Dell 은 일상적인 업무 습관에 통합된 숨겨진 비용을 무시하고 가시적인 명시적 비용을 개선하는 데 주력하는 데 익숙합니다.
예를 들어, 우리 모두는 직원 이직률이 높아지면 인건비가 증가하고 이직률을 높이면 반드시 업무 효율과 노동 생산성이 높아질 수 있다는 것을 알고 있습니다. 하지만 재무 수치에 직관적인 자극을 주지 않아 일상적인 업무 목표와 관리 규범에서 제외된다. 이러한 숨겨진 "소프트" 비용을 명백한 "하드" 비용으로 변환하는 정량적 방법이 있다면, 나는 이 방면의 비용이 매우 크다고 믿는다. 커뮤니케이션 비용은 주요 숨겨진 비용 중 하나입니다.
의사 소통 비용 절감에는 길고 비효율적인 회의 감소, 정보화된 사무실 환경 조성, 의사 소통 전 준비, 의사 소통 목표 명확화 등 여러 가지 방법이 있습니다. 자세히 살펴보면, 우리는 이러한 방법들이 모두 서로 다른 길로 돌아가는 것을 발견하기 어렵지 않다. 즉, 의사소통 시간을 절약할 수 있다.
그러나 커뮤니케이션 시간을 절약하고 커뮤니케이션 비용을 줄이는 것이 반드시 논리적인 인과 관계가 있는 것은 아닙니다. 생각해 보십시오. 참가자가 가져온 정보가 불완전하거나 사실이 아닌 경우 직원이 정보화 사무실 환경에서만 기계적으로 작업하는 경우 정보의 무결성이나 정확성에 눈을 돌리지 않습니다. 의사소통을 하기 전에 충분한 준비를 했지만 우리는 상대방의 입장과 이익 취향이 자신과 전혀 교차하지 않는다는 것을 알았다 ...
이런 상황에 직면하여, 의사 소통 비용을 높일 수 없고, 효과적인 의사 소통 결과는 더욱 실현하기 어렵다. 어떻게 하면 커뮤니케이션 비용을 실제로 줄일 수 있을까요? 이 답은 여전히 업무 기준, 워크플로우, 기업문화 그 자체로 돌아가야 한다. 즉 기업이 어떤 소통 방식을 제창하는가? 기업이 직원을 위해 어떤 커뮤니케이션 환경을 조성합니까? 기업은 어떤 가치관을 실천합니까?
일반적으로 통신 장애나 통신 비용을 초래하는 주요 요인은 다음과 같습니다.
하나는 정보의 불완전성과 비대칭이다. 이런 현상은 모든 기업에서 매우 보편적이다. 정보는 레이어 전송 과정에서 자연적으로 생략되었습니다. 서로 다른 직위를 가진 사람들의 습관적인' 주문형 수령' 은 단장 취의를 초래할 수 있다. 관리자는 그들이' 정확하다' 고 생각하는 정보 등을 받는 경향이 있다. 이런 상황에서 현지 전파는 효과적인 전파 효과를 얻기 어렵고 전파 비용을 늘리기도 어렵다. 따라서 기업은 먼저 프로세스와 표준화에서 다음과 같은 커뮤니케이션 모델을 구축해야 합니다.
1, 기업 커뮤니케이션 프로세스 및 정보 전달 표준 설정, 직원의 정보 수신 및 전달 행동 표준화, 필요한 경우 기업 교육의 중요한 내용으로 사용되어야 합니다.
(1) 받은 정보는 전면적이어야 하며, 중점은 정련할 수 있다.
(2) 접수 된 정보를 즉시 정리하십시오.
(3) 누락되거나 흐릿할 수 있는 정보에 대해서는 즉시 정보 발신자와 다시 확인해야 합니다.
(4) 정보를 전달할 때는 원본 정보의 객관성을 유지하고 개인적인 판단을 피해야 한다.
2. 내부 정보 전달 및 문제 해결.
(1) 일반적으로 정보 처리에는 특정 기능 영역만 포함될 수 없습니다. 정보 지향부는 정보 관련 부서와 적시에 소통하는 주도 부서여야 하며, 정보 채널을 더욱 확장하여 다른 부서에서 관련 정보를 얻을 수 있어야 합니다.
(2) 정보 * * * 관련 부서는 얻은 모든 정보를 분석하고 분석 결과에 따라 처리 제안을 합니다.
(3) 리드 부서는 처리 건의에 대해 회사와 소통하고 후속 문제를 처리하고 해결한다.
의사 소통 장애나 의사 소통 비용이 높은 두 번째 측면은 기업의 가치관과 문화적 지향이다. 예를 들어, 기업은' 실사구시',' 진실을 말하는' 작업 분위기를 가지고 있으며, 성실한 소통과 상호 존중을 장려하고, 기업 목표를 출발점으로 하고 귀착적으로 문제를 해결하는 사고방식과 행동 패턴을 실천하는 것은 소통 비용을 낮추는 데 중요한 역할을 한다.
기업 표준과 기업 문화는 하향식으로 건설해야 하며, 각급 관리자는 기업 가치관과 기업 문화의 풍향표이다. 객관적이고 진실하게 문제를 반영하는 것은 효과적인 소통과 문제 해결의 기초이자 전제이며, 성실과 존중은 효과적인 소통과 문제 해결을 위한 최선의 보장이며, 기업의 이익을 핵심으로 하는 사고 방식과 행동 모델은 효과적인 소통과 문제 해결의 목표 엔진이다.
불완전하고 비현실적인 정보, 어떤 청취 방식, 단장, 의리 등을 전달하는 데 드는 비용은 어마하다. (알버트 아인슈타인, 지식명언) 정보가 정확하지 않고 의사 소통이 객관적이지 않으면 생산성이 떨어질 뿐만 아니라 잘못된 결정을 내릴 위험이 있습니다.
따라서 비즈니스 프로세스, 표준, 가치 및 기업 문화를 배경으로 특정 커뮤니케이션 방식, 커뮤니케이션 기술 및 정보 커뮤니케이션 도구를 탐색하는 것은 현실적이며 커뮤니케이션 비용 절감이라는 목표를 달성할 수 있습니다.
커뮤니케이션 비용을 효과적으로 관리하는 방법
일하는 모든 사람은 외딴섬이 아니다. 관리자든 일반 직원이든 협업 기반 커뮤니케이션이 점점 더 중요해지고 있습니다. 맥킨지 (McKinsey & Company) 의 연구에 따르면 관리자들은 하루 평균 89% 의 시간을 소통에 소비한다. 이렇게 중요하고 시간이 많이 걸리는 소통 업무가 어떻게 효과가 있을 수 있습니까?
0 1 명확한 커뮤니케이션 목표
명확한 의사 소통 목표는 효과적인 의사 소통을위한 중요한 전제 조건입니다. 목표는' * * * 프로토콜' 을 달성하는 것이다. 소통이 유효한지 확인하는 것은 계약이 달성되고 이행되는지 확인하는 것이다. 목표가 없는 소통은 목적 없는 채팅으로 기업의 비용을 소모할 뿐만 아니라 기업 문화의 소비도 가져왔다.
02 이벤트 중심 통신
업무 중의 소통은' 일' 을 위주로 하고, 업무 사건에 기반한 소통은 더욱 중점을 두어야 한다. 기존 e-메일에 비해 IM 소프트웨어는 실시간 의사 소통에 효율성이 높고 안정적이고 안전한 기능을 갖추고 있지만, 비즈니스에서 벗어나는 독립 채팅 속성은 극복할 수 없는 격차로, 개인 IM 이나 엔터프라이즈 IM 소프트웨어도 더 설득력 있는 이유를 제공할 수 없습니다.
정확한 사람과 교류하다
직장에서 커뮤니케이션 대상의 역할은 복잡합니다. 개인과 그룹 외에도 커뮤니케이션 효과는 같은 부서, 부서 간, 같은 직급 또는 직급, 프로젝트 참여 정도 및 시각의 영향을 받습니다. 간섭 요인을 배제하고, 의사 소통에 적합한 사람을 선택하는 것이 특히 중요하다. 사건의 소유자와 집행자를 찾아 소통 수준을 낮추고 관리 수준 때문에 같은 문제가 반복적으로 소통하는 것을 방지하는 것이 일반적인 방법이다.
04 * * * 지식 습득
* * * 지식을 달성하는 것은 의사 소통의 목적 중 하나입니다. 다음은 * * * 지식을 얻는 데 도움이 되는 몇 가지 팁입니다.
미리 준비하다
의사 소통 전에 의사 소통 대상에 의사 소통 이유, 의사 소통 목적 및 관련 정보를 설명하십시오. 미리 준비하면 의사 소통이 더 효과적 일 수 있습니다.
전심전력으로 듣다
이것은 단지 너와 교류하는 사람에 대한 존중이 아니다. 의사 소통 목표에서 출발하고, 문제를 가지고 듣고, 듣고, 생각하고, 적시에 질문하는 것이 의사 소통 목표를 달성하는 데 도움이 되는 중요한 방법이다.
제때에 피드백하다
의사 소통 과정에서 제때에 피드백을 하면, 먼저 질문에 대답하여 의사 소통 과정에서 정보의 감쇠를 줄일 수 있다. 나는 이 부분을 잘 듣지 못했다. 나는 이 관점에 그다지 동의하지 않는다. 우리는 이 요구에 따라 해야 합니까? 제때에 피드백하여 의사 소통을 정상적으로 진행하다.
데이터를 말하게 하다
사실은 개인의 좋아하는 것과 싫어하는 것이 아니라, 데이터는 현실일 수 있다. 세계적 수준의 높은 관리 수준을 가진 아마존은 지표로 정의된 기업 문화를 구축했으며, 모든 정량화 가능한 데이터는 비즈니스 및 의사 결정을 지원하는 열쇠입니다.
05 통신 기록
역추적을 용이하게 하기 위해서, 업무 중의 교류는 녹음이 필요하다. 녹음 형식은 녹음 (예: 400 전화), 템플릿 파일 (예: 품질 관리의 표준 양식), 메일 등 다양합니다. 커뮤니케이션 기록에 포함되어야 할 내용은 기본 정보 (예: 커뮤니케이션 시간, 장소, 커뮤니케이션 대상, 커뮤니케이션 목표), 커뮤니케이션 후 인식, 구현할 사항 등입니다. 기록이 없는 소통은 종종 다시 소통해야 효과를 얻을 수 있다.
06 할 일 목록
* * * 이해하고 실행해야만 효과적인 의사 소통을 할 수 있다. 어떻게 교류에서 형성된 * * * 지식을 착지시킬 수 있습니까? 프로젝트 관리의 관점에서 범위, 비용, 시간, 품질, 위험 등의 요소를 고려해야 합니다. 작업 설명이 명확하고, 소유자가 명확하고, 완료 시간이 명확한 업무 목록이 효과적인 의사 소통의 관건이다.
07 검사
작업 항목의 실시는 단번에 이뤄지는 것이 아니다. 의사 소통 후, 모든 작업이 제 시간에 완료되었는지 여부, 복잡한 작업이 시간 노드에 따라 완료되었는지 여부, 구현 위험이 있는지 여부, 전체 추적 및 동적 모니터링이 필요합니다.
많은 회사들은 심지어 감독관, 인사부, 사무국 등 중요한 업무 소통에 대한 후속 조치를 취하기까지 한다. 어느 정도 이 책임을 맡았습니다.
사람이 일을 쫓는 소통 패턴은 워크플로우에 어긋난다. 효과적인 의사 소통은 워크 플로의 사전 예방적 보고를 기반으로합니다. 사람들과 소통하는 방식은 소통에 중점적이고 시기적절하며, 동시에 소통 비용을 크게 낮춘다.
공이 그 일을 잘하려면, 반드시 그 기구를 먼저 이용해야 한다.
전자 메일
65438 년부터 0969 년까지 컴퓨터 과학자 Leonard K 교수는 그의 동료에게 첫 번째 이메일을 보냈고, 이메일은 여전히 일상 업무와 사무실에서 중요한 역할을 하고 있다. 이메일은 다른 커뮤니케이션 방식보다 더 공식적이고, 커뮤니케이션 자료를 쉽게 추가할 수 있으며, 커뮤니케이션 대상은 생각하고 피드백할 수 있는 충분한 시간을 가지고 있습니다. 동시에, 이메일은 법적 효력이 있는 상업적 증거로도 사용될 수 있다. 이메일은 인스턴트 메시징이 좋지 않아 업무 중 인스턴트 메시징이 필요한 콘텐츠에는 적합하지 않습니다.
인스턴트 메시징 도구
IM 도구는 빠르고 효율적인 커뮤니케이션을 가능하게 한다. 의사 소통 과정에서 즉각적인 대응, 텍스트, 사진, 비디오, 파일 등 다양한 유형의 전송도 소통의 내용을 풍부하게 한다. 엔터프라이즈급 IM 의 보안은 점점 더 중시되고 있습니다. 그러나 IM 도구의 소통 지속성 부족 문제는 시종 효과적으로 해결되지 않고, 조각화된 소통 방식은 업무에서' 효과' 의 걸림돌이다.
공동 작업 통신 도구
최근 몇 년 동안 협동통신 도구가 우후죽순처럼 생겨나면서 많은 기존 OA 기업과 협동도구 업체들도 협동통신 방향으로 노력하기 시작했다. Slack 은 역사상 가장 빠르게 성장하는 SaaS 제품이라고 불리며, 60 개 이상의 도구와 서비스를 통합하여 다양한 단편화된 기업 커뮤니케이션과 협업을 통합하려고 합니다. 전 세계적으로 하루 65,438+00 만 명이 넘는 활동적인 사용자가 있지만, Spiceworks 의 최근 IT 인터넷 조사에 따르면 Slack 은 아직 시장에서 가장 인기 있는 공동 채팅 앱이 되지 않았습니다. 협업 통신 도구의 시장은 여전히 암류가 급증하는 시기이다. 어떤 제품이 중국 국정에 더 부합하고, 중국 기업의 실제 수요에 더 잘 어울리며, 아직 관찰할 필요가 있다.
회의
조직된 곳에 회의가 있다. 회의에는 전화 회의, 화상 회의, 일대일 커뮤니케이션, 한 무리의 사람들의 소통 등 여러 가지가 있다. 회의에 소요되는 시간 비용, 인건비, 출장 비용은 거의 가장 비싼 비즈니스 행위가 되었습니다.
회의가 끊임없이 발전하고 보완됨에 따라, 어떻게 신속하게 회의를 개최할 것인가가 더 이상 중점이 아니라, 어떻게 회의를 움직이게 하고, 쉽게 예약하고, 수시로 회의를 열고, 회의를 열고, 기요를 쓰고, 임무를 접수하고, 결과를 따라가는 것이다. 회의를 통해 의사 결정과 행동은 관련이 있으며, 워크플로우 기반 커뮤니케이션은 회의가 행동을 취하는 데 도움이 되며, 의사 소통은 회의 행동을 위한 소중하고 전 시간 공간이 됩니다.