1. 회사의 파일 범위
1. 기업 행정문서 파일. 규정 준수 문서 포함 각종 계약 및 계약서 회의 문서 작업 계획, 계획 및 작업 요약 관련 간부의 임면, 보상 및 처분, 인사 자료 배치 직원 명부, 인사 기록 등.
2. 엔터프라이즈 관리 파일. 기업 생산 경영 계획, 각종 지표류 정액류 문서, 기업 관리 방면의 각종 시장 정보, 노동 임금 기록, 고정 자산 및 사무용품 명부, 제품 품질, 사용자 기록 등을 포함한다.
3. 엔터프라이즈 기술 파일. 기술 연구 파일, 제품 파일 등을 포함합니다.
4. 기업 회계 파일. 회계 증빙 파일, 회계 장부 파일, 회계 보고서 파일 등을 포함합니다.
5. 엔터프라이즈 비즈니스 파일. 고객과의 서신 (팩스, 이메일 등 포함), 비즈니스 보고서, 무역 문서 등을 포함합니다.
6. 기업 오디오 및 비디오 파일. 사진, 녹음, 비디오 파일 등을 포함해서요. < P > 둘째, 회사 파일 관리 시스템 < P > 1. 회사 파일 관리 기관: 행정부는 회사의 각종 파일 (회계 파일 제외) 을 통일적으로 관리한다.
2. 회사는 회사 파일 업무를 전담하는 사람을 지정하는데, 보관인은 반드시 파일의 완전성과 안전을 유지하고 필요한 교육을 받아야 한다. < P > 셋째, 볼륨 아카이빙 제도 < P > 1. 파일 수집: 수집 작업은 아카이빙 제도에 기반을 두고 있습니다. 각 업무 부서가 처리한 서류자료는 선별하여 서류를 작성하며, 정기적으로 각 기록실에 양도하여 집중적으로 보존한다. (윌리엄 셰익스피어, 윈스턴, 업무명언) (윌리엄 셰익스피어, 윈스턴, 업무명언)
2. 아카이브 범위: 본 부서에서 검사 활용 가치가 있는 모든 문서 자료. 고객과의 서신 (팩스, 이메일 등 포함), 비즈니스 보고서, 무역 문서, 작업 일기, 사진 등 다양한 형식, 전달체가 포함된 문서를 포함합니다.
3. 보관 시간: 처리된 서류, 작업 단계에 따라 보관:
3.1. 연도별로 구성된 서류, 이듬해 상반기 보관.
3.2. 법적 효력이 있는 모든 서류자료는 발효하자마자 보관한다.
3.3. 기밀이 있는 모든 문서는 언제든지 형성되고 보관됩니다. < P > 3.4. 공사 프로젝트, 과학연구 과제, 감정, 준공 검수 후 3 개월 이내에 보관.
4. 아카이빙 요구 사항
4.1. 완벽한 자료.
4.2. 시스템, 조직적, 유기적 연결 유지. 모든 아카이브 자료는 각기 다른 특성에 따라 볼륨을 구성하고, 가능한 한 내재적인 관계를 유지하고, 서로 다른 보존 가치를 구분해야 한다. 문서 분류가 정확하고, 두루마리가 합리적이다. < P > 4.3. 입권할 때 문서의 정품과 첨부 파일, 인쇄와 최종 원고, 문의와 승인 등 통일된 입권을 요구하며 분산해서는 안 된다. < P > 4.4. 볼륨 내 문서 배열을 할 때는 문서의 선후질서를 합리적으로 안배하고 시간순으로 배열해야 한다. 같은 일에 대한 같은 서류의 경우, 정품과 첨부 파일, 정품이 앞에 있어야 하고, 첨부 파일이 뒤에 있어야 한다는 등의 규정이 통일되어 있어야 한다. (윌리엄 셰익스피어, 윈스턴, 첨부, 첨부, 첨부, 첨부, 첨부, 첨부)
4.5. 파일 부서에서 업무 부서를 지도하여 업무 부서 * * * 가 기존 조직의 업무를 함께 할 수 있도록 지원합니다. 양도 수속을 밟아 쌍방이 청산서를 넘기고 서명을 하고 있다. < P > 5. 부서 아카이빙 요구 사항 < P > 5.1. 완성된 서류를 관련 조항에 따라 볼륨에 포함시켜 이듬해 입권을 용이하게 한다.
5.2. 파일은 시간순으로 가장 최근에 맨 위에 있습니다.
5.3. 고객당 롤 1 개, 서류함 1 개. < P > 5.4. 무역서류와 왕래서신은 별도로 개방되고, 무역서류는 각각 송장 유수번호에 따라 서류봉투에 넣는다. < P > 5.5. 정기적으로 기록실에 제출한다: 서류량이 적고, 1 년에 한 번, 이듬해 상반기에 수집한다. 서류량이 커서 일 년에 두 번, 이듬해 상반기와 하반기에 각각 한 번씩 제출한다. < P > 6. 기록실은 업무 부서의 아카이브와 각종 서류를 받은 후 분류 편성일을 진행하여 추가 정리 및 부분 조정 등을 한다.
7. 기록 서류는 탄소펜으로 써야 한다. 특별한 경우가 없으면 A4 용지를 사용해야 한다.
4, 파일 관리 작업
1. 파일 관리: 전종을 구분하고 올바른 파일 단위를 설정합니다. 분류, 파일, 소스, 시간, 내용, 형식에 따라 여러 수준과 범주로 나뉩니다. 서류를 배열하고 서류 목록을 작성하다.
2. 파일 보관: 회사는 전용 문서 라이브러리 보관 파일을 설립했다.
3. 파일 검증: 파일의 내용, 소스, 시간, 신뢰할 수 있는 절차, 이름 인증, 파일 가치 등을 기준으로 다양한 파일의 보관 기간을 결정하여 표를 작성합니다.
4. 파일 파괴 준비 및 삭제 목록 작성; 파괴 수속을 처리하고 사장의 비준을 거쳐야 파괴할 수 있다. 파괴는 두 명 이상의 감매가 있어야 하고, 청첩에 서명해야 한다. < P > 5, 파일 활용 작업 < P > 1 대출 서류는' 파일 대출 등록부' 에 등록해야 하며, 대출 서류의 이름, 밀급, 대출 방법, 수량, 기한을 명시해야 한다.
2. 파일 활용 방법은 다음과 같습니다. 원본 파일 제공 서류 사본을 제공하다. 문헌 색인 자료를 제공하다. < P > 3. 아카이브 관리 부서는 정책 정보, 관리 정보, 제품 정보, 시장 정보 등 부서 직원에게 회사 아카이브 연구 정보 서비스를 적극적으로 제공해야 합니다.
4. 국가 통계 및 관련 법규에 따라 기업 파일 통계 작업을 잘 한다.