미국에서 4년간 진행된 연구에서 상장 상장 기업 437개 기업의 성과 관리 시스템과 재무 결과를 분석한 결과, 공식적으로 성과 관리 시스템을 사용하는 기업의 재무 성과가 훨씬 더 나은 것으로 나타났습니다. 공식적인 성과 관리 시스템을 구현하지 않은 회사는 이를 구현하지 않은 회사보다 더 나은 결과를 얻었습니다.
최근 몇 년 동안 중국 기업에서 성과 관리가 널리 논의되고 적용되는 것은 바로 이러한 실질적인 역할 때문입니다. 그러나 성과관리의 실행효과는 대부분 미흡하거나, 중도에 폐기되거나, 형식화되기도 하며, 심지어 조직 자체의 안정성을 훼손하는 경우도 있어 역효과를 낳기도 합니다.
이런 관점에서 저자는 구체적인 사례를 바탕으로 효과적인 성과관리 정보시스템을 구축하는 방법에 대한 자신만의 견해를 제시하고, 기업이 성과관리 시스템을 구축할 때 흔히 저지르는 실수를 지적한다.
정보 시스템과 프로세스 간의 균형 깨기
기업 성과 관리는 효과적인 프로세스 관리와 보조 시스템에 달려 있습니다. 이를 위해 해당 프로세스는 합리적이고 비용 효율적이며 유연하고 투명해야 합니다. 또한 프로세스와 관련된 기술 프로세스는 비즈니스 프로세스를 지원할 뿐만 아니라 운영 효율성도 향상해야 합니다. 기업이 성과관리 계획을 설계하고 실행할 때 가장 중요한 것은 관리자가 기업의 업무 프로세스와 정보 시스템을 파악하는 것뿐만 아니라, 더 중요하게는 둘 사이의 관계에 대한 깊은 이해를 가지고 있어야 한다는 것입니다.
기업의 성과 관리(BPM) 프로세스는 일련의 기능으로 설명할 수 있습니다. 일반적으로 기업의 성과관리는 전략적 목표와 연계되어 있으며, 성과관리를 통해 직원들에게 효과적으로 동기를 부여하여 경영목표의 실현을 촉진하고자 합니다. 기업의 실제 경영에 있어서 측정할 수 없으면 관리할 수도 없습니다. 효과적인 성과관리를 위해서는 먼저 측정할 수 있는 지표를 설계해야 합니다. 기업의 장기 전략 목표는 일반적으로 특별한 목표 조합과 핵심 통제 지표로 설명됩니다. 이러한 핵심지표는 조직구조 설계를 통해 기업의 경영운영에 반영될 수 있으며, 기업의 인센티브 시스템과 연계되어야 합니다.
그러나 성과 관리는 말처럼 쉽지 않은 경우가 많습니다. 많은 기업의 성과 관리는 처음부터 실패할 수밖에 없습니다. 그들은 성과 관리 정보 시스템만 구축하면 안심할 수 있다고 잘못 생각하고 있습니다. 실제로 단일 시스템만으로는 변화를 가져올 수 없습니다. 복잡한 성과관리 정보시스템 자체가 기업에게는 어려운 과제입니다. 기업이 성과관리를 성과관리 정보시스템과 동일시하면 아무리 좋은 BPM 맵이라도 제대로 작동하지 않게 됩니다. 기업이 현재 프로세스를 명확하게 이해할 수 없다면 성과 관리 정보 시스템이 새로운 프로세스를 지원하고 촉진할 것이라고 기대하는 것은 물론 미래 프로세스를 설계하는 것도 불가능할 것입니다.
기존 프로세스 문서화
기존 프로세스를 구성하는 것은 일반적으로 지루한 작업이며 아마도 이것이 기업에서 이를 심각하게 받아들이지 않는 이유 중 하나일 것입니다. 그러나 Sarbanes-Oxley Act(Sarbanes-Oxley, 2002년에 제정됨)로 인해 조직은 문서화된 재무 정책 및 절차를 사용하여 감사 가능성을 높이고 재무 보고서를 보다 신속하게 생성하도록 요구하는 미국의 반상업적 사기 행위입니다.) 섹션 404는 2004년 중반에 발효되면서 많은 기업들이 기존 운영 흐름도를 다시 검토하고 새로운 시각을 갖게 되었습니다.
문제는 이러한 프로세스를 정확하게 분석할 수 없다는 점입니다. 많은 회사에서 관리 프로세스를 문서화했지만 이 프로세스로 인해 회사의 현재 문서 프로세스에 대해 재무 전문가가 다른 견해를 갖게 될 것입니다. 이는 종종 외부 세계가 요구하는 것과 실제로 존재하는 것 사이의 불일치로 이어집니다. 일부 다이어그램은 일부 중요한 프로그램, 시스템 또는 기타 특수 상황을 무시합니다. 이러한 다이어그램에 의존하면 필연적으로 BPM 프로젝트 진행이 지연되거나 시스템 결함이 발생하거나 심지어 두 가지가 모두 발생할 수 있습니다.
물론 기업의 경우 일반적으로 기존 프로세스를 완전히 부정하지는 않지만 이상적인 상황을 달성하기 위해 새로운 프로세스를 설계합니다.
이는 종종 자신을 "성과 관리 솔루션" 제공자로 묘사하는 BPM 제품 제공업체의 사례에서도 반영될 수 있습니다. 이러한 솔루션이 올바르게 설계되고 잘 구현된다면 기업에 엄청난 가치를 가져다줄 것입니다. 그러나 기업은 어떤 BPM 시스템도 만능이 아니라는 점을 이해해야 합니다. 기업은 자신의 프로세스에 대한 명확한 이해를 바탕으로 실제 요구 사항을 발견해야 합니다. 자신의 프로세스를 명확히 이해하지 못하고 맹목적으로 BPM 시스템을 추구한다면, 기존 시스템에 재앙을 가져올 뿐만 아니라 새로운 시스템 설계에 중대한 결함을 초래하여 결국 회사가 시스템을 선택하게 되는 결과를 낳게 됩니다. 그것은 그 자체로는 적합하지 않거나 막대한 돈을 지출하고 있습니다. 그냥 적합한 시스템을 구입했습니다.
원래 프로세스의 중요성은 BPM과 관련된 특정 프로세스, 즉 기업 재무 보고 프로세스, 즉 기업 재무 정보 및 기타 운영 정보의 수집, 보고 및 분석 프로세스에서 볼 수 있습니다. 이 프로세스는 데이터의 원본 소스 기록, 데이터 분류, 데이터 ETL(예: 데이터 추출, 변환, 저장 및 적용) 등 몇 가지 중요한 데이터 흐름으로 구성됩니다. 위의 프로세스가 달성되지 않으면 새로운 시스템이 지나치게 단순화될 위험에 직면하게 됩니다. 또한 일시적인 일회성 정보 요구와 조정 노력이 프로세스 맵에 통합되어야 합니다.
대상 프로세스를 결정하는 방법
기존 프로세스에 대한 올바른 이해 없이 새로운 프로세스를 설계하는 것은 어렵습니다. 마치 자신이 어디에 있는지 모르면 왜 거기에 와 있는지도 모르는 것과 같습니다. 게다가 기술 솔루션 비용, 컨설팅 서비스 비용, 내부 노력 비용 등 기존 프로세스의 비용 출처를 모르면 프로세스 리엔지니어링 및 통합에 대한 투자 수익을 정확하게 추정하는 것이 불가능합니다.
목표 프로세스를 결정하려면 먼저 기술이 어떻게 새로운 프로세스를 더욱 효과적으로 만들 수 있는지 이해해야 합니다. 요즘에는 많은 BPM 소프트웨어와 툴킷을 매우 쉽게 구할 수 있습니다. 그러나 어떤 종류의 프로세스와 기술이 사용되는지는 소프트웨어가 기존 프로세스와 회사의 원래 관련 인프라를 효과적으로 통합할 수 있는지 여부에 따라 달라집니다. BPM 관련 시스템과 데이터 보안 및 신뢰성이 고려되어야 합니다.
다시 재무보고 시스템을 예로 들면, 사베인즈-옥슬리법은 기업의 재무주기 기간을 규정합니다. 그러나 군사 격언에 따르면 "자신의 기대와 능력을 동일시하는 것은 매우 위험합니다." 회사가 데이터 프로세스를 조정하기 위해 수작업을 사용하거나 회사의 인프라 및 구조가 높은 수준의 중앙 집중식 데이터 처리를 지원하지 않는 경우 회사가 네트워크를 통해 재무주기를 단축하는 것은 매우 어려울 것입니다.
BPM 시스템 설계
목표 프로세스를 결정한 후 새로운 성과관리 시스템을 어떻게 선택하고 설계해야 할까요? 물론 기업은 기존 프로세스와 시스템 간의 균형을 깨야 합니다. 물론 효과적인 성과 관리는 주로 프로세스에 관한 것이지만, 시스템을 지원하는 새로운 프로세스를 설계하기 위해 새로운 기술을 적용하면 이전의 모든 성공이 깨져야 합니다.
보통 새로운 시스템을 설계하기 위해 어떤 시스템과 기술을 선택하는 것은 자신이 직면한 어려움에서부터 시작되어야 합니다. 예를 들어 프로세스 자체에 문제가 있는 경우 문제가 있는 위치와 거기에 존재하는 이유를 찾아야 합니다. 문제가 시스템과 관련된 경우 새로운 시스템으로 변경하면 문제가 쉽게 해결될 것이라고 생각하지 마십시오. 새로운 프로세스는 특별한 요구 사항을 충족하고 프로세스와 잘 일치하는 경우에만 효과적인 역할을 할 것입니다. 시스템과 프로세스가 제대로 통합되지 않으면 문제가 더욱 악화될 뿐입니다. 기업은 문제의 증상만 볼 수 있는 것이 아니라 문제의 근본 원인을 찾아내야 합니다.
앞서 언급한 재무보고 관리 시스템으로 돌아가서 새로운 솔루션을 채택하더라도 너무 긴 재무주기 문제는 해결되지 않을 수 있습니다. 대신, 고도로 중앙화된 금융 시스템을 다중 보고 시스템으로 교체함으로써 기업의 재무 주기가 단축될 수 있으며, 이 시점에서 기업은 실제 원인을 무시하고 시스템의 문제에 대해 불평하게 될 것입니다. 실제 이유는 정보가 중앙 처리 장치에 도달한 후의 프로세스가 아닌 운영 프로세스에 있을 수도 있고, 재무 관리자가 기업의 정보 관리 시스템을 최대한 활용하지 않고 자체 부서의 시스템만 사용하는 것일 수도 있습니다.
이 두 가지 문제는 새로운 성과 관리 도구나 관리 소프트웨어를 사용하여 해결될 가능성이 없습니다.
성과 관리 솔루션은 최근 몇 년간 큰 성공을 거두었습니다. 많은 솔루션 제공업체도 Hyperion Solutions 및 Congnos와 같은 회사에서 다양한 BPM 시스템의 요구 사항을 충족하기 위해 제품 라인을 크게 확장했습니다. 그러나 기업의 경우 전략이 프로세스를 결정하고 실제 프로세스에 따라 필요한 시스템이 결정됩니다. BPM 시스템에 투자할 때 가장 중요한 것은 기존 프로세스를 이해하고 얻을 수 있는 기술과 솔루션의 장점과 단점을 아는 것입니다.
성공적인 성과관리 시스템의 의의는 회사의 모든 직원이 회사가 기대하는 목표와 업무 기준을 달성할 수 있도록 하는 것입니다. 성과가 좋은 직원의 경우 더 나은 성과를 추구하거나 현재 성과를 유지할 수 있도록 더 많은 개발 여지를 제공하고, 성과가 기대 수준에 미치지 못하는 직원의 경우 감독자는 직원과 인터뷰하여 계획과 조치를 개선합니다. 직원들이 가능한 한 빨리 표준 성과를 달성할 수 있도록 지원합니다. 성공적인 성과관리 정보시스템은 기업의 성과를 향상시키기 위한 전제조건입니다.