기업 임원들이 매일 직면하는 것은 대량의 자질구레하고 하찮은 일이다. 그러나, 이 사무들은 단지 이 큰 나무의 가지와 잎을 관리하는 것에 불과하다. 요약하자면, 행정관리는 기업에서 주로 관리, 조정, 서비스의 세 가지 주요 기능을 가지고 있다. 그 중에서도 관리는 중추이고, 조정은 핵심이며, 서비스는 기초이다. 결론적으로 행정의 본질은 서비스다. 자격을 갖춘 현대 기업 관리자가 되기 위해서는 행정부가 관리, 조정 및 서비스의 세 가지 측면에서 더욱 향상되어야 합니다.
"관리" 측면에서 행정부는 일상 업무 차원에서 이끄는 "참모와 조수" 에 만족할 수 없다. 또한 회사의 경영 이념, 관리 전략, 기업정신, 기업문화, 고용정책 등 중대한 문제에 대해 나름대로의 사고를 갖고 전략적 높이에서 실제 업무에 이르기까지 지도부에 없어서는 안 될' 고위 고문과 팔' 이 되어야 한다. 이를 위해서는 행정부의 지도자가 사무주의자가 되는 것에 만족할 수 없고, 사상, 혁신, 활력이 있는 지도자가 되어야 한다. 즉, 그는 전술가가 되는 것에 만족해야 할 뿐만 아니라 전략가가 되기 위해 노력해야 한다는 것이다. 분명히, 생각, 전략, 혁신, 의욕이 있는 사람만이 행정 업무를 더 잘하고 더 높은 경지에 도달할 수 있다.
"조정" 측면에서 관리자는 단순히 지도자의 명령을 전달하고 지도자가 맡긴 임무를 완수하는 것에 만족할 수 없다. 기업내 자신의 독특한 지위에 힘입어 각 부서에 함부로 이래라저래라 하며 권세로 사람을 억압해서는 안 된다. 행정부는 능동적으로 상하좌우 안팎을 소통하고, 충분한 소통을 바탕으로 잘 조율해야 한다. 충분한 소통이 없는 조화는 진정한 조화가 될 수 없다.
"서비스" 방면에서, 행정부는 배후 영웅의 역할을 기꺼이 해야 한다. 행정서비스가 우수하기 때문에, 결국 기업에 봉사하는 궁극적인 목적이기 때문이다. 행정부의 업무, 특히 물류 서비스는 기업의 관심의' 중심' 이 될 것으로 기대해서는 안 된다. 불가능할 뿐만 아니라, 그럴 수도 없다. 한 기업의 중심이 불행하게도 행정부에 떨어지면 행정업무가 정말 엉망이고, 기업의 모든 측면에 영향을 미치고, 기업의 최종 목표 달성에 영향을 미치고, 관심이 쏠리고 있기 때문이다.
행정관리의 이상적인 경지는' 윤물이 가늘고 조용하다' 행정부가 곳곳에서 자신의 존재를 드러내고 다른 부서와 렌즈와 명예를 다투는 것을 가장 꺼리는 것이다. 행정부는 고도로 자동화된 기계처럼 원자재 (임무) 가 들어가고 완제품 (성과) 이 나와야 한다. 많은 우여곡절은 행정체계에 흡수되어 자신의 평가를 위해 설치하는 것을 금지하고, 여기저기 홍보하고, 다른 사람의 시간과 정력을 낭비하는 것을 금지한다. 회사 자원에 대한 통제권을 이용해 사리사욕이나 편의를 도모하는 행위, 특히 행정부를' 들어가기 어렵고 보기 어렵고 처리하기 어려운' 관청으로 바꾸는 것에 반대해야 한다. 관리는 집행 시스템입니다. 그러나 제도의 집행도 예술이니, 함부로 자신을 얕볼 필요가 없다. 특히 높은 자질의 인재가 집중되는 곳에서는 사람에 대한 존중에 더욱 신경을 써야 한다. 행정 업무는 인정이 있어야 한다.
기업마다 행정부 포지셔닝이 다르고 업무 내용도 다르다.
예를 들어, 한 외자기업그룹의 중국구 행정부에는 20 여 개의 자회사가 있는데, 그 업무는 주로 다음과 같은 내용을 포함한다.
1. 중국 지역 본사 사무실 관리
2. 중국 지구 본부와 그룹 본부 간의 정보 통신.
3. 사무용품 및 장비 조달 및 관리
4. 차량 관리
5. 전화 관리
자회사의 안전 생산 관리를 안내하고 감독하십시오.
7. 자회사의 행정부를 심사합니다.
8. 기업 문화 관리 (월간 회사)
9. 자회사의 행정비용 모니터링 (기숙사 \ 식당 \ 문구 \ 유틸리티 및 기타 행정명세서)
10. 각 자회사 재산보험, 사고상해보험 등 상업보험 처리를 조정합니다.
1 1. 고정 자산 관리
12. 공식 문서 관리 (회사 및 행정 문서 초안 작성 및 배포)
13. 자회사 도장 및 자격증 사용 감독 (분기별 보고서)
14. 항공권 예약 \ 호텔 관리
15. 신규 등록 회사 설립 처리 (상쇄)
16. 명함 관리
17. 보안 관리
18. 회사의 대규모 회의 및 행사 계획
19. 자회사를 감독하고 검사합니다.
20. 자회사 행정관 (주관자) 을 훈련시키고 지도한다.
2 1. 각 기능 부서나 자회사의 행정 문제를 제때에 해결하다.
22. 자회사 업무 보고서 수집 및 정리
23. 섭외 단위의 홍보 및 관계 유지
24. 사무실 임대료 \ 유틸리티 \ 관리비 \ 기숙사 관리
먼저 행정보좌관이 무엇을 하는지 말해라.
행정 보조원은 주로 행정 관리자의 업무를 돕습니다. 행정보좌관의 업무는 회사 운영보장 위주로 업무 내용은 다양하지만 기본이다.
1. 행정부 관리자가 회사 행정사무와 부서 내 일상사무를 완성하도록 돕는다.
2. 회사 관리 규칙 제도를 검토, 개정, 조직 관리 일상적인 행정 업무를 돕는다.
3. 규칙 및 규정의 이행을 감독한다.
회사의 성과 관리 및 출석에 참여하십시오.
5, 보상 및 처벌 조치 구현
6. 행정부 관리자를 도와 내무와 안전관리를 하고, 다른 부서에 시기적절하고 효과적인 행정서비스를 제공한다.
7. 회의 일정: 회의 전 준비, 회의록 작성, 회의 후 내용 정리.
8. 회사 속달 우편 및 팩스 송수신을 담당합니다.
9. 회사의 행정 및 조달 업무 관리에 참여합니다.
10, 회사 각 부서의 사무용품 수집 및 배포를 담당합니다.
1 1, 자료 수집, 파일 관리, 문서 초안 작성, 문서 개발, 문서 송수신 등을 잘 합니다.
12. 대외 연락 접수 관련 부서, 방문 접수, 전화 접수, 문의 답변, 내부 정보 전달.
13. 면접 접대, 회의, 훈련, 조직 편성 회사 단체 행사, 명절 위문 등을 돕는다.
14, 행정부 관리자가 회사 부서 간 조율을 잘 할 수 있도록 지원합니다.
회사 행정부 워크플로우
구체적인 절차: 1. 각 부서는 자신의 실제 업무 상황과 예산 계획에 따라 실행 가능한 신청 요구 사항 (내용이 상세하고 사유가 충분한 경우) 을 제시하고 부서 관리자와 주관 부사장의 서명을 거쳐 행정부를 참조한다. 2. 행정부는 각 부서의 기존 설비 자산에 따라 신청을 검증하고 각 부서가 실제 객관적 수요에서 출발하여 설비 신청 원칙에 따라 건의와 의견 (전출 또는 구매) 을 제출하도록 요구하고 있다. 3. 만약' 분배' 절차를 채택한다면, 행정부 분배 방안은 행정부 담당 부사장에게 서명 확인 후 시행된다. 4. 만약' 구매' 절차를 채택한다면 행정부는' 장쑤 XX 소프트웨어주식유한공사 재무승인절차 잠행규정' (소주재자 [02]003 호) 의 관련 규정을 참조할 것이다. 5. 행정부는 신청 비용, 조직 조달 및 상각 비용을 통일합니다. 공예는 "값싸고 질 좋은" 원칙을 따른다. 각 부서의 요구를 충족시키는 기초 위에서 설비의 가격 대비 성능을 중시하고, 가격을 낮추고, 절약을 강행하다. 설비 구매가 끝난 후 행정부와 시장부에서 검수하다. 고정자산 등록 후, 각 부서는 등기 수집을 하여 책임을 사람에게 이행해야 한다. 6. 사용자가 부서를 떠나거나 전출할 때, 모든 자산은 행정부 창고로 반납하고 부서 설비 관리자에 등록해야 합니다.
8. 점심식사 티켓 1. 직원이 직장에 도착한 후, 부서 내근회는 직원이 근무한 날짜에 따라 행정부에 가서 식권을 수령한다. 2. 매월 30 일부터 3 1 일까지 각 부서의 내근은 부서의 정규직 실제 직원 수에 따라 다음 달 식권을 받는다. 3. 매월 1-2 일, 각 부서 무대 뒤에서 본부문의 지난달 식권 환불 상황을 집계하고 행정부에 상세 목록을 제공합니다. 주말을 만나면 이틀을 연기한다. 행정부는 개인 산발적 수금과 환불을 받지 않는다. 4. 불공평하거나 틀린 계좌가 있으면 각 부서의 무대 뒤에서 책임진다. 손님 식권 신청서를 작성해야 하며, 부서 매니저가 서명하여 확인해야 합니다. 비공식 직원 (인턴 등). 스스로 전액을 받고 대학원생은 정규직원 기준에 따라 식권을 받는다.
아홉. 주문, 예약, 예약 신청 절차가 회사 전체 직원을 편리하게 해 행정부의 서비스를 반영했다. 주문, 예약, 예약 신청 절차는 다음과 같이 요약됩니다: 1. 각 부서는 각 부서의 실제 수요에 따라 주문, 예약, 예약 신청서를 제출하고 해당 신청서 (내용이 상세함) 를 작성하며 부서 관리자가 서명해 확인한다. 2. 방을 주문, 예약 및 예약하기 전에 각 부서는 비용을 신청해 행정부에 대행해야 합니다. 행정부가 완성되면 현금이나 수표를 행정부에 넘겨 결산한다. 3. 각 부서는 주문, 예약, 예약 과정에서 자신의 실수로 인한 환불비, 체크아웃비 등의 위험을 스스로 부담합니다. 4. 만약 비용이 500 위안을 넘으면, 신청에는 부서 부주임의 서명이 필요합니다. 5. 주문, 예약, 예약에는 일정량의 사전 수량이 필요합니다 (예약은 일반적으로 2 ~ 3 일 전에 행정부에 통보하고, 주문, 일반 사전 예약 1 ~ 2 일). 6, 각 부서의 신청은 실제 필요한 요구를 높여서는 안 된다.
X. 선물 1. 행정부는 다른 등급에 따라 선물을 선택하고 주문할 책임이 있다. 선택 원칙은 우아하고 대범하며 실용적이며 회사 이미지를 반영할 수 있다. 2. 각 부서는 선물목록 (표 2 참조) 에 따라 부서장에게 회사 선물 수령을 신청하고, 선물 수령증을 작성하고, 비용 출처를 확인하는 서명을 해야 한다. 3. 각급 부서장 (필요한 경우 총재나 행정을 담당하는 부사장이 서명) 이 행정부에 가서 선물을 받는다. 선물 비용은 분기별로 상각됩니다. 비용이 예산을 초과하면 재무부는 행정부에 다음 예산에서 부분 공제를 초과하여 부서에 선물 발행을 중단하라고 통지해야 한다.
XI. 홍보 자료 1. 회사의 홍보 자료에는 핸드백 (장단), 홍보 컬러 페이지, 회사 프로필, 제품 설명서 등이 포함됩니다. 2. 영용자료가 5 부 이내인 경우, 영용자가 행정부 홍보물에 영용대 장부에 등록한다. 3. 홍보자료가 5 부 이상인 경우,' 홍보자료 수령신청서' 를 작성해야 하며, 부서장이 서명한 후 홍보자료 수령대좌에 접수상황을 등록해야 한다. 4. 홍보 자료 비용은 초보적으로 분기별로 상각됩니다. 만약 비용이 예산을 초과하면 재정부는 행정부에 본 부서에 홍보 자료 발급을 보류하고, 초과분은 다음 예산에서 공제할 것을 통지할 것이다. 5. 행정부가 채워지지 않았거나 수령한 인원수가 충원 인원수를 초과한다는 사실을 알게 되면 행정부는 재필을 책임질 뿐만 아니라 부서 관리자에게 불만을 제기하고 관련 처벌을 한다.
열두. 회의 관리 1. 회사 행정부는 회의 시스템을 통일적으로 관리하며, 모든 회의는 일정과 등록을 용이하게 하기 위해 행정부에 제때에 통지해야 한다. 필요한 경우 행정부는 회의 통지를 보내 확인을 할 것이다. 2. 회의 주최자는 회의 시간, 장소, 필요한 준비 작업 등을 제출해야 합니다. (표 3 참조) 행정부의 협조를 용이하게 하다. 회의 전 행정부는 사람을 파견하여 회의장 배치와 설비 조정을 할 것이다. 3. 다른 부서에서 주최하는 회의 자료 외에 회의 자료는 행정부에서 정리, 입권, 보관한다. 4. 회의 후에 행정부는 사람을 파견하여 회의장을 청소하고 설비를 점검할 것이다. 회의실 사용료는 부서 사용 비율에 따라 분기별로 상각됩니다.
열세 살. 차관 1 입니다. 회사의 기존 차량은 주로 회사의 중요한 활동과 중대한 업무 활동에 쓰인다. 회사 직원이 차량을 사용하려면 다음 관리 규정을 준수하십시오. 2. 회사 차량은 행정부에서 관리하고 차량 번호에 따라 등록관리를 한다. 회사 차량의 사용은 "차량 파견" 시스템을 구현합니다. 직원은 반드시' 파견차표' 를 꼼꼼히 작성하여 해당 부서의 1 급 부서 관리자에게 제출하여 서명해야 한다. 차량 수요가 예상되면 2 ~ 3 일 전에 행정부에' 자동차 파견표' 신청서를 제출해야 한다. 4. 행정부가' 파차표' 를 총괄한 후 행정부 매니저가 통일파차를 책임진다. 5. 차량 사용 후 사용자와 운전자는 반드시' 차량 실제 사용 기록표' 를 작성하고 행정부에 제출하여 등록해야 한다. 6. 행정부는 낭비를 막기 위해 매달 부총지배인에게 기름 소비와 운전 기록을 보고한다. 기름 소비가 초과되면 (이상) 조정과 수리를 보내야 한다. 7. 회사 차량 내부 사용료는 다음과 같습니다. ① 현지 차량: 일반 차량 마일리지 1.5 원/킬로미터; 승합차 마일리지 2 원/킬로미터. 대기 요금: 30 분 이내에 대기 시간, 무료; 30 분 이상, 분당 0.5 원에 따라 청구합니다. ② 코치: 일반 자동차 마일리지 1.0 위안/킬로미터; 승합차 마일리지 2 원/킬로미터. 직접 비용 (예: 휘발유, 교량비, 주차비 등). ) 자동차 부서가 스스로 부담한다. (3) 각 부서의 차량 사용료는 분기별로 한 번 결제하고, 부서 관리자가 서명하고 확인한 후 재무부에 제출한다.
열네. 장비 유지 보수 프로세스 1. 유지 보수 직원은 먼저 각 부서의 장비 관리자에게 유지 보수 정보를 피드백합니다. 2. 부서 장비 관리자가 예비 점검을 한 후 장비 수리 주문 (장비 번호 및 증상 제공) 을 작성하고 부서 관리자의 승인을 받아 행정부로 보냅니다. 3. 행정부 설비매니저는 번호에 따라 공장에 연락해서 제때에 수리를 조직한다. 4. 임시 차용과 양도를 통해 잠시 사용하지 않는 설비를 수리원에게 건네준다. 5. 기계 설비를 수리한 후, 행정부는 서류를 등록하고 수리자에게 반납하여 사용해야 한다. 관련된 유지 보수 비용은 각 부서가 부담합니다.
15, 전자 화면 사용 사양
(a) 원칙 전자스크린은 회사가 내외에 정보를 전달하는 전달체이다. 전자 화면을 더 잘 활용할 수 있도록 사용자 자격 보장, 효과적인 정보 확인, 합리적인 출시 시간 등을 보장합니다. , 본 사용 규범을 특별히 제정하다. 1. 사용자 1. 행정과는 전자 화면의 조작과 관리권을 누리고 있다. 2. 행정과는 전담자를 지정하여 전자화면의 사용, 유지 관리 및 수리를 책임져야 한다. 3. 전자화면 책임자의 역할은 적시에 회사 정보 게시 수행, 정보 게시 일정 개발, 정보 업데이트 계획 수립, 전자화면 정보 게시 요약, 전자화면 일상적인 유지 관리, 전자화면 문제 해결, 전자화면 수리 조정 등이다. 4. 전자스크린 책임자는 행정부 매니저에게 책임을 진다.
(b) 콘텐츠 게시 1. 전자화면의 발표 내용은 일상 정보와 특집 정보로 나뉜다. 2. 일상적인 정보에는 회사 홍보, 회사 뉴스 역학, 업계 뉴스 동향이 포함됩니다. 3. 특별정보에는 각종 통지, 각종 공고, 각종 축하 등의 정보가 포함됩니다. 4. 일상 정보의 수집과 정리는 행정과에서 완성한다. 5. 특집 정보 수집 및 정리는 행정과에서 뉴스 관련 부서와 협조하여 완성한다.
(3) 출시 시간은 1 이고, 전자 화면 사용 시간은 평일 오전 8 시 30 분부터 오후 6 시 30 분까지입니다 (특별한 경우는 제외). 2. 일상적인 정보 공개의 적시성: 회사 홍보 소개는 하루 2 시간, 4-6 기로 발표됩니다. 회사 뉴스는 하루 2 시간, 4-6 기로 발표된다. 업계 뉴스는 하루 1 시간, 2-4 기로 발표됩니다. 3. 특별 정보 공개 시한은 정보 관련 부서가 행정과와 함께 승인한다. 공고 발표 시간은 보통 2 일, 하루 2 시간, 4 시간 기간으로 나뉜다. 발표 시간은 일반적으로 1 근무일, 하루 2 시간, 2-4 시간 기간으로 나뉩니다. 축전 발표시간은 보통 65438+ 행사 시작 0 시간 전부터 행사 시작 후 2 시간입니다.