직장 전화 예절

직장 전화 예절 1 전화는 직업생활에서 없어서는 안 될 부분이다. 간단해 보이는 것은 사실 많은 것을 포함하고 있는데, 그중 예의는 매우 중요한 부분이다.

몇 가지 직장 전화 예절을 총결하여, 당신의 직업길에 칩을 추가할 수 있다는 것을 이해하십시오!

"3 링을 넘지 않는다" 는 원칙

벨이 울리면 바로 전화를 받으면 상대방이 갑작스럽게 느낄 수 있다. 세 번 이상은 비효율적인 표현이며, 동시에 상대방을 짜증나게 하고 초조하게 한다. 따라서 전화가 두 번 울린 후 전화를 받는 것이 가장 적절한시기입니다. 만약 정말 곁에 없거나 떠날 수 없어서 제때에 전화를 받을 수 없다면, 전화를 받고 먼저 상대방에게 사과해야 합니다. 예를 들면 "죄송합니다. 오래 기다리겠습니다." 입니다.

규범 전화 용어: 전화를 받을 때 먼저 자신을 보고해야 한다. 외부 전화는 회사 이름을 보고하고, 내부 전화는 부서 이름 (예: "안녕하세요, 여기는 XXX 회사") 을 보고해야 합니다. 자보문은 상대방에 대한 존중일 뿐만 아니라 상대방이 통화가 정확한지 확인할 수 있게 해준다. 또한 자신에게 편리함을 가져다 줄 수 있고, 잘못된 전화를 걸었기 때문에 쓸데없는 말을 하지 않을 것이다. 또한 "안녕하세요", "죄송합니다", "감사합니다" 라고 자주 말해야 합니다.

통화 어조를 주의해라

전화는 얼굴을 맞대고 소통하는 형식이 아니기 때문에 듣는 사람은 내용뿐 아니라 그와 대화하는 말투에도 신경을 쓴다. 직장 전화에서는 가능한 능동적인 말투를 취하고, 말투는 즐겁고, 말투는 느리고, 상대에게 벨을 울릴 수 있는 열정이 있어야 한다. 이상적인 효과는 사람처럼 소리를 듣는 것이고, 듣는 사람은 봄바람처럼 가식적으로 보일 수 없다.

"나중에 전화 끊기" 원칙

상대방이 너에게 작별인사를 할 때, 너도 열정적으로 작별 인사를 해야 하고, 그리고 존중을 나타내기 위해서, 상대방이 전화를 끊은 후에 다시 끊고, 그리고 끊는 과정에서 조심스럽게 내려놓아야 한다. 절대 마이크를 들고 화풀이하지 마라. 이렇게 하면 매우 예의가 없는 것 같다.

중요 사항 반복: 통화에서 중요 사항과 전화 번호를 반복하는 것은 결과를 확인하고 편차를 줄이는 데 필요한 단계입니다. 반복을 통해 전화 내용을 매우 정확하게 전달함으로써 관계자가 지시에 따라 작업 계획을 집행하고 정보 전달의 편차로 인한 오해나 충돌을 방지할 수 있습니다.

왼손에 수화기를 들고 있다

많은 전화 예절은 통화 중 주의사항만을 중시하고, 전화를 받는 자세는 소홀히 한다. 대부분의 사람들은 오른손으로 수화기를 집어 드는 것에 익숙하지만, 고객과의 전화 통신 과정에서 필요한 문자 기록을 해야 하는 경우가 많다. 글을 쓸 때 마이크는 일반적으로 어깨에 끼워져 있어 휴대전화가 쉽게 떨어져 귀에 거슬리는 소리를 내며 고객들에게 불편함을 안겨 준다. 이런 현상을 없애기 위해 적절한 자세는 왼손에 수화기를 들고 오른손으로 글을 쓰거나 컴퓨터를 조작하여 고객과 쉽게 소통할 수 있도록 하는 것이다. 수화기를 들 수 있는 방법 외에도 전화한 사람에게 앉은 자세를 유지하라고 요구하며, 특히 책상 가장자리에 엎드리지 않도록 한다. 앉는 자세는 소리의 자연, 유창함, 아름다움에 가장 유리하다.

직장에서 전화하는 예절 2 직장에서 전화를 받는 예절

1. 전화벨 소리가 들리면 세 번 안에 집어 넣는 것이 좋습니다. 6 번 이상 울리면 먼저 상대방에게 미안하다고 말해야 한다.

2. 전화를 받을 때 미소를 지어야 합니다. 미소가 전달되기 때문입니다. 상대방은 볼 수 없지만, 당신의 말에서 느낄 수 있습니다.

3. 전화를 받을 때 동료가 다른 일을 하게 하지 말고 옆 사람과 이야기하지 않도록 주의해야 한다. 이렇게 하면 상대방이 네가 신경을 쓰지 않는다고 느끼게 되고, 따라서 네가 존중받지 않는다고 느끼게 된다.

4. 전화를 받을 때 자세가 정확해야 하고, 누워 있거나 발을 책상 위에 놓지 않도록 주의해야 한다. 자세가 잘못되면 음향 효과에도 영향을 주고, 휴대전화가 미끄러지기 쉬우므로 상대방이 불편함을 느끼게 하기 때문이다.

너는 전화 옆에 백지와 펜을 준비해야 한다. 상대방이 당신이 무언가를 쓰거나 사장에게 메세지를 보내라고 할 때, 실수를 전달하지 않도록 신속하고 정확하게 기록할 수 있다. (조지 버나드 쇼, 자기관리명언) 펜과 종이를 미리 준비하지 않고 상대방을 기다리게 하는 것도 예의가 아니다.

직장에서 전화를 받는 예절

전화하는 예절:

1. 전화할 때 좋은 기간을 선택하세요. 별로 중요하지 않다면 휴식과 식사할 때 다른 사람에게 전화하지 말고 휴일에도 서로 전화하지 마세요.

2. 통화시간을 파악한다. 일반적으로 통화시간은 3 분을 넘지 말아야 한다. 이것이' 3 분 원칙' 이다.

3. 상대방이 당신이 누군지 모른다면, 먼저 자신을 소개하고, 경어 직장 예의로 전화를 받아야 한다.

일반적으로 통화를 끝내는 사람이 바로 발신자다. 하지만 전화가 끝이 없거나 끝이 없을 때, 전화한 사람은 단지 "나 지금 괜찮아, 바바라." 라고 말했을 뿐이다. 나는 전화로 너와 이야기하게 되어 매우 기쁘다. 우리는 7 일에 너를 만나기를 기대한다. 안녕히 계세요. 그럴듯한 것들도 있습니다.

Ps: 당신의 전화가 끊어질 때, 보통 전화를 끊는 사람은 먼저 다시 한 번 전화해야 합니다.

우리는 보통 수다스러운 발신자에게 얽힌 경험이 있다. 그는 꾸준한 판매원일 수도 있고 장황한 이야기를 좋아하는 친구일 수도 있다. 통화를 중단하기 위해 온갖 수단을 다 썼지만 모든 노력이 실패했을 때, 너는 더욱 적극적인 조치를 취할 수 있다. 첫 번째는 일시 중지입니다. 예를 들어, "죄송합니다. 전화를 끊어야 합니다." " 아이가 울고 있다. "또는" 존은 전화를 기다리고 있다. " 아니면 "와! 나는 지금 약속에 늦기 때문에 가야 한다. \ "이 경우

통화를 빨리 끝내야 하는 또 다른 경우는 손님이 갑자기 방문했을 때 집이나 사무실에 있었다. 손님이 방문하는 동안 채팅하는 것은 매우 부적절하다. 이 전화가 빨리 끝나지 않을 수 있다는 것을 알고 있을 때, 너는 잠시 미루고 나중에 더 적당한 시간에 다시 전화해야 한다. (존 F. 케네디, 시간명언) 집에서는 이렇게 말할 수 있습니다. "톰이 방금 왔었어요. 이따가 다시 전화해도 될까요? " 사업가들은 이렇게 말할 수 있습니다. "저는 지금 고객이 있습니다. 만약 네가 너의 번호를 남길 수 있다면, 나는 나중에 시간이 있으면 너에게 전화할 것이다. "

반면에, 전화가 오래 걸린다는 것을 알고 있거나 즐겁게 채팅을 중단하고 싶다면, 대화가 시작될 때 친구에게 "지금 전화하는 것이 적당합니까?" 라고 말하는 것이 좋습니다. 또는 "시간이 있어요.

직장 전화 예절 3 직장 전화 예절

전화할 때 다음 사항에 주의해야 합니다.

1, 적절한 시기를 선택하세요. 전화할 때 중요하지 않다면 받는 사람의 휴식과 저녁식사 시간을 피하고 휴일에는 상대방을 방해하지 않는 것이 좋다.

2, 통화 시간 파악. 전화하기 전에 먼저 무슨 말을 하고 싶은지 생각해 보는 것이 좋다. 이렇게 하면 통화 시간을 절약할 수 있다. 지금 전화를 하지 마세요. 보통 한 통의 전화는 3 분을 넘지 마라, 이른바' 3 분 원칙' 이다.

3. 우호점. 말을 할 때 큰 소리로 외치지 마라, 귀청이 터질 것 같다.

4. 표준 언어를 사용합니다. 통화를 시작할 때는 상대방이 "알아맞히지" 않도록 먼저 자신을 소개해야 한다. 상대방에게 사람을 찾거나 연결해 달라고 할 때 "실례합니다" 또는 "귀찮아" 라고 말하세요. 당연하게 생각하지 마세요.

전화를 거는 몇 가지 기교.

1, 자신의 목소리와 마음가짐에 주의하세요.

전화는 소리로만 정보를 전달하기 때문에 첫 말, 어조와 어조가 중요하다. 마음이 진실하지 않으면 상대방이 알아들을 수 있다. 네가 전화를 받았을 때, 너는 반드시 주의 깊게 듣고 요점을 기록해야 한다. 들을 때 다른 일을 하지 마세요.

2, 통화는 단순함 위주입니다.

말마다 모두 적절하게 물어봐야 하고, 취지는 분명해야 한다. 질질 끌지 마라, 오랫동안 핵심에 대해 말하지 않았다. 전화하기 전에 요점을 쓰는 습관을 들이면 이런 일은 일어나지 않을 것이다.

3. 전화의 러시아워를 피하십시오.

회사가 가장 바쁠 때 상대방에게 전화하면' 전화 중' 으로 통화할 수 없는 경우가 많다. 따라서 전화의 러시아워를 피할 수 있는 방법이 있을 것이다.

보통 회사의 러시아워는 모두 이렇다. 퇴근 후 한두 시간 이내. 점심시간 후 한두 시간 이내. 퇴근해야겠어요. 어쨌든, 뭔가를 말하는 것을 잊지 마세요; 일이 바쁠 때 폐를 끼쳐서 죄송합니다.

직장에서 전화를 받는 예절

첫째, 전화를 받기 전에 준비하십시오. 직장 엘리트들에게는 매일 많은 전화를 받는다. 만약 그들이 단지 그들의' 심층 사상' 에 저장한다면, 그들은 쉽게 잊혀지거나 혼동될 것이다. 좋은 기억력은 썩은 문필보다 못하다. 그래서 종이, 펜, 휴대폰, 컴퓨터 등의 도구를 준비하여 기록을 용이하게 해야 한다. 그 외에도, 컨설팅할 때 제때에 회신하거나 발신자를 안내할 수 있도록 귀사의 기본 정보를 알아야 합니다.

둘째, 전화 내용을 기록하십시오. 너는 5W 1H 의 기교로 전화 내용을 간결하게 기록할 수 있다. 바로 언제, 어디서, 누가, 무슨 일, 왜, 어떻게. (예: 오늘 오후 15:30 회사 5 층 회의실에서 XX 회사 왕씨와 협의하여 합작합니다. ) 을 참조하십시오

셋째, 자세와 말투에 주의하세요. 얼굴을 맞대고 소통하는 것이 아니기 때문에 전화를 받을 때 모두 비교적 자유롭습니다. 사실 전화를 받을 때의 말투, 말투, 표정, 몸짓의 신호를 상대방이 느낄 수 있다. 그래서 또렷한 목소리, 우호적인 목소리, 적당한 말투, 웃는 표정, 우아한 자세, 전화를 걸 수 있는 사람들을 유지해야 한다. 껌, 시소 다리, 냉면 등을 절대 씹지 마세요.

넷째, 전화의 모든 부분을 잘 받아라. 1 .. 제때에 대답하고 "종소리가 세 소리를 넘지 않는다" 고 파악하세요. 2. 친절한 인사, 우리의 거리를 좁히십시오. 3. 번호를 잘못 걸지 않도록 등록하세요. 4. 참을성 있게 경청하고 사려 깊습니다. 5. 정확하게 처리하고 정확하게 기록하십시오. 6. 우호적으로 작별인사를 하고 전화를 끊는다.

다섯째, 뒷수습. 만약 전화를 받을 때 즉시 상대방에게 회답할 수 없다면, 분명히 알고 나서 제때에 상대방에게 회답해야 한다. 또는 다른 동료가 처리해야 할 일은 제때에 전화 내용을 관계자에게 알려야 한다.

직장 전화의 금기어

절대' 말' 을 쓰지 마세요! " 전화를 받을 때. "말해봐!" 。

말은 명령적인 방식이어서 받아들일 수 없고 예의가 없다. 어떤 사람들은 전화를 받자마자 "말하기" 또는 "말하기" 또는 "듣기, 말하기!" 라고 말합니다.

이런 행위는 회사와 기업에서 이해할 수 있을 것이다. 어떤 이유로 일이 바쁘고 시간이 촉박하여 간접전화가 많지 않다. 상대방이 단도직입적으로 시간을 낭비하지 않기를 바란다. 하지만 이런 강경하게 전화를 받는 방식은 너무 난폭하고, 횡포한 기세가 있어 거드름을 피우는 것 같다. 사람들에게 주는 느낌은 "할 말이 있으면 빨리 말해, 노인이 너와 통화할 시간이 없어!"

어떤 사람들은 이런 전화 응답 방식을 "이야기" 하기 귀찮아 아예 말 한 마디도 하지 않고 전화를 끊었다. 원래 일부 업무에 연락하거나 정보를 제공하려고 했습니다. 내가 그의 말투를 들었을 때 나는 매우 불편했다. 이것은 아무 말도 하지 않은 것과 같다. 이런 사람은 그를 상대하기 귀찮다.

모든 사람은 다른 사람이 예의를 갖기를 바란다. 누가 예의를 모르는 사람과 교제하기를 원합니까? 따라서 전화를 받을 때는 반드시 예의에 주의해야 한다.

직장 전화의 예절 4 우선 적절한 직장 전화 타이밍을 선택하세요.

원칙적으로 상대방이 쉬고, 회의를 하고, 운전할 때 전화하는 것은 허용되지 않는다. 비상사태가 상급자가 하급자에게 전화하든 하급자가 상급자에게 전화하든 고객에게 전화하든 안 된다.

사내에는 일반적으로 내부 회의와 현장 고객 회의를 포함한 많은 회의가 있습니다. 보통 이때 핸드폰이 꺼지거나 음소거되고, 차를 몰고 전화를 받는 것도 위험하다. 이때 전화하는 것은 상대방이 받길 원합니까, 안 받길 원합니까? 운전이든 회의든 즉석에서 전화를 받을 수 없다. 걱정하는 것은 소용이 없다.

직장 팁:

이 경우, 시간을 바꿔서 다시 전화할 수 있지만, 먼저 문자나 위챗 한 통을 보내서 상대방이 지금 전화를 받기에 편리한지 물어보는 것이 좋습니다. 상대방이 보고 답장을 드릴 테니 상대방의 확인을 받고 이 번호로 다시 전화하겠습니다.

상대방이 불편할 경우, 경솔하게 전화하는 것보다 훨씬 예의바르며, 상대방도 당신의 전화를 잘 들을 수 있는 충분한 시간을 가질 수 있다. (존 F. 케네디, 시간명언)

둘째, 미리 준비하고, 중점만 이야기한다.

유방은 회사의 고객서비스입니다. 그녀가 입사한 지 얼마 되지 않아 주관은 그녀가 고객을 재방문하도록 안배했다. 한 전화 과정에서 유씨는 자신을 신고한 뒤 자신에 대해 이야기하기 시작했고, 방금 절반을 말했다.

상대방이 조급하게 말했다. "잠깐만, 네가 한참 동안 말했는데, 네가 전화한 목적이 뭔지 모르겠어?" 무슨 말을 하는 거야? "그리고 그는 잠시 나가겠다고 하더니 전화를 끊었다. 샤오유는 망연자실했다.

직장 팁:

전화하기 전에 충분한 준비를 해야 한다. 초안을 만드는 것이 가장 좋다. 특히 상대방이 고객이라면, 한참 동안이나 상대방이 당신이 표현하고 싶은 뜻을 이해하지 못하는 것이 아니라 단번에 전화의 문제를 분명히 하는 데 도움이 될 것이다. (조지 버나드 쇼, 자기관리명언)

또한 전화를 받은 후 먼저 "안녕하세요, XXX 주임님! 폐를 끼쳐서 죄송합니다. 지금 전화를 받기에 편리합니까? 클릭합니다 이렇게 하면 상대방이 무엇을 하든, 네가 예의 바르게 그에게 물어도 그는 화를 내지 않을 것이다.

상대방이 바쁘다면 나중에 다시 전화하라고 요구할 것이다. 이렇게 하면 상대방이 쉽게 받아들일 수 있을 뿐만 아니라, 당신의 함양과 분수를 보여줄 수 있다.

3. 제때에 회답하고 전화를 받지 않았다.

국경절 연휴에 왕강은 핸드폰을 무음으로 만들어서 낮에 나가서 놀았다. 저녁에 집에 돌아왔을 때, 그는 핸드폰에 상급자 몇 명이 걸려온 전화가 있다는 것을 발견했다. 그는 어차피 방학이라고 생각했기 때문에 답장을 하지 않았다. 그가 7 일간의 연휴 후에 회사로 돌아왔을 때, 주관자는 기분이 안 좋아 보였다.

왕강은 고객이 임시로 야근을 하고 긴급히 사람을 파견한다는 것을 알게 되었다. 원래 왕강은 이 프로젝트에 가장 적합한 인물이었지만 전화가 통하지 않아 일시적으로 프로젝트를 교체하고 다른 동료에게 현장에 가서 왕강을 찾게 한 것은 왕강이' 기계제품' 이라는 악명을 떨어뜨리지 않았다.

직장 팁:

휴일이든 근무시간이든 아는 사람이 당신에게 전화하면, 일시적인 일이 있어서 전화를 받지 못했더라도 나중에 전화를 보면 제때에 답해야 합니다. 당신은 다른 사람이 당신에게 전화를 할 일이 없을 것 같아요. 전화 한 통으로 전화 한 통을 받아요. 매우 긴급해야합니다.

또한 제때에 전화를 받는 습관을 들이는 것은 쌍방 모두에게 유익하기 때문에 큰 사건을 놓치지 않을 것이다. 고객의 전화라면 제때에 회답해야 한다. 그렇지 않으면 고객은 전화 한 통도 받지 않는다. 시간이 지남에 따라, 네가 다시 전화하면, 고객도 너를 상대하지 않을 것이다.

넷째, 약속한 시간이 되면 제때에 전화하겠습니다.

화양은 한 회사의 판매원이다. 그는 아침에 출근하자마자 전화로 많은 고객과 소통한다. 그 중 한 명은 협력 의향이 있어서 사장은 꽤 만족한다. 그러나 사장이 당시 잠시 일이 있어서 샤오양이 늦게 다시 온다고 했다.

전화를 내려 놓고 화양은 다른 일로 바쁘다. 며칠 후 주관이 물었을 때 화양은 이 일을 떠올리며 즉시 전화를 걸었다. 결국 고객은 이미 다른 회사와 합작했고, 오리는 날아가고 화양은 주관에게 욕을 먹었다. 이번 달 상금이 없어진 것 같아요.

직장 팁:

상대방에게 전화를 걸 때, 상대방이 바쁘거나 전화를 받기가 불편하다고 하면, 상대방과 시간을 약속하고 다시 전화해야 한다. 이렇게 말할 수 있습니다. "30 분 후에 다시 전화해도 될까요? 클릭합니다 아니면 "오후 3 시에 전화해도 될까요?"

"이따가 다시 전화할게요." "이따가 다시 전화할게요." " 정확한 시간이 없다면 5 분 후나 한 시간 후에 다시 전화하시겠습니까? 상대방도 확실하지 않다. 상대방의 동의를 받으면 반드시 약속한 시간에 회답을 해야 한다.

전화 기록은 매우 중요합니다.

평소 회사의 유선은 대부분 행정소백이 접수한다. 평소에 중요한 일이 없기 때문에 주관도 특별히 소백에게 필기를 시키지 않았다. 어느 날, 샤오백은 제품에 문제가 있다고 고객 전화를 받았는데, 회사에 사람을 찾아가라고 했다. 전화를 받고 샤오백은 출장 중인 프로젝트 매니저에게 전화를 걸었다.

하지만 프로젝트 매니저가 누가 전화를 했는지, 어느 회사에 어떤 제품에 문제가 있는지 물었을 때, 그는 알지 못했지만, 전화번호가 하나밖에 없어서 프로젝트 매니저는 화가 났다. 전화 한 통이 소백의 상황을 주관에게 알렸고, 소백은 또 비판을 받게 되었다.

직장 팁:

사실 어떤 전화든 전문가가 전화 기록을 마음대로 받는 습관을 기르는 것이 중요하다. 정상적인 상황에서는 직장 전화를 기록할 때 이러한 원칙을 따릅니다.

1. 전화한 사람은 누구입니까, 그의 전화번호, 직장, 직위 또는 부서입니까?

2. 그가 전화한 목적은 무엇입니까? 즉, 그는 누구를 찾아 이야기하거나 어떤 문제를 반영하려고 합니까?

3. 그가 달성하고자 하는 효과는 무엇입니까? 회사에서 사람을 보내거나 전화를 해야 합니까?

이러한 기록으로, 당신이 일을 다시 말하는 이유는 그렇게 수동적이지 않을 것입니다. 그렇지 않으면 직장을 잃을 뿐만 아니라 회사에도 고객이 한 명도 없을 것입니다. (데이비드 아셀, Northern Exposure (미국 TV 드라마), 일명언)