 파일 데이터에 호환성 문제가 발생합니다.
1. 스토리지 캐리어에 호환성 문제가 있을 경우 복제를 위해 정교하고 신뢰할 수 있는 스토리지 캐리어로 교체해야 합니다.
2. 전자파일의 데이터에 호환성 문제가 있을 경우 전자파일을 업그레이드, 변환 및 복제해야 합니다.
3. 복제된 오래된 저장 전달체는 최소 4 년 동안 보관해야 합니다.
(2) CD 를 구울 때 한 번의 디스크 레코딩을 사용하며 멀티세션 레코딩은 허용되지 않습니다. 권장 레코딩 소프트웨어는 NERO BURNING6 과 WINONCD6 이상입니다.
(3) 2 년마다 자성 전달체의 유효성과 안전성을 검사하고, 4 년마다 디스크의 유효성과 안전성을 검사하며, 저장 전달체의 수명, 저장 전달체의 호환성, 전자 파일의 호환성 등을 점검한다. , 샘플링 속도는 30% 이상이며, 적시에 문제를 수정합니다.
(4) 테이프에 저장된 전자 파일은 일 년에 한 번 되감아 5 년마다 넘겨야 한다.
(e) 검사, 복사, 변환 등. 등록해야 합니다.
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