대외 무역 부서 워크 플로우 분석
대외 무역 사업부의 주요 업무 프로세스
I. 예비 준비
1. 웹 사이트 구축
대외무역업무의 발전은 반드시 웹사이트에 의지하여 한 회사의 중영어 사이트를 통해 한 회사의 경영력을 보여줘야 한다. 국제 무역은 국내 무역과 다르다. 국내 무역은 주로 장사에 관한 것이므로, 매매 쌍방은 얼굴을 맞대고 답사를 할 수 있다. 국제무역에서 매매 쌍방이 볼 수 있는 확률은 매우 적다. 쌍방은 인터넷 플랫폼을 이용하여 인터넷에서 구체적인 상품 세부 사항을 토론할 수밖에 없다. 따라서 국제무역을 잘 하고 회사 발전을 이루기 위해서는 가능한 한 빨리 완벽한 회사 네트워크 플랫폼을 구축해야 한다.
제품을 게시합니다
우리가 지금 이야기하고 있는 것은 사이트가 완비된 후 국제 각 주요 사이트를 통해 우리 사이트를 홍보하고, 더 많은 고객이 우리 사이트를 클릭하게 하고, 우리 사이트의 영향력을 확대하게 하여 수입상이 우리 회사와 합작할 의향을 촉진하고, 외국 고객이 우리를 찾을 수 있도록 하는 것이다. 현재 우리가 일반적으로 제품을 발표하는 데 사용하는 사이트는 중국 상품망, 중국제조, Ecplaza, Tradekey, EC2 1 등 국제사이트가 우리 회사의 일부 제품 정보와 연락처를 발표하는 것이다. 이 사이트들 중 일부는 유료 사이트이고, 일부는 무료 사이트이다. 이 단계에서는 무료 웹사이트를 이용해 사전 홍보를 할 수 있고, 회사 대외무역부가 어느 정도 발전하여 유료 온라인 등록 홍보를 할 수 있다. 우리는 또한 국내 웹사이트에 등록하여 홍보할 수 있다. 현재 주요 목적은 회사 홈페이지를 홍보하고 회사의 영향력을 확대하는 것이다.
둘. 비즈니스 연락 업무
1. 대외무역부 업무원의 일상적인 업무 임무
① 로그인 연락처 정보
한 종업원이 회사에 입사한 후, 먼저 회사의 웹사이트에 들어가 MSN, Yahoo 를 열어야 한다! 또한 QQ 가 회사 이름 아래 등록되어, 메시지를 확인하고, 온라인 연락처를 확인하고, 온라인 조회가 있는 고객이 있는지 확인합니다.
② 사서함에 로그인하십시오.
사서함에 로그인하고, 고객 메일을 처리하고, 사서함 메시지, 메일, 각종 문의 등을 확인하세요. 사서함에 로그인할 때. 이러한 메일은 중요한 메일이나 보조 메일과 같은 필터링 및 분석이 필요합니다. 메일을 처리하는 과정에서 고객에게 응답한 다음 고객이 이전에 보낸 메일을 추적해야 합니다.
③ 연락처 메일을 보냅니다.
고객의 문의메일을 처리한 후에 우리는 연락처 메일을 게시해야 한다. 기존 고객 연락처에서 현재 시장 수요에 따라 해외 고객을 선택하여 연락처 메일을 게시해야 합니다.
④ 반송된 우편물을 처리하다.
연락처 메일을 게시하는 동안 사서함 오류, 네트워크 등으로 인해 일부 메시지가 반환될 수 있습니다. 이때 우편물이 반송된 정보에 따라 반송된 메일을 처리해야 하고, 가장 중요한 것은 반품 처리 이유를 조사해서 다음에 성공할 수 있도록 해야 한다.
⑤ 온라인 조회 처리
일부 온라인 문의를 하는 고객의 경우 현재 시장 상황에 따라 온라인 견적을 진행해야 하며, 쌍방은 주로 견적 요청-견적-가격 흥정-수락 등을 포함하여 온라인으로 가격을 협상해야 합니다. 고객이 가격을 수락한 후, 우리는 가능한 한 빨리 고객에게 주문을 요구하여, 우리가 계약을 하고, 가능한 한 빨리 고객에게 계약서를 보내서 확인하고, 고객이 확인된 계약을 반송한 후에 계약을 집행할 수 있도록 해야 합니다.
셋. 계약서에 서명한 후의 일
1. 계약 및 계약 후 작업
고객이 주문을 확인한 후 계약서를 작성하여 고객에게 확인 계약서를 보냅니다. 쌍방이 계약을 확인한 후 판매자가 공급을 조직하고 구매자가 쌍방이 확인한 지불 방식 (신용장 방식: 판매자는 구매자에게 가능한 한 빨리 신용장을 개설하도록 독촉해야 합니다. 전신환 방법: 선불금의 30% 를 지불하고 구매자에게 가능한 한 빨리 선불금을 판매자에게 반환하도록 독촉해야 한다.
2. 조직 공급 (재고) 및 포장.
구매자와 판매 계약을 체결한 후, 우리는 가능한 한 빨리 공급원을 조직해야 하며, 우리는 구매자와 확정된 가격에 따라 중국에서 품질이 안정적이고 가격이 합리적인 공급자를 찾을 것입니다. 우리는 계약서에 규정된 시간 내에 계약의 규격에 따라 생산을 완성해야 한다. 상품을 가공하여 생산하는 동시에, 우리는 제때에 공장과 소통하여 화물의 품질을 보장해야 한다. 포장은 계약 규정에 부합해야 하고, 계약은 어떤 포장을 규정하고, 공장 생산 가공 과정에서 어떤 포장을 엄격히 요구해야 하며, 포장이 계약과 일치하는지 보장해야 한다.
3. 검사 검역
화물 생산 가공이 완료된 후, 우리는 계약 요구에 따라 화물을 검사하고 검역해야 한다. 만약 계약서에 CIQ 상검이 필요하다면, 우리는 상품검사국과 소통하고, 제때에 화물의 검사검역을 배정하고, 가능한 한 빨리 상품검사국에서 발행한 화물의 중국 통관서를 받아야 합니다. 계약서에 SGS 상품검사가 규정되어 있다면, 우리는 화물대행이 제때에 SGS 상품검사기관과 연락해서 SGS 상품검사원이 검사하고 SGS 상품검사증서를 발급하도록 배치해야 합니다.
공장에 주문할 때는 상품 검사의 요구에 주의해야 한다. 상품 검사에 필요한 수출 계약, 송장 등의 자료를 제공해야 한다. 그리고 공장의 미래 제품의 수출항을 알려 공장에서 상품 검사를 처리할 수 있도록 해야 한다. 너는 물품 인도 일주일 전에 상품 검사증/주문서를 받아야 한다.
상품 검사 증명서는 출입국 검사 검역 부서 또는 지정된 검사 기관의 검사 합격을 거쳐 획득한 것으로 각종 수출입 상품의 검사 증명서, 감정증서 및 기타 증명서의 총칭이다. 대외무역 관련 당사자들이 계약의무 이행, 클레임분쟁 처리, 협상 중재, 소송 증거의 법적 근거가 있는 유효한 증빙이다. 세관 통관, 관세 징수, 관세 감면 혜택의 필수 증명이기도 하다.
4. 수출관련 사항 (전세, 선실 예약, 배재) 을 담당하는 화물운송업체를 배정합니다.
화물이 조직된 후, 우리는 제때에 화물대리와 소통하고, 상검과 통관을 준비하고, 선적날짜를 확정하고, 화물대리와 선적시간과 장소를 결정해야 한다. 계약서에 명시된 시간 내에 화물을 목적지항으로 안전하게 운송할 수 있도록 합니다. 계약 요구에 따라 원산지 또는 항구에서 상검과 통관을 한다.
1. 고객과 체결한 계약이 FOB 중국인 경우 고객은 일반적으로 운송 대행사 또는 해운 회사를 지정합니다. 가능한 한 빨리 화물대리인에게 연락하여 인도 의사를 알리고, 배정할 수출항과 선기를 알고, 공장의 인도가 출항 1 주일 이상 앞당길 수 있는지, 선기가 손님의 요구 사항을 충족시킬 수 있는지 확인해야 합니다. 인도일 2 주 전에 화물회사에 서면 운송장을 보내야 하며, 보통 출항 1 주일 전에 운송장을 받을 수 있습니다.
(2) 만약 운송비가 판매자가 지불한다면, 가능한 한 빨리 운송회사나 선회사에 선기, 운임, 출항항 등을 문의해야 합니다. 비교 후, 우리는 가격 할인, 신용도, 선기가 적합한 선박회사를 선택하고, 판매원에게 바이어의 고객에게 통지한다고 알렸다. 출항 2 주 전에 이 위치를 서면으로 예약하다.
(3). 만약 화물이 컨테이너가 하나 부족하다면, 산적화물이 필요할 때 화물 운송회사에 산적화물 위치를 예약하십시오. 창고 명세서를 받을 때 통관 시간, 창고 통관 요구 사항 등도 알아야 한다.
(4) 운송회사에 창고를 주문할 때 반드시 서면으로 창고를 주문하여 예정된 선적일, 컨테이너 종류와 수량, 목적항 등을 표시해야 합니다. 실수를 피하기 위해서.
⑤ 선박 기간을 확인하고 수출화물 운송장을 작성하십시오. 너는 화물 운송업체에 선실 예약 수속을 할 수 있다.
⑥ 화물대행은 화주의 구체적인 요구에 따라 항로를 정리한 후, 제때에 선회사나 그 대리인에게 선실을 예약해야 한다. 선박회사나 그 대리인이 운송장에 서명할 때 선실 예약 작업이 완료되었는데, 이는 위탁인과 운송회사 간의 운송 계약이 이미 체결되었다는 것을 의미한다.
보험에 들다
선실을 예약한 후 만약 화물이 판매자가 보험에 가입하면 화물운송보험의 보험 수속을 처리할 수 있다. 판매자는 CIF 수출 계약을 이행할 때 선적하기 전에 판매 계약이나 신용장의 규정에 따라 제때에 보험 수속을 밟아야 한다. 수출 상품의 보험은 일반적으로 사안별로 처리한다. 보험에 가입할 때는 화물명, 보험금액, 운송경로, 보험범위를 일일이 나열해야 한다. 보험회사는 보험을 접수한 후 보험증권이나 보험증서를 발급한다.
통상 쌍방이 구매계약을 체결할 때 이미 운송보험에 미리 동의했다. 흔히 볼 수 있는 보험은 해운화물 운송보험, 육상운송, 항공우편화물 운송보험 등이다. 그 중에서도 해운화물 보험 조항이 보증하는 위험은 기본 위험과 부가보험으로 나뉜다.
분손보험이나 분손보험과 일체의 보험이라는 세 가지 기본 보험이 있다
(2) 부가 보험. 부가보험은 두 가지가 있다: 일반 부가보험과 특수부가보험.
6. 검사 및 변경 주문 신청
화물이 항구에 도착한 후, 입안상검국에 출국화물 통관서 교체를 신청하려면 산지상품검사국에서 발행한 상품검사증명서/증빙증으로 바꿔야 합니다.
7. 세관 신고서
화물이 항구 지역에 집중된 후, 발송단위는 반드시 세관에 수출 신고 수속을 밟아야 한다. 수출화물 신고서는 세관 신고서 증명서와 연계된 출하단위 인원이 선적명세서, 송장, 포장 명세서 (또는 중량표), 상품검사증서, 수출환환환환환청구서, 수출화물계약서 사본 및 관련 증명서와 함께 작성해야 한다. 세관관원은 증명서와 화물을 검사하고, 단일 화물이 요구에 부합하고 수속이 완비되었다는 것을 확인한 후, 선적명세서에 통행장을 찍었다. 이미 세관에서 검수한 수출화물을 선적할 수 있다. 이 단계에서 세관 수속을 처리하는 데는 신고, 검사, 과세, 석방의 네 단계가 있다.
일반적으로 통관에 필요한 증빙서류를 협력신고행에 맡기고 상검 통관 수출을 위탁한다. 통상 이틀간의 통관 시간이 있다. 통관 시 화물과 수량, 항구, 선회사, 창고 번호, 상자 번호, 출항 및 출항 시간, 트레일러 회사, 컨테이너 유형 및 수량, 우리 회사 연락처 및 전화 등을 포함한 컨테이너 적재 정보를 제공해야 합니다. 상품검사국에서 발급한 출국화물 통관서를 받은 뒤 화물대행사를 배정해 수출통관을 할 수도 있다. 화물대리는 수출화물 신고서를 받은 후 제때에 우리 회사에 보내 우리 회사가 모든 증빙서류를 통합하고 은행과 협상할 수 있도록 해야 한다.
8. 물품 인도 및 선적
화물이 항구에 도착한 후, 직접 화물대행회사에 맡겨야 하며, 화물대행회사가 예정된 시간에 따라 발송해야 한다. 세관이 석방된 후, 발송단위는 세관도장을 찍은 통행증으로 입안 부서와 화물인원에게 연락하여 현장에서 화물을 검사하고 선적 준비를 마쳤다. 적재 과정에서 수출업자가 위탁한 화물 대리인은 사람을 파견하여 현장에서 화물을 감독하고, 제때에 화물 적재 진도를 파악하고, 일시적인 문제를 처리해야 한다.
9. 출하 통지를 발송합니다
계약서에 선적 시 선적 통지를 내도록 규정되어 있다면, 제때에 출납해야 한다. 특히 보험은 구매자가 처리한다. 구매자가 제때에 보험에 가입하지 못하거나 판매자가 지연되거나 선적 통지를 보내지 못해 보험에 가입하지 못할 경우 판매자는 책임을 져야 한다. 화물이 선적된 후 수출업자는 상대방이 지불, 어음 지불, 수입 통관 처리 및 물품 접수를 준비할 수 있도록 제때에' 선적 통지' 및 관련 증명서를 외부에 제출해야 한다.
선적 통지: 일반적으로 출발 후 며칠 이내에 고객에게 선적 세부 사항을 통지해야 합니다. 선적 통지의 내용은 일반적으로 주문 번호 또는 계약 번호, 신용장 번호, 수량, 총액, 표시, 건수수, 목적항 대리, 선명, 항해, 예상 출항일, 예상 도착일 등이 포함됩니다.
10. 운임 지불
운임을 정확하게 점검하기 위해 선박회사는 수출화물이 항구 창고나 창고에 집중된 후 상품 검사 기관에 측정을 신청했다. 선불운임이 필요한 수출화물의 경우, 선박회사나 그 대리인은 운임을 받은 후 운송인에게 선불운송비의 선하증권을 발송해야 합니다. 배송비가 화물을 지불하는 경우 선하증권에 운임을 지불해야 하며, 선회사의 하역대리인은 수취인이 물건을 수거하기 전에 수취인에게 운송비를 받아야 합니다.
1 1. 해운선하증권 접수
즉, 운송 서류 얻기:
(1). 늦어도 출항 후 이틀 이내에 선하증권 내용을 선박회사나 화물운송업체에 팩스로 보내야 합니다. 신용장이나 고객의 요구에 따라 보충 자료를 제작하고 정확한 화물 수량과 몇 가지 특수한 요구 사항을 제시해야 합니다. 여기에는 선하증권과 함께 선박회사가 발행한 선적 증명서를 동봉하는 것도 포함됩니다.
(2) 선박회사가 가능한 한 빨리 선하증권과 운송장 샘플을 발급하도록 독촉한다. 샘플을 자세히 검사한 후 선회사에 서면으로 선하증권 내용을 확인하였다. 선하증권에 고객 확인이 필요한 경우 먼저 선하증권 샘플을 고객에게 팩스로 보내고 확인 후 선회사에 정본을 발급해 달라고 요청해야 합니다.
③ 운송 잡비를 제때에 지불하고, 지불 후 선회사에 선하증권 등 운송 서류를 받을 것을 제때에 통지한다. 운임 지불은 반드시 등록해야 한다.
화물을 선적한 후 선장이나 대부장은 실제 선적 상황에 따라 대부장 영수증을 발행하고, 대부장이 발행한 영수증을 오리지널 운송 기관에 제출할 것이다. 수출업체는 이 영수증으로 선박회사나 그 대리인에게 해운선하증권을 교환할 수 있다.
12. 송금 서류 준비
지불인도는 수출업자 (신용장의 수혜자) 가 신용장이 만료되기 전과 지불인도 기간 동안 지정은행에 신용장 규정에 부합하는 서류를 제출하는 것을 말한다. 이 서류들은 은행이 확인한 후 은행은 신용장에 규정된 지불조건에 따라 수출결산을 처리할 것이다.
화물이 선적된 후 수출입회사는 신용장의 규정에 따라 환어음, 수출송장, 운송서류와 보험증권, 신용장에 규정된 결산에 필요한 기타 계약이나 서류를 준비하고 준비해야 한다. 신용장에 규정된 힌트 유효기간 내에 각종 서류와 필요한 증빙증을 지정은행지불, 수락 또는 의결로 보내고, 대금을 받은 후 은행과 결산합니다.
13. 사업자 등록:
각 수출 업무가 완료되면, 컴퓨터 등록과 서면 등록을 포함하여 제때에 등록하여 향후 조회와 통계를 용이하게 해야 한다.
14. 파일 아카이빙:
구매 주문서, 송장, 포장 명세서, 보험 증권, 신용장, 선하증권 및 협상 서류를 포함한 모든 서류는 향후 참조를 위해 보관해야 합니다.
넷. 업무에서 주의해야 할 문제
1. 국내 공급업체와의 구매 계약
국내 공급자와 제시가격에 합의한 후 바이어 기업은 정식으로 주문을 하고 판매자 기업과 일부 관련 사항에 대해 협상을 진행했다. 쌍방이 동의한 후 구매 계약을 체결해야 한다.
구매 계약 체결 과정에서 상품명, 사양, 수량, 가격, 포장, 원산지, 선적일, 결제 조건, 결제 방법, 청구 및 중재에 대해 주로 논의하고 협상 후 합의된 계약을 구매 계약에 기록합니다. 이것은 수출 업무의 정식 시작을 상징한다. 통상적으로, 구매계약은 한 양식에 두 부의 서명을 하고, 쌍방은 우리 회사의 공인을 찍어서 효력을 발휘하며, 쌍방은 각각 한 부씩 고집하고 있다.
2. 결제 방법
국제적으로 일반적으로 사용되는 지불 방법에는 송금 지불, 수금 지불 및 신용장 지불의 세 가지가 있습니다.
(1) T/T 지불 고객인 경우 보증금이 접수되었는지 확인합니다. 전신환 지불은 외환현금으로 결제하고, 고객은 회사가 지정한 외환은행 계좌로 돈을 송금할 수 있으며, 도착후 일정 기간 내에 송금을 요구할 수 있다. 이런 무역 방식은 일반 무역상이 선호하는 지불 방식이며, 판매자는 이 지불 방식을 열심히 사용해야 한다.
(2) 고객이 계좌를 개설하거나 (구매자에게 일정한 결제 조건을 제공) 은행 D/P, D/A 등을 통해 송금하는 경우. , 매니저 확인이 필요합니다. 이런 지불 방식은 사용에 그다지 유리하지 않아 판매자에게 불리하다. 장기 무역 파트너라면 고려할 수 있다.
(3) 신용장 지불 고객인 경우 보통 인도일 전 1 개월 전에 신용장 접수를 확인합니다. 신용장을 받은 후, 업무원은 신용장을 자세히 심사하여 착오가 있는지, 인도일을 보장할 수 있는지, 그리고 기타 발생할 수 있는 문제를 점검해야 한다. 만약 어떤 문제가 있다면, 고객에게 즉시 신용장을 변경하라고 요구해야 한다.
3. 수출 결제에서 주의해야 할 문제
우리나라의 수출 결산은 세 가지 방법이 있다: 수령 후 결산, 어음 결산, 정기 결산.
① 신용장 수령을 채택한다면, 규정된 힌트 시간 내에 모든 서류를 준비하고, 서류를 자세히 심사하여 착오가 없는지 확인한 후에 은행에 의결해야 한다. (윌리엄 셰익스피어, 윈스턴, 신용장, 신용장, 신용장, 신용장, 신용장)
② 전신환 방식으로 송금하면 선하증권을 받은 후 즉시 외국 바이어에게 팩스로 지불하고, 잔금을 받은 후 선하증권 정본 등의 서류를 외국 바이어에게 부쳐 드립니다.
(3) 전신환환은 포장하기 전에 수거하고 수거한 후 포장을 준비해야 합니다. 너는 선하증권을 받은 후 즉시 정본을 외국 고객에게 보낼 수 있다.
선하증권을 사용할 때 주의해야 할 문제
선박회사가 화물을 선적한 후, 선장이나 대부장은 실제 선적 상황에 따라 대부장 영수증을 발행하고, 대부장이 발급한 영수증을 원출하부에 넘겼다. 수출업체는 이 영수증으로 선박회사나 그 대리인에게 해운선하증권을 교환할 수 있다.
(1). 선하증권은 수출측이 수출통관 통관, 통관 수속을 처리한 후 외국 운송회사가 서명한 수입측이 수거하고 수출측이 송금하는 문서입니다.
② 신용장이 요구한 매수에 따라 이미 서명한 선하증권을 발급하는데, 보통 3 부이다. 수출업자는 세금 환급과 같은 업무를 위해 두 부를 남겨두고, 한 부는 수입업자에게 보내 배송 등의 수속을 한다.
③ 해상화물을 운송할 때 수입상은 반드시 정본 선하증권, 포장 명세서, 인보이스 수거를 소지해야 한다. 수출업자는 반드시 정본 선하증권, 포장 명세서, 송장을 수입업자에게 보내야 한다.