우선, 우리는 메일을 받은 후 첫 번째 시간에 상대방에게 답장을 해야 합니다. 특히 메일은 우리의 지도자와 상급자로부터 온 것입니다. 이는 메일에 대한 우리의 중시를 반영할 뿐만 아니라, 앞으로 직장에서의 발전에 도움이 될 것입니다. (데이비드 아셀, Northern Exposure (미국 TV 드라마), 메일명언)
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그런 다음 주제를 작성하는 것이 매우 중요합니다. 메일의 핵심은 제목이다. 주제를 확정해야만 수취인은 우리가 무엇을 표현하고 싶은지 가장 빨리 알 수 있다. 항상 상대방이 보낸 RE 로 답장을 하지 말고, 물론 구체적인 상황을 나누어야 한다. ...
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주어 앞에' 긴급',' 필수' 등의 단어를 붙이지 마라. 물론, 만약 당신이 지도자라면, 임무를 분배하는 상황에 속한다. 만약 우리가 상급자의 이메일에 회신하고 있다면, 이 말들을 더하는 것은 분명히 협박을 의미한다.
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본문의 제목은 매우 중요하다! 어떤 사람들은 부주의해서 메일 본문을 쓸 때 항상 상대방의 주소를 잊어버린다. 물론, 쌍방이 같은 일에 대해 여러 차례 우편물을 주고받는다면, 쓰지 않아도 되지만, 우선 이런 호칭을 써야 한다. 안녕하세요, 왕선생 혹은 사랑하는 여러분;
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둘째, 메일 본문의 서체는 너무 캐주얼해서는 안 된다. 중국인들은 보편적으로 비교적 엄숙하다. 따라서 이런 공식적인 의사 소통 방식에서는 장난스럽게 보이는 서체를 사용하거나 다양한 색깔을 함부로 사용하지 마십시오. (데이비드 아셀, Northern Exposure (미국 TV 드라마), 예술명언) 일반적으로 굵게 쓰는 것이 가장 적합하다.
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마지막으로 가장 귀찮은 것은 참조 및 숨은 참조. 일반적으로 CC 는 우리에게 더 중요한 모든 일의 복사본을 직접 지도해야 한다. 하나는 그에게 이 일을 알려 존중을 나타내고, 다른 하나는 그가 우리가 해결책을 생각하도록 도와주는 것이다. Bcc 에 관해서는, 많이 사용하지 않고, 주로 일부 비정규적인 상황을 포함한다. 이때, 수신자는 우리의 숨은 참조 대상이 누구인지 알지 못한다.