편지 예절 서신은 편지라고도 하는데, 가장 오래되고 가장 많이 쓰이는 교류 방식이다. 공무 소통에서 편지는 여전히 직원들이 자주 사용하는 효과적이고 실용적인 소통 방식 중 하나이다. 편지의 예의를 봅시다.
1 5 c 법칙의 예절
회사 직원들은 공문을 사용할 때 예의 바르고, 명확하게 표현하고, 내용이 완전하며, 형식이 정확하고, 글이 간결하다는 다섯 가지 요점을 주의해야 한다. 영어에서는 공손, 명료함, 완전성, 정확성, 단순함 등 다섯 단어가 문자 C 로 시작되며, 이 다섯 가지를 비즈니스 서신 쓰기의 5 C 법칙이라고도 합니다.
편지를 쓰다
상업 서신을 쓸 때, 너는 반드시 편지의 내용과 형식에 대해 심사숙고해야 한다. 다음 다섯 가지 구체적인 문제는 중시를 불러일으켜야 한다.
1.
일반 공문은 머리, 몸, 꼬리의 세 부분으로 구성되어 있다. 공문의 시작으로 고개를 드는 것은 결코 선택 가능한 것이 아니라 자세히 따져 보아야 한다.
헤드업 (hud-up) 의 기본 내용에는 호칭과 호칭이 포함되며, 둘 다 구체적인 대상에 따라 차별적으로 대하고 적절해야 한다.
첫째, 호칭이 정확하다. 편지를 쓸 때 너는 수신인을 칭호로 불러야 한다. 수신자를 부를 때는 다음 네 가지 사항에 유의해야 합니다.
첫째, 이름과 제목이 정확해야합니다. 어떤 공문에서도 수신인의 이름과 직함을 잘못 쓰는 것은 절대 허용되지 않는다. 수신인을 부를 때, 때때로 그의 성만 부르고 그의 이름은 생략할 수 있지만, 그의 이름을 부르거나 그의 성을 부르지 않는 것은 적절하지 않다.
두 번째는 직접 편지를 보낼 수 있는 관련 기관이나 부서를 머리 속의 호칭으로 사용하는 것이다. 관련 기관이나 부서를 직접 수령인으로 삼는 것은 예의상 허용된 경우가 많다.
셋째, 중립 명사로 수신자를 부를 수 있다. 수신인의 성별이 불분명할 때 회장, 사장, 이사, 수석대표 등 성중립적인 호칭으로 상대를 부르는 것이 비교적 안전하다.
넷째, 호칭 남용을 피하라. 처음 다른 사람에게 편지를 쓸 때 절대 너의 주소를 남용하지 마라. 수취인의 성별이 분명하지 않을 때, 선생과 여사 등의 호칭을 사용해서는 안 된다. 절약을 위해 수취인을 선생/여사라고 부르지 말고 각하, 사장, 관련자 등 특별한 호칭을 함부로 사용하지 마세요.
둘째, 호칭어가 제자리에 있다. 호칭어 이전에 호칭어를 사용해야 하는 경우도 있다. 호칭이란 호칭을 올리는 용어이다. 공서에 호칭어를 사용하는 관건은 자리에 있어야 한다는 것이다. 일반적으로 공서 중 가장 표준적인 호칭은 존경이다. 일반 공문은 호칭 없이도 쓸 수 있다. 사교장에서 사용하는 존칭, 내시, 군감 등 고전경어와 섭외석상에서 사용하는 자기야, 나 등 서양경어는 보통 공서에 적합하지 않다.
2. 텍스트
공서에서 본문은 핵심 내용이다. 본문을 쓸 때는 주제가 명확하고, 논리가 엄밀하며, 계층이 명확하고, 문장이 매끄럽고, 단어가 정확하고, 말이 간결하다는 점에 유의해야 한다. 공문의 본문을 쓸 때는 다음 몇 가지 사항에 각별히 주의해야 한다.
첫째, 자용에 주의하세요. 공서에서 편지를 쓰는 사람이 사용하는 인칭은 상당히 신경을 쓰는 것이다. 만약 네가 우호와 자연을 표현하고 싶다면, 너는 1 인칭을 사용해야 한다. 만약 의도가 사업이 공식적이고 엄숙하다는 것을 나타내는 것이라면, 너는 제 3 인칭을 사용할 수 있다.
둘째, 주요 내용이 선행됩니다. 표준 공문의 내용은 거꾸로 된 피라미드와 같아야 하고, 중요한 내용일수록 앞에 놓아야 한다. 따라서 본문의 시작 부분에서 수신인에게 말해야 한다고 생각하는 말, 수신인이 가장 알고 싶은 말을 해야 한다.
셋째, 길이를 단순화하십시오. 어쨌든, 질질 끄는 공문 한 통이 사람을 매우 지루하게 할 수 있기 때문에 공문을 쓸 때는 반드시 편폭을 통제하고 간결함을 추구해야 한다. 전반적으로 짧은 편폭, 짧은 단락, 짧은 문장, 짧은 어휘는 공문을 쓸 때 반드시 준수해야 하는 철율이다.
넷째, 편지 한 통이 한 가지만 토론한다. 공문의 유효성을 보장하기 위해 공서의 편폭을 최소화하려면 편지 한 통이 한 가지만 토론하는 것이 가장 좋다. 이렇게 하면 주제를 부각시킬 수 있을 뿐만 아니라 편폭을 제한할 수 있다.
다섯째, 언어는 접근하기 쉽다. 공문을 쓰는 것이지만, 편지를 쓰는 사람은 가능한 생동감 있고, 친절하고, 자연스럽고, 너무 저속하지도 말고, 너무 청아하지도 말아야 한다.
여섯째, 정보가 정확하다. 공문이 전달하는 메시지가 정확한지 확인해야 한다. 이를 위해 다음과 같은 점을 해야 한다: 오자를 쓰지 말고 구두점을 잘못 써라. 숙어, 암시, 외국어의 남용을 방지하다. 너무 생소한 단어나 애매모호한 예를 사용하지 마라.
일곱째, 글씨가 깨끗하고 깔끔하다. 일반적으로, 정식 공문은 인쇄하는 것이 가장 좋으며, 손으로 쓰지 않는 것이 좋다. 그래야 깔끔함을 보장할 수 있다. 손으로 써야 하는 경우에도 함부로 문지르거나 채우지 않도록 해야 한다. 또한 행과 공백 밖에서 글을 쓰지 말고, 글자를 떨어뜨리지 말고, 한어병음으로 새 단어를 대체하지 마라.
여덟은 누설을 방지하는 것이다. 일반 공문은 행간에서 직접 또는 간접적으로 영업기밀을 포함해서는 안 된다. 우편으로 보내거나 택배할 계획이라면 이 점에 각별히 주의해야 합니다.
끝
공문의 마지막 부분의 결말은 글쓰기에 대한 기본 요구가 전면적이고 구체적이다. 일반적으로 공서의 결말은 다음 여섯 가지 구체적인 부분으로 구성되어 있다.
첫 번째는 인사입니다. 편지인부터 수신인까지의 일상적인 축복으로, 내용이 많이 정해져 있어 적절하게 사용할 수 있지만 빈자리에는 적합하지 않다.
두 번째는 부수적인 문제이다. 편지를 쓰는 사람이 받는 사람 옆에 있는 사람에게 안부를 묻거나 받는 사람 옆에 있는 사람에게 안부를 묻지 않는다는 뜻이다. 보충 문제는 사용하거나 사용하지 않을 수 있습니다.
세 번째는 보어입니다. 본문을 다 쓴 후 보충해야 할 내용이어서 후기라고도 합니다. 일반 공문은 보어를 사용하지 않는 것이 가장 좋다. 보어를 사용해야 하는 경우 세 가지 사항에 주의해야 합니다. 단어는 줄을 서지 않습니다. 한 줄은 한 페이지를 구성하지 않습니다. 글자 수가 너무 많으면 안 된다.
네 번째는 서명입니다. 공서에서 서명은 편지인의 전체 이름이어야 한다. 필요하다면 그 행정직, 직함, 학술직도 첨부할 수 있다. 인쇄된 편지라면 서명자가 직접 편지에 서명하는 것이 좋다.
다섯 번째는 날짜입니다. 서명 후 구체적인 필기날짜를 명시해야 한다. 엄숙함을 위해서 날짜는 구체적일수록 좋다. 필요한 경우 최소한 1 년 1 월 1 일 1 시를 지정합니다.
여섯째, 첨부 파일입니다. 일부 공문의 말미에는 종종 기타 관련 서류가 첨부되어 있다. 첨부는 일반적으로 공서 뒤에 놓아야 하지만, 수신자가 검사하고 검토할 수 있도록 편지에 구체적인 번호, 페이지 수 및 이름을 표시해야 한다.
편지를 밀봉하다
우편이나 택배로 배달되는 공서는 도장을 찍어야 한다. 전서를 쓰려면 진지할 뿐만 아니라, 그 기본 규범을 준수해야 한다. 우리는 다음 다섯 가지 사항에 특별한주의를 기울여야합니다.
첫째, 주소 상세 정보. 구직 편지를 쓸 때 수신인이 제때에 편지를 받을 수 있도록, 또는 반송될 때 잃어버리지 않도록 수신인과 발송인 쌍방의 구체적인 주소는 모두 자세히 기재해야 한다. 성, 시, 구, 거리, 문패뿐만 아니라 단위, 부서도 써야 한다.
둘째, 이름이 맞습니다. 봉인에 수취인과 보낸 사람의 이름을 모두 바르게 써야 한다. 단위나 부서가 수신자인 경우 정확한 전체 이름을 표시해야 합니다.
셋째는 고아한 언어를 신중하게 사용하는 것이다. 공식 서신의 표지에는 늘 우아한 언어를 사용한다. 모두 일정한 규칙이 있어 남용해서는 안 된다. 구체적으로 포함: 첫째, 우편 배달부가 수취인에게 준 주소. 그들은 수신인의 이름 뒤에 적혀 있다. 예를 들면 아가씨, 선생님, 선생님 등이다. 편지인의 수신인에 대한 호칭이 아니므로 어른, 좋은 조카 등을 사용해서는 안 된다. 둘째, 봉하지 않은 말. 수신인에게 봉투를 열도록 요구하는 것은 예의 바른 표현이다 (예: 켜기, 끄기, 합 등). , 일반적으로 수신자 이름과 우편 배달부 주소 뒤에 적혀 있습니다. 셋째, 글자를 봉하다. 편지를 봉할 때 보낸 사람의 공경의 뜻을 표명하다. 예를 들면 봉함, 유봉 등이다. 밀봉하면 보낸 사람의 이름 뒤에 써야 한다. 밀봉되지 않은 편지를 위해 바퀴를 재발명할 필요는 없다.
넷째, 우편번호가 부족하지 않다. 우체국을 통해 배달되는 공문은 반드시 수신주소와 우편주소의 우편번호를 명확하게 표시해야 한다. 우편 번호가 없거나 우편 번호가 잘못된 공문이 누락되면 지각하거나 분실될 수 있습니다.
다섯째, 형식 표준입니다. 도장을 쓰는 데는 보통 일정한 형식이 있다. 가로봉투에는 가로봉투의 표기법이 있고, 세로봉투에는 세로봉투의 표기법이 있다. 국내 편지에는 국내 편지의 봉투 형식이 있고, 국제 편지에는 국제 편지의 봉투 형식이 있다. 공문을 쓸 때 너는 반드시 조심하고 신중해야 한다.
5. 도구
공문, 특히 손으로 쓴 공문을 쓰려면 반드시 필요한 도구를 사용해야 한다. 이러한 도구를 사용할 때는 기본적인 예절 규범을 준수해야 한다. 다음으로, 필기 서신의 도구 사용에 대한 기본 요구 사항을 중점적으로 소개합니다.
하나는 문구입니다. 문구는 문구라고도 합니다. 공서에 사용된 편지지는 규격이 통일되고, 종이가 우수하며, 외관이 우아하며, 인쇄가 통일되어야 한다. 평소에는 다른 부서의 문구로 공문을 써서는 안 되고, 본 부서의 문구로 사적인 편지를 써서도 안 된다.
두 번째는 봉투입니다. 공서에 사용된 봉투는 시장에서 판매되는 표준 봉투이거나 부서에서 균일하게 인쇄한 전용 봉투일 수 있습니다. 직접 만든 봉투로 공문을 보내거나, 다른 부서에서 사용하는 봉투를 사용하여 본 부서의 공문을 보내는 것은 좋지 않습니다. 상업 편지 봉투의 크기는 그 용량에 비례해야 한다. 그것의 용지 품질과 색깔은 편지지와 일치해야 한다.
세 번째는 펜입니다. 공문을 쓸 때는 보통 펜이나 붓을 사용해야 한다. 연필이나 볼펜으로 글을 쓰면, 흔히 덜 공식적이라고 느끼게 된다.
네 번째는 잉크입니다. 붓으로 편지를 쓰면 검은 잉크를 사용하는 것이 가장 좋다. 만약 네가 만년필로 편지를 쓴다면, 너는 반드시 검은색이나 파란색 검정 잉크를 사용해야 한다. 순수한 파란색 잉크를 사용해서는 안 된다. 그 필적은 장기간 보존하기 어렵기 때문이다. 다른 색깔의 잉크를 사용하는 것은 대중의 총애를 받는 혐의가 있어서 바람직하지 않다.
편지에 대한 예절 2 편지의 응용.
공무교류에서는 실제 필요와 구체적인 상황에 따라 서신을 사용해야 한다. 구체적인 목적에 따라 연락서, 통지서, 확인서, 감사서, 추천서, 거부서 등이 있습니다. 일반적으로 사용되는 직원은 종종 서로 다른 서면 요구 사항을 가지고 있습니다. 서로 다른 유형의 공문을 적용할 때, 우리는 그것들의 동일한 요구 사항을 준수해야 할 뿐만 아니라, 각자의 특성도 고려해야 한다.
1. 연락처
연락처 편지라고도 하는 연락처 편지는 고객 관계를 키우고 고객과 연락을 유지하는 데 사용되는 특별한 편지입니다. 연락서를 사용하는 목적은 자신의 존재를 증명하기 위해서뿐만 아니라 고객과 연락을 유지하고 호감을 키우고 자신에 대한 인상을 심화시키기 위한 것이다. 일반적으로 정기적으로 고객에게 연락서를 보내야 한다. 연락처 편지를 쓸 때 일반적으로 주의해야 할 다섯 가지 사항이 있습니다.
하나는 적당한 핑계를 찾아 쓰는 것이다. 이렇게 하면 상대방을 놀라게 하지 않을 것이다. 명절 생일 축하 브리핑은 모두 좋은 핑계입니다.
두 번째는 자신의 상황을 간단히 소개하는 것이다. 자신과 소재한 직장의 발전 변화를 서로 통보하면 상대방은 자신과 소재한 부서를 더 잘 이해할 수 있다.
셋째는 서로에 대한 관심을 표현하는 것이다. 당신의 상황을 소개하기 전에, 당신은 상대방에게 당신의 진실한 관심을 표현할 수 있습니다. 예를 들어, 상대방의 업적에 대해 잘 알고 있는지, 아니면 상대방을 축하하는 등 자신에게 말할 수 있다. (윌리엄 셰익스피어, 햄릿, 성공명언)
넷째, 카메라는 협력 의사를 밝혔다. 연락처에서, 나는 상대방과 더 소통하고 협력할 의향을 간단히 소개할 수 있습니다.
다섯째, 우호적인 조치를 융통성 있게 파악하다. 연락처는 주제에 맞는 비지니스 서신이 아니기 때문에 편폭이 짧고 말투가 우호적이어야 하며 주제는 연락 위에 있어야 한다.
2. 통지서
통지서, 일명 통지편지. 주로 어떤 거래의 구체적인 상황이나 어떤 업무의 구체적인 진전을 외부에 알리는 데 쓰인다. 어떤 의미에서, 통지서는 왕왕 어느 정도 연락문의 역할을 할 수 있다. 서신을 쓸 때는 다음 다섯 가지 사항에 주의해야 한다.
첫 번째는 객관적인 상황을 소개하는 것이다. 서신의 주요 역할은 관련 당사자에게 사태의 발전 변화를 통보하는 것이지, 이에 대해 토론이나 논쟁을 벌이는 것이 아니다.
두 번째는 소개된 연속성에 주의를 기울이는 것이다. 서신은 현재 상황을 소개할 때, 이전 편지와의 호응에 주의를 기울여야 너의 소개가 일관되도록 할 수 있다.
세 번째는 우리에게 미래의 계획을 알려주는 것이다. 객관적인 상황을 소개하면서 수취인에게 우리 자신의 대책과 이미 취한 행동을 알려야 한다.
넷째, 상호 협력을 촉진하다. 서신의 목적 중 하나는 수신자와 보낸 사람 간의 협력을 촉진하는 것이다.
다섯째, 함축적 완곡한 표현을 한다. 자신의 계획을 소개하든, 상대방의 참여를 촉구하든, 표현은 완곡하고 함축적이어야 한다. 솔직한 말을 피하고, 다른 사람에게 일을 강요하거나, 잔소리를 하지 않도록 노력하십시오.
3. 확인서
확인서, 여기서 말하는 것은 의사소통 대상자에게 어떤 일을 확인하도록 특별히 보낸 편지입니다. (데이비드 아셀, Northern Exposure (미국 TV 드라마), 확인명언) 확인서는 공식 교류에서 가장 많이 사용되는 편지 중 하나이다. 확인서는 특정 사실과 의도를 확인하기 위한 것이기 때문에 서면으로 더 높은 규범성 요구가 있다. 확인서를 작성할 때 다음 다섯 가지 사항에 더 많은 주의를 기울여야 합니다.
첫째, 확인해야 할 관련 사항을 명확히 했다. 이 내용은 확인서의 중점 내용이니 착오가 없도록 반복해서 점검해야 한다.
두 번째는 해당 추가 조건을 하나씩 나열하는 것입니다. 확인사항에 구체적인 조건이 첨부되어 있으니 확인서에서 수취인에게 분명히 해야 합니다.
세 번째는 이것에 대한 우리의 기본 입장을 보여주는 것이다. 확인서에서 확인측은 약속을 지키겠다고 다시 한 번 약속해야 하며, 함부로 반복하거나 즉석에서 변덕을 부리지 않아야 한다.
네 번째는 수취인에게 이것을 확인하도록 요청하는 것이다. 일반적으로 확인측은 확인서에서 상대방에게 이에 대한 확인을 요구할 것이다. 구체적인 방식은 편지 한 통을 더 쓰거나 이 편지에 의견을 서명하는 것이다.
다섯째, 편지 말미에 정식으로 서명하다. 정식 확인서는 당사자나 관련 기관 책임자가 말미에 서명해야 한다. 때로는 단위 법정 대표자가 공동으로 서명하거나 직접 서명해야 하는 경우가 종종 있다. 필요한 경우 단위 공인을 찍어야 한다.
4. 감사 편지
공식 교류에서 감사 편지는 누군가나 어떤 부서에 감사하기 위해 특별히 쓴 편지이다. 일반적으로 선물을 받고, 연회에 참석하고, 관심을 받고 나면 전문적인 감사 편지를 보내야 한다. 적절한 감사 편지는 왕왕 편지인의 교양을 보여 줄 수 있다. 감사 편지를 쓸 때는 보통 다음 네 가지 사항에 유의해야 한다.
첫 번째는 내용이 간결하다는 것이다. 감사 편지 한 통은 왕왕 장황하게 말할 필요가 없다. 편지에 너의 고마움을 분명히 표현하면 된다. 서너 마디만 써도 좋다. (조지 버나드 쇼, 고마움, 고마움, 고마움, 고마움, 고마움, 고마움)
둘째, 모든 것이 다 갖추어져 있다. 감사 편지에 감사해야 할 사람이 한 명 이상인 경우가 많기 때문에 반드시 감사해야 할 모든 사람을 일일이 감사하고, 한 명도 빠뜨리지 말아야 한다. (윌리엄 셰익스피어, 햄릿, 고마움, 고마움, 고마움, 고마움, 고마움, 고마움, 감사명언)
세 번째는 가능한 한 많이 쓰는 것이다. 당신의 성의를 표현하기 위해서, 프린트가 아니라 직접 감사 편지를 써 보세요. 언제든지 고객의 친필 편지 한 통이 사람들에게 친근감을 느끼게 한다.
넷째, 가능한 한 빨리 보내드리겠습니다. 일반적으로 감사 편지는 매우 효과적입니다. 사건 발생 후 24 시간 이내에 부치고 가능한 한 빨리 도착하도록 하는 것이 가장 좋다.
5. 추천서
추천서, 다른 부서에 누군가를 추천하기 위해 특별히 쓰이는 편지입니다. 구직을 할 때, 강력한 추천서 한 통이 종종 추천인이 눈에 띄는 데 도움이 된다. 추천서를 작성하려면 주로 다음 네 가지 측면을 고려해야 한다.
첫 번째는 자기 소개입니다. 추천서의 시작 부분에서, 편지인은 자신의 상황을 간단히 설명하고 추천인과의 관계를 설명해야 한다.
두 번째는 추천한 사람을 평가하는 것이다. 이 부분은 추천서의 주요 내용이다. 추천인의 기본 상황, 특히 그의 능력, 경험, 특기, 업적을 포괄적이고 객관적으로 소개해야 한다. 추천한 사람에 대해서도 자신의 평가를 해야 한다.
세 번째는 수취인에게 감사하는 것이다. 추천서에서 수신인에 대한 인사와 감사는 무시할 수 없다. 이 부분은 절대 없어서는 안 될 부분이다.
넷째, 배경 자료가 첨부되어 있다. 고용주와 그 책임자가 추천인에 대해 더 깊이 이해할 수 있도록 추천서에는 일반적으로 추천인의 이력서, 증명서 등 개인 배경 자료가 첨부되어야 한다.
6. 편지 거부
거부 편지, 이것은 외부인이나 다른 기관의 요청을 거절하는 데 쓰이는 편지를 가리킨다. 모든 공문 중에서 편지 거부가 가장 어려운 것 같다. 상대방을 정식으로 거절해야 할 뿐만 아니라 쌍방의 관계를 손상시키지 않을 것을 보증하기 어렵다. 거부 편지 쓰기에는 일반적으로 다음 네 가지 주의사항이 있습니다.
첫째, 결정적인 결정. 편지의 사용을 거절하는 것은 일반적으로 매우 실용적이다. 특별한 이유가 없다면, 너는 과감하게 결정하고, 가능한 한 빨리 상대방을 거절해야 한다. 지연은 종종 다른 아이디어로 이어집니다.
두 번째는 지정입니다. 거부 서신에서 명시적으로 거절해야 할 구체적인 사항. 일률적으로 논하지 마라, 모호하고 애매모호하지 마라, 그렇지 않으면 일이 지체될 것이다.
셋째, 명확한 이유. 상대를 거절한 구체적인 이유에 대해서는 거절 편지에 자세히 설명하여 상대방이 쌍방 관계에 영향을 미치지 않을 것이라고 믿게 하는 것이 좋다.
넷째, 사과를 표합니다. 필요하다면, 우리는 거절 편지에서 거절당한 사람에게 사과의 뜻을 표해야 한다. 게다가, 너도 상대방에게 앞으로 계속 자신과 연락을 유지하라고 요구해야 한다.
편지에 대한 예절 3 이메일
현대 과학기술이 발달하면서 전자 매체를 사용하는 일련의 새로운 형태가 전보, 전신, 팩스, 이메일 등과 같은 공서에 점차 등장하고 있다. , 이들은 모두 전자 메일이라고 할 수 있습니다. 이메일은 일반 편지의 예절 규범을 준수하는 것 외에도 자신만의 독특한 요구 사항을 가지고 있다. 다음은 오늘날의 비즈니스 커뮤니케이션에서 널리 사용되는 팩스 및 e-메일과 관련된 예절을 간략하게 소개합니다.
1. 팩스
팩스는 일반적으로 광전효과를 이용하여 원본 편지, 문서, 그림 등을 전송하는 일종의 통신 방식이다. 특수 장치를 통해 물체를 장거리 접촉하다. 특수 팩스 장치는 일반적으로 팩스 기계라고 합니다. 팩스의 장점은 조작이 간단하고 전송 속도가 빠르며 원본을 직접 전송할 수 있어 인기가 많다는 것이다. 공식 통신에서 팩스를 사용할 때는 반드시 다음과 같은 예절 규범을 준수해야 한다.
첫째, 내용이 간단하고 명료하다. 일반 편지보다 팩스 비용이 더 많이 들기 때문에 팩스 원고를 쓸 때는 포괄적이고 구체적이며 의미 있고 간결하게 써야 한다. 팩스를 정식으로 보내기 전에 불필요한 문자를 모두 삭제해야 한다.
둘째, 글씨는 또렷하고 분별하기 쉽다. 기술적인 이유로 팩스는 전송 과정에서 쉽게 흐려진다. 따라서 팩스 원고를 준비할 때 글꼴, 행간, 차트 등을 만들어야 합니다. 원고는 분명하고 구별하기 쉬우므로 인위적인 요인으로 인한 왜곡을 피한다.
셋째, 형식 규범이 적절하다. 팩스를 보내기 전에 반드시 그것을 공식적이고 적절하게 만들어야 한다. 허락없이 길거나 기밀 팩스를 보내지 마십시오. 정식 팩스인 경우 먼저 이름을 밝히고 수취인이 있는 단위, 부서의 이름, 수취인의 이름, 직위, 전화 등을 적어야 합니다. 팩스를 보내는 종이는 단위명이 적힌 공문서여야 한다. 팩스를 할 때는 표지와 페이지 번호를 첨부해야 한다. 만약 당신이 긴급 메시지를 보낸다면, 당신은 표지에 표기해야 합니다. 팩스의 마지막에 보낸 구체적인 날짜와 시간을 표시해야 한다. 3 월 17 일 1 이전에 회신하고 싶은 등의 댓글도 첨부할 수 있습니다.
넷째, 연락처 첨부 후. 양측이 적시에 연락할 수 있도록 팩스를 보낼 때 발신자의 단위와 부서명, 발신자의 이름과 직위, 발신자의 팩스와 전화번호, 팩스 전송 중 문제가 발생할 때 사용할 수 있는 연락처와 같은 발신자의 유효한 연락처를 위에 표시해야 합니다.
다섯째, 미리 알려드립니다. 팩스를 보내기 전에, 너는 수신자에게 통지하고 상대방의 동의를 구해야 한다. 상대방이 팩스를 켜는 규정 시간이 있다면, 일반적으로 준수해야 한다. 상대방이 다른 중요한 팩스를 기다리고 있거나 상대방의 팩스와 전화가 한 줄에 있어서 바쁠 경우, 상대방의 바쁜 일정에 혼란을 가중시키지 않도록 노력하십시오. 다른 팩스 기기가 방치되지 않고 사전 통지 없이 팩스를 보내면 수신자가 제때에 받지 못할 수 있습니다.
여섯째, 다른 사람을 괴롭히지 않도록 조심해라. 팩스를 보내는 것은 대부분 긴급한 것이다. 긴급 서류나 편지가 아니면 팩스를 사용하지 않는 것이 좋다. 개인 사무는 단위 팩스 기계로 전송해서는 안 된다. 팩스를 이용하여 홍보 활동을 할 때는 반드시 수량과 도를 잘 파악해야 한다. 만약 수신자가 이것에 관심이 없다면, 관련 팩스를 적게 보내거나 보내지 않을 수 있다. 스팸이 범람하는 것은 환영받지 못한다는 것을 잊지 마세요.
일곱째, 제때에 처리하다. 외국 팩스를 받은 후에 우리는 제때에 처리해야 한다. 첫째, 발신자에게 알리십시오. 팩스는 이미 받았습니다. 둘째, 팩스에 관련된 사항은 관련 부서와 인원에게 처리하거나 넘겨야 한다. 마지막으로, 팩스가 장기간 보존해서는 안 된다는 점을 감안하면, 그 중요한 내용은 복사해야 한다.
2 단계: 이메일
전자 메일은 전자 메일이라고도 하며 인터넷을 통해 전달되는 메시지를 나타냅니다. 인터넷이 발달하면서 이메일이 빠르게 보급되면서 공무교류에 응용이 점점 더 넓어지고 있다. 이메일을 사용할 때는 다음 세 가지 예절 규범을 자세히 준수해야 한다.
첫째, 열심히 준비하세요.
이메일을 사용할 때, 우리는 반드시 모든 필요한 준비를 열심히 해야 한다. 우선, 주제가 명확하다. 중요한 일반 편지와 마찬가지로 이메일에는 하나의 제목만 있어야 하며 끝에 뚜렷한 이름을 붙여야 합니다. 둘째, 편폭이 짧다. 이메일은 인터넷을 통해 보내고 받아야 한다. 발송 및 수신에 문제가 생기지 않도록 이메일 내용은 간단명료해야 합니다. 셋째, 언어는 직설적이다. 비즈니스 메일은 네티즌의 온라인 채팅이 아니기 때문에 그 언어는 쉽게 이해할 수 있어야 한다. 새로운 단어, 낯선 단어 또는 직접 만든 인터넷 용어를 적게 사용하세요. 인용한 모든 데이터와 자료는 출처를 밝혀야 한다.
둘째, 남용하지 마세요.
인터넷은 가상 세계입니다. 인터넷에서 메일을 보낼 때 직원들은 맑은 머리를 유지해야 한다. 다음 두 가지 문제를 주의해라: 첫째, 이메일은 만능이 아니다. 대부분의 경우 직접 만남이나 전화 통신보다 이메일을 통한 의사 소통이 반드시 좋은 것은 아니라는 점을 인식해야 합니다. 둘째, 전자 쓰레기를 남발하지 마라. 이메일을 사용할 때, 직원들은 업무의 편리를 이용하여 본 부서의 네트워크를 이용하여 외부에 이메일을 함부로 보내는 것은 적절하지 않다는 점을 유의해야 한다. (윌리엄 셰익스피어, 템플릿, 이메일, 이메일, 이메일, 이메일, 이메일, 이메일, 이메일, 이메일) 전자 메일의 범람, 속칭 전자 쓰레기로, 매우 징그럽다.
셋째는 안전에 주의하는 것이다.
공무 소통에 이메일을 사용하는 것은 정보 전달 채널의 원활한 흐름을 보장하고 사이버 보안을 자각적으로 유지해야 한다. 직원들은 다음 다섯 가지를 명심해야 한다: 첫째, 해커 역할을 하지 마라. 회사 네트워크를 이용해 해커를 만드는 것은 추앙받는 것이 아니라 회사의 업무와 이미지에 영향을 미칠 수 있다. 둘째, 네티즌과 남교하지 마라. 인터넷 어룡이 뒤섞여, 이메일을 남발하고, 네티즌과 남교하는 것은 왕왕 자신에게 불리하다. 셋째, 부정행위를 하지 마세요. 이메일을 사용할 때 우리는 반드시 사회 공덕에 주의해야 한다. 이것으로 허위 정보나 유언비어를 퍼뜨리지 마라. 넷째, 함부로 삭제하지 마세요. 너의 우편함 안의 우편물은 제때에 처리해야 한다. 회신한 회신은 삭제해야 하지만, 중요한 기관이나 개인의 이메일은 반드시 잘 보관해야 한다. 다섯째, 비밀을 언급하지 마라. E-메일을 통해 비밀 정보를 전달하는 것은 종종 보안을 보장하기가 어렵습니다.