I. 일반 원칙
그룹 파일은 그룹 행정사무와 업무활동에서 없어서는 안 될 요소이다. 그룹 파일 관리를 표준화하고, 파일의 무결성과 기밀성을 보장하고, 작업 절차를 합리화하고, 업무 책임을 명확히 하고, 데이터 손실을 방지하고, 이 제도를 특별히 제정한다.
1. 그룹 본부 부서, 각 자회사가 업무 활동에서 형성한 참조 및 활용 가치가 있는 모든 문서 자료는 그룹 행정인사부에 정기적으로 제출해야 그룹 행정부가 그룹 파일 관리의 대구 부서로서 파일 자료의 무결성, 연속성 및 신뢰성을 보장할 수 있습니다.
2. 그룹 본부 행정인사부는 그룹의 파일 관리 및 문서 보관을 담당하고 각 자회사의 파일 관리를 감독하고 지도한다. 각 자회사 책임자는 본 부서의 문서, 자료 관리를 중시해야 하며, 전임 또는 시간제 직원을 배치하여 이 일을 책임져야 한다.
둘째, 기록 범위
1. 모든 문서 자료 (공문, 전보, 팩스, 차트, 전자 자료, 편지, 신문, 녹음, 비디오 등). ) 회사의 업무 활동을 반영하고, 참고가치가 있으며, 아카이빙 범위에 속한다.
2. 회사가 신청, 승인, 등록, 해지 및 해산 후 청산한 서류와 자료.
3. 회사 주주 총회, 이사회, 감사회가 형성한 문서 자료
4, 자금 대출, 업무 문서 (계약, 중요 보고서, 은기업 연락서 등 포함). ) 을 참조하십시오
5, 정부, 프로젝트 승인, 계약;
6, 회사 제도, 회의록, 내부 문서 (총지배인의 지시 후 워크플로우, 회사 결정 등 포함). );
7, 프로젝트 진행 관리 문서 (업무 단위 간의 왕래 서신 등 포함) ), 프로젝트 예비 설계, 수정 및 완료지도;
8. 각 자회사 및 그룹 본부 각 부서의 연간 작업 계획 및 자금 계획
9. 회사가 체결한 각종 계약 (상품주택 매매 계약 포함)
10, 회사 유효 면허, 증명서, 도장
1 1, 법적 효력 및 보존 가치가 있는 파일
12, 회의 통지, 보고서, 결의안, 요약, 리더십 연설, 전형적인 발언, 회의 브리핑, 회의록 등을 포함한 회사의 중요한 회의 자료.
13. 직원 컴퓨터의 회사 관련 전자 자료 및 문서
14, 그룹 및 자회사가 획득한 사회적 명예 정보
15, 아카이브 관리가 필요한 기타 자료. 음향형식으로 기록된 회사 경영 활동에 영향을 미치는 각종 자료, 비각, 서화, 문서 자료, 상급 지도자, 유명인, 친구, 협력기관이 제공하고 기증하는 각종 기념공예 제품을 포함한다.
셋째, 제출 요구 사항
1, 그룹 행정 및 인사부는 즉시 아카이빙 및 분류 작업을 잘해야 합니다. 각 자회사는 분기 마지막 날까지 분기별로 보관해야 할 서류자료를 정리해 그룹 행정인사부 백업에 제출해야 한다.
2. 그룹 각 부서는 제때에 행정인사부에 발생한 서류자료를 넘겨야 한다. 어떤 자료를 사용해야 할 경우, 보관을 통해 보관한 후 대출 수속을 밟아야 한다. 각 요소는 반드시 아카이빙 제도를 엄격히 준수해야 하며, 이유 없이 아카이빙해야 할 백업 문서와 자료를 연기하거나 제출하지 말아야 한다.
3. 각 자회사는 그룹 행정인사부에 백업 서류를 제출할 때 인수인계수속을 엄격히 이행하고 서류자료 분류에 따라 카탈로그를 작성해야 한다. 백업 서류를 이전할 때, 양도인을 명시하는 두 개의 목록을 제공해야 하며, 본부 행정인사부가 서명한 후 조사를 위해 남겨야 한다.
4. 서류보관의 전반적인 요구 사항은 서류재료의 형성 규칙과 특징에 따라 서류재료 간의 유기적 연계를 유지하고, 서로 다른 가치를 구분하고, 보관과 활용을 용이하게 하는 것이다. 특히 다음 사항을 수행해야 합니다.
(1) 아카이빙된 문서 재료의 종류, 매수 및 문서당 페이지 수가 완전해야 합니다.
(2) 보관한 문서 자료에서는 각 문서의 원본과 첨부 파일, 인쇄본 및 최종 마무리, 요청 및 응답, 전송 문서 및 원본과 다양한 문자의 동일한 문서를 분리해서는 안 됩니다. 전신과 전보는 모두 한 권에 있어야 한다.
(3) 볼륨 내의 문서 자료는 상황에 따라 배열해야 하며, 분할할 수 없는 문서 자료는 순서대로 배열해야 합니다. 즉, 비준문이 앞에 있고 설명이 뒤에 있습니다. 원래 앞에 있고 첨부 파일은 뒤에 있다. 전면 인쇄, 후면 마무리;
(4) 권내 서류는 페이지 번호나 품번기호를 순서대로 써야 한다. 제본 문서는 각 페이지의 전면 오른쪽 위와 후면 왼쪽 위 모서리에 균일하게 배포되어야 합니다. 제본되지 않은 파일은 볼륨 내 각 문서의 오른쪽 위에 번호를 매겨야 하며, 차트와 시청각 자료도 차트 또는 시청각 자료의 뒷면에 번호를 매겨야 합니다.
(5) 각종 서류의 밀급과 보관 기한에 따라 규정된 형식에 따라 파일 목록을 하나씩 작성해야 하며, 문서, 자료의 제목을 마음대로 변경하거나 간소화해서는 안 된다. 제목이 없는 사람은 제목을 쓰고, 제목이 있고, 실질적인 내용이 없는 것은 다시 써야 한다. 책임, 년, 월, 일이 없는 서류자료는 명확하게 확인하고 관련 항목을 기입해야 한다. 볼륨의 파일 디렉토리는 볼륨 헤더에 있습니다.
(6) 시청각 자료는 비디오나 녹음의 대상, 시간, 장소, 중심 내용, 책임자 등을 표시해야 한다.
넷째, 파일 보관 기한
1. 파일 및 파일의 보관 기간은 영구, 장기 및 단기로 설정됩니다. 장기는 대략 16 ~ 50 년, 단기는 15 년 이하, 3 년 이상이다.
2. 그룹 문서 보존 기간 결정 원칙
(1) 회사의 주요 기능 활동 및 기본 역사적 특성을 반영하는 장기 활용 가치를 지닌 모든 파일은 영구 보존으로 나열됩니다.
(2) 오랜 기간 동안 회사의 일반 활동을 반영하고 회사 업무에 참고가치가 있는 문건 자료는 모두 장기 보관으로 기재되어 있다.
(3) 단기간에 회사에 참고가치가 있는 문서, 자료는 단기 보관으로 기재한다.
다섯째, 문서 보안 수준
1, 파일은 일반 파일과 기밀 파일로 구분됩니다. 문서 분류는 극비와 기밀의 두 단계로 나뉜다. 문서의 분류는 문서 제출자가 제출하고 행정 인사부 관리자가 승인했다.
2, 기밀 파일은 기록실에서만 읽을 수 있고, 본실을 떠날 수 없습니다. 기밀 문서의 복사는 사무실 주임 (행정인사부 매니저) 과 부사장 이상의 지도자의 승인을 받아야 한다.
3. 기밀 서류는 파일럿만 사용할 수 있으며, 다른 사람의 사용은 사무실 주임 (그룹 행정인사부 관리자) 과 부사장급 이상 지도자의 승인을 받아야 한다.
4. 기밀 유지 시한에 도달한 서류는 해당 부서장과 사무주임 (그룹 행정인사부 관리자) 에게 인증과 암호 해독을 하고, 암호 해독된 서류는 일반 파일 관리를 하고, 적시에 사용할 수 있도록 해 달라고 요청했다.
자동사 서류를 빌려 보다.
1. 각 부서는 업무상 업무 서류를 빌려서 부서장의 승인을 받은 후 파일러에' 파일 대출 등기부' 를 작성해서 빌릴 수 있다.
2. 회사의 비부서 업무 서류를 빌려보는 것은 반드시 파일 소속 부서나 사무실 주임 (그룹 행정인사부 관리자) 의 승인을 받아야 한다.
3, 대출 서류는 반드시 엄격하게 등록 수속을 이행해야 하고, 반납된 서류는 반드시 인벤토리를 진행하고 등록부에서 로그아웃해야 한다.
4. 파일을 빌려본 사람은 파일을 공개, 변경, 분해, 대출, 복사 및 반입해서는 안 됩니다. 특수한 경우 대출이나 대출서류가 필요한 사람은 반드시 사무실 주임 (그룹 행정인사부 관리자) 의 승인을 받아야 한다.
5. 기밀 문건을 검토하고 복제하는 것은 반드시 사무실 주임 (행정인사부 매니저) 과 부사장 이상의 지도자의 승인을 받아야 한다.
6. 빌린 서류는 다 사용한 후 제때에 돌려주어야 하며, 대출시간은 보통 열흘을 넘지 않는다.
7. 대출자는 서류를 잘 보관해야 하며 잃어버리면 안 됩니다.
8. 빌린 모든 서류와 자료는 허가 없이 복사할 수 없습니다. 업무에 필요한 것은 회사의 관련 기밀 유지 규정에 따라 처리한다.
일곱째, 컴퓨터 파일 관리
1. 모든 직원 컴퓨터는 회사 관련 파일 자료를 저장할 전용 영역을 지정해야 하며, 컴퓨터 직원을 사용하여 분류 저장을 위한 하위 폴더를 설정할 수 있는 직원 전용 폴더를 지정 저장 영역에 설정해야 합니다.
2. 각 자회사 사무실 주임 (그룹 행정인사부 관리자) 이 컴퓨터 파일 관리 책임자입니다. 회사의 모든 직원은 컴퓨터 관리 책임자에게 가서 컴퓨터 영역과 폴더 이름을 사실대로 등록해야 합니다. 컴퓨터 파일 관리 책임자는 등록된 보관 지역에 따라 본 단위의 컴퓨터를 정기적으로 점검해야 한다.
여덟. 서류의 감정 및 파괴
1. 그룹 행정인사부는 정기적으로 보존된 서류를 감정하고 보존기한을 초과한 서류자료를 규정에 따라 폐기한다.
2. 서류감정작업은 그룹 행정인사부 매니저가 주관하고, 관련 부처가 참가해 서류감정팀을 구성해 감정된 서류를 하나하나 심사해 보존과 파기 의견을 제시했다.
3. 서류는 그룹 총재의 비준을 거쳐야 파기할 수 있다.
4. 서류자료 파기, 두 명 이상 지정 장소에서 판매, 판매인은 파기 목록에 서명해야 합니다.
아홉. 징벌
1. 그룹의 어떤 자회사도 본 제도를 위반하고, 이유 없이 보관해야 할 백업 서류와 자료를 미루거나 제출하지 않고, 일단 발견되면 기한 내에 제출하도록 독촉을 받고, 문서 부서장과 부서장에게 서면 검사를 쓰도록 명령하는 것 외에 100 원 ~ 500 원에 처할 것이다
2. 본 제도 제 6 조 제 4 항을 위반하면 회사 기록 비밀을 누설하고, 사무실 주임 (그룹 행정부 관리자) 의 승인 없이 무단 변경, 분해 또는 대출, 복사 또는 대출한 그룹 전체 직원은 상황에 따라 부서 지도자와 당사자에게 각각 500 원 ~ 1000 원의 벌금을 부과한다. 나쁜 결과를 초래한 사람은 줄거리의 경중을 근거로 법적 책임을 추궁한다.
3. 그룹의 모든 직원은 본 제도 제 6 조 제 6 항을 위반하여 대출 기한에 따라 돌려주지 않은 경우 기한 내에 돌려주고 당사자에게 서면 검사를 쓰라고 명령한다.
4. 그룹의 모든 직원은 본 제도 제 6 조 제 7 항을 위반하고, 서류를 분실한 사람은 즉시 보고해야 한다. 서류를 분실하고, 회사의 영업 비밀을 누설하고, 나쁜 결과를 초래한 것은 줄거리에 따라 관련 책임을 추궁하는 것이다.
5. 서류인원이 분실되거나, 서류조회 과정을 제멋대로 규범화하거나, 문건 비밀을 누설하는 경우, 사정에 따라 규율처분과 그에 상응하는 벌금을 부과하여 법에 따라 법적 책임을 추궁할 때까지 한다.
6. 본 제도 제 7 조를 위반하면 규정에 따라 컴퓨터 서류를 보관하지 않고 규정에 따라 검사를 받지 않는 그룹 직원은 상응하는 규율처분과 벌금을 준다.
X. 보충 조항
1. 이 제도는 이미 2007 년 9 월에 발효되었다.
이 시스템은 그룹 행정 인사부가 설명합니다.
3. 각 자회사는 본 제도에 따라 본 단위의 실제 상황을 결합하여 구체적인 실시 세칙을 제정해야 한다.
4. 이전의 관련 규정이 본 방법과 일치하지 않는 것은 본 제도를 기준으로 합니다.