공식 구매 주문은 구매한 상품이 주문에서 예산, 지불, 배송까지 전체 프로세스가 원활하게 실행되도록 보장합니다. 구매 주문서의 요소를 명확히 해야 구매측의 합법적 권익과 이익을 효과적으로 보장할 수 있다. 다음은 구매 주문서의 중요한 요소입니다.
● 상품 또는 서비스 제조업체명-각 구매에 누가 참여하고 책임자를 정확히 알고 있는지 확인하십시오.
● 구매 주문 번호-송장, 지불, 배송일 등 구매 상황을 보다 쉽게 파악할 수 있으며 잘못된 지불의 위험을 최소화할 수 있습니다.
● 구매 주문서 날짜-주문 및 배송일을 정식으로 기록하고 물품 검수 준비를 합니다.
● 배송 및 송장 주소-모든 서신과 상품이 배송이 지연되거나 지불이 지연되지 않도록 합니다.
● 상품 또는 서비스의 설명 및 수량-중복 구매나 잘못된 구매가 없도록 기술 매개변수를 포함해야 합니다.
● 구매 가격-세금과 총 가격을 기록하고, 공급자의 가격 내역을 추적하고, 새로운 계약을 재협상할 필요가 있는지, 아니면 상품을 세 곳보다 비교해야 하는지, 가격 인상에 대한 여지를 남기지 않는 것이 필요한지 확인합니다.
● 지불 정보-구매자에게 특정 수취인, 지불 계좌, 날짜 등을 알려 진행 중 지연과 오류를 방지합니다.
기업은 8 관리 SRM 구매 관리 소프트웨어를 통해 구매 프로세스를 단순화하고 종합적인 구매 발주 실행 관리를 통해 구매 발주 생성, 승인, 가격, 배송, 송장 및 지불을 완료할 수 있습니다.
8Manage SRM 은
유형 및 규칙 설정 구매 주문서 기능을 제공합니다. 귀사의 구매 분류에 따라 구매를 분류하고, 적절한 규칙을 설정하여 회사 정책이 올바르게 시행되도록 할 수 있습니다.
수동 또는 자동 작성? -구매 주문서를 수동으로 만들거나 구매 계획에 따라 구매 주문서를 자동으로 생성할 수 있습니다.
지불 일정? -구매 주문서에 지불 일정을 설정하여 후속 송장 및 지불을 자동으로 추적할 수 있습니다.
검토 및 승인? -조직 구조 및 구매 유형에 따라 8Manage 는 사전 설정된 감사 및 승인 프로세스를 구매 주문서에 자동으로 연결합니다.
전자 서명 및 전자 도장? -구매 주문서에 전자 서명 및/또는 전자 도장을 제공할 수 있습니다.
공급자에게 전자 푸시? -구매 주문서를 공급자에게 전자적으로 보낼 수 있습니다.
온라인으로 공급업체와 확인? -공급자에게 새 구매 주문서를 알리고 구매 주문서를 확인하도록 허용한 후 알려드립니다.
제공 계획 및 확인? -귀하와 귀하의 공급업체가 제공 계획을 설정하고, 변경하고, (최종) 계획을 확인할 수 있습니다.
수락 및 반품? -제품 및 서비스 및/또는 반품을 검사하고 승인할 수 있습니다.
조정? --공급업체가 제공한 송장을 구매 주문서의 지불 일정 및 수락 상태에 대응시킬 수 있습니다.
송장 승인 및 지급 요청? --승인을 위해 송장 및 지불 요청을 제출할 수 있습니다.
공급자 성과 평가 ？ -공급자가 주문을 완료할 수 있는 능력에 따라 성과를 평가할 수 있습니다.