(1) 재료 보관 시스템. 새로 형성된 서류는 제때에 보관해야 하며, 아카이빙의 일반적인 절차는 먼저 자료를 감정하여 아카이빙 요구 사항을 충족하는지 확인하는 것이다. 둘째, 재료의 특성과 내용에 따라 아카이브의 구체적인 위치를 결정합니다. 다시 한 번, 카탈로그에 재료 이름 및 관련 내용을 입력합니다. 마지막으로 새 재질을 문서에 넣습니다.
(2) 시스템 점검. 검사 검증은 인사 파일의 완전성과 안전을 보장하는 중요한 수단이다. 검사 내용은 다각적이다. 인사 기록 자체의 검사를 포함한다. 예를 들면 곰팡이 좀이 있는지 확인하는 등. , 창고의 문과 창문이 손상되지 않았는지, 다른 보관 오류가 있는지 확인하는 등 인사 파일 보관 환경에 대한 검사도 있습니다.
일반적으로 정기적으로 검사와 검증을 해야 한다. 그러나 도난, 분실 또는 홍수, 화재 등과 같은 긴급 상황이 발생한 후에도 확인이 필요합니다. 일부 서류가 의심되면 어떤 소재가 분실되었는지 확실하지 않다. 일부 손상을 발견한 후, 이를테면 곰팡이가 나고, 좀먹은 것을 발견하는 등.
(3) 전달 시스템. 전송 시스템은 파일 전송 및 전달에 관한 것입니다. 서류의 이전은 일반적으로 업무 이동 등의 원인으로 인해 발생한다. 양도의 일반적인 절차는 이양할 서류를 꺼내는 것이다. 서류의 밑바닥에 반제하다. "인사 파일 이전 통지" 를 작성합니다.
요구에 따라 포장하고 밀봉하다. 전송은 비밀 유지 원칙을 따라야 하며, 일반적으로 기밀 트래픽 전송이며, 스스로 가져갈 수 없습니다. 또 접수기관은 서류를 접수하고 착오가 없는지 확인한 후 영수증에 서명하고 도장을 찍어서 제때에 반환해야 한다.
(4) 기밀 유지 시스템 유지. 구체적인 요구 사항은 다음과 같습니다. 규모가 큰 기업의 경우 일반적으로 파일 보관을 담당할 사람을 지정해야 하며 필요한 아카이빙 장비가 완비되어야 합니다. 창고에는 필요한 방화 방습 설비가 갖추어져 있다.
창고와 서류 캐비넷은 청결을 유지해야 하며, 관련 없는 물건은 보관하지 말아야 한다. 허가 없이는 누구도 인사 파일을 공공장소에 가져갈 수 없다. 관련없는 사람은 창고에 들어갈 수 없다. 담배를 엄금하다. 네가 떠날 때 불을 끄고, 창문을 닫고, 문을 잠그라.
(5) 통계 시스템. 인사 파일 통계의 내용은 주로 인사 파일 수입니다. 인사 파일이 보충 자료를 수집하다. 문서 배열. 서류를 보관하다. 이용 현황. 창고 안의 설비. 인사 기록원.
확장 데이터:
1, 직원 기본 정보 등록.
기본적으로 이러한 양식은 직원들이 처음 입사했을 때 등록되며, 일부 양식은 직원 자신이 작성한 양식 (예: 직원 기본 정보 양식, 입사 등록 양식 등) 입니다. ), HR 이 작성해 전자직원 명부에 하나씩 등록해야 할 수도 있습니다 (노동계약 포함).
2. 사원 고용과 관련된 승인 문서.
3. 직원의 각종 증명서.
많은 전통업체들이 이런 서류의 사본을 사용하기 때문에 사본만 보관하는 것은 좋지 않다. 개정된 분쟁을 막기 때문에 물론 더 중요한 것은 손상될 수 있기 때문이다. 스캔하거나 사진을 찍어서 다른 복사본을 보관해 보세요.
자격 입사 검진표, 전 기업 이직증명서, 보증인 관련 자료, 노동계약 및 첨부 파일, 구매되지 않은 주택 적립금 성명, 수습 기간 (인턴) 업무 요약, 수습 기간 실적 완료, 멘토 및 부서 평가 의견, 입사 후 급여 혜택 확인서 (미서명), 입사 신청서, 연간 업무 요약 등을 포함하되 이에 국한되지 않습니다.
5. 중요한 회의와 훈련에 참가하는 직원들의 각종 통계와 이력서.
6. 기업 직원 위치 변경 기록.
7, 직원 임금 조정, 보상 및 처벌 기록.
8. 노동계약, 비밀협정 등 관련 서류.
참고 자료:
바이두 백과-인사 파일