문헌 파일은 사회 발전의 주요 기록 전달체로서 예로부터 사람들은 기록 업무를 매우 중시해 왔다. 사회가 발전함에 따라 문서 파일 관리 방식도 지속적으로 개선되고 있으며, 이는 문서 파일 관리도 끊임없이 세분화되고 있음을 의미합니다. 따라서 문서 파일 관리에서는 문서 파일의 효율성을 높이기 위해 문서를 엄격하게 분류해야 합니다. 문서 파일 작업에서 가장 일반적인 세 가지 분류 방법을 설명합니다. 주로 연도 분류, 기관 분류 및 문제 분류로 나뉩니다.
키워드: 문서 파일 분류 방법 연간 분류 조직; 문제 분류
문서 파일은 사회 발전 중 각종 현실 사물의 전 과정을 기록하며 객관적인 역사 기록을 통해 일정 기간 지도자의 공급을 측정하고, 일정 기간 기층 단위와 부서 건설, 과학 기술 성과 발전을 반영하는 주요 잣대이기도 하다. 사회가 발전함에 따라 서류와 서류에 대한 인식이 날로 높아지고 있다. 문서와 파일의 분류는 파일 전체 작업의 기본 출발점이자 근본 목적이다. 역사적 관계에서 문서의 다양한 모순을 충분히 고려하고 유지하는 과정에서 적절한 편리함을 이용하여 파일 관리의 효율성을 실현하는 것이다. 문서 파일 업무에서 분류는 서로 다른 형성 기관 등 형태와 요인에 따라 서류를 분리하여 서로 다른 기관의 문서 혼동을 피하고 문서 관리의 혼란을 야기하는 것이다. (윌리엄 셰익스피어, 문서, 문서, 문서, 문서, 문서, 문서, 문서, 문서, 문서)
1 연도 분류
즉, 문건이 형성되고 처리된 연도에 따라 전체 부계 가문의 모든 서류와 서류를 시간별로 구분하고 형성된 연도를 통해 하나씩 정리하는 것이다. 연간 분류법을 사용할 때는 문서의 정확한 날짜별로 문서 파일을 요약하고 그 형성 방식을 명시해야 합니다. 이는 분류의 품질과 효율성을 보장하는 열쇠이자 현재 실제 업무에서 파일 분류를 합리적으로 개선하는 효과적인 조치입니다. 분류 과정에서 우리는 몇 가지 측면에 주의해야 한다.
첫째, 실제 사회활동에서는 일반적인 양력년도 있을 뿐만 아니라, 직업의 성격과 특징에 따라 과거의 음력법을 이용하여 서류를 편성하는 특수한 업종과 부문도 있어 분류상 헷갈리기 쉬운 문제들이다. (윌리엄 셰익스피어, 윈스턴, 사회명언) (윌리엄 셰익스피어, 윈스턴, 사회명언) (윌리엄 셰익스피어, 윈스턴, 사회명언) 따라서 이 상황은 문서 분류의 혼란을 피하기 위해 분류 과정에서 엄격하게 분석해야 한다.
둘째, 일부 문서에는 초안 날짜, 서명 날짜, 승인 날짜, 회의 통과 날짜, 발행 날짜, 영수증 날짜 등과 같은 여러 날짜가 있습니다. 때때로 이 날짜는 같은 해에 속하지 않는다. 이 경우 파일의 특정 상황에 따라 파일의 시간 특성을 가장 잘 설명하는 날짜를 결정해야 합니다. 일반적인 방법은 내부 문서와 일반 문서가 문서의 작성 날짜를 기준으로 하는 것입니다. 서류의 접수는 접수일을 기준으로 한다. 법률, 법령, 규정 및 기타 규범성 문서의 근거는 비준일 또는 공포유효일입니다. 지시, 명령 등의 필수 문서는 문서 서명 날짜, 즉 서명 날짜를 기준으로 합니다. 계획, 요약, 예산, 결산, 통계 보고서 등. 콘텐츠를 기반으로 한 시간 제한 특수 문건, 편지 등. 여러 해에 걸쳐 처리한 것은 관계가 가장 가까운 연도 또는 최종 결산된 연도에 둘 수 있다.
저널 문장 분류 쿼리는 모두 저널 라이브러리에 있습니다. 셋째, 일부 문서에는 표시가 없거나 어떤 이유로 날짜를 찾을 수 없습니다. 따라서 문서의 구체적인 상황에 따라 적절한 방법을 취하여 문서의 정확한 날짜나 대략적인 날짜를 확인 및 결정하고 적절히 분류해야 합니다. 문서 아카이브 관리에서 분류에 대한 요구가 날로 높아지고 있다. 문서 파일 관리에서는 일반적으로 각 문서를 하나로 취급하고, 문서의 정본과 최종 원고를 하나로 취급하며, 본문과 첨부 파일을 하나로 취급하고, 구성 요소와 복사본을 하나로 취급하고, 문서를 전달하고 전달합니다.
넷째, 연간 분류 과정에서 일반적으로 실제 특성과 함께 문서를 정렬하는데, 정렬 기준은 작성, 발행, 승인, 구현, 발표 시간 등이다. 그러나 현재의 분류 관리에서는 일반적으로 문서의 발행 시간을 채택한다. 문건 시간을 근거로 문서 연도를 판단하는 것은 현재 총각, 기업의 주요 방법이며, 새로운 방법에 따라 그 내용을 취소하는 주요 수단이다.
2 조직 분류
문서 처리 단계에서 문서를 형성하고 처리하는 조직자에 따라 분류됩니다. 기록 단위의 내부 조직을 기준으로 다른 조직에 따라 범주를 설정합니다.
조직 분류 방법을 채택하는 것은 일정한 조건을 충족시켜야 한다. 첫째, 서류단위가 매년 설립하는 내부 조직은 기본적으로 안정적이어야 한다. 내부 조직은 변화하는 기록 단위를 자주 조정하므로 이 방법은 적합하지 않다. 둘째, 기록기관이 설립한 내설기관은 본 단위의 기능분업을 반영할 수 있어야 하며, 각 기관은 비교적 안정적인 기본 임무나 책임을 가지고 있으며, 그 업무활동의 내용과 프로세스는 기관이 맡은 관련 기능과 일치해야 한다. 셋째, 서류 단위의 문건은 서류를 형성하고 인수할 때 각종 기관의 로고 (예: 수문, 발문 번호 등) 를 가지고 있어야 한다.
기관 분류의 범주 설정은 일반적으로 기록 단위의 1 차 기관을 기준으로 하며 필요한 경우 2 차 기관으로 나눌 수 있습니다. 일반적으로 조직에는 범주가 있습니다. 한 기관의 조직에 사무실 인사부 회계부 조직부 홍보부 등이 포함되어 있다면. , 파일은 사무실, 인사, 회계, 조직부, 홍보부 등으로 나눌 수 있습니다. 일반적으로 각 부류의 정렬 순서는 모두 풍습이나 공문의 규정에 따라 지도기관과 종합기구가 1 위를 차지했다.
3 문제 분류
파일 내용에 반영된 문제나 "원인" 에 따라 파일 아카이브를 범주로 나누는 것이다. 문서 내용을 기준으로 문서와 관련된 문제 (원인) 에 따라 분류됩니다. 예를 들어, 일족 전체의 서류는 인원, 계획, 생산, 판매에 따라 분류할 수 있으며, 판매류의 서류는 광고, 홍보, 운송, 애프터에 따라 더 분류할 수 있다. 이 분류 방법은 문제의 개괄이 정확하고 명확해야 하며, 같은 계층의 각 범주는 상호 배타적이고 문서의 주요 내용에 따라 분류해야 한다. 따라서 상대적으로 이 분류 방식은 아키비스트의 전문 수준에 대한 요구가 높다.
각 문서가 올바르게 분류되도록 하려면 문제 분류법을 사용할 때 다음과 같은 사항에 유의해야 합니다. 첫째, 분류 체계와 범주를 설정할 때 보관 단위의 직권 범위와 임무를 면밀히 검토하여 구체적인 상황에 따라 파일을 분류해야 합니다. 둘째, 분류 수준과 범주는 너무 단편적이어서는 안 된다. 그렇지 않으면 사람들이 이해상 실수를 하기 쉽다. 셋째, 범주를 설정하기 위해 논리 원리를 올바르게 사용해야합니다. 넷째, 종합클래스를 설정하고 종합류의 문헌과 수량이 너무 적은 문헌을 수용해야 한다. 다섯째, 한 문서에 여러 가지 문제가 동시에 관련되어 있는 경우, 주요 문제를 연구하고 확인하여 해당 범주로 분류해야 합니다.
실제 작업에서 전체 부계 문서 파일의 복잡성으로 인해 문서 파일을 분류하는 방법은 거의 없으며 일반적으로 두 개 이상의 분류 방법을 결합합니다. 각 부서에서 가장 많이 사용하는 분류 방법은 주로 연도-조직 분류, 연도-문제 분류, 연도-조직-저장 기간 분류, 저장 기간-연도-조직 분류입니다.
문서 및 파일 관리의 실수는 향후 사용의 정확성에 영향을 미치며 그 영향은 무시할 수 없습니다. 문서 파일 관리 업무를 잘 하려면 먼저 기초 작업부터 시작해야 한다. 서류의 관리는 단지' 한 무더기 관리' 가 아니라, 끊임없이 원본 서류를 보완해야 한다. 기존 파일 작업에 오류가 없는지 확인하기 위해 파일 작업자에게 초기 파일 관리 작업에 오류가 발생하지 않도록 원본 파일을 확인하도록 요구하고 오류를 발견할 때 시정 조치를 취하여 오류로 인한 손실을 최소화할 것을 요청합니다. (데이비드 아셀, Northern Exposure (미국 TV 드라마), 오류, 오류, 오류, 오류, 오류, 오류) 이를 위해서는 아키비스트가 전심전력으로 파일 작업을 관리하고 기초부터 시작해야 한다.
결론 파일 아카이브의 분류는 일반적으로 가장 낮은 수준의 파일을 통해 고급 아카이브로 점진적으로 분류되는데, 이 방법은 적용 과정에서 아카이브 순서를 결정하여 정렬됩니다. 문서 파일 분류는 복잡한 프로세스이기 때문에 분류 아카이브의 무결성을 보장하고 파일 작업 개선을 위한 강력한 근거를 제공하고 문서 파일의 관리 효율성과 작업 품질을 향상시키기 위해 과학 기술과 함께 지속적으로 업데이트해야 합니다.
[2] 수민. 문서 파일의 과학적 관리에 대해 이야기하기 [J]. 중국 신기술 신제품, 20 1 1.