비즈니스 회의 계획 모드
I. 이벤트 소개
Xx 전기상업계의 연례 행사로서 이번 대회는 지난 대회의 성황과 성과를 이어가고, 과거를 실사하고, 현재를 빗질하고, 미래에 대해 이야기할 것이다. 대회는 xx 전자 상거래 업계에 탁월한 공헌을 한 우수 기업과 개인을 표창하고 장려할 것이다. 한편, xx 전자 상거래 서비스 산업 연합과 xx 전자 상거래 협회 디지털 서비스 센터를 설립하여 xx 및 글로벌 전자 상거래 기업의 동시 발전을 위한 좋은 지원 플랫폼을 마련할 예정입니다.
둘째, 활동의 목적
Xx 전자 상거래 산업 발전에 대한 사전 예방 토론 플랫폼을 구축하여 전자 상거래 부서, 학계, 기업계의 교류를 강화하고, 그해 전자 상거래의 새로운 이슈를 탐구하며, xx 전자 상거래 산업의 건강, 지속, 속도, 조화로운 발전을 촉진한다.
셋. 시간과 장소
시간: XXX 년 5 월 23 일.
위치: xx? 베이징? 인민대회당
넷째, 회의 조직
주최: xx 전자 상거래 협회
주최: 판석 정보 기술 유한 회사
지원 단위: xx 산업 경제 연맹
Xx 국제 홍보 협회
Xx 시장 협회
국무원 각 부처 정보센터 주임 연석 회의.
Xx 구 지구 건설 촉진회
지도 단위: 중화인민공화국 국가발전개혁위원회.
중화인민공화국 공업정보화부
중화인민공화국 교육부
중화인민공화국 과학기술부
중화인민공화국 상무부
중화인민공화국 세관총국
동사 (verb 의 약어) 포럼 의제
성공적인 비즈니스 미팅의 실용적인 스티커를 계획하는 방법
중요한 비즈니스 회의 성공의 관건은 기획자의 계획 사고와 방법이 정확한지, 각 방면의 세부 사항이 주도면밀한지, 회의 일정이 합리적인지 여부, 예를 들면 회의 주제의 구상, 회의 비용 예산, 회의장 배치, 회의 설비 설치, 참석자의 숙박 식사 일정, 회의 여유 시간 배치 등이 있다. 회의 기획에 직면한 많은 문제들에 직면하여, 회의 기획으로서, 당신은 적당한 계획 구상과 방법을 찾았습니까? 어떻게 해야만 이번 회의가 상급자의 요구에 부합하고, 회의 주제를 실현하고, 상무회의의 하이라이트를 부각시킬 수 있습니까? 모든 일은 미리 정해져 있고, 예견하지 않으면 폐지된다. 회의 기획은 이 회의를 개최하는 모든 일의 준비이다. 좋은 회의 계획 방안은 회의를 잘 하는 예산 계획부터 시작해야 한다.
I. 회의 예산
비즈니스 미팅 예산은 개념이 아닙니다. 일반적으로 회의 예산에는 다음과 같은 측면이 포함됩니다.
1, 회의실/로비 비용
구체적으로 다음과 같이 세분화할 수 있습니다.
(1), 회의장 임대료? 일반적으로 현장 임대에는 레이저 펜, 오디오 시스템, 테이블과 의자, 연단, 화이트보드 또는 칠판, 유성 펜, 분필 등과 같은 일반적인 시설이 포함되어 있습니다. 하지만 일부 비정규 시설은 포함되지 않습니까? 프로젝션 장비, 임시 장식품, 부스 등. , 비강연대 강연선을 설치해야 할 경우 추가 예산이 필요할 수 있습니다.
(2) 회의 시설 임대비? 이 부분의 비용은 주로 프로젝터, 노트북, 모바일 동시 번역 시스템, 회의장 전시 시스템, 멀티미디어 시스템, 비디오 장비 등과 같은 특수 장비를 대여하는 것입니다. 임대 시 일반적으로 장비에 대한 기술 지원 및 유지 보수 비용을 포함하여 일정 금액의 안전 보증금을 지불해야 합니다. 장비를 대여할 때 다양한 성능 매개 변수에 대한 구체적인 요구 사항을 충족해야 합니다 (일반적으로 가장 적합한 가격 대비 성능을 얻기 위해 전문 회의 서비스 회사에 문의할 수 있음). 그렇지 않으면 회의에 영향을 줄 수 있습니다. 또한 이러한 회의 시설의 임대 가격은 브랜드, 산지 및 신구도에 따라 크게 다를 수 있습니다.
(3), 장소 배치 비용? 일반적으로, 만약 특별한 요구가 아니라면, 이 부분의 비용은 부지 임대비에 포함되어 있다. 특별한 요구 사항이 있으면 전문 회의 서비스 업체와 협의할 수 있다.
(4) 기타 지원 비용? 이러한 지원에는 일반적으로 광고 및 인쇄, 예절, 비서 서비스, 운송 및 창고 보관, 엔터테인먼트 및 의료, 미디어, 홍보 등이 포함됩니다. 이러한 지원의 일시적인 성격에 따라 회의 주최자가 이러한 업계에 단독으로 지원을 요청할 경우 시장 가격보다 비용이 높을 수 있습니다. 전문 회의 서비스 업체가 대리를 하면 상대적으로 저렴하고 전문적인 지원을 받을 수 있다.
이러한 개별 서비스 지원의 경우 조직자는 가능한 한 요구 사항을 상세히 설명하고 별도의 서비스 계약에 서명해야 합니다.
2. 운송 비용
운송 비용은 다음과 같이 나눌 수 있습니다.
(1). 출발지부터 집합지까지의 교통비는 얼마입니까? 항공편, 철도, 도로, 여객선, 목적지역, 공항, 부두에서 숙박지까지의 교통도 포함됩니다.
(2) 회의 중 교통비? 주로 숙박지에서 회회회까지의 교통, 회회소에서 식사지까지의 교통, 회회소에서 상무교류장소까지의 교통, 상무고찰의 교통 및 기타 참석자들이 사용할 수 있는 예정된 교통을 포함한 회의 장소의 교통비입니다.
(3) 작별 흐름과 회귀 흐름? 비행기, 철도, 도로, 여객선, 숙박지에서 공항, 역, 항구까지의 교통비가 포함됩니다.
3. 숙박비
숙박비는 잘 이해하겠죠? 숙박비 중 일부 가격은 전값이고, 일부 가격은 추가 정부세를 내야 한다는 점에 유의해야 한다. 숙박은 아마도 회의의 주요 지출 중 하나일 것이다. 전문 전시 서비스 업체를 찾으면 보통 더 좋은 할인을 받을 수 있다.
정상적인 숙박비는 호텔 스타급 기준, 방형 등 요소뿐만 아니라 방 안에 개설된 서비스와도 관련이 있습니까? 객실의 장거리 통신, 세탁, 미니 바 음료, 일회용 세탁, 인터넷 접속, 과일 제공 등 서비스가 개방되어 있는지 여부. 회의 주최측은 호텔이 폐쇄하거나 개방해야 하는 서비스 항목과 범위를 명확히 해야 한다.
4. 식비
회의의 식사 비용은 회의의 의제와 목적에 따라 간단하거나 복잡할 수 있다.
(1), 아침 식사
아침 식사는 일반적으로 뷔페로, 물론 테이블 주위로 먹을 수 있으며, 비용은 인원수에 따라 계산할 수 있다. (그러나 회의 식사의 특수성과 원료 준비를 감안하면 식사인원수는 실제 식사수와 다를 수 없다 15%, 그렇지 않으면 식당은 실제 식사수에 따라 결산을 거부할 이유가 있는가? 예정된 인원수에 따라 요금을 받는다)
(2) 중국 음식과 점심
중식과 점심은 기본적으로 정식입니다. 머리 예산을 사용할 수 있습니까? 뷔페 형식, 테이블별 예산? 책상을 둘러싸고 있는 형식. 주최 측이 술이 식당이 아니라 직접 구매하기를 바란다면 식당에서 일정한 봉사료를 받을 수 있습니다.
(3) 음료 및 봉사료
보통 고성급 호텔 식당에서 식사를 하면 식당은 주최 측이 직접 음료수를 가지고 나가는 것을 거절한다. 음료를 가져갈 수 있다면 식당은 일반적으로 서비스료를 더 받아야 한다. 고성급 호텔에서 회의 연회를 열 때, 보통 기본 소비 수준을 기초로 약 15% 의 봉사료를 부과한다.
(4) 회의장 차 휴식
이 비용은 기본적으로 인원 예산에 따라 책정되며, 예산을 세울 때 다른 시간대의 음식 조합을 제시할 수 있다. 주최 측이 알려준 차휴식 가격에는 보통 서비스 직원 비용이 포함되는데, 주최 측에서 비절차적 서비스가 필요한 경우 추가 예산이 필요할 수 있습니다. 보통 두 가지 종류의 차 휴식: 서양식 차 휴식과 중국식 차 휴식? 서양식 커피, 홍차, 서양식 간식, 과일을 위주로, 중국식 차는 끓는 물, 녹차 또는 화차, 과일차, 과일, 커피, 과일, 과자를 위주로 합니다.
(5) 우정 리셉션/무도회
사실, 친목/무도회의 예산은 단독 연회보다 더 복잡할 수 있다. 식사표와 저울을 잘 설치하기만 하면 예산이 잘 된다. 하지만 접대/춤, 장소 및 프로그램 지원의 예산 설계를 확인하는 데 시간이 오래 걸릴 수 있습니다.
5. 시청각 장비
실외에서 진행하지 않는 한, 시청각 설비의 비용은 일반적으로 무시할 수 있다. 홍보 효과를 위해 야외에서 진행해야 하는 경우 시청각 장비 예산은 다음과 같이 복잡합니다.
설비 자체의 임대비는 보통 일별로 계산한다.
설비의 운송, 설치 디버깅, 기술자 지원비 통제는 전시 서비스 업체에 위임할 수 있다.
음원? 주로 배경음악과 오락음악의 선택이며 주최측은 직접 가져가거나 대리를 의뢰할 수 있습니다.
6. 기타 비용
잡비는 인쇄, 임시 운송 및 취급, 기념품, 모델 및 예절 서비스, 임시 소품, 팩스 등의 통신, 택배 서비스, 임시 의료, 번역지도, 임시 비즈니스용 차량, 송금 등 회의 기간 동안 발생하는 비용입니다. 기타 비용의 예산은 계획하기 어렵고, 일반적으로 예측할 수 없는 비용을 회의 비용의 예산에 기동 수단으로 추가할 수 있다.
둘째, 참가자 배치
초청
어떤 회의든 주최측은 당연히 적당한 대상 (고객) 이 참석하기를 원한다. 주최 측으로서 초청 방식이 중요하다. 일반적으로 초대장에는 정보 게시, 영수증 처리 및 확인 알림이라는 세 가지 프로그램이 포함됩니다.
정보 공개? 언론상으로는 인쇄물 (초대장, 조직문서, 회의통지 포함), 이메일, 인쇄매체 공고, 전자매체 공고 등 다양한 형태가 있다. 일반적으로 정보 게시는 주제, 시간, 장소 (잠정 또는 후보), 주요 의제 및 일정, 비용, 기준 등을 포함합니다. 회의 계획도 첨부해 참석자들에게 참여의 의미와 회의에 대한 기대를 알릴 수 있게 했다.
영수증? 주최 측에 대해 말하자면, 영수증은 상무회의 기획 활동의 성공 여부를 판단하는 표지 중 하나이다. 영수증이 접수되면 일반적으로 통계가 필요합니다 (이전에는 영수증의 디자인이 중요하며 합리적이고 완전해야 하며 다음 정보를 포함해야 한다는 점을 상기시켜 주어야 합니다. 인원, 직위, 성별, 연락처, 도착 예정 시간, 환영 요구 사항 등을 명확히 합니다. ), 영수증 유효 확인 (일반적으로 회의비 납부 여부를 표시함), 다음으로 해야 할 일은 자원 할당인가? 부스와 호텔 숙박 준비에 관한 것으로, 확인 통지는 이 모든 것이 완료된 후 보낼 수 있습니다. 영수증은 몇 가지 형태가 있을 수 있나요? 팩스, 편지, 이메일, 온라인 영수증 또는 전화를 모두 받아들일 수 있습니다. 가족 구성원, 수행원, 건강 요구 사항, 교통대리, 식습관, 숙박 요구 사항 등 참가자의 특별한 요구 사항에 유의해야 합니다. 회의 주제가 허락한다면 고려해야 한다. 영수증이 명확하다면, 회의의 질서 정연한 안배에 큰 도움이 된다.
통지 확인? 회의 비용 확인이나 다른 방법으로 확인할 수 있는 경우 확인 통지를 보낼 수 있습니다. 또한 회의의 정확한 위치, 시간, 의제, 서명 절차 및 주의사항을 발표해야 합니다.
소규모 비즈니스 회의라면 비교적 간단하게 등록해 주시면 됩니다. 그러나 대규모 비즈니스 회의라면 사인은 복잡한 작업이다.
일반적으로 회의 서명은 숙박 일정과 관련이 있습니다. 대형회의 입주 수속을 혼란스럽지 않게 하려면 필요한 수속과 준비 작업이 필요한가? 접수 통계, 서명표, 안내 및 지원 인원, 호텔의 정확한 방 번호와 방 번호, 방 분배표, 열쇠, 손님의 이름과 방 번호를 표시하는 작은 봉투 (일반적으로 호텔에서 제공), 호텔에 입주하는 것이 비교적 뚜렷한 노선 설명, 회의 설명, 자세한 회의 일정, 시찰 경로 및 참가 방법, 호텔 기능에 대한 설명 및 지불 기준; 가능하다면 가능한 한 컴퓨터로 서명해 주세요. 정상적인 상황에서 당직 서비스 인원은 6 명 미만이어야 합니까? 근무 시간은 회의 참석자의 도착 시간에 따라 합리적으로 배정해야 한다.
입고 품목을 미리 설계하면 체크인 및 입주에 큰 도움이 될 것입니다.
식사 준비
일반적으로, 회의는 통상 식사를 통일적으로 안배한다. 보통 두 가지 형태의 식사 스케줄이 있나요? 뷔페나 식탁. 범주에는 중국, 서구, 무슬림 시리즈가 포함됩니다.
취사 회의의 통일 된 배치는 비용 통제에 매우 중요합니다. 뷔페는 일반적으로 식권 발급을 통해 통제할 수 있으며 (많은 호텔은 뷔페 식사수에 대한 최소 요구 사항이 있음), 식사 라벨과 메뉴는 미리 정해져 공식 대표와 수행원, 가족을 엄격히 구분할 수 있다. 특별한 요구가 있는 사람은 식당과 협상할 수 있다. 식탁식 식사 배치가 더 복잡합니까? 특히 대규모 회의에서 말이죠. 포위식 준비에 고려해야 할 문제는 식사 시간, 테이블당 수, 식권, 짝꿍의 배치, 특별한 식습관을 가진 사람들, 음료 종류, 지불이다. 회의 전 검사에서 식당과 도구의 위생에 주의를 기울여 식객들에게 위생 문제를 일으키지 않도록 주의해야 한다는 점을 유의해야 한다. 식객이 제때에 모여서 식사를 할 수 없다면, 사람의 책상을 여는 방법을 취하여 식객의 권익을 보장할 수 있다.
셋째, 시간, 프로세스 및 목표 관리를 결정하고 피드백과 조정을 수행합니다.
시간 제어는 일반적으로 스케줄 (카운트다운) 형식으로 표시됩니다. 합리적인 시간 안배에 주의하면서 동시에 여지를 남겨 두다. 일반적으로, 앞의 시간과 진도는 빡빡하게 안배하여, 뒤에 시간을 조정하고 향상시킬 수 있도록 해야 한다.
전체 활동은 시스템 엔지니어링으로, 프로세스 관리는 활동 중 각 작업 내용 간의 상호 연결, 조정 및 협력 및 유기적 결합을 말합니다. 예를 들어, 주제의 내용과 의미가 결정되어야만 의제와 규격을 결정할 수 있고, 규모와 규격이 결정되어야만 인원수를 결정할 수 있고, 장소가 결정되어야만 시행할 수 있으며, 현장은 현장에 배치할 수 있다. 프로세스 관리를 통해 일반 코디네이터는 전체 활동의 각 부분에 대한 명확한 이해를 얻을 수 있으며, 작업의 중점, 중점 및 어려움을 쉽게 파악할 수 있으며, 일반적으로 절차 상자로 표시됩니다.
넷째, 활동 계획, 활동 주제 결정.
이벤트 계획에는 주로 다음이 포함됩니다.
1, 회의 의제 계획 대부분의 발표회는 연설, 원고, 정기 시연입니다. 사실 상무회의는 정식 회의이지만 좀 더 적극적일 수 있다. 특히 회의 개막은 더욱 그렇다. 회의 의제를 계획할 때, 우리는 치밀성과 일관성에 주의해야 한다. 실용적인 관점에서 볼 때, 일반적으로 1 ~ 2 시간 동안 통제하는 것이 좋다.
2. 참석자를 결정하는 것은 매우 중요한 작업이자 변수이며, 그 변화는 전체 회의의 사양과 규모에 영향을 미치며, 따라서 회의의 모든 요소에 영향을 미칩니다. 예를 들어, 중요한 인물의 출석과 결석은 규격에 영향을 줄 수 있으며, 편의를 위해 회의 장소 또는 일부 회의를 공항이나 귀빈실에 배치하거나 시간을 조정할 수 있습니다. 그래서, 이것은 전반적인 조정 작업에 의해 통제됩니까? 열쇠? , 집중해야합니다.
동사 (verb 의 약어) 는 활동 계획과 구체적인 운영 방안을 제정한다.
행사 기획안은 전체 활동을 지도하는 전략 전술 텍스트로, 행사 기획에 쓰인다. 일반적으로 회의의 핵심 구성원이 제공합니다.
구체적인 운영 방안은 기업이나 홍보기관이 전체 활동의 구체적인 운영을 지도하는 데 사용되며, 일반적으로 모든 사람의 모든 단계, 심지어 배지의 내용까지, 시간은 분까지 구체적이다. 일반 회의 인원이 한 부 있습니다.
여섯째, 현장 통제
현장 통제는 전체 코디네이터의 적응력의 일부입니다. 사실 좋은 코디네이터는 먼저 일을 잘 할 것이다: 우선 변수의 발생을 방지한다. 예를 들어 평소에는 훈련을 하고, 미리 리허설을 한다. 실제로 장면의 갑작스러운 변화는 의사 소통이 원활하지 않고, 배려가 소홀하고, 예의상 소홀하기 때문이다. 초점은 이러한 측면에 있어야합니다. 둘째, 대안을 미리 준비해야 한다. 다시 한 번 현장 유연한 처리 기술의 축적에 초점을 맞춘다.
공무원과 딜러는 서로 동행하고 소통해야 하고, 오는 기자는 동등하게 대해야 하며, 일부 정보는 미디어 A 에 공개할 수 없고 미디어 B 에 비밀로 해야 한다 .. 기자가 직접 파낸 뉴스는 일반적으로 다른 사람에게 알리지 말아야 한다.
분위기에 대한 통제에서, 총코디네이터는 균형잡힌 위치에 있는가? 무게 중심? 사실 분위기는 가볍고 활발하며 참가자들의 기분도 편할 것이다. 또 다른 중요한 요소는 호스트입니다. 스스로 사회를 보는 것이 더 좋지만, 늘 너무 바쁘다. 그래서 발표회에서 미리 뭔가를 안배하고, 진행자와 충분히 소통하고, 그 (그녀) 가 전체 회의 스타일에 대한 대략적인 이해와 파악을 할 수 있도록 해야 한다.
제품 데모 및 설명 과정에서 정교한 도식, 3D 그래픽, 비디오, 슬라이드 등을 결합하는 현대적인 기술 수단을 활용할 수 있습니다. , 참가자가 이해할 수 있도록 도와줍니다.
전체 회의에는 공식적인 결론이 있어야 한다. 기자회견이 저녁식사나 점심 전에 끝날 예정이라면 리셉션이나 뷔페 연회 등이 있어야 합니다. 회의가 끝나면 사회자는 시간과 장소를 통보합니다.
일곱. 기타
비서 서비스
비서 서비스란 전시회 주최 측에 각종 비서, 잡공, 임시구매, 임시기사, 가이드 등의 서비스를 제공하는 것을 말한다. 이러한 서비스는 일반적으로 임시로 제공되거나 제 시간에 제공됩니다. 예산에서 일반적으로 범주별로 계산되며 세분화되지 않습니까? 예측할 수 없는 비용이나 기타 범주에 따라 계산할 수 있습니다. 대행사 운영이라면 대행사에 수시로 서비스 준비를 하라고 알려야 한다. 대행사와 주최 측 간의 최종 서비스 요금 회계는 쌍방이 지정한 연락처가 서명하고 쌍방의 재무 또는 관계자의 승인을 받습니다.
차량 배치
중요한 국제 회의, 업계 회의, 유명 회사의 글로벌 또는 지역 회의는 보통 참석자 수가 많고 지위가 높다. 호스트를 찾으면 차량 스케줄링은 문제가 되지 않을 수 있습니다. 오프사이트에서 개최된다면 차량 파견은 연구할 가치가 있다. 일반적으로 오프사이트에서 회의를 개최하는 것은 기본적으로 현지 전문기관에 위탁되며, 차량 파견에는 주최측과 대리점의 소통과 회의장의 차량 출처가 포함됩니다. 주최 측에 대해서는 일반적으로 차량 요구 사항과 배치 요구 사항만 제기하는데, 대리인은 일정, 합리적인 차량 수, 보행 시간, 노선 등을 고려해야 한다. 따라서 주최 측은 대리점에 상대적으로 정확한 도착 시간, 참가자 수, 이 기간 도착한 손님의 신분, 차량 사용 기준, 예측과 차이가 있을 경우 대리점이 취하고 싶은 구제책, 부담할 대가를 미리 알려야 한다.
예의와 작별을 고하다
만남에 필요한 예의는 열정입니다. 에티켓 작업에는 일반적으로 모델 조립, 절차 분해, 간단한 훈련, 의류 소품 준비, 예절 집행 등이 포함됩니다.
주목할 만한 것은 단순히 몸매를 보고 채용 여부를 결정하는 것이 아니라 예의문화적 자질과 외국어 기본기를 고찰하는 것이다. 또 다른 점은 예의의 인격이 업무 요구 사항을 충족하는지 여부다.
각종 주제의 회의는 예의에 대한 요구도 다르다. 학술회의와 정부회의는 모델들이 전문가와 정부 관료의 이미지를 빼앗지 않도록 간단하고 대범하게 입을 것을 요구하고, 판매전시회는 모델이 기업과 제품 금상첨화를 요구하며, 가능한 밝은 옷차림을 하도록 요구하며, 기업이나 제품의 품질 이미지 요구 사항과 일치한다.
주문 관리
회의나 전시회에 대해서는 모두 좋은 질서가 있기를 바란다. 소규모 회의 (특히 기업 또는) 는 기본적으로 질서를 통제할 필요가 없지만, 대형 회의와 전시회의 질서 통제는 매우 중요하다.
대형 회의는 대표 카드나 입장권을 통해 통제할 수 있다. 기밀을 유지해야 할 경우 대표증을 전문적으로 제작하고, 대표의 디지털 신분 사진을 인쇄하고, 회의장 입구에 보안을 설치할 수 있습니다. 전시에 대한 통제는 더욱 복잡하다. 주최자와 전시상들이 같은 목표에 관심을 갖고 있지 않기 때문이다. 전시회 주최측은 질서를 통제해야 하고, 참가상들은 정보 극대화와 정보 획득의 편리함이 필요하다. 어떤 전시회는 전시회를 동반하고, 어떤 전시회는 기술교류나 포럼이기 때문에, 일반적으로 모든 전시상이나 전시상들의 신분과 등급을 분류하여 기술교류나 포럼이 외부 또는 관련없는 전시상들의 방해를 받지 않도록 한다. 제어 수단은 바코드가 있는 전시 카드 (판독 장치 필요) 또는 마그네틱 카드 대표 카드입니다. 참가상 정보 극대화의 수요를 동시에 만족시키기 위해 외국에서는 이미 전자 명함 관리가 도입되었다.
데이터를 신속하게 수집하는 도구-전자 명함
전통 전시회에서는 명함이 필수다. 참가상들은 전시회가 끝난 후 매일 한두 시간씩 명함을 정리해야 한다. 이런 번거로운 것을 대체하기 위해서, 전자 명함을 사용할 수 있다.
소위 전자 명함은 일반적으로 마그네틱 카드나 바코드가 있는 재료로 만들어졌나요? 전시상과 관중에 참가하는 특별한 전시회 명함이라고 할 수 있습니다. 카드를 발급하기 전에 조직위원회는 참가상이나 관람객에게 회사 이름, 연락처, 본인직, 회사 성격, 업무 범위 등을 포함한 개인 정보를 입력하라고 요구하고 카드에 저장합니다. 이와 함께 조직위원회는 이러한 마그네틱 카드나 바코드 판독 장비를 구입하여 대여할 예정이며, 참가상들은 리스 여부를 자유롭게 선택할 수 있다. 전시상들이 설비를 대여한 후, 설비를 자신의 컴퓨터에 연결하기만 하면 바로 사용할 수 있다. 구매자가 참가 업체에 명함을 건네야 할 때 카드 판독 장비에서 자신의 정보에 대한 입장 카드만 닦으면 모든 정보가 눈 깜짝할 사이에 전시상 컴퓨터로 전송된다. (데이비드 아셀, Northern Exposure (미국 TV 드라마), 예술명언) 전시상은 또한 해당 설명란에 쌍방의 대화 요점을 기록하여 구매자의 정보를 매우 질서 있게 관리할 수 있다.
이 설비들은 가격이 비싸지만 전시회 조직위원회에서 구입하여 재사용할 수 있으며, 참가상들은 저렴한 가격으로 조직위원회에서 임대하기만 하면 매우 저렴하고 편리하다. 전시상과 바이어가 모두 전자 명함을 사용한다면 전시회는 지하철 입구처럼 관리할 수 있어 관람객 수를 정확하게 기록할 수 있다. (데이비드 아셀, Northern Exposure (미국 TV 드라마), 스포츠명언)
전시 연구/참관
실제로, 대부분의 전시회 방문 또는 방문은 손님을 위해 특별히 마련된 홍보 활동이지만, 일부 활동이 실제 비즈니스 조사 (산업 또는 관련 산업 정보를 얻기 위해 개최 된 시장 조사 활동) 라는 것을 배제하지 않습니다.
1. 실제 상업고찰: 사실 이런 상업답사에 대해 주최측은 이미 안배를 했습니다. 컨벤션 중개 회사가 제공해야 할 서비스는 목적지 숙박식사의 예약과 배치, 교통, 운전자, 승객, 가이드뿐입니다. 가능하다면 중개사의 도움을 받아 미디어 초청을 해결하고 동영상 자료를 촬영해야 한다. 중개 회사의 기능은 주최 측의 주도 서비스 및 물류 지원 부서와 대체로 비슷하다.