회사 아카이브 작업은 통일 리더십, 계층 적 관리를 구현합니다. 파일 관리 작업은' 누가 주관하고, 누가 책임지는가' 와' 누가 형성되고, 누가 정리한다' 는 원칙에 따라 진행된다. 어떤 개인도 회사 서류를 자기 소유로 하거나 보관을 거부할 수 없다. 파일 수집은 전체 파일 관리에서 특별한 위치에 있습니다. 파일 수집을 통해 회사 각 부서가 업무와 활동에서 생성되고 형성되는 다양한 범주와 전달체의 파일을 파일 부서에 집중시켜 파일 부서가 통합 관리를 담당하고 있습니다. 본 부서에서 보관해야 하는 문서 자료를 수집하여 진실, 정확성, 완전성, 시스템 사양을 확보할 책임이 있습니다. 규정에 따라 서류를 우리 부서의 문서 부서에 넘겨주다. 그것은 아카이브 정보 자원의 과학적 관리와 효과적인 활용을 위한 물질적 기초를 제공한다.
둘째, 과학적 아카이빙 및 정리
회사는 각종 서류를 통일적으로 관리하고, 부서 정리 (아카이빙) 를 실시하고, 전권을 세워야 한다. 서류는 제때에 보관해야 하고, 중대 건설 프로젝트, 중대 투자 융자 프로젝트, 중요한 과학 연구 프로젝트의 파일 관리는 프로젝트와 동시에 진행해야 한다. 당군 업무, 행정관리, 업무관리, 생산기술관리, 재무 (비회계전공), 감사, 인사노동관리에서 형성된 관리서류는 처리가 완료된 후 이듬해 1 분기 아카이빙, 2 분기 보관이 이루어져야 한다. "파일" 단위로, 문서 재료의 형성과 가공 과정의 상호 관계에 따라 과학적으로 파일을 구성하고, 회사, 부서의 파일을 분할하여 파일 엔티티를 분류, 번호 지정 및 보관합니다. 파일 정리를 통해 파일 자료의 질서 있는 관리를 실현하다.
셋째, 정기 검사와 잘 보관한다
정기적으로 파일을 검사하고, 파일이 파손되거나 글씨가 바뀌는 것을 발견하고, 적시에 복제를 복구하고, 파일이 안전하고 완전한지 확인하고, 정기적으로 파일 데이터 관리 및 관내 시설 검사를 실시하여 파일 안전 보관과 시설 설비가 잘 운영되도록 합니다. 기록실은 방화, 도난 방지, 습기 방지, 빛 방지, 쥐 방지, 방충, 먼지 방지, 오염 방지 ("8 방") 보호 기능을 갖춘 깔끔한 상태를 유지해야 합니다.
보관실에는' 8 방방', 공기정화, 화재자동경보, 자동소화, 온습도 조절, 영상감시 등의 시설 설비가 갖추어져 있어야 한다. , 그리고 정기적으로 운행 상황을 점검하고 기록하여 제때에 숨겨진 위험을 없애야 한다. 엄격한 파일 관리 및 관련 보호 기술을 통해 아카이브의 완전성과 보안을 보호하고, 파일 손상을 방지하거나 줄이고, 파일 수명을 늘리고, 단위 비밀을 유지하고, 단위 정보 보안을 보장합니다.
넷째, 기록인의 관리 의식과 업무 자질을 높이다.
관리 자질이 높은 직원은 파일 안전 관리의 효과적인 구현에 유리하다. 관리자의 관점에서 볼 때, 파일 관리에 대한 관리자의 인식과 태도가 파일 관리에 큰 영향을 미친다고 할 수 있습니다. 즉, 기업의 관리자는 파일 관리를 매우 중시해야 하며, 파일 관리가 기업 관리의 중요한 부분이라는 것을 인식해야 하며, 규범적인 파일 관리는 기업의 경제적 이익을 향상시킬 수 있습니다. 행동상, 인력, 재력, 물력에서 파일 관리 업무를 전폭적으로 지원하여 파일 관리자의 업무에 유리한 조건을 만들어야 한다.
동시에 기업 관리자는 파일 관리를 기업 의제에 포함시키고, 자신의 기업에 적합한 파일 관리 제도와 관리 프로세스를 개발하고, 적절한 파일 관리 실무 그룹을 구성하여 책임을 합리적으로 분배하여 자신의 파일 보안 관리를 규제해야 한다.