OA 시스템의 구현은 기업과 기관이 정보 자원을 공유하는 데 도움이 될 수 있습니다. 직원들의 공동 작업 능력을 높이다. 지도자의 감독과 관리를 강화하다. 유형 (장비 등) 을 효과적으로 관리하다. ) 및 무형 (비즈니스 정보, 지식) 자산을 사용하여 손실을 방지합니다. 공문서 유통, 감사, 서명 등 행정사무의 자동화 처리를 실현하여 관리의 전자화와 표준화를 촉진하고 조직 내 정보 흐름을 완벽하게 통합했다.
특히 OA 사무 자동화 시스템의 구현 기능은 다음과 같습니다.
1. 내부 커뮤니케이션 플랫폼 구축.
내부 메일 시스템을 구축하여 내부 커뮤니케이션과 정보 교환을 빠르고 원활하게 할 수 있습니다.
정보 보급 플랫폼을 구축하십시오.
내부 규정, 뉴스레터, 기술 교류, 공고 등을 기업 내 직원들 간에 널리 보급할 수 있도록 게시, 전자 포럼, 전자 출판물 등과 같은 효과적인 정보 게시 및 교류 장소를 마련합니다. 직원들이 기업의 발전 동향을 이해할 수 있도록 합니다.
3. 워크플로우 자동화를 실현하다.
회사의 전통적인 종이 공문서 업무 방식을 바꾸었다. 내외부의 문서 송수신, 문서 제출, 문서 관리, 파일 관리, 보고서 전달, 회의 통지 등. 전자 초안 작성, 회람, 승인, 회의 서명, 발행 및 보관을 통해 사무실 효율을 높이고 종이없는 사무실을 실현했습니다. 각종 서류, 신청, 서류를 들고 각 부서를 돌아다니며 승인, 서명 도장을 기다리는 대신 빠르고 저렴한 인터넷 전송 수단을 이용하여 정보 공유의 역할을 하고, 단위 내 각 부서의 업무를 조율하며, 업무의 복잡한 부분을 줄인다.
4. 문서 관리 자동화.
각종 파일 (각종 파일, 지식, 정보 포함) 은 보관할 수 있고, * * * 권한별로 즐기고 사용할 수 있으며, 편리한 검색 수단이 있습니다. 파일 관리 자동화는 다양한 파일을 전자화하고, 파일을 전자 캐비닛으로 저장하여 권한에 따라 사용하고 즐길 수 있게 한다. 문서 관리를 자동화한 후 신입 사원이 기업에 오면 관리자가 신원 파일을 등록하고 비밀번호를 주면 축적된 물건, 규제, 각종 기술 문서 등을 볼 수 있다. 그가 시스템에 들어갔을 때. 그의 신분이 권한을 읽을 수 있는 범위에 맞으면 당연히 볼 수 있어 많은 훈련 과정을 줄일 수 있다.
5. 보조 사무실.
회의 관리, 차량 관리, 사무용품 관리, 도서 관리 등의 보조 사무와 일상적인 사무를 결합하여 이러한 보조 사무를 자동화합니다.
6. 분산된 사무를 실현하다.
기존의 중앙 집중식 업무 방식을 변화시키고 사무실 면적을 넓히며, 인터넷 연결을 통해 집, 시, 세계 곳곳에서 언제든지 업무를 수행할 수 있어 직원들의 출장 업무와 정보 교환을 크게 용이하게 합니다.
7. 정보 통합 플랫폼 구축
현대 기업의 기존 MIS 시스템, ERP 시스템, 금융 시스템은 기업의 일부 비즈니스 데이터를 저장하며 기업 운영에 중요한 역할을 하지만 상대적으로 독립적이고 정적입니다. 지능형 네트워크 오피스 시스템은 기존 비즈니스 시스템 데이터를 워크플로우 시스템에 통합할 수 있는 데이터 인터페이스 기능을 갖추고 있어 직원들이 효과적으로 정보를 수집하고 처리할 수 있으며 기업의 전반적인 응답 속도를 높일 수 있습니다.
8. 기업 사무비용을 절감하다.
전통적인 종이 작성 프로세스 전자화, 특히 장거리 전화, 팩스, 복사, 인쇄, 사무용지 비용을 실질적으로 종이없는 사무를 실현하는 것은 기업의 관리 현대화의 상징이다.
9. 지식 관리 플랫폼 구축
기업이 축적한 정보 자원과 전문가 기술을 체계적으로 활용하여 기업의 혁신 능력과 신속한 대응 능력을 향상시키고 업무 효율성과 직원의 기술 자질을 향상시킵니다.
10, 리더십 모니터링 기능 강화
리더십에 대한 감독과 관리를 강화하고, 조직에 대한 경영진의 통제를 강화하고, 각 부서와 인원의 업무 진도를 적시에 효과적으로 감시한다. 실시간으로 각 부서의 업무 상태를 종합적으로 파악하고, 적시에 문제를 찾아내고, 제때에 해결하여 오류를 줄이고 비효율적인 사무를 방지한다.
OA 는 어떻게 관리를 지원합니까?
현대 기업 간의 경쟁이 갈수록 치열해지고 있다. 어떻게 하면 기업이 항상 전략의 고지에 서서 경쟁에서 여유를 가질 수 있을까? 기업 경영자들은 관리의 중요성을 점점 더 인식하고 각종 관리 모델을 중시하기 시작했다. 현재 비즈니스 커뮤니티에는 많은 관리 방법과 이론이 있습니다. 우리는 옳고 그름을 분간하기 어렵다. 각 방법마다 자신의 적응성과 장단점이 있기 때문이다. 그러나 이러한 관리 이론을 구현하는 방법과 정보 변환을 통해 이러한 관리 아이디어를 실제로 구현하는 방법은 중요한 문제입니다.
ERP, OA, 포털, MES 를 포함한 정보 시스템은 이러한 관리 개념을 구현하고 있습니다. 여기서는 우리가 잘 알고 있는 OA 시스템을 예로 들어 OA 가 관리에서 하는 역할을 소개한다.
현재 시장에는 많은 OA 시스템이 있다. 기존의 OA 시스템은 대부분 프로세스, 정보 공유, 정보 통신 등 기능이 비슷하다. 하지만 전반적으로, 많은 시스템들은' 기술' 에 편향되어 있다. 분명히, 그들은' 사무 자동화' 와' 사무 자동화' 를 위해 사무 자동화가 무엇을 위한 것인지 이해하지 못하고, 단지 소통과 종이없는 사무를 위한 것이다. 정보와 워크플로의 기술적 개념을 즐기기 위해서일까요? 우리는 OA 가 지금까지 발전한 것은 기업 관리 사상과 영혼을 관리하는 전달체여야 한다고 생각한다. 。 。
우리는 기업 관리의 내용이 주로 다음 세 부분으로 나뉜다.
기회 관리
-창의성과 아이디어 (데이터 분석 기반) 를 통해 기업은 이 기회를 포착하고 구현할 수 있어야 합니다.
기초 관리
-세부 관리, 프로세스 관리, 기회를 구체적 업무로 바꾸어 안정적인 발전 상태가 됩니다.
투자관리
-투자 분석 및 의사 결정 지원을 통해 기업은 투자 발전을 확대할 수 있습니다.
기본 관리:
이제 우리는 회사의 기본 관리에 초점을 맞추고 있습니다. 즉, 회사의 특정 관리를 각 터미널에 구현하고 관리 목표를 실제로 달성하는 방법입니다.
1, 규범, 간소화, 사무 파견, 용두사미 방지
2. 효율적인 협력
3, 정보 * * * 공유;
4. 관리 네트워크;
5, 책임의 이행;
6, 글로벌 제어.
위의 6 가지 항목은 특정 소프트웨어 기능을 통해 어떻게 구현됩니까? OA 통합 프로세스, 권한, 내용, 보고서를 통해 자회사, 부서에 대한 광범위한 성과 감독 평가와 통합 관리를 실현하는 것이 실행 가능한 방법이라고 생각합니다.
즉, 회사 전략의 계층화를 통해 최종 임무 (KPI 지표) 를 개인에게 구현하는 것은 하향식 프로세스입니다. 그런 다음 기층에서의 집행, 층층 통계 집행, 개인에서 소규모 부문, 작은 부서에서 큰 부문, 그리고 마지막으로 회사에 이르기까지 상향식 피드백 과정을 이뤘다. 폐쇄 루프 제어 시스템을 구현하고 피드백을 통해 KPI 지표를 조정하여 점차 회사를 회사의 전략에 따라 안정적으로 운영하는 기계로 변모시킵니다.
통계 및 구현 과정에서 시스템을 사용하여 구현 프로세스를 감독합니다. 결과를 검토하고 프로세스를 감독하여 전체 모니터링 목적을 달성해야 합니다.
따라서 계획 분할, 계획 실행 프로세스, 실행 검토, 데이터 수집, 데이터 보고서, 온라인 모니터링, 의사 결정 분석 등 OA 의 몇 가지 기본 기능을 통해 OA 의 보조 관리 기능을 구현할 수 있습니다.