첫 번째 단계는 파일을 정리하는 것입니다. 즉, 전년도에 송수신된 파일과 표외 파일은 아카이빙하지 않음, 영구, 정기적입니다. 보관기한은' 국가기록국 사무서류자료 보관 범위와 서류보관기한에 관한 규정' (즉, 국가기록국 명령 제 8 호) 과 결합해 본 단위의 서류보관기한표를 제정하고 조항별로 표시해야 한다.
간단히 말해서, 실제 작업에서도 저장 기간은 다음과 같이 구분됩니다.
영구 (y):
1. 수신 파일의 대상 파일: a. 주 파일이 회사로 전송되는지 확인합니다. B, 내용이 임면, 표창, 분류 문서 등과 같은 기관의 사람과 일을 반영하는지 확인합니다.
결정, 규정, 방법, 의견 등과 같은 정책 문서
3. 본 부서의 주요 기능 및 활동에 속하는 중요한 문서 및 자료 기관이 중대한 활동을 전개하여 형성된 문건 자료.
4. "표 외" 서류자료 수집 및 보관 (즉, 본 단위의 계획과 총결, 각종 인원명부, 급여표, 노동임금 연보, 활동 중요 서류 자료 작성 등) 을 중시한다. ).
30 년 고정 기간 (D30):
1. 수문: 상급기관에서 발급한 장기 집행이 필요한 정책적 문서 (예: 실험성, 임시적인 방법, 규정, 규정 등). ); 주요 기능은 아니지만 구현해야 하는 정책 및 규정
2. 발행 문서: 본 부서에서 형성한 비교적 중요한 업무 문서 및 자료 (일반적으로 내부 관리 제도, 장려제도, 업무조작 절차 등 포함) ).
주기 10 년 (D 10):
1. 수문: 상급 기관 및 지방 각 부, 국, 발행에서 단시간 내에 조회해야 하는 서류;
이 단위는 트랜잭션 및 일반 작업에 의해 형성된 문서입니다.
간단히 말해서, 구 (현) 급 기관, 서류의 수가 비교적 많은데, 특히 입관해야 하는 단위는 보호 시한이 가능한 국가기록국 8 호 규정에 따라 되도록 해야 한다. (윌리엄 셰익스피어, Northern Exposure (미국 TV 드라마), 안전명언) 문서 수량이 적은 단위나 상대 기층의 단위는 자기 자신에 의존할 수 있다. 즉, 본 단위에 의해 형성된, 본 단위에 대해 일하는 서류재료는 보관 기간이 더 길어질 수 있다.
2 단계: 장별로 바인딩: 조각이 무엇인지 정의합니다. 자세한 내용은 파일 아카이빙 규칙 을 참조하십시오. "체스 조각" 에는 두 가지가 있습니다: ① 자연 체스 조각, 명확한 정의; ② 적절한 "구성 요소". 문서에 전자 문서가 있는 경우 재봉틀 가장자리 (고정) 를 사용할 수 있습니다. 후기 스캔에서는 스테인리스강 제본으로 복원과 고속 스캐닝을 용이하게 하는 것이 좋습니다. 서류재료를 제본한 후 각각 "문서 번호 스탬프" 를 찍어야 한다.
3 단계, 문서 정리:' 당군',' 행정',' 업무' 의 세 가지 주요 범주를 구분한 후, 각 범주의 두 번째 범주 아래에서 사유별로 서류를 정리한다. 당군 업무는 두 가지 범주로 나뉜다. 일반적으로: ① 당무, ② 노동조합, ③ * * 중국공산주의청년단（약칭), ④ 여성 업무, ⑤ 학습 (동아리) 회. ① 시간에 따라 문서를 배열한다. ② 34⑤ 같은 책. 문서 수가 적은 단위는 당군 아래 두 번째 부류에 직접 배열할 수 있다.
행정에는 두 가지 범주가 있는데, 일반적으로 ① 기관과 인원을 포함한다. ② 정치 (상업) 서비스; ③ 부동산 관리, ① 연대순으로 정렬, ② ③ 동일. (정부: 비서 업무; 서비스: 물류 지원 클래스; 부동산 관리 (감사, 회계, 자금, 차량, 설비, 부동산 관리 등에서 형성된 서류 자료 참조)
업무관리클래스: 본 부서의 업무관리에서 형성된 서류자료는 각 부서의 업무 상황에 따라 분류해서 정리해야 합니다.
4 단계 번호: 영구, 정기 30 년, 정기 10 년, 1 년에 한 번 (아카이브 번호 스탬프에 아카이브 정보 입력).
5 단계 카탈로그: 보관 기한에 따라 아카이브 카탈로그를 작성합니다.
6 단계에서는 예비 주문서 작성, 포장, 뒷면에 기재합니다 (숫자와 코드를 인쇄하여 깔끔하고 아름답게 유지할 수 있습니다.