1. 언더레이 관리 조치가 제대로 이루어지지 않았습니다.
각종 조건의 제한으로 인해 언더레이 파일의 관리 조치를 이행하기 어렵다. 현재 상황으로 볼 때, 파일 관리 역량이 약하고, 수준이 높지 않고, 수단이 뒤떨어져 있다. 파일 관리에 중점을 둔 점이 다르기 때문에 일부 기업 사업 단위의 부서와 인력은 심지어 서류에 눈을 돌리기도 하고, 일이 다 된 줄 알고, 파일 관리는 유비쿼터스할 수 있다. (윌리엄 셰익스피어, 윈스턴, 일명언) 언더레이 파일이 동적으로 관리되고 언더레이 버전이 중복되기 때문에 일부 관리자는 다시 그리고 수정한 언더레이를 잘 저장하지 않아 언더레이 파일 관리의 발전을 제한한다.
2. 언더레이 파일 인프라 투자가 부족합니다.
일부 기업사업 단위 지도자가 파일 관리에 대한 오해를 가지고 있기 때문에 자금 인력 물력 투입 부족 하드웨어 시설 미비, 지도 관리에 필요한 조건이 완전히 이행되지 않았다. 일부 기업 사업 단위의 언더레이는 많지만 전문 언더레이실이나 언더레이실이 좁고' 8 방방' 설비가 맞지 않아 언더레이가 접히고, 부러지고, 노랗게 변하고, 부서지기 쉬우며, 언더레이의 활용 효과에 직접적인 영향을 미친다.
3. 규칙 및 규정 구축이 지연되었습니다.
언더레이의 수신, 정리 및 보관, 언더레이의 조회 및 활용, 언더레이의 스캔 및 연결, 언더레이의 수정 및 실패, 언더레이의 추출 및 복사 등에 대한 완벽한 관리 제도와 효과적인 방법이 부족합니다. 대부분의 기업 및 기관은 관련 부서 및 직원의 직무 책임 시스템에 파일 관리를 통합하지 않았으며, 시행 된 평가 및 안전 조치가 부족합니다. 예를 들어, 과학 연구, 생산 및 건설 프로젝트 구현 과정 및 프로젝트 완료 후 언더레이 파일의 무결성을 보장하는 방법은 효과적인 조치와 근거가 부족했습니다. 아키비스트는 프로젝트 개발 프로세스를 실시간으로 파악할 수 없기 때문에 언더레이가 요구 사항을 충족하는지, 실제로 완전한지 확인할 수 없습니다.
둘째, 언더레이 파일 관리를 강화하기 위한 적절한 조치를 취한다.
1. 학습을 강화하고 기록근로자의 종합적인 자질을 향상시키기 위해 노력하다.
새로운 시대의 아키비스트로서 공부가 관건이다. 파일 관리자는 정치 이론, 법률 및 규정 학습을 강화하는 기초 위에서 파일 관리 전문 지식을 열심히 공부하고, 자신의 업무 수준 향상에 초점을 맞추고, 독학 및 훈련을 통해 파일 작업의 모든 측면과 기본 요구 사항을 숙지해야 합니다. 과학적 관리의 원칙과 방법을 익히고 업무 효율성과 파일 품질을 향상시키기 위해 노력해야 한다. 각 부서는 정치적으로 믿을 만하고, 작풍이 정파적이고, 책임감 있는 동지를 선발하여 서류관리에 종사하고, 그들의 교육훈련을 중시하고, 그들의 일과 생활에 관심을 갖고, 그들의 적극성과 창조성을 충분히 발휘하여, 그들이 각자의 직무에서 새로운 관리 모델을 적극적으로 탐구하고, 서류작업의 과학성과 실용성을 높이고, 사회의 지속적인 발전과 발전을 위해 귀중한 자료자원을 제공할 수 있도록 해야 한다.
시스템을 개선하고 언더레이 파일 관리 절차를 표준화하십시오.
언더레이 문서는 기술자가 과학 기술 활동에서 생산한 것이다. 따라서, 언더레이 관리를 강화하고, 워크플로우를 빗질하고, 건전한 언더레이 관리 제도를 수립하여, 각 고리마다 따라야 할 장을 마련해야 한다. 과학적이고 합리적인 제도는 업무의 효과적인 발전을 촉진하는 데 도움이 되며, 언더레이 파일 작업 제도를 수립하는 것은 반드시 다음과 같은 요구 사항을 따라야 한다. 하나는 과학적이고 합리적이다. 시스템은 단위 파일 관리의 요구를 충족시키기 위해 본 단위의 특성과 언더레이 관리의 실제에 부합해야 합니다. 두 번째는 간결하고 실용적입니다. 제도는 편리함, 실용성, 단순성, 조작성을 목표로 해야 제도의 방향과 규범 역할을 더 잘 발휘할 수 있다. 셋째, 구속의 양방향성에 주의하십시오. 리더와 직원을 모두 구속해야 한다는 얘기다. 지도자의 행동과 이미지는 제도의 순조로운 실행에 직접적인 영향을 미치고, 직원은 단위의 주요 구성 그룹이며, 제도의 주요 구속 대상과 집행자이다. 넷째, 제도 집행의 진지함을 견지하다. 서류부문은 서류규정제도를 제정하는 주관 부서이자 규제제도의 집행 부서이다. 규칙과 제도를 집행하는 과정에서 유공자를 장려해야 할 뿐만 아니라, 실수자를 처벌하고 제도의 권위를 충분히 반영해야 한다.
3. 언더레이 파일을 보관 및 체크 인해야 합니다.
언더레이의 중요성과 플롯 빈도로 인해 품질을 보장하기 위해서는 언더레이 보관의 입구를 엄격하게 점검해야 합니다. 언더레이가 기록되기 전에 설계자에게 명확하고 구체적인 요구 사항을 제시하고 절차에 따라 진행하여 언더레이의 품질을 보장해야 한다. 보관을 할 때는 반드시 카탈로그와 도면의 요구에 따라 차근차근 한 번에 하나씩 확인, 인벤토리, 보관을 해야 한다. 요구 사항을 충족하지 못하는 것은 입고 접수에 서명하지 않습니다. 언더레이 보관 수용은 특히 몇 가지 측면에 주의해야 한다. 하나는 언더레이의 품질을 검사하고, 언더레이가 평평한지, 글씨가 또렷한지, 지도에 얼룩이 있는지 확인하는 것이다. 언더레이가 청사진의 주인이기 때문에, 언더레이 품질이 좋지 않으면 고품질의 청사진이 없다. 두 번째는 불완전한 언더레이를 검사하고 서명하는 것으로, 파일 증빙의 역할을 충분히 발휘하지 못한다. 셋째, 도면 번호가 프로젝트 이름과 일치하는지 확인하십시오. 도면 번호는 각 시트의 "신분증" 으로 고유합니다. 언더레이 파일의 검색, 활용, 저장 및 통계에 중요한 역할을 합니다. 여러 언더레이가 하나의 그림 번호를 사용하면 나중에 언더레이를 찾고 이용하는 데 많은 문제가 생길 수 있습니다. 따라서 언더레이 보관 및 수용시 품질을 엄격하게 통제해야 합니다. 위탁 단위의 요구가 변경되거나 프로젝트 개조로 인해 제도 기록 후 언더레이는 언제든지 수정할 수 있습니다. 기본 지도의 개정은 일반적으로 점진적으로 관리됩니다. 언더레이 파일에서 프로젝트 파일 번호가 같은 여러 버전의 언더레이가 있고, 같은 버전의 디렉토리에 서로 다른 버전의 번호가 포함되어 있어 언더레이 조정이 더욱 어려워집니다. 따라서 언더레이의 일상적인 관리에서 모든 작업의 수행자가 채택할 수 있도록 각 언더레이의 유효한 버전을 확인해야 합니다.
4. 언더레이 파일의 특성상 종이 언더레이 파일의 보관과 보호 작업을 잘 한다.
언더레이 파일은 이중성을 지녔으며, 각 설계 단계의 기술적 사실을 기록하고 복제 도구를 제공합니다. 언더레이 재료는 화학적으로 처리된 투명지로, 쉽게 노랗게 변하고, 바삭하고, 찢어지고, 파손되기 때문에 접어서 보관할 수 없다. 보존이 잘 되지 않으면 쉽게 노랗게 변하고 변질되어 곰팡이가 나기 쉽다. 그것은 빛을 두려워하고, 고온을 두려워하고, 습기를 두려워하며, 약간의 소홀함으로는 명확한 청사진을 내놓지 못하고, 더욱' 응석받이' 를 한다. 따라서, 언더레이 파일의 관리에서, 아키비스트는 사상적으로 충분히 중시하고, 행동면에서 각별히 조심하고, 업무에서 특히 세심해야 한다. 밑그림을 잘 묶고, 평평하게 하고, 잘 말아야 한다. 그리기, 인벤토리, 언더레이 정리 과정에서 언더레이를 소중히 여기고 사랑해야 한다. 언더레이를 가져올 때는 반드시 도안의 질서를 유지해야 하며, 동시에 가볍게 들고 가볍게 놓아서, 종이가 마모되는 것을 방지해야 한다. 실제로, 언더레이 파일 창고는' 8 방방' 요구에 따라 관리해야 하며, 창고의 온습도와 습도, 등록 자료를 엄격히 통제해야 한다. 언더레이 캐비닛은 자주 청소해야 하고, 창고는 자주 청소해야 하며, 먼지가 창고에 들어가지 않도록 하여 창고를 깨끗하고 위생적으로 유지해야 한다. 빛을 피하고 곰팡이와 생물학적 위험을 방지하여 언더레이 파일의 장기 보존과 활용을 보장하고 언더레이 파일의 적극적인 역할을 충분히 발휘하십시오.
5. 언더레이 파일의 디지털화를 가속화합니다.
경제와 과학기술이 급속히 발전함에 따라 과학 연구 생산 건설 프로젝트가 갈수록 많아지고 요구도 높아지고 있다. 전통적인 언더레이 파일 관리 방법은 이미 발전의 요구를 만족시키기 어렵다. 현대 기술을 이용하여 언더레이 파일을 관리하는 것은 파일 작업의 효율성과 수준을 높이고, 파일 정보화 관리를 실현하며, 과학 연구, 생산 및 경영 활동에서 언더레이 파일의 역할을 충분히 발휘할 수 있는 효과적인 방법이라고 할 수 있다. 언더레이는 원본이 하나밖에 없고 사용 빈도가 높다. 언더레이 파일은 종이 제품으로 쉽게 마모되고, 노랗게 변하고, 부서지기 쉽고, 갈라지고, 습기를 받고, 보관하기 쉽지 않은 종이 파일의 약점을 가지고 있다. 전통적인 파일 관리는 자원을 공유할 수 없고, 청사진과 언더레이가 모두 보존되어 있어 인력과 물력의 낭비를 초래하고 있다. 이러한 문제를 해결하려면 데이터베이스를 설정하고 언더레이 파일을 디지털화하여 관리해야 합니다. 종이 언더레이와 PDF 전자 파일은 기록실에 동시에 전송되고, 아직 전자적으로 서명되지 않은 프로젝트 파일은 스캔을 보존한다. 조건 하에서, 초기 손으로 그린 언더레이의 "고아" 파일도 도면 파일로 스캔되고, 복구 언더레이 파일을 구하면서 "죽은 파일" 을 "활성 자원" 으로 바꾼다. 스캔한 그래픽 파일은 단위 파일 관리 시스템의 네트워크에 걸려 있어 수요자가 쉽게 찾고 사용할 수 있습니다. 종이 파일의 백업으로 전자 파일을 보존할 수 있다. 첫째, 종이 서류는 보험에 가입한다. 둘째, 데스크톱에서 언더레이 파일을 빌려 인터넷 기술을 통해 오프사이트에서 원격으로 사용할 수 있으며, 여러 사람의 요구를 동시에 충족시킬 수 있으며, 수요자에게 편리하고 빠른 품질의 서비스를 제공하는 동시에 종이 문서의 마모를 최소화하고 종이 파일을 보호할 수 있습니다. 셋째, 언더레이 저장에 편리함을 제공한다. 전자 파일로 제작된 언더레이와 원본이 심하게 파손되고, 약간 낡고, 덜 사용되는 언더레이는 말릴 수도 있고, 다른 곳에 보관할 수도 있다. 사용 중인 청사진이 더 이상 보관되지 않으면 창고의 스토리지 압력이 크게 완화되고 기존 창고 자원이 효율적으로 활용됩니다.
현대 정보 관리 도구를 사용하여 언더레이 관리 프로세스를 가속화하십시오.
현대 정보 관리 도구는 오늘날 사회 발전의 큰 추세이다. 각 기업 사업 단위는 현대 정보 관리 수단을 최대한 활용하고, 언더레이 관리 과정을 가속화하고, 아카이브 작업의 효율성과 수준을 높여야 한다. 위 그림은 디지털 프린터와 기존 프린터의 비교입니다. 전자가 정확도와 품질, 그리기 속도, 그리기 과정, 워터마크 기능, 도장 기능 모두에서 큰 장점을 가지고 있음을 알 수 있습니다. 결론적으로, 언더레이 파일 관리 업무를 잘 하려면 반드시 서비스 의식을 강화하고 서비스 수준을 높여야 한다. 서비스 품질은 아카이브 작업의 직업 윤리 수준을 측정하는 중요한 척도이다. 언더레이 파일 정보 자원의 역할을 충분히 발휘하여 사회주의 현대화 건설을 위해 봉사하는 것은 우리 아키비스트의 의무이다. 새로운 역사적 조건 하에서, 언더레이 파일 작업은 시대 발전의 요구 사항과 밀접하게 연계되어 관념을 업데이트하고 효과적인 조치를 취하여 언더레이 파일의 현대화 관리 모델을 적극적으로 탐구해야 한다.