첫째, 파일 관리 문제
(a) 서류작업 의식이 약하고 서류법제 관념이 강하지 않다.
최근 몇 년 동안 아카이브 부서는' 3 월 법제홍보월' 활동, 표어, 웹 사이트, 지식경쟁 등을 최대한 활용해' 기록법' 및 관련 서류관련 법률법규에 대한 홍보를 강화하고, 부서와 함께 서류행정법 집행 검사를 실시한다. 그럼에도 불구하고, 일부 단위의 지도자들은 서류법이 소프트법이라고 생각하고, 구속성이 강하지 않아, 본 단위의 기능에 부합하지 않는다. 단지 기록 관리 부서의 일인데, 그들은 서류와 서류작업에 대해 아는 것이 거의 없거나 전혀 없고, 서류작업에 대한 중시와 지원이 부족하다.
(2) 파일 관리 활용률이 낮고 품질이 좋지 않아 검색이 비효율적입니다.
최근 몇 년 동안, 파일 관리의 품질과 이용률 사이에는 차이가 있었다. 구체적으로: 1, 일부 단위 파일 분류는 분명히 불합리하고, 보존 기간 분할은 정확하지 않다. 어떤 것은 서류의 보관을 중시하고, 자료의 보관에 대한 중시가 부족하며, 어떤 단위는 보관해야 할 재료가 제때에 보관되지 않는 현상이 있다. 아카이브 정보 수준이 높지 않습니다. 현재, 도시에는 통합 파일 관리 소프트웨어가 없고, 파일 검색 도구가 단일하며, 파일 관리의 품질에 심각한 영향을 미치며, 특히 파일 활용의 효율성을 높인다. 파일은 수동 검색과 컴퓨터 검색의 두 가지 방법으로 검색할 수 있습니다. 오늘날 전통적인 수동 검색은 큰 비중을 차지하고 있다. 수동 검색 방식에서는 각 아카이브 부서에서 다양한 형태의 검색 도구를 편성했습니다. 검색 도구를 준비할 때, 너무 많고 정밀하지 않은 현상이 존재하며, 편성된 검색 도구가 많을수록 아카이브 작업의 서비스 품질이 높아진다고 잘못 판단한다.
(3) 자금 부족으로 투입된 파일 하드웨어가 수요를 충족시키지 못하고 파일 작업 기록이 부족하다.
최근 몇 년 동안 과학 기술의 지속적인 발전으로 컴퓨터 및 네트워크 기술이 관리에 광범위하게 적용되었으며 관리 방법도 지속적으로 개선되고 있습니다. 그러나 컴퓨터와 네트워크 기술을 이용하여 아카이브를 관리하는 단위는 매우 적다. 서류건설은 표준화되지 않고, 규범화되지 않고, 서류캐비닛은 낡고 노화되며, 서류보관조건은 허름하다. 파일 작업의 기록은 주로 다음과 같은 상황에 반영됩니다. 첫째, 파일 작업에 대한 계획과 요약이 부족합니다. 기관이나 주관 부서의 업무 계획과 총결산에 포함되지 않고, 전문직 아키비스트의 서류업무도 공식적인 연간 계획과 총결산이 거의 없다. 둘째, 파일 이전 절차의 부족; 두 번째 절차는 분명히 공급 부족, 심지어 비공식적이다. 셋째, 서류는 평소에 관리하는데 구체적인 기록이 부족하다. 넷째, 파일 홍보 기록 부족.
(d) 파일 관리 시스템이 완벽하지 않고, 파일 전문가의 전문적 자질이 높지 않으며, 파일 관리가 표준화되지 않았습니다.
파일 관리가 표준화되지 않은 문제는 일부 대기업 및 전문 기록 보관소에서 널리 퍼져 있으며, 주로 1, 파일 번호가 표준화되지 않았습니다. 파일의 제목이 엄격하지 않습니다. 일부 파일에는 디렉토리가 없습니다. 4. 논문을 쓰는 것은 매우 혼란스럽다. 국가는 현재 일부 파일 관리 제도를 세우고 있지만, 시행 과정에서 형식이 흐르고 있다. 서류의 수집, 보관, 보호, 대출, 비밀 유지 등의 제도가 건전하지 않다. 파일 관리자의 전문적인 자질이 고르지 않고 파일 관리 방법의 보완도 제한된다.
둘째, 파일 관리 조치는 다음과 같습니다.
(a) 지식 자원 관리 시스템의 확립과 혁신.
아카이브 엔터티의 수집, 인증 및 관리는 시간과 공간에서 아카이브 정보의 흐름을 제한하고 정보의 즐거움과 감상에 부정적인 영향을 미치는 전통적인 파일 관리 방법입니다. 아카이브 정보 관리 기관의 운영 방식이 비효율적이고 관리 형식이 상대적으로 뒤떨어져 있다. 폐쇄적인 관리 기능 정보화는 경직된 서비스 메커니즘에 비해 현재의 사회 상황에 위배되며, 지식 경제 사회가 아카이브 정보 자원을 최대한 활용하고 개발하는 원칙에 부합하지 않으며, 개방형 지식 파일 관리 기능의 변화에도 불리하다. 파일 관리는 파일 엔티티 관리와 동시에 파일 정보 관리에 더 많은 관심을 기울일 것입니다. 아카이브 정보의 유동성과 지식 자원으로서의 영향력을 충분히 발휘하다. 완전한 지식 관리 시스템을 형성하기 위해서는 소스, 생산 및 저장, 흐름, 전파 및 교류, 학습 및 즐거움에 이르기까지 지식을 통합하는 데 집중해야 합니다.
(b) 파일 관리 혁신을 촉진합니다.
기록 보관소에는 풍부한 정보 자원이 있지만, 사용자들의 다양한 요구 사항에 비해 사람들은 여전히 자원 부족을 느끼고 있다. 이는 아카이브 자원의 수가 제한되어 있고, 관리 수단이 뒤처져 활용이 비효율적이기 때문이다. 따라서, 우리는 풍부한 자원 라이브러리 콘텐츠와 자원 라이브러리 품질을 바탕으로, 목적 있는 사용자가 필요로 하는 파일 자원을 수집하고, 지속적으로 파일 자원을 최적화하여 체계화, 규범화, 사용자에게 적시에 정확한 서비스를 제공해야 합니다.
(3) 파일 관리자의 소양을 향상시킵니다.
사회주의 건설 사업에서 서류작업은 없어서는 안 될 중요한 구성 요소로서 사회의 어제에 영향을 미치고 있다. 오늘과 내일의 발전. 발전에서 파일 관리의 효율을 지속적으로 향상시키고, 파일의 역할을 충분히 발휘하며, 사회에 깊은 의의를 가지고 있다. 그러나, 파일 관리의 복잡하고 무미건조한 많은 업무에서 근로자의 책임은 서비스로부터 직관적인 물질적 부와 경제적 이득을 얻을 뿐만 아니라, 직원들에게 책임감, 긍정적인 에너지, 좋은 헌신의 자질을 요구해야 한다는 것을 보여준다. (윌리엄 셰익스피어, 윈스턴, 일명언) (윌리엄 셰익스피어, 윈스턴, 일명언) 적극적이고 열정적인 서비스가 필요하다. 서비스 말투에는 예의와 주도면밀함이 필요하다. 서비스 방식에서는 적극적인 서비스가 필요하다. 사용자들을 만족시키기 위해, 이것은 아키비스트의 직업도덕의 기본 원칙이다.
(d) 아키비스트는 시야를 넓히고 기존 자원의 종합 이용을 강화해야 한다.
개혁의 점진적인 심화로 파일 관리에 시급히 해결해야 할 문제가 생겼다. 예를 들어, 파일 수가 늘어남에 따라 저장이 어려워지고 추출 및 활용에도 좋지 않습니다. 낙후된 관리 방법은 서류의 품질에 직접적인 영향을 미친다. 현대화된 파일 관리를 실현해야만 새로운 형세의 문제를 효과적으로 해결할 수 있다. 따라서 파일 관리자는 먼저 책임감을 강화하고 관리 능력을 높여야 합니다. 파일 관리는 전문적인 직업이다. 따라서 아키비스트는 전문 지식을 광범위하게 배우고, 경력을 향상시키고, 지식 구조를 최적화하고, 종합적인 자질을 높여야 한다. 둘째, 지속적으로 학습을 강화하고, 학습 능력을 향상시키고, 자신의 관리 능력을 향상시킨다. 오늘날 사회에서는 파일 관리가 디지털화되고 정보화되는 경향이 있으며, 이는 미래의 아카이브 작업의 발전 방향이기도 하다. 따라서 아키비스트는 업무 중 학습, 업무 질 향상, 컴퓨터 조작의 숙련도, 정보 발전에 대한 이해, 종합적인 파일 관리 인재로 발전하기 위해 노력해야 합니다. 셋째, 기존 자원을 바탕으로 파일을 정리하십시오. 서류는 정보 기록의 전달체이므로 풍부한 자원이다. 하지만 분류가 복잡한 서류가 너무 많아 정리에 불리하고 정리된 노동량이 너무 많다. 따라서 컴퓨터로 파일을 정리하면 생산성이 향상되고 정보 정리의 규범성이 강화된다. 수동 아카이브에서 파일 분류는 일반적으로 관리자 자신의 파일 이해를 기반으로 합니다. 표준이 통일되었지만 사람들의 이해가 다르면 분류가 일치하지 않고 파일 품질에 영향을 미치며 사용 및 정리에 불편을 끼칠 수 있습니다. 따라서 컴퓨터 관리의 장점을 충분히 발휘하고, 수동 운영을 줄이고, 생산성을 높여야 한다.