기록 보관소 관리 시스템
1 범위
이 표준은 기록 보관소 관리의 책임, 업무 내용 및 요구 사항을 명시합니다.
이 표준은 이 표준과 관련된 모든 직급 및 유형의 모든 직원을 포함하여 회사 내 파일 관리에 적용됩니다.
2가지 책임
2.1 관리부는 기업 기록 보관소 관리 부서로, 기업 차원의 기록 보관소 관리를 담당하고, 기업의 다양한 부서에서 기록 보관소 관리 업무의 발전을 지도합니다.
2.2 각 부서에서는 부서 파일 관리를 담당할 전담자를 부서의 비상근 파일 관리자로 지정합니다.
판매 계약 관리 시스템
1 범위
이 표준은 계약의 서명, 검토 및 승인, 주요 경제 계약의 서명, 승인 및 이행, 변경, 취소 등
이 기준은 회사의 외부 판매 계약에 적용됩니다.
2 규범적 참조 문서
다음 문서의 조항은 이 표준의 참조를 통해 이 표준의 조항이 됩니다. 날짜가 있는 참조 문서의 경우 모든 후속 수정 사항(정오표 제외)이 이 표준에 적용되지 않습니다. 그러나 이 표준을 기반으로 한 계약 당사자는 이 문서의 최신 버전을 사용할 수 있는지 검토하는 것이 좋습니다. 날짜가 없는 참조 문서의 경우 최신 버전이 이 표준에 적용됩니다.
"중화인민공화국 계약법"
3 계약 관리 부서 및 책임
3.1 회사 총책임자는 계약 승인에 대한 책임이 있습니다. 회사의 판매 계약.
3.2 총책임자는 회사의 판매 계약을 관리할 책임이 있습니다.
3.2.1 참여합니다. 필요에 따라 주요 판매 계약 협상
p>
3.2.2 판매 계약의 통합 텍스트 인쇄, 발행 및 관리를 담당합니다.
3.2. 3 영업부서가 제출한 계약의 적법성, 타당성, 편의성 검토에 참여하고, 검토의견을 법정대리인에게 제출
3.2.4 계약분쟁 해결에 참여
p>
3.2.5 계약서 파일 관리 점검
3.2.6 계약 이행을 감독 및 점검하고, 이행 과정에서 발생하는 주요 사항을 분석하고 의견을 제시합니다.
3.2.6 p>
3.2.7 이 시스템의 감독 및 구현을 담당합니다.
3.3 계약 처리 부서의 주요 책임:
3.3.1 계약 상대방의 신용 상태, 이행 능력 등을 조사하고 해당 정보를 제공하는 역할을 담당합니다.
3.3.2 계약 협상 및 초안 작성에 대한 구체적인 책임을 집니다.
3.3.3 규정된 절차에 따라 계약 승인 절차를 엄격히 완료합니다.
3.3.4 계약 이행 및 이행 중에 발생하는 문제의 시기적절한 해결을 담당하는 사람입니다. 계약 변경, 해지 등 중대한 사항이 발생한 경우 본부장(또는 법정대리인)에게 보고하여 검토 및 승인을 받아야 하며,
3.3.5 원 계약서를 인계할 책임이 있으며, 회사 영업사원에게 관련 정보
4 계약 승인
4.1 승인 시스템은 판매 계약을 체결할 때 구현될 수 있습니다. 계약은 법정대표자가 서명할 수도 있고, 기업의 법정대표자가 서면으로 위임한 판매원이 서명할 수도 있다.
4.2 회사의 법정대리인을 대리하여 계약을 체결할 경우, 서명인은 회사의 법정대리인이 서명하고 회사 직인이 날인된 '법정대리인 위임장'을 소지하고, 계약서에 서명해야 합니다. 승인 범위 내에서 계약을 체결합니다. "법정대리인 위임장"은 하나의 사물(계약)에 대해 하나의 위임장을 채택하며, 계약이 이행되면 위탁사항은 종료됩니다.
4.3 본부장은 위임장을 관리하고, 법정대리인이나 담당자의 결정에 따라 위임장 발급을 처리합니다.
4.4 대리인은 자신의 직무를 충실히 수행하고 단위의 정당한 권익을 보호하며 단위에 대해 책임을 지며 법정대리인에 대해 책임을 져야 합니다.
4.5 대리인이 회사의 정당한 권익을 훼손하는 행위를 하거나 더 이상 대리인 역할을 수행하기에 적합하지 않은 행위를 한 경우, 회사는 언제든지 대리인 관계를 종료할 권리가 있습니다. 대리 관계가 종료되는 경우 법정대리인이 결정을 내리며, 위임장 철회에 대한 책임은 총지배인에게 있습니다.
5 계약 체결, 검토 및 승인
5.1 판매 계약을 체결하기 전에 상대방의 대상 자격, 신용도 및 계약 이행 능력에 대한 조사를 수행해야 합니다. 독립적으로 민사 책임을 질 수 없는 조직이나 단위의 계약 이행 능력에 명백히 부합하지 않는 자와 비교되어서는 안 됩니다.
5.2 매매계약을 체결할 때에는 즉시 대금 지급, 2차 물품 통관 등 간단한 사항을 제외하고 서면으로 이루어져야 합니다. “서면양식”이라 함은 계약서, 보충약정서, 공문, 데이터 메시지(전보, 팩스, 이메일 등 포함)를 말하며, 긴급상황이나 조건부 제한이 없는 한 회사는 일반적으로 회사가 인쇄한 텍스트 계약서를 사용합니다. 회사.
5.3 당사자의 성명 및 주소, 계약서명, 서명, 직인 및 상대방이 제공한 신용정보에 기재된 당사자의 성명 및 주소가 일치해야 합니다.
5.4 매매계약의 대상은 독특하고 정확해야 하며, 계약서에는 사양, 모델, 상표, 원산지, 등급 등이 구체적으로 명시되어 있어야 합니다.
5.5 계약은 국가 표준 측정 단위를 채택해야 하며, 일반적으로 대상 품목의 수량에 대해 합의해야 합니다. 영구 유통 계약에서 정확한 수량을 합의할 수 없는 경우에는 수량을 결정하는 방법이 있습니다. 수량(이메일, 팩스, 배송 메모, 송장 등)에 대해 합의해야 합니다.
5.6 품질에 대한 국가 표준, 부서별 산업 표준 또는 기업 표준이 있는 경우 지표로 설명할 수 있는 기타 제품에 대해 채택된 표준의 코드명이 합의되어야 하며 주요 지표 요구 사항은 다음과 같습니다. 합의되어야 합니다(이미 표준에 포함된 경우는 제외). 지불이 샘플을 기반으로 하는 경우 샘플 생산 방법과 샘플 보관 위치가 합의되어야 합니다.
5.7 계약서에 가격이나 보수를 명시해야 하며 지급 방법은 이체 수표, 우편환(전신환, 환어음), 신용장, 현금 등을 명시해야 합니다. 가격 또는 보수 기간은 합의되어야 합니다. 특정 조건이 충족된 후 지불할 정확한 날짜 또는 합의된 일수.
5.8 이행 기간은 구체적이고 명확해야 합니다. 구체적인 시간을 합의할 수 없는 경우에는 이행 기간 방법을 계약서에 명시해야 합니다. 회사의 창고 또는 회사의 주소.
5.9 계약 상대방이 상대방에게 보증을 요구하거나 상대방에게 보증을 요구하는 경우 관련 절차는 "보증"의 요구 사항에 따라 처리되어야 합니다. 법률"은 특정 상황에 따라 결정됩니다.
5.10 계약서의 모든 단어는 배타적으로 해석되어야 하며, 모호성을 유발할 수 있는 단어와 일부 비법정 특수 단어는 계약서에서 설명되어야 합니다.
5.11 비즈니스 정보 및 기술 정보와 관련된 기술 계약 및 기타 계약은 기밀 유지 약속과 기밀 유지 약속 위반 시 계약 위반에 대한 책임을 규정해야 합니다.
5.12 이행 기간이 긴 주요 경제 계약은 계약 당사자 쌍방의 연락 체계를 규정해야 합니다.
5.13 '계약법'에 따르면 계약 위반에 대한 책임을 적절하게 규정할 수 있으며, 계약의 공정성에 유의해야 합니다.
5.14 분쟁을 해결하는 방법은 소송을 원칙으로 하며, 당사의 거주지를 관할구역으로 함에 동의합니다.
6 주요 경제 계약의 서명, 승인 및 이행
6.1 주요 경제 계약의 체결은 계약 수행 부서가 비즈니스 부서, 재무 부서, 생산부서, 기술품질부서가 계약협상팀을 구성하여 함께 연구 및 계약체결 협상에 참여합니다. 계약협상팀의 참여 없이 체결된 주요 계약의 경우, 발생하는 문제에 대한 책임은 계약담당부서에서 부담합니다.
6.2 계약을 체결하기 전에 계약 처리 부서는 상대방의 다음 상황을 사전 검토해야 합니다.
6.2.1 상대방의 자격 검토. 포함: 법에 따라 취득해야 하는 기업 이름, 성격, 주소, 사업 허가증, 사업 범위, 등록 자본금 및 행정 허가증.
6.2.2 상대방의 신용상태 및 이행능력을 검토합니다. 포함: 자산 및 부채, 기술 장비, 제품 품질, 비즈니스 평판 등
6.2.3 상대방 계약을 수행하는 인력의 자격 검토. 서명 대리인의 신원 증명 및 승인이 포함됩니다.
6.3 계약은 다음 절차에 따라 서명 및 승인되어야 합니다.
6.3.1 일반 계약의 경우 계약 처리 부서는 합의된 내용에 따라 경제 계약 텍스트 초안을 작성해야 합니다. 협의 후 본부장에게 제출합니다. 승인 후 해당 단위의 직인(또는 계약별 인감)을 날인합니다.
6.3.2 특히 주요 계약에 대해 연대 서명 시스템이 구현됩니다. 계약 처리 부서는 협상된 내용을 기반으로 계약 텍스트 초안을 작성하고 "Yiwu Meineng Pen Industry Co., Ltd. 계약 검토"를 작성해야 합니다. 및 연대서식”을 작성하여 해당 부서에 발송하여 연대 서명을 하도록 합니다. 모든 관련 부서는 2일 이내에 연대 서명을 완료하고 연대 서명 의견 및 계약문을 회사 총책임자에게 제출해야 합니다.
6.3.3 검토 및 수정 : 본부장은 계약문의 적법성 및 타당성에 대한 검토의견을 3일 이내에 제공하고, 관련부서의 의견과 함께 사업부서에 수정을 위해 제출한다. . 관련부서와 사업부서가 계약 내용을 검토하고, 내용에 이의가 있을 경우 총괄책임자가 조율하여 확정합니다.
6.3.4 최종 서명: 계약서 내용이 확정되고 부서된 후 계약 처리 부서는 이를 리더 또는 법적 대리인에게 보내 서명 및 승인을 받고 특별 계약 날인을 해야 합니다.
6.4 계약 수행, 검토 및 연대 서명 부서의 문제와 책임을 검토합니다.
6.4.1 계약 수행 부서는 계약의 비즈니스 및 기술 조건을 검토하고 다음에 대한 책임을 져야 합니다.
6.4.1 p>
6.4.2 재정 및 회계 부서는 계약 프로젝트가 국가, 상급 기관 및 단위의 계획과 충돌하는지 여부를 검토하고 책임을 집니다. 및 계약의 지불 조건
6.4.3 생산 부서 기술 및 품질 부서는 계약 프로젝트가 정책, 규정, 규칙 및 규정, 생산 기술을 준수하는지 여부를 검토하고 책임을 져야 합니다. 표준 및 안전 보호 표준.
6.4.4 총책임자는 계약의 적법성, 주요 조항의 완전성 여부, 문구의 정확성 및 표준화 여부를 검토하고 책임을 진다.
6.5 법률 및 행정 규정은 승인 및 등록 절차가 필요한 계약에 대해 계약이 체결된 후 법에 따라 적시에 처리해야 한다고 규정하고 있습니다.
6.6 정식 계약 체결 후 담당자 1부 외에 계약심사서를 포함한 계약심사서 사본 1부를 회사의 계약관리자(영업사원)에게 맡겨야 합니다. ) 기록용입니다.
7 계약 변경 및 해지
7.1 계약 이행 중 객관적인 사유로 인해 계약이 변경 또는 해지되어야 하는 경우, 양 당사자는 협의하여 새로운 합의에 도달해야 합니다. 서면 계약. 새 계약이 체결되기 전에는 원래 계약이 여전히 유효합니다. 당사자는 상대방으로부터 종료 또는 변경 통지를 받은 후, 정해진 기한 내에 서면으로 답변해야 합니다.
7.2 다음 중 하나에 해당하는 경우 당사자는 일방적으로 계약을 해지할 수 있습니다.
7.2.1 불가항력으로 인해 계약 목적을 달성할 수 없는 경우 >
7.2.2 이행 기간이 만료되기 전에 상대방이 주요 의무를 이행하지 않을 것임을 명시적으로 진술하거나 행동으로 보여주는 경우
7.2.3 상대방이 계약을 지연하는 경우 주요 의무를 이행하고 권고를 받은 후에도 합리적인 기간 내에 이행하지 않는 경우,
7.2.4 상대방의 채무 이행 지연 또는 기타 계약 위반으로 인해 계약 목적 달성이 불가능해지는 경우 ;
7.2.5 법률에 규정된 기타 상황.
7.3 계약 변경 또는 종료는 서면(서신, 전보 포함)으로 이루어져야 합니다.
7.4 계약 변경 또는 종료에 대한 동의서는 원래 승인 담당자에게 제출되어야 합니다. 계약 체결 절차에 따라 승인을 받습니다. 법률, 행정법규에 계약 변경에 대한 승인 및 등록 절차가 필요하다고 규정한 경우 법률에 따라 적시에 완료해야 합니다.
8 계약 이행
8.1 회사는 계약에 따라 의무를 완전히 이행하고 상대방이 언제든지 적시에 의무를 이행하도록 촉구해야 합니다.
8.2 매매계약 이행에 따라 상품을 배송하는 경우 상대방은 배송서류 2통에 서명해야 하며, 1통은 상대방이 보관하고, 배송확인증 사본 1통은 상대방에게 제출해야 합니다. 회사의 계약관리자(영업사원)에게 문의하시기 바랍니다. VAT 계산서를 상대방에게 전달할 때 상대방은 VAT 계산서 양도 양식에 서명해야 합니다.
8.3 계약 이행 과정에서 처리 담당자가 상대방이 다음 각 호의 상황에 해당함을 발견하고 이를 입증할 수 있는 확실한 증거가 있는 경우, 즉시 계약 이행을 중단하고 해당 계약의 총책임자에게 보고해야 합니다. 적시에 서면으로 회사에.
8.3.1 사업 상황의 심각한 악화
8.3.2 부채를 피하기 위해 재산을 양도하고 자금을 회수하는 행위
8.3.3 사업 평판의 상실
8.3.4 부채 이행 능력을 상실하거나 상실할 수 있는 기타 상황이 있습니다.
8.4 연간 판매 계약 이행 중에 취급 직원은 다음을 수행해야 합니다. 양 당사자의 청구 및 채무를 확인하기 위한 정기적인 화해
8.5 상대방이 합병(합병), 분할, 구조 조정 또는 기타 주요 사건을 겪는 경우 회사 또는 상대방의 계약 처리 담당자 변경된 경우 계약의 유효성과 청구 및 부채의 유효성을 확인하기 위해 적시에 계정을 조정해야 합니다.
9 계약 분쟁의 조정, 중재 및 소송
9.1 판매 계약 이행 과정에서 양 당사자 간에 분쟁이 발생하는 경우 먼저 평등한 협상을 통해 해결해야 합니다. 사실로부터 진실을 찾는 원칙으로.
9.2 계약 당사자 쌍방이 일정 기간(보통 1개월) 이내에 분쟁 해결에 관한 합의에 도달하지 못하거나 상대방이 해결을 위한 협상 의사가 없는 경우 처리 직원은 적시에 서면으로 총책임자에게 보고해야 하며, 상대방이 계약 사기 혐의가 있는 경우 즉시 총책임자에게 보고해야 합니다.
9.3 회사가 계약 분쟁을 처리하기 위해 소송이나 중재를 이용하기로 결정하고 상대방이 소송을 제기하는 경우 관련 부서는 계약의 서명 및 이행, 분쟁 발생 및 관련 증거와 함께 서면 자료로 협상 상황.
10 일일 계약 관리
10.1 회사는 2단계 판매 계약 관리를 구현합니다. 총책임자실은 회사의 계약 관리를 전적으로 담당합니다. 해당 부서의 계약 관리를 담당합니다.
10.2 회사의 특약인장은 본부장이 보관한다. 회사의 백지계약서 및 위임장은 영업사원이 관리하며, 영업직원은 출장 시 계약서나 날인된 위임장, 백지계약서를 지참할 수 없으며, 특별한 사정이 있는 경우 총지배인의 승인을 받아야 합니다. 특약서, 봉인된 백지계약서, 위임장, 서명된 계약서 등을 분실한 경우 적시에 현지 공안기관에 신고하고 신문에 성명을 게재해야 합니다.
10.3 사업부서와 구매부서의 사업담당자는 서명된 판매계약서, 배송영수증, 부가가치세 계산서 인계서, 업무용 팩스, 서신, 명세서 및 기타 정보를 정해진 시간에 맞춰 전달해야 합니다. . 회사의 계약관리자는 수집된 상기 자료의 원본을 정기적으로 총지배인 사무실로 이관하여 보관해야 합니다.
10.4 회사와의 노동관계를 종료하기 전에 계약 담당자는 관련 자료, 백지 계약서, 명함, 위임장을 인계해야 하며 관련 절차는 회사 사무실의 확인 후에 완료할 수 있습니다. 및 관련 부서. 계약취급자가 회사와의 노동관계를 해지하거나 기타 사유로 변경된 경우, 회사는 상황 발생 후 1주일 이내에 사업부서와 함께 모든 관련 부서에 서면으로 통보해야 합니다.
11 평가, 보상 및 처벌
11.1 회사의 사업 담당자는 본 조치를 엄격히 준수하고 계약을 효과적으로 체결 및 이행하며 회사의 전반적인 이익을 효과적으로 보호해야 합니다. 회사의 회계 부서와 총경리실은 이러한 조치의 이행을 감독하고 평가하는 책임을 집니다.
11.2 계약 체결 및 이행 과정에서 중대한 문제점을 발견하고 회사의 중대한 경제적 손실을 방지하기 위해 적극적으로 개선 조치를 취하고, 경제적 분쟁 처리 과정에서 중대한 경제적 손실을 방지 또는 회복하는 자는 포상된다. .
11.3 계약 담당자에게 다음 상황 중 하나가 발생하여 회사에 손실을 초래하는 경우 회사는 법률에 따라 해당 담당자로부터 손실을 복구합니다.
11.3.1 무단 승인 또는 권한 초과 계약을 체결하는 행위;
11.3.2 특별 계약 인감 또는 봉인된 백지 계약서 및 위임장을 타인에게 제공하는 행위;
11.3 .3 서면 계약서에 서명해야 하지만 서면 계약서에 서명하지 않았습니다.
11.3.4 규정된 시간 내에 자료가 전달되지 않거나 상대방의 서명에 결함이 있습니다.
11.4 계약 처리 담당자에게 다음 상황 중 하나가 발생하여 회사에 손실을 초래하는 경우 회사는 관련 담당자로부터 손실을 적절하게 보상합니다.
11.4.1 회사가 업무상 과실로 사기를 당한 경우
11.4.2 회사가 상대방의 확인 없이 계약을 이행한 경우
11.4.3 중요한 증거를 분실한 경우, p>11.4.4 분쟁 발생 후 이를 은폐하거나 보고하지 않음 문제를 비공개로 해결하거나 중요한 문제를 피하는 방식으로 보고하여 기회를 낭비함
11.4.5 보고를 제출하지 않고 중요한 정보를 분실한 경우 적시에 보고하십시오.
11.4.6 기타 회사 관련 시스템 위반.
회사 직원이 계약 체결 및 이행 과정에서 형법을 위반하여 범죄에 해당할 경우 사법기관에 넘겨져 법에 따라 처리될 예정이다.
3 정의
본 시스템에서 언급하는 파일이라 함은 연구 가치가 있는 각종 문서와 회사의 운영 및 관리과정에서 작성, 수집된 각종 회사 관련 문서를 말한다. 기록, 그림, 컴퓨터 문서, 플로피 디스크, CD, 사진, 영화, 비디오 테이프, 책, 테이프 및 기타 관련 물리적 개체.
4 내용
4.1 파일 분류
4.1.1 카테고리 A 파일:
a) 공식적인 회사 설립 문서: 다음의 조항 협회 등..
b) 회사 운영 서류: 회사 영업 허가증 원본 및 사본, 각종 회사 자격 증명서 원본 및 사본, 조직 코드 증명서 원본 및 사본, 통계 원본 및 사본, 국가 보고서 원본 및 사본 및 지방세등록증, 차량등록증 등.
c) 각종 사무 계약 및 협약: 주택 임대 계약, 사무용품 구매 계약, 객실 예약 계약 등
d) 상급 당국이 회사에 보내는 승인, 지침, 통지 및 요구 사항.
e) 승인된 지점 설립에 대한 프로젝트 설립 보고서, 타당성 분석, 승인, 승인 문서, 계약서, 정관 및 사업 허가증.
f) 회사 직원의 인사 파일, 노동 계약, 급여 및 근속 소득 정보.
g) 사업 계획, 사업 의사 결정, 프로젝트 계획, 프로젝트 타당성 보고서 및 중요한 회의록.
h) 기술 계획, 문서, 설계 도면, 기타 기술 및 프로세스 자료.
i) 회사 사업 계약: 엔지니어링 계약, 조달 계약, 판매 계약 등
j) 중요한 고객 정보 및 구매 정보.
k) 회사 재무 정보.
l) 리더가 특별히 요청한 프로젝트, 산업, 회사 및 기타 정보.
m) 보관해야 하는 기타 중요한 문서.
A급 파일은 본부장, 차장, 직원만이 직무 범위 내에서 사용하거나 대여할 수 있습니다.
4.1.2 카테고리 B 파일:
a) 내용에 따라 부서 관리자 수준으로 회람되는 회사 빨간 머리 문서.
b) 사회의 다양한 직능 부서에서 발행하고 배포하는 관련 정책, 법률, 규정, 규칙 등입니다.
c) 회사 내부 문서(일반 및 공시, 통지 등 제외)
d) 회사 부서 수준 회의록.
B형 문서는 부서장이나 직원이 각자의 책임 범위 내에서 사용하거나 대여할 수 있습니다.
4.1.3 카테고리 C 파일:
a) 다양한 일반 공지, 공지 등
b) 다양한 규칙 및 규정.
카테고리 C 파일은 본부장이 발행하거나 직능 부서에서 전 직원에게 직접 배포하여 구현합니다.
4.2 아카이브 관리
4.2.1 아카이브 관리 책임 분할
a) a), b), c) 및 d 카테고리 A 아카이브 ) , e), g), l), m)은 재무부 계산원(회사의 임시 파일 관리자)이 적절하게 보관해야 합니다(향후 전임 파일 관리자가 임명될 예정입니다).
c) 카테고리 A 파일의 f) 항목에 나열된 파일은 행정 부서의 인사 관리 전문가가 적절하게 보관합니다.
d) 카테고리 A 파일의 h) 및 i) 항목에 나열된 프로젝트 계약 및 조달 계약 파일의 원본은 해당 관리 부서에서 보관해야 하며 엔지니어링 프로젝트는
e) 부서 지정된 부서 기록보관자는 기록 사본의 보관을 책임집니다.
f) 카테고리 A 파일의 j) 및 i) 항목에 나열된 판매 계약 파일은 사업 부서에서 보관하고 관리 부서에서 지정한 부서에서 관리합니다.
g) 서기는 파일의 사본을 적절하게 보관할 책임이 있습니다.
h) 카테고리 A 파일의 11)항에 나열된 금융 정보 및 문서는 관련 규정에 따라 재무부가 지정한 파일 관리자가 적절하게 보관해야 합니다.
4.2.2 전자 파일 관리
a) 파일 관리자는 회사의 전자 파일에 대한 액세스 권한을 엄격하게 적용하고 관련 비밀번호를 결정해야 합니다. 사용자 이름과 비밀번호.
b) 바이러스 예방을 철저히 하세요. 파일 관리자는 일주일에 한 번 이상 컴퓨터의 바이러스 백신을 관리해야 합니다. 컴퓨터 바이러스를 발견한 직원은 즉시 컴퓨터를 소독하고 파일에 즉시 통보해야 합니다. 관리자 및 기타 직원은 개인용 컴퓨터의 바이러스 백신을 사용합니다.
c) 아키비스트는 "아카이브 관리 라이브러리"에 있는 문서를 매주 정기적으로 백업합니다.
d) 권한 범위 내의 전자 파일은 권한 비밀번호를 받아 파일 관리자로부터 직접 얻을 수 있으며, 권한 범위를 벗어난 전자 파일은 검토 전에 해당 부서 관리자의 서명과 승인을 받아야 합니다. 파일 관리자가 인쇄된 용지를 제공할 수 있습니다.
e) 기록 보관인은 보관된 전자 문서를 언제든지 업데이트 및 정리하고 색인과 디렉토리를 추가해야 합니다.
f) 보관된 전자 파일은 매 분기마다 CD에 굽고 적절한 라벨을 붙인 후 저장됩니다.
4.2.3 비전자적 파일 관리
a) 회사 업무 중에 형성되고 보존에 가치가 있는 회사의 정보 자원을 기록하는 다양한 문서, 자료 또는 기타 매체는 다음을 준수해야 합니다. 관리인은 매년 분류, 질서관리, 파일링 및 보관 업무를 수행합니다.
b) 공문서 처리 부서 또는 담당자는 처리 문서의 무결성을 확인하고(공문서의 모든 첨부 파일은 제거할 수 없음) 적시에 제출할 수 있도록 기록 보관인에게 제출해야 합니다. 작업이 완료된 후의 방식입니다.
c) 각 부서에서 보관하는 문서/데이터는 '데이터 전달 등록 양식'을 작성해야 하며 배송업체가 서명하고 확인한 후 파일 관리자가 데이터를 정리, 번호 지정, 분류 및 보관합니다. 파일링이 완전하고 체계적이며 정확하고 과학적이고 검색하기 쉽고 관련 정보 디렉토리와 검색 코드를 컴퓨터에 입력합니다.
d) 각종 회의에 참석한 각 부서의 인원이 반납한 문서와 관련 사회기능 부서에서 회수한 문서는 자체적으로 보관하거나 파기할 수 없으며, 통합을 위해 기록관에게 인계해야 합니다. 적시에 관리.
4.3 등록 및 보유 기간
a) 회사 정관, 각종 허가증 및 증명서는 취득 후 즉시 제출하여 영구적으로 보관해야 합니다.
b) 내부 경영진 공문서는 분기별로 정리하여 보관하고 있으며, 공문서 내용에 따라 보유기간이 결정됩니다. 즉, 당해년도 회사의 정기 회의록의 보관기간, 내부적으로 발행된 공문서(통지서, 통지서 등) 2차년도 12월 30일 기준, 외부 공문서 및 외부 공문서의 보관기간은 5년(프로젝트 등 중요한 외부 공문서의 보관기간)입니다. 승인 및 기타 문서는 프로젝트 수행의 실제 진행이 종료된 시점을 기준으로 합니다.) 다양한 관리 시스템은 1년간 최신 버전과 구 버전을 유지합니다.
c) 인사파일은 개인별 분류에 따라 정리되며, 신입사원이 입사절차를 마친 후, 전근 또는 퇴사 시 수시로 정리하여 정리합니다. , 해당 파일은 퇴직한 직원의 파일에 포함되어 있으며 유효 기간은 3년입니다.
d) 일반 사무 계약, 주택 임대 계약, 사무용품, 선물 구매 계약 등의 보유 기간은 계약 기간에 따라 다르며, 계약 만료 후 1년을 초과할 수 없습니다.
e) 일반 고객 자료 및 마케팅 자료는 수시로 업데이트되며, 귀중하지 않은 자료는 마케팅 부서 담당자의 서명과 동의를 받아 파기될 수 있습니다.
f) 조달정보는 수시로 업데이트되며, 가치가 없는 정보는 엔지니어링사업부서 담당자의 서명과 동의를 받아 파기될 수 있습니다.
g) 상급기관이 회사에 발행한 중요문서와 회사의 중요한 회의록, 프로젝트 계약서, 매매계약서, 중요한 고객정보 등의 회의록은 장기간 파일로 보관되어 보관됩니다. 10년 동안.
h) 금융정보의 보유기간은 20년입니다.
i) 기술, 엔지니어링 및 판매 데이터는 영구적으로 저장됩니다.
4.4 제출 파일의 문서 및 자료는 회사 수준의 문서 및 회사가 외부에 발행하는 문서에 관리 부서에서 통일적으로 번호를 부여해야 합니다. 부서 자체에서 번호를 매깁니다.
4.5 파일 관리자는 정기적으로 파일을 정리하고, 분기별 파일 통계를 잘 수행하며, 참고용으로 "최신 파일 목록"과 "파일 변경 목록"을 작성해야 합니다.
4.6 파일 대여
a) 회사 임직원은 파일을 대여할 때 '기록물 대여 등록 양식'을 꼼꼼히 작성하고 대여 목적을 명시해야 합니다. 특별한 사유가 없는 한, 대출기간은 하루를 초과할 수 없으며, 파일은 퇴근 전까지 반납하셔야 하며, 다시 대출이 필요한 경우에는 다음날 대출절차를 거쳐야 합니다.
b) 차용자는 아카이브를 잘 관리해야 하며 아카이브의 안전과 기밀성을 보장해야 합니다. 그들은 페이지를 변경, 개요, 잘라내기, 제거, 해체, 발췌, 재생산, 대여 또는 손상시킬 수 없습니다. 허가 없이 콘텐츠를 삭제할 수 없습니다.
c) 빌린 파일을 반납한 경우, 아키비스트는 해당 파일을 주의 깊게 검사해야 하며, 분실, 손상 또는 기타 이상이 발견된 경우 이를 총괄관리부서 관리자에게 보고하고 적절한 처벌을 받게 됩니다. 부과된다.
d) 특수한 상황으로 회사가 이용하기 위해 빌려야 하는 파일은 반드시 '아카이브 대출등록신청서'를 작성하여 대출부서장 및 총괄관리부서장의 승인을 받아야만 대출이 가능합니다. 대출받다.
e) 이러한 규정을 준수하는 것 외에도 모든 기밀 파일 차용은 회사 기밀 유지 시스템의 관련 조항도 준수해야 합니다.
4.7 아카이브 및 데이터의 파기
아카이브 관리자는 아카이브의 보유기간에 따라 아카이브 및 데이터를 잘 확인하고, "아카이브 파기 승인서"를 작성하여야 한다. 보존가치가 없는 기록물에 대해서는 해당 부서장 또는 총괄책임자에게 보고하여 승인을 받은 후 관련 담당자와 협력하여 파기 승인된 기록물을 파기하고, 파기감시기록을 보관한다.
관련 기록 5개
데이터 전달 등록 양식
최신 문서 목록
문서 변경 목록
파일 파기 승인 양식
보관 대출 등록 양식