복잡한 일은 사무 자동화가 필요하다
본부의 수백 명으로 지사 몇 곳의 기업은 관리 문제가 복잡하고 인력 수준이 다양하여 상상할 수 있다. 대당의 관계자에 따르면 OA 시스템이 회사에 도입되기 전에 회사 지도자는 이미 관리를 중시하고 회사의 재무제도, 인적자원 관리에 대해 엄격한 제도를 제정했다고 한다. 그러나 당시 좋은 도구 보조 관리가 없었기 때문에, 이런 엄격한 제도는 약간의 번거로움을 초래했다.
2005 년 이전에는 대당이 자신의 메일 시스템을 가지고 있었지만, 분명히 충분하지 않았다. 당시 인사, 재무, 자산에 대한 관리는 주로 종이 위에 있었다. 이로 인해 이런 상황이 발생했다. 직원들이 약간의 비용을 상환하려면 반드시 다른 부서의 지도자의 서명을 받아야 한다. 만약 관련 금액이 비교적 크다면, 그는 회사 사장이 동의할 때까지 기다려야 할 것이다. 만약 모든 것이 순조롭다면 재무부의 동료들은 결제일마다 두툼한 10 여 부의 환급을 받게 되므로 일일이 점검해야 한다. 만일 이 기간 동안 어떤 부서장이 사무실에 없거나 회사 사장이 출장을 간다면, 직원들이 심부름을 많이 하도록 할 필요는 없으며, 심지어 재무 동료의 결산을 지연시킬 수도 있다. 그리고 회사 사장은 매번 책상에 돌아올 때마다 각종 서류와 자료에 서명하는 데 많은 시간을 할애한다. 이런 문제는 직원들을 골치 아프게 할 뿐만 아니라, 대당의 사장도 업무 효율성에 큰 영향을 미쳤다고 느끼게 한다. 이에 따라 대당 사장 조빈은 IT 부서의 동료에게 가능한 한 빨리 회사의 워크플로우, 기능, 응용이 용이한 OA 시스템을 선택하도록 요청하는 메시지를 공식 보냈다. 이 시스템에 대한 자신의 결심을 밝히기 위해, 그는 앞으로 그의 승인이 필요한 모든 서류와 문서는 OA 시스템을 통과해야 하며, 그는 더 이상 종이 문서에 서명하지 않을 것이라고 말했다.
이런 요구로 대당의 IT 직원들은 당시 시장에서 평판이 좋은 여러 IT 회사를 적극적으로 시찰하기 시작하면서 동시에 입찰을 진행했다. 결국, 성숙한 OA 시스템과 우수한 통합 및 서비스 능력으로 정결소프트웨어가 눈에 띄어 대당의 파트너가 되었다.
OA 를 사용하여 프로세스 개혁 추진
성숙한 응용 사례가 많은 IT 회사로서 정결 소프트웨어의 OA 시스템은 프로세스 관리 및 통합 응용 프로그램에 매우 능숙합니다.
정보화는 단순한 도구가 아니라 고급 관리 아이디어로, 정결소프트웨어가 OA 시스템을 통해 대당이 재무 관리 모델을 개선할 수 있도록 도와준다는 것을 종종 말합니다. (데이비드 아셀, Northern Exposure (미국 TV 드라마), 정보화명언)
정결소프트웨어 관계자는 "우리는 이렇게 프로젝트를 설계했다. 금융부문은 어음의 진위를 가장 기초적으로 점검하는 일을 하고, 데이터의 정확성은 컴퓨터에 의해 이루어지며, 지도자는 업무 관점에서만 관리한다" 고 말했다. 따라서, 원래 대당은 모든 문서에 서명할 책임이 있는 대지도자였다. 이것은 사실 그다지 필요하지 않다. 시스템 최적화 후, 대당의 직원들은 현재 자신이 처리해야 할 금액에 따라 서로 다른 수준의 리더십 환급을 찾고 있으며, 이는 재무제도의 엄격함과 업무량을 분해하여 지도자의 압력을 경감하고 있다. " 지도자의 승인 속도가 크게 빨라졌다. 대당의 한 직원은 "예전에는 내가 직접 서명을 해야 했고, 큰 사장이 서명하고, 재무부 매니저가 서명해야 했다" 고 말했다. 단지 이 세 개의 서명을 한데 모으기 위해서, 나는 때때로 몇 번 왔다갔다해야 한다. 이제 저는 시스템을 통해 청구서를 제출하고, 지도자는 근무 시간 없이 시스템을 통해 직접 승인을 받습니다. "
시스템 구현으로 인한 효율성 향상 또한 분명합니다. 대당은 펀치 방식을 채택하고 있다. 인적자원관리부서에서는 매달 각 직원의 이상 상황에 대한 출석 통계를 실시하고 직원의 휴가 상황을 집계한 후 재무부서에 제출하여 직원의 임금을 계산합니다. 이 프로젝트는 이제 사무 자동화 시스템에 통합되었습니다. 이 시스템을 통해 인사부 직원은 매월 각 직원의 출석 및 휴가 상황을 점검하고 집계한 후 재무 동료에게 직접 제출하여 많은 수동 통계 시간을 절약할 수 있습니다.
동시에, 서로 다른 부서 간의 업무 통합도 이 시스템을 통해 드러난다. 계약 관리를 예로 들다. 예전에는 계약이 모두 종이였으니 계약 관리가 먼저 문제였다. 또한 재무부, 영업부, 상무부와 같은 여러 부서의 동료들은 이 계약을 조회해야 할 경우 같은 서류를 조회해야 하므로 불편합니다. 이제 OA 를 통해 영업 담당자는 판매 계약만 하면 재무 및 비즈니스 관리 부서에 직접 정보를 에스컬레이션할 수 있습니다. 이 두 부서의 동료들은 언제든지 프로젝트의 재정수지 진도를 파악할 수 있다.
이처럼 간단해 보이는 기능 모듈은 세 부서의 사람들을 연결시켰고, 고립된 관리 모듈도 시스템을 통해 통합되어 공동 업무, 시스템 통합 OA 사고를 구현했으며, 정결OA 시스템이 사용자에게 제공하는 가장 큰 이점이기도 했다.
대당 본부의 심도 있는 응용과 입소문에 따라 이러한 효율성 향상은 즉시 대당 산하의 여러 회사들이 잇달아 시찰을 하게 되었다. 현재, 이 시스템은 이미 대당 본부와 4 대 사업부에서 잘 적용되었다.
시스템 간 통합 및 확장은 유연하고 편리합니다.
더 나은 응용으로, 대당 텔레콤은 시스템이 더 잘 적용될 것으로 기대하고 있다. 실제로 정결OA 시스템에 가기 전에 대당은 다른 기업의 OA 시스템을 시험적으로 구매한 적이 있지만 연말이기 때문에 회사의 업무 절차가 크게 달라져 유연성이 부족해 포기했다. 이 시스템은 포기되었다. (데이비드 아셀, Northern Exposure (미국 TV 드라마), Northern Exposure (미국 TV 드라마), 성공명언) 정결OA 시스템은 마침 이 방면에서 그것의 장점을 다시 한 번 보여 주었다. Ding Jie 는 Datang Telecom 을위한 프로세스 엔진을 개발했습니다. 이 엔진은 운영이 간단하고 편리하며 유연합니다. 따라서 회사가 주요 비즈니스 조정에 직면했을 때 관련 부서의 동료들은 자신의 필요에 따라 시스템을 "변환" 하여 요구 사항에 더 잘 부합 할 수 있습니다.
또한 비즈니스가 성장함에 따라 Datang Telecom 은 SAP 의 ERP 시스템을 전면적으로 출시하기 시작했습니다. ERP 시스템이 온라인 상태가 되면 OA 시스템은 ERP 시스템과 통합되며 OA 시스템은 ERP 시스템과 관련된 데이터 및 정보의 출입을 효과적으로 관리합니다. 대당은 이 OA 시스템이 더 큰 역할을 할 것이라고 믿는다.