그래서 제가 창업을 할 때, 제 회의가 정확하고 효과적이라고 주장했습니다. 네가 한 마디로 네가 분명히 해석한 일을 다 말할 수 있으니, 절대 다섯 마디가 아니다.
회의의 핵심 목적은 짧은 시간 내에 한 가지를 분명히 하고, 부하들에게 어떻게 해야 하는지, 어떻게 피드백해야 하는지 알려주는 것이지, 너무 많은 시간을 들여 채팅하는 것이 아니라, 효과적인 회의의 몇 가지 주요 단계를 함께 나누고자 합니다. (데이비드 아셀, Northern Exposure (미국 TV 드라마), 회의명언)
효과적인 회의는 일반적으로 세 단계로 나뉩니다.
사전 세션: 조직 회의의 목적과 내용을 명확히 합니다.
네 가지 질문: 무슨 말을 하고 싶으세요? 누구한테? 왜 그렇게 말하죠? 어떤 형식으로요?
이번 회의의 핵심 내용을 한 마디로 요약하다.
예를 들면: "오늘 오후 2 시에 홍보부의 친구들과 화상 회의 형식으로 다음 프로젝트를 홍보하는 방법에 대해 논의하여 회사에 최대한의 전환을 보장할 것입니다. (데이비드 아셀, Northern Exposure (미국 TV 드라마), 스포츠명언)."
예를 들어, 내가 전에 머물렀던 한 회사는 분명히 여름 방학에 어떻게 학생을 모집할 것인지 토론하기 위한 것이었지만, 잠시 후에 가족에 대해 이야기하고, 잠시 후에 교육에 대해 이야기하여 회의가 최상의 효과를 얻지 못했을 뿐만 아니라, 모두의 시간을 낭비하여, 다른 시간을 찾아 토론을 계속할 수밖에 없었다. 정말 큰 침묵! !
그래서 회의 전에 목표를 확인하고 목표를 중심으로 토론한다.
회의에서: 효과적인 채팅.
부서 구성원을 적극적으로 토론에 참여시켜 회의를 더욱 효과적으로 하고 프로젝트 발전을 위한 길을 닦다.
여기서' 유효' 이란 모든 사람이 회의의 목표와 목적에 따라 토론하고 좋은 의견과 생각을 내놓는 것을 의미하며,' 브레인스톰' 이라고도 한다. 그러나 관리자로서 이 과정에서 모든 사람의 정서적 기복에 주의해야 한다. 브레인스토밍 과정에서 모든 사람이 감정을 일으키기 쉬우므로 이때 관리자는 항상 모든 사람에게 주의를 기울이고 언제든지 멈추어 의견 차이를 일으키지 않도록 해야 한다.
예를 들어, 30 분 동안의 토론이 끝난 후, 여러분 모두 휴식을 취하고 뇌를 좀 풀어주세요. 이때 마침 많은 생각을 하게 했다. 또한 많은 문제를 피할 수 있습니다.
3. 회의 후: 핵심 내용을 정련하고, 문제를 총결하고, 참가부에 피드백을 드립니다.
토론 프로젝트가 확정되면 녹음펜이나 글자 하나하나의 원고를 관련 부서에 직접 보내지 마십시오. 이렇게 하면 상대방의 업무량만 증가할 수 있습니다. (데이비드 아셀, Northern Exposure (미국 TV 드라마), 토론명언) 우리 모두는 빽빽한 글자를 읽는 것을 좋아하지 않는다. 대강의 대강 내용을 정리할 수 있다면, 상대방에게 간단명료하게 작품의 오류율을 줄일 수 있을 것이다.
피드백의 내용은 다음과 같습니다. 각 사람이 다음에 어떤 조치를 취해야 하는지, 언제 완성해야 하는지, 어떤 효과를 내야 하는지 명확히 하는 것입니다.