파일 수집을 위한 요구 사항 파일 수집의 기본 요구 사항은 아카이브 (실) 외부의 업무 업무에 대한 조사와 지도를 강화하고, 보관과 수익관 아카이브의 무결성을 보장하고, 전종과 전종의 불가분성을 유지하고, 인민도서관 (실) 파일의 표준화를 실현하는 것이다. (1) 아카이브 (실) 외 업무 업무에 대한 조사와 지도를 강화하는 것은 파일 분산과 중앙 집중식 관리의 모순을 해결하기 위한 것이다. 이를 위해서는 수집 작업에서 관외 파일 업무에 대한 조사를 중시하고, 기록 보관소 (실) 에서 수집한 파일의 형성, 이동, 관리 및 활용에 관한 정보를 파악하여 관련 기관이나 부서의 파일 이전을 과학적으로 배정하고 지도해야 합니다. 기층 기록 보관소는 반드시 본 단위 기록 보관소의 형성 규칙과 특징을 연구하고 파악하고, 보관 제도를 엄격히 집행해야 한다. 각급 기록 보관소는 본관의 성격과 책임에서 출발해야 하며, 관련 국가기관, 사회단체, 개인의 기능과 임무, 그리고 형성된 서류의 내용, 종류, 보존가치, 수량, 정리 및 보관 상황을 조사하고, 아카이브 양도의 범위, 시간 및 수량을 과학적으로 결정해야 한다. 모든 수준의 기록 보관소는 기록 보관소를 수령하기 전에 확인 된 기록 보관소의 기본 상황을 조사하고 분석하며, 기록 관리 부서와 협력하여 관련 단위의 기록 업무를 감독, 지도 및 점검하고, 그룹 및 초평의 품질을 향상시키고, 기록 보관 및 입관 준비를 잘 해야 한다. 기록 보관소가 서류를 받을 때, 문서 형성에서 보관, 파일에서 파일로 흐르는 주기를 파일 형성과 작용의 법칙에 따라 처리해야 한다. 소장관을 서둘러 채우는 것을 막기 위해, 너무 일찍 서류기관이 여전히 자주 사용하는 서류를 접수하여 기관 업무에 불편을 끼쳐야 한다. (윌리엄 셰익스피어, 템플린, 독서명언) 또한 개별 기관이 양도해야 할 서류를 사유재산이나' 작은 집' 으로 취급하는 것을 방지해야 한다. 동시에, 기록 보관소는 입관해야 할 서류를' 거절의 문 밖' 으로 하지 않도록 해야 하며, 서류는 오랫동안 형성단위에 보관되어 있고, 심지어 손실을 입게 해야 한다. 따라서 공모 업무에서는 국부와 전체, 현재와 장기적인 관계를 적절히 처리해야 하며, 국가의 역사적, 문화적 부를 보호하고 사회 각 방면의 이용을 용이하게 해야 한다. (2) 관내 보관 및 수신 파일의 무결성을 보장하는 것은 수집 작업 전체의 기본 요구 사항입니다. 소위 파일의 완전성이란 한 단위의 경우, 아카이빙된 문서 자료가 그 단위의 작업 상황을 체계적으로, 실질적으로 반영할 수 있다는 것을 의미하며, 이를 통해 우리는 모든 파일을 보고, 그 부서의 기본 작업 상황을 이해하고, 그 단위의 전체 역사를 이해할 수 있게 된다. (윌리엄 셰익스피어, 윈스턴, 문서명언) (윌리엄 셰익스피어, 윈스턴, 문서명언) 한 파일의 경우, 취소와 기존 보관 단위에 의해 형성된 본관 수신 범위에 속하는 장기 보존 가치가 있는 파일은 모두 수익관에 접수될 수 있습니다. 그러나 각종 종류와 전달체의 자료들이 형성하는 복잡성과 운동주기가 길기 때문에 단편적인 자료들을 완전하고 체계적인 문서로 변환하기 위해서는 아카이빙된 모든 자료를 보관해야 하며, 모든 입관 인원은 완벽한 규제의 제약을 받아야 한다. (윌리엄 셰익스피어, 윈스턴, 해리포터스, 자기관리명언) 따라서 파일인원의 파일의식을 강화하고, 서류와 파일인원의 자질을 높이고, 정상적인 파일작업 질서를 세워야 한다. 각 부서는 각종 범주와 운반체 파일 보관에 관한 국가의 규정을 진지하게 집행해야 할 뿐만 아니라, 자신의 상황과 결합하여 더욱 구체적이고 정교한 보관 제도를 제정하여, 보관 범위가 더욱 합리적이고, 보관 방법과 요구가 더욱 명확하며, 기층 아키비스트의 운영에 더욱 유리하게 해야 한다. 기관의 서류작업은 반드시 업무 부서의 책임 범위에 속해야 한다. 일자리책임제나 기타 제도를 세울 때 서류의 완전성을 보장하는 내용 중 하나로 서류 보관을 해야 한다. 감정제도에서는 본 부서의 업무부서와 서류부서가 감정원칙과' 서류보관기한표' 규정에 따라 수집한 서류자료를 엄격하게 감정하고, 본 단위의 실제 상황과 결합해 보관서류를 정확히 선택하고, 보관기간을 결정하도록 요구하고, 본 부서의 중요한 실무활동과 중요한 사건을 반영하는 자료를 보관할 것을 요구한다. 기록 보관소는 기록 보관소를 받을 때 입관 서류의 품질뿐만 아니라 입관 서류의 기본 상황도 이해하고, 기록 보관 기간 구분이 정확하지 않아 발생하는 미입관 문제를 제때에 발견하고 바로잡아야 한다. (3) 전체 일족과 전체 일족의 불가분성을 보호한다. 전체 일족은 완전한 단위 파일이다. 한 기관의 업무 활동은 고립되어 진행되는 것이 아니라 서로 밀접하게 연결되어 있다. 업무에서 형성된 문서 자료는 출처, 내용, 형식, 시간 등에 내재적인 연관이 있어 불가분의 일부이다. 파일을 받을 때, 한 기관이 형성한 서류는 반드시 전체 일족으로 하나의 기관 기록실이나 기록실에 집중되어야 하며, 인위적으로 분할해서는 안 된다. 사건을 접수해야만 정리, 감정, 보관, 통계 등 각종 업무 활동에서 과학적 관리를 할 수 있다. 서류를 수집할 때 밀접한 관련 사건의 불가분성을 유지해야 한다. 일정 시간, 장소, 사회사 조건 하에서 각 기관의 활동은 밀접한 분업, 밀접한 협력, 상호 의존적이다. 일과 생산 활동에서 형성된 서류 자료를 반영하며, 그것들 사이에도 밀접한 연관이 있다. 이러한 상호 연결된 모든 것을 전체 그룹이라고 합니다. 전체 일족 그룹은 서류의 전체 일족처럼 분산되어서는 안 된다. 기록 보관소가 서류를 받을 때, 전체 부계 가문의 완전성을 유지하여 한 기관 활동의 역사적 면모를 반영할 수 있다. 전체 부계 가문의 완전성을 유지하는 것은 한 시기의 한 국가 또는 지역의 역사적 풍모를 반영할 수 있다. 이 두 가지를 유기적으로 결합해야 당과 국가의 역사적 면모를 진실하고 전면적으로 반영할 수 있다. (4) 적극적으로 기록 보관소 (방) 표준화를 추진하고, 기록 수집 표준화를 추진하는 것은 기록 현대화의 요구 사항이다. 표준화는 현대화의 기초이다. 현대화 정도가 높을수록 표준화가 더 필요하다. 파일 작업의 표준화는 수집부터 시작해야 한다. 입관 (방) 에 접수된 서류가 표준화되지 않으면 과학관리와 현대화에 어려움을 초래할 수 있다.