학술 목표
이 장에서는 비서가 하는 각종 사무를 주로 설명하고, 학생들에게 사무실의 일상 사무를 처리하고, 정보를 수집하고 처리하는 기본 능력을 익히고, 조사 연구의 기본 방법과 지식을 익히고, 현대화된 사무용품' 일' 을 능숙하게 운용할 것을 요구한다.
교학의 중점과 난점
일상적인 사무를 처리하고 정보를 수집하는 기본 능력을 익히고, 조사 연구의 기본 방법과 지식을 습득하고,
과정 내용
섹션 I 정보 및 정보 작업
섹션 ii 조사 및 연구 작업
섹션 iii 일상 업무
섹션 I 정보 및 정보 작업
I. 정보의 정의
정보는 사물의 존재 방식이나 운동 상태의 직접적 또는 간접적 반영이다.
둘째, 정보의 기본 특성
(1) 객관성
(2) 유전성
(3) 적시성
(4) * * * 즐기다
(e) 개발은 역사와 이해의 제한을 받는다.
셋째, 정보 분류
표준에 따라 정보는 여러 범주로 나눌 수 있습니다.
1, 정보원의 성격에 따라
그것은 자연정보와 사회정보로 나눌 수 있다. 비서는 주로 사회 정보를 받아들인다.
2, 정보 형식에 따라.
언어 정보, 문자 정보, 시청각 정보, 컴퓨터 언어 정보 및 축소판 정보
3, 정보 내용에 따라 관련된 사회 분야.
정치 정보, 경제 정보, 문화 정보, 교육 정보, 군사 정보, 과학 기술 정보 및 스포츠 정보.
4, 정보 출처 방향에 따라.
수직 정보, 수평 정보
5, 디스플레이 정보 안정성.
자원 및 통계와 같은 정적 정보를 나눕니다. 시장 정보와 같은 동적 정보
6, 비서 업무에서 정보의 역할에 따라.
예측 정보, 동적 정보 및 피드백 정보
비서는 텍스트, 시청각, 기억과 같은 다양한 형태의 정보를 얻어야 한다.
셋째, 정보 작업의 역할
1, 의사 결정을 지원하는 중요한 작업.
정보 작업은 사무국의 중요한 임무입니다.
두 가지 측면에서 이해: 첫째, 사무국 부서의 업무 성격에서 허브 부서입니다.
둘째, 사무국의 업무 내용에서 리더십을 돕는 의사 결정 부서 외에 사무실의 모든 방면의 업무와 연락도 정보에 의존해야 한다. 비서의 일반적인 업무는 서류와 각종 자료를 초안하는 것인데, 이 글쓰기 과정은 사실 정보를 수집하고 처리하는 과정이다.
정보 작업은 비서 업무의 새로운 상황을 조성하는 데 도움이됩니다.
섹션 ii 정보 작업의 기본 요구 사항 및 절차
첫째, 비서 정보 작업의 기본 요구 사항
정확하고 시기 적절하며 적용 가능합니다
1, 정확:
상황을 사실대로 반영하고 묘사해야 하며, 개별 지도자의 의도에 부응하기 위해 상황을 함부로 과장하거나 축소해서 인위적으로 정보 왜곡을 일으켜서는 안 된다.
2. 시기 적절한
정보의 시효성이 정보의 생명력을 결정하는 것은 그 흐름에 있다. 흐름이 빠를수록 실천에서의 가치가 높아진다. 특히 경제 정보.
3. 적용:
적용, 목표, 리더십 사용에 적합합니다. 정보를 제공하는 것은 리더십 의사결정을 위한 서비스로, 비서는 조직 내의 상황에 대해 좀 알아야 한다.
(1) 그들은 서로 다른 유형의 조직에 분산되어 있습니다. 의사결정이 추구하는 목표가 다릅니다.
⑵ 그들은 서로 다른 조직 규모에 분포되어 있어 구체적인 업무 내용과 시간의 차이를 초래한다.
⑶ 그들은 서로 다른 조직 수준에 분포되어 그들의 서로 다른 업무 초점을 결정하였다.
(4) 그들은 서로 다른 조직 환경에 분포되어 있어 서로 다른 관리 철학과 관리 방법을 추구하게 한다.
이러한 차이는 의사결정이 서로 다른 내포를 가지고 있을 뿐만 아니라, 서로 다른 수준을 가지고 있다는 것을 결정한다.
따라서 비서는 정보를 수집하고 전달할 때 명확한 목적이 있어야 하며, 항상 이를 출발점으로 삼아 다양한 단위와 계층의 요구를 충족시켜야 한다. 그러나 어느 시기의 지도업무에도 중심이 있고, 모두 주목하는' 핫스팟' 과' 난점' 이 있다는 것을 알아야 한다.
둘째, 비서의 정보 작업 절차
수집, 정리, 전송, 저장 및 활용을 포함합니다.
1, 정보 수집
특정 목적에 따라 다양한 방식으로 정보를 수집하고 얻는 과정. 정보 수집은 정보 작업의 첫걸음이자 정보 정리의 기초이다.
콘텐츠 수집:
기관 또는 기업의 경우 다음과 같은 정보를 수집합니다.
당 중앙, 국무원이 반포한 방침, 정책 및 규범성 문서.
(2) 상급기관이나 지도부가 발표한 지시, 결정, 승인 등 생산, 업무와 직접 관련된 지시, 명령성 문서.
(3) 본 기관, 본 기업 및 소속 부서의 기관, 인력, 재력, 물력, 업무 및 생산 상황, 생산 계획, 지표, 통계, 개혁 상황, 과학 기술 발전, 전형적인 경험 및 업무 총결산.
(4) 주관부의 정책 집행, 업무 촉진 및 본 기업 제품 판매 후의 피드백 정보 (예: 대중의 반영, 의견, 건의 및 요구 사항).
5. 사회 역학, 사상적 경향, 도시와 농촌 경제 개혁 등 본 기관, 본 기업 업무와 관련된 외부 조건과 새로운 정보.
[6] 본 부서의 업무 성질이 같은 다른 지역 및 단위, 외국과 같은 업종과 비교할 수 있는 자료.
(7) 본 기관의 기업 업무의 미래 발전과 관련된 과학 기술 성과 (신제품, 신공예, 신소재 포함) 와 선진 경험, 방법 등의 정보를 수집합니다.
기업 정보, 국제 시장 정보, 고객 정보, 무역 정보, 국제 금융 정보로 요약할 수도 있습니다.
법률 정보, 통신 정보,
장관이 수집 한 정보에는 다음과 같은 세 가지 특성이 있습니다.
(1) 비서직자가 제공해야 하는 정보는 대부분 글로벌하고 방향성 있고 종합적이며 사회조직의 전반적인 발전과 관련이 있다.
(2) 센터의 업무 변동, 임시 수요 등 돌발 임무에 대비할 준비를 한다.
(3) 수집하고 저장하는 정보 자료는 대부분 장기간 사용 가치가 있다. 예를 들어, 문서 초안을 작성할 때 정책의 연속성을 유지하기 위해 과거의 관련 문서를 훑어보아야 하는 경우가 많습니다. 문제를 설명하거나 미래를 예측하다. 늘 과거의 정보를 찾다.
수집 방법:
첫째, 전통 소장품입니다.
형식: 문서, 회의, 전화, 구두.
채널: 상위 정보를 수집합니다.
산하기관의 구두보고와 서면자료를 통과하다
동급의 다른 시스템은 서로 재료를 교환한다.
편지를 통해 방문하거나 신문을 읽다
두 번째는 선봉 소장품이다.
치밀하게 조직된 정보 네트워크
방법: (이번 여름 음료 시장을 예로 들자면)
(1) 관찰 방법
장점: 첫째, 방법은 간단하고 유연합니다
B, 보다 객관적인 직접 정보 얻기
C 환경, 사람 및 사물의 실제 상황을 이해하는 데 적합합니다.
단점: a, 깊이 정보를 수집하는 것은 쉽지 않습니다.
B, 얻은 정보의 양이 제한되어 있다
C, 관찰 효과는 비서의 관찰 능력에 의해 영향을받습니다.
(2) 읽기 방법
장점: a, 정보에 쉽게 접근 할 수 있습니다.
B, 정보량이 많고 적용 가능성이 강하다.
C. 작업에 필요한 포괄적 인 참조 정보를 제공 할 수 있습니다.
단점; A, 신문과 잡지 정보 출처가 많아 왜곡될 수 있고 불순물이 함유되어 있다.
B. 정보의 진위성을 선별하고 판단해야 한다.
(3) 문의법
장점: 첫째, 유연하고 실용적입니다
B. 직접 및 대화 형 교환
C, 많은 귀중한 정보를 얻을 수 있습니다.
단점: A, 비서에게 일정한 자질과 능력을 갖추어 문의 기교를 잘 활용할 것을 요구한다.
B, 높은 비용, 긴 시간, 작은 규모.
(4) 교환 방법
장점: a, 상호 정보 공유를 실현하다.
B. 적시에 적용되는 정보.
C, 정보 수집 시간 절약
D, 각자의 관심 주제에 대한 정보를 잠시 교환할 수 있습니다.
E, 필요에 따라, 우리는 장기적으로 교환의 방식과 내용을 약속할 수 있다.
단점:
A. 정보 교환은 자발성과 호혜를 바탕으로 한다.
B, 정보 기밀성에 주의하십시오.
C. 정보 교환의 범위가 좁다
(5) 설문 조사법
장점: a, 주관적인 편견을 피하고 인적 오류를 줄입니다.
시간, 인력 및 비용을 절약하고 효율적입니다.
C. 수집 된 정보는 객관적이고 진실합니다.
D, 수집 된 정보는 정량 처리 및 분석을 용이하게합니다.
단점; A, 설문지 재활용은 보장하기 어렵다.
B, 설문지의 품질을 보장하기 어렵다.
C, 응답자에게 어느 정도의 문화 수준을 요구하십시오.
(6) 인터넷법
장점: a, 정보 적시성이 매우 강하다.
B. 최신 정보를 적시에 보충한다.
C. 신속하고 광범위한 정보 수집.
D, 컬렉션은 시간과 장소에 의해 제한되지 않습니다.
E, 텍스트 차트 정보 및 오디오 및 비디오를 수집 할 수 있습니다.
단점: A, 출처가 복잡하여 검증되지 않은 정보와 정보 쓰레기가 많이 있다.
B, 컴퓨터 지식 필요
(7) 구매 방법
장점: a, 상대적으로 집중된 정보
B, 서점, 출판사는 모두 주문 업무를 하고 있습니다.
C, 많은 시스템, 전문 지식을 얻으십시오.
단점: a, 높은 비용, 시간과 인력 소비
B. 대량의 정보에서 귀중한 정보를 선별한다.
C, 정보는 진위 확인 후 사용해야합니다.
비서가 정보를 수집하는 주요 채널은 다음과 같습니다.
첫째, 대중 매체
B. 도서관
C, 영수증 라이브러리
D, 무역 교환
E, 정보 기관
F. 관계 채널
G. 조사 채널
수집 정책:
첫째, 가치 원칙
B, 제한 원칙
C, 계층 원칙
D, 원칙에 대한
E, 포괄적 인 시스템 원칙
2. 정보 정리
정보 정리는 대량의 수집된 원시 정보를 농축하고 품질을 향상시키며 전송, 활용 및 저장을 위해 형식으로 표현하는 프로세스입니다. 정보 정리는 전체 정보 작업의 핵심이다. 여기에는 분류, 필터링 및 교정이 포함됩니다.
(1) 분류
방법: a, 편지 분류
B, 지역 분류
C, 주제 분류
D, 디지털 분류
E. 시간 분류
(2) 필터링
1 허위 정보, 무효 정보, 무효 정보를 제거하고 그 중에서 가치 있는 정보를 선택하다.
허위, 반복, 구식, 단위 의미가 적거나 무의미한 표면 정보를 제거하고 수량과 품질 모두에서 소량의 중요한 정보를 강조합니다.
선별은 콘텐츠에 대한 초보적인 인식을 반영한 것으로, 지도자가 최소한의 시간 내에 양질의 정보를 얻을 수 있도록 하기 위한 것이다.
② 귀중한 정보를 골라내다.
A, 업무에 도움이 되고 업무 활동과 밀접한 관련이 있는 정보를 선택합니다.
B, 경향성, 역학 또는 돌발적인 중요한 정보를 선택합니다.
C, 요구 사항 분석, 중앙 작업 또는 해결해야 할 특정 문제와 결합하여 정보를 필터링합니다.
D, 향후 추세를 예측하고 의사 결정에 고급 서비스를 제공할 수 있는 정보를 선택합니다.
E. 정보의 양과 품질의 통일을 고수하십시오.
방법:
장소를 알아보다
제목을 보다
본문을 보다
취사 결정: a, 주제 강조
B, 전형적인 것에주의를 기울이십시오.
C, 혁신
D, 특징
교정
방법: 추적, 비교, 교정, 논리, 조사, 수학 통계.
③ 가공:
정보 처리는 선별된 정보를 정제하여 고품질로 만드는 것을 말한다.
정보 처리는 두 가지 수준으로 나뉩니다.
먼저 기존 네트워크의 정보와 각 부서에서 제공하는 정보를 초보적으로 처리하는 것을 기본 정보라고 합니다. 이 정보는 수신자가 역학을 이해하는 데만 사용할 수 있습니다.
두 번째는 다양한 기본 정보를 요약, 통합, 분석, 조사하고 상황을 제시하는 것입니다.
분석, 제안, 깊이가 있는 정보를 고급 정보라고 합니다.
이런 정보는 직원들에게 큰 컨설팅 역할을 한다.
정보 처리 능력은 사무형 비서와 개척형 비서의 주요 경계이다.
정보 처리는 다음과 같은 측면에서 시작해야 합니다.
첫째, 풍부한 내용.
단편적이고, 표면적이고, 혼란스럽고, 유용한 정보의 성격, 범위, 의미, 발전 추세를 이해하고, 그 내용을 풍요롭게 하여 완전하고, 깊고, 체계적인 정보로 만드는 것이다. 편제
정보는 문자를 통해 전달되어야 한다. 편찬은 서면 형식 정보의 질서 정연한 처리이며, 정보 정리의 마지막 단계이며, 정보 전달의 전제 조건이며, 정보의 품질과 실용적 가치를 높이는 데 중요한 역할을 한다.
유형
동적 정보
암시적인 정보
경험 정보
문제 정보
예측 정보
글쓰기의 단계: a, 주제 결정
B, 재료 분석
C, 재질 조합
둘째, 종합 분석.
전체적으로 얻은 정보에 대한 체계적인 요약, 분류, 정성 및 정량 분석 및 판단입니다. 종합적인 분석을 통해 규칙적인 변화와 경향성을 가져오는 문제를 발견할 수 있으며, 지도자가 지도 업무를 파악하고 미래를 예측하는 데 중요한 참고가치가 있다.
셋째, 의견을 제시하다.
종합 분석을 기초로 상응하는 처리 건의를 제출하여 지도자가 참고할 수 있도록 하다.
3. 정보 전송
(1) 단일 채널 전송. 정보는 단일 채널을 따라 소스에서 수신기로 전송됩니다.
(2) 다 채널 전송. 즉, 정보가 정보 소스에서 전송된 후 두 개 이상의 채널을 따라 정보 수신자에게 전송됩니다.
합리적인 분류에 주의하다.
정보를 전달하는 방법은 다음과 같습니다.
(1) 구두 전파
(2) 서면 전송
(3) 통신 전송
전송 요구 사항: 시기 적절하고 정확하며 기밀입니다.
4. 정보 활용 및 저장
(1) 분류-다양한 유형의 정보를 특정 규칙에 따라 분류합니다.
(2) 설명--사실대로 기록 (분류 카드 제작)
(3) 분류 스토리지를위한 스토리지 검색 시스템 구축
(4) 보관--보관 및 보호
사고와 실천
1. 정보의 특징을 예를 들어 설명합니다.
2. 어떻게 정보를 이용하여 의사 결정을 보조합니까?
섹션 ii 조사 및 연구 작업
첫째, 비서 조사 연구의 의의
1, 비서가 조사연구를 잘하면 리더십과 지식의 부족을 보완해 더 나은 의사결정과 지휘관리를 도울 수 있다.
2. 비서의 조사 연구는 대중과의 관계를 밀접하게 이끌 수 있다.
조사 및 연구는 비서가 직무를 수행하는 중요한 방법입니다.
둘째, 비서 조사 및 연구 내용
1. 리더에게 의사 결정의 근거를 제공하는 조사 연구
조사 연구는 특정 문제를 해결합니다.
3, 기본 상황을 파악하고 정기적으로 조사 및 연구.
셋째, 조사 및 연구를 잘 수행하는 방법
1, 조사 연구를 잘하다.
A. 명확한 목적, 적절한 목표 선택
B. 표준 및 준비 정보 파악
C. 계획을 결정하고 개요를 작성하십시오.
2. 조사 및 연구에 일반적으로 사용되는 방법.
A. 일반 검사
B. 전형적인 조사
C. 주요 조사
D. 샘플링 조사,
넷째, 조사 및 연구의 구체적인 방법
1, 공동 체크리스트 개설
2. 현장 시험
3. 설문 조사
4. 여론 조사
5. 전문가 조사
6. 통계조사
7. 정보 수집
8. 개인 방문
다섯째, 조사 연구 작업을 잘 할 때 주의해야 할 사항.
1, 실사구시가 근본 원칙이다.
2. 과학적 조사 방법을 선택할 수 있도록 충분히 준비하세요.
3. 과학이 조사자료를 점유하여 조사와 연구의 관계를 바로잡는다.
4. 조사 보고서를 꼼꼼히 작성하세요.
여섯째, 조사 보고서 작성
(a) 조사 보고서의 의미, 특성 및 기능
조사 보고서는 객관적인 사물에 대한 조사와 연구를 진행하고 얻은 결과를 반영하는 서면 보고서이다.
(b) 조사 보고서의 기본 특성은 다음과 같습니다.
1, 진정성
2. 객관성
3. 과학의 본질
4. 서술과 토론을 결합하다
(2) 조사 보고서의 분류
1, 체험 설문 조사
전형적인 조사라고도 합니다. 경제 창조의 과정, 구체적인 관행, 성과를 주로 보도하다.
이런 조사 보고서는 경험 총결산과 상당히 비슷하지만, 그 요구는 더욱 구체적이며, 구체적인 상황이나 경험으로 인해 발생하는 과정을 명확하게 쓰는 것이 중요하며, 사실에 대한 표현은 총결산보다 더 세밀하다. 또한 경험 요약은 자기 인식을 심화시키는 표현이며, 경험 조사는 제 3 자의 경험에 대한 객관적인 보고입니다.
2. 상황 조사
한 지역, 단위, 산업 또는 한 방면의 기본 상황과 발전 상황을 반영하다. 현재 상황을 전면적으로 반영하고, 기본적인 면모와 발전 추세를 설명하거나, 거시적 의사 결정에 도움이 되도록 문제의 핵심을 해부하는 데 중점을 둡니다.
이런 조사 보고서를 작성할 때 주의해야 한다.
재료는 풍부해야 하고, 더 많은 데이터와 실례를 이용하여 기본적인 명명이나 발전 상황을 반영해야 한다. 동시에 실제 상황에 대해 건설적인 의견과 건의를 제출해야 한다.
3. 사건 조사
이런 보도는 역사나 현실 중 중대한 사건의 경위에 초점을 맞추고 있다. 사실의 본색을 중점적으로 설명하다.
4. 문제 조사
현실에 존재하는 각종 문제나 모순에 대해 예민한 반응을 보이고 해결책을 제시하는 조치나 방법.
(c) 조사 보고서 작성 링크
조사 보고서의 전 과정은 조사, 분석 연구, 결과 반영이라는 세 부분으로 구성되어 있다.
1, 심층 조사, 자료 파악.
"광범위하게 점유하고, 병행하며, 재료의 독창성과 객관성을 유지한다." 정반, 역사와 현실, 구체, 일반, 각 방면의 재료는 모두 완벽하여 정확한 결론을 도출하기 위한 믿을 만한 근거를 제공한다.
2, 분석 및 연구, 본질을 파악하십시오.
분석 연구는 조사 보고서가 여객운송규정제도를 정확하게 반영할 수 있도록 보장하는 중요한 부분이다.
3, 정확한 반영, 합리적인 표현
(d) 조사 보고서 작성 요구 사항
1, 재료와 아이디어의 결합
조사 보고서의 문체 요구는 사실을 말하고 적절한 자료로 관점을 설명하도록 하는 것이다. 풍부한 사실 자료에서 관점을 얻는 것은 그 글쓰기의 특징 중 하나이다.
일반적으로 다음 유형의 재질을 사용합니다.
(1) 복합 재료
이것은 원시 재료를 정리하여 요약한 후 관련 상황을 요약한 재료이다. 그것은 구체적인 인격재료가 아니라 보편적인 경향이나 문제를 반영하는 재료로' 얼굴' 의 보편성을 가지고 있다.
(2) 전형적인 재료.
개성 있는 특징과 일정한 대표성을 지닌 개별적 구체적 사례.
사용할 때는 반드시 전형적인 재료를 정성껏 골라야 하고, 대량의 재료 중에서 개성이 뚜렷한 몇 가지 예를 골라야 한다. 이렇게 재료를 총결하고 전형적인 재료와 결합하면 다소 설득력이 있다.
(3) 비교 자료
세로 및 가로, 과거 및 현재, 긍정적 및 부정적, 대비를 통해 관점을 설명하는 데 사용되는 자료입니다.
(4) 데이터 자료
정확한 데이터를 사용하면 정량 분석에 도움이 되어 사물의 본질을 밝혀낼 수 있다. 데이터의 사용은 정확하고' 허수와 공식 디지털 패치' 를 단호히 반대해야 한다는 점을 강조해야 한다.
위의 4 층 자료는 조사 보고서에서 종종 서로 협조하여 실제 상황을 반영하고 여러모로 의견을 발표한다.
2. "내러티브 클립" 이론과 내러티브와 토론의 결합.
사고와 실천
1. 연구 작업의 특징은 무엇입니까?
연구 작업의 내용은 무엇입니까?