객실 배치 시 좌석 배치 외에도 다음 사항에 주의해야 합니다.
(1) 행사장 내 흡연 허용 여부를 먼저 결정합니다. 흡연이 허용되는 경우 재떨이를 준비해야 합니다. 흡연이 금지된 경우, 재떨이를 행사장 내에 반입해서는 안 됩니다. 또한, 행사장 내에는 금연 표지판이나 문구를 게시하는 것이 좋습니다. 참석자가 많을 경우 실제 필요에 따라 좌석 공간을 흡연 구역과 비흡연 구역으로 나눌 수도 있습니다. 그러나 현재는 공공장소에서의 흡연이 금지되어 있습니다. 이는 모임 장소의 규정에 따릅니다.
(2) 참가자들이 서로 익숙하지 않은 경우에는 명함이나 테이블 태그를 미리 준비할지 고려해야합니다. (3) 시청각 장비를 준비합니다. 칠판(화이트보드), 백지, 심지어 슬라이드프로젝터, 오버헤드프로젝터, 프로젝터까지 총회에서 빌릴 수 있는 기본적인 도구라고 생각하면 된다. 그러나 다음 사항에 특별한 주의를 기울여야 합니다. 슬라이드 프로젝터, 프로젝터 및 프로젝터에서 투사된 텍스트 또는 그래픽은 모든 참가자가 명확하게 볼 수 있어야 하며 언제든지 사용할 수 있어야 합니다. 현장 오디오도 있는데 일반적으로 진행자용 특수 마이크, 발표자용 특수 마이크, 주요 리더 앞에 있는 특수 마이크 등 통신용으로 1~2개의 무선 마이크도 준비해야 합니다. 무선 마이크 전송.
(4) 긴 회의(1시간 30분 이상)가 아닌 이상, 참가자들의 주의가 산만해지지 않도록 다과를 제공하지 않도록 노력하세요. 회의를 위한 커피 브레이크가 있는 경우, 회의 참석자 수에 따라 충분한 공간을 확보하십시오.
(5) 안건이 매우 짧고 메모할 필요가 없는 경우 스탠딩 방식으로 회의를 진행하는 것을 고려할 수 있으며 이는 일반적으로 출시식, 제막식 등의 의례적인 회의에 적합합니다. , 개회식, 리본 커팅식 등이 진행됩니다.
(6) 행사장의 조명은 균일하고 균일해야 하며, 최소한 연단의 조명은 너무 어둡지 않아야 하며, 행사장의 후면 패널은 무광택(무반사)이어야 합니다.
(7) 회의에 컨퍼런스 사진이나 비디오 촬영이 필요한지 여부에 관계없이 영화 및 TV 회사에 미리 예약하고 비디오가 전체 또는 부분적으로 녹화되는지 명확히 하십시오.
아무리 세밀하게 회의 계획을 세워도, 아무리 철저하게 회의 준비를 했다고 해도 회의 전에 장소에 대한 최종 점검을 하지 않으면 부족할 수 있습니다. Mo Fei의 법칙 중 하나는 매우 경계심이 강한 것입니다. 어떤 것이든 잘못될 수 있으면 잘못될 것이며, 가장 잘못되어서는 안되는 순간에 일어날 것입니다.
이를 바탕으로 회의 30분~1시간 전에 직접 행사장에 가거나 사람을 보내 다음 4가지 사항이 이루어졌는지 확인하는 것이 좋다. (2) 슬라이드 프로젝터나 프로젝터를 사용하는 경우에는 시청각 장비가 제대로 준비되어 있습니까? 프로젝터를 사용하는 경우 초점, 볼륨 등이 사전에 적절하게 조정되어 있습니까? 마이크를 사용한 경우 음향 효과가 제대로 조정되었습니까? 슬라이드 프로젝트, 프로젝터 및 프로젝터에 사용할 수 있는 추가 램프 또는 보조자가 있습니까? 시청각 장비에 대한 유지 관리 작업이 있습니까? 아니면 전문가가 있습니까? (3) 준비회의에서 배부하는 자료, 명함, 종이, 연필, 테이블 마커 등 회의 관련 자료는 모두 구비되어 있는가? (4) 필요한 경우 참석자에게 전화하여 회의 시간을 상기시키고, 위치. 특히 회의 공지를 오랫동안 발송한 경우 회의 전에 알리는 것이 매우 효과적일 수 있습니다.
신체적 불편함이 사고와 청취를 방해하기 때문에 비즈니스 회의가 중단되는 경우가 많습니다. 사고는 외부 방해 요소나 소음이 없고 공기 순환이 적절하며 온도가 조절되는 회의실에서 가장 잘 작동합니다. 이상적인 회의실은 붐비지 않는 좌석, 좋은 시야, 선명한 청력, 밝지만 눈부시지 않은 조명을 갖추고 있어야 합니다. 이러한 환경 조건의 조합은 생각보다 찾기가 어렵습니다. 테이블, 의자, 연단의 실제 배치는 회의에 참석하는 사람의 수뿐만 아니라 회의의 목적에 따라 달라집니다.
경매: 좌석 배치에서는 모든 청취자가 발표자와 그가 들고 있는 물건을 명확하게 볼 수 있어야 합니다. 이러한 종류의 회의는 종종 독립적이고 반응이나 그룹 토론을 기다릴 필요가 없기 때문에 좌석 배치는 다음 두 가지 형태를 취할 수 있습니다. (1) 극장 스타일.
이미 만들어진 강당을 이용하거나 의자를 일렬로 늘어놓아 보세요. 회의의 길이가 중요합니다. 가장 편안한 좌석을 갖춘 최고의 극장이라 할지라도 관객이 30분의 휴식 시간을 포함해 2시간 30분 이상 집중할 것을 기대하기는 어렵다. (2) 교실 스타일. 메모를 해야 하거나 회의가 2시간 이상 지속될 경우에는 필기구가 있는 의자를 사용하거나 테이블을 일렬로 배열하세요. 2인용 2m 테이블은 필요한 경우 작업하고 유리잔, 음료수병, 재떨이를 놓는 데 적합합니다. (흡연자와 비흡연자는 따로 앉는 것을 잊지 마세요.) 회의 중 의자 이동과 참가자의 이동이 원활하도록 테이블 간 적절한 거리를 유지하십시오.
문제 해결 회의 또는 교육 회의: 이러한 회의에서는 참가자가 서로, 주최자 또는 프레젠테이션을 볼 수 있어야 합니다. 이러한 회의에는 개인 참여와 그룹 토론을 장려하는 "책임 공유" 리더십과 좌석 배치가 필요한 경우가 많습니다. 높은 리더십 기술을 가진 사람은 25명의 토론 그룹을 성공적으로 이끌 수 있지만 대부분의 권위자들은 7~12명의 그룹이 가장 효과적이라는 데 동의합니다. 참가자들은 테이블 주위에 그룹으로 앉아 있는 것이 가장 편안합니다. 좌석 배치는 다음 세 가지 방법을 권장합니다. (1) 원탁형 - 각 그룹이 8명 미만으로 제한되어 있고 칠판이나 기타 전시물을 사용할 필요가 없는 경우 이 형식을 사용할 수 있습니다. 가장 큰 이점은 참가자들이 서로를 명확하게 볼 수 있다는 것입니다. 테이블은 꼭 원형 테이블일 필요는 없습니다. 칠판이나 기타 디스플레이에 쉽게 접근할 수 있도록 한쪽 끝에 진행자가 앉아 있는 직사각형 테이블입니다. 하지만 테이블 반대편에 앉은 사람은 약간 불리한 위치에 있습니다. (2) 말굽 모양-U 모양이 아마도 가장 일반적인 형태일 것입니다. 이 형식에서는 3개 이상의 테이블이 U자형으로 배열되어야 하며, 진행자는 U자형의 한쪽 끝에서 약간 떨어진 네 번째 테이블에 앉게 됩니다. 12인 일행의 경우 이러한 형태의 좌석 배치에는 최소 6m x 9m의 공간 크기가 필요합니다. (3) V자형 - U자형보다 더 좋지 않지만 종종 유일한 실용적인 솔루션입니다. 이러한 대각선 배열을 통해 주최자와 전시물은 더욱 선명하게 보이지만, 똑바로 앉아 있는 참가자들은 서로를 명확하게 볼 수 없습니다.