인류 사회는 산업 사회에서 정보 사회로 이동하고 있다. 현재 과학기술혁명의 핵심과 주류는 정보기술 혁명이며, 2 1 세기상은 정보사회가 되어 세계지식이 되었다. 정보기술은 당대 사회에서 가장 잠재력이 있는 새로운 생산력이 되었으며, 정보자원은 이미 국민 경제와 사회 발전의 전략적 자원이 되었으며, 정보화 수준은 이미 현대화와 종합 국력의 중요한 상징이 되었다. 정보는 사회 생활에서 큰 역할을 한다. 정보 자원은 이미 경제 발전의 최우선 자원이 되었다고 할 수 있다.
정보기술이 발달하면서 기존의 파일 관리 모델은 더 이상 디지털 파일 관리의 요구를 충족시킬 수 없게 되었으며, 전자 파일은 파일 관리에 널리 사용되고 있습니다.
첫째, 전통적인 파일 관리 모델을 변경하고 엔티티 관리를 정보 관리로 변경하십시오.
전통적인 파일 관리는 종이, 사진, 오디오 및 비디오 등을 파일 관리 개체로 사용하며, 주로 수동 조작을 통해 파일 수집, 정리, 카탈로그 작성, 검증, 보관, 편집, 통계 및 제공과 같은 파일 관리 프로세스를 수행합니다. 작업량이 많고 단계가 번거롭습니다. 저장 용량이 크기 때문에 아카이브 관리 부서는 아카이브된 아카이브 정보를 추출하고 처리할 수 없으며 아카이브 정보 자원이 대량으로 유휴 상태이거나 낭비되기도 합니다. 현대 관리 기술 및 장비 도입, 특히 컴퓨터, CD, 마이크로필름, 멀티미디어 등의 기술이 발달하면서 파일 관리 현대화에 좋은 객관적 환경을 제공하게 되었습니다.
현대 기술은 전통적인 파일 관리 모델을 새로운 도전에 직면하게 한다. 현재, 아카이브 관리의 초점은 또한 디지털 관리의 요구에 적응 해야 합니다, 엔티티 아카이브 관리에서 정보 자원 관리로 전환, 관리 대상으로 정보, 모든 종류의 아카이브 디지털화, 현대 기술 수단을 사용 하 여 아카이브 정보 자원을 관리 합니다. 정보화 아카이브 자원은 반복 가능한 다중 플랫폼의 정보 자원이다. 정보화를 통해서만 아카이브 자원이 진정으로 정보 가치와 사용 가치를 실현할 수 있어야 경제 발전, 기술 진보, 사회 번영 등 여러 분야에 더 포괄적이고 효율적이며 빠른 서비스를 제공할 수 있다. 그것은 최고의 사회적, 경제적 이익을 창출할 수 있으며, 미래 정보사회 국민경제와 사회 발전의 귀중한 전략적 자원이다.
둘째, 효과적인 파일 관리 컴퓨터 정보 시스템을 구축하여 전자 파일을 완전하고 합리적이며 안전하게 활용해야 한다.
아카이브의 정보화를 실현하려면 효과적인 파일 관리 컴퓨터 정보 시스템을 구축해야 한다. 이를 위해 사람들은 다음과 같은 작업을 잘 수행해야 합니다. 첫째, 컴퓨터를 적용하는 조건 하에서 아카이브 관리의 워크플로우를 개선하고 표준화하여 아카이브 관리의 요구를 충족시켜야 합니다. 둘째, 파일 처리 프로세스에 따라 파일 정보 시스템의 소프트웨어 기능을 설계합니다. 셋째, 정보 시스템에 완벽한 내부 통제 제도를 구축하여 문서의 안전을 확보한다.
또 전자문서를 이용하는 과정에서도 전자문서의 안전성에 유의해야 한다. 컴퓨터 네트워크의 급속한 발전으로 전자 아카이브의 범위가 급속히 확대되고 있으며, 특히 컴퓨터 네트워크의 급속한 발전에도 수가 급격히 증가하고 있다. 그에 따른 문제는 인터넷에서 컴퓨터 바이러스와 해커의 공격을 방지하고 전자 아카이브의 안전을 보장하는 방법이다. 둘째, 전자 파일의 진정성. 실제 업무에서는 생성에서 보관에 이르기까지 전자 문서의 표준화되고 절차적인 관리가 부족하기 때문입니다. 상당수의 초안 전자 파일이 자체 파괴 상태에 있으며, 대부분의 전자 파일과 해당 종이 파일 사이에는 일관된 관리 방법이 없습니다. 전자 파일을 저장하는 데 사용되는 캐리어의 내구성은 파일의 무결성과 신뢰성에 영향을 주어 파일의 신뢰성에 영향을 줍니다. 셋째, 전자 파일의 법적 효력. 일반적으로 파일의 법적 효력은 그 전달체에 의해 결정된다. 전자파일에 고정적인 전달체가 없어 적절한 법적 승인 조항을 마련하기가 어렵기 때문에 광 디스크, 테이프, 디스크 등 전달체가 있는 전자파일이 법적으로 인정받지 못한 이유다.
셋째, 파일 관리자의 자질을 제고하고 과학적 파일 관리를 실현하다.
현대화된 설비는 사람이 조작해야 하고, 서류작업의 정보화는 사람이 실현해야 한다. 아키비스트는 다양한 지식 배경을 갖추어야 요구를 충족시킬 수 있다. 현대 지식은 모든 아키비스트의 지식 구성의 요소가 될 것이며, 동시에 아카이브 작업 팀의 구조와 아키비스트의 지식 구조에 큰 영향을 미칠 것입니다. 따라서 현대 과학 기술 지식과 업무 지식을 갖춘 전문 팀을 설립하는 것이 중요하다. 첫째, 아키비스트는 다양한 지식 구조를 갖추어야 한다. 현대 과학 성과는 기록관리에 광범위하게 응용되어, 기록노동자들이 이론, 문화, 관리 등 관련 지식, 특히 컴퓨터, 수학, 생물학 등의 학과를 배우고 습득하도록 강요하여 기록관리의 현대화, 정보화에 직접적인 역할을 한다. 둘째, 기록학, 기록학, 문서 자동화 관리, 문서 기록, 색인, 검색, 편집, 복제, 바인딩 등 관련 전문 지식과 기본 기술을 종합적으로 습득합니다. 다시 한 번, 파일 관리 현대화의 추세를 보면, 아키비스트는 현대 파일 관리 기술을 익히고, 파일 정보를 분석하고, 높은 수준의 아카이브 정보 서비스 및 컨설팅을 제공할 수 있는 능력을 갖추어야 한다. 아키비스트는 반드시 학습, 학습, 재학습을 해야 하며, 상급 문서 관리 부서는 적극적으로 조건을 만들고, 계획적으로 아키비스트를 선발하여 연수와 탈산 훈련을 해야 하며, 또한 낡은 띠, 강약, 상호 지원, 상호 학습을 통해 복합적인 인재 집단과 사다리 인재 구조를 수립할 수 있다. 아키비스트로서 자신의 자질과 새로운 상황에서 서류 작업에 필요한 격차를 보고, 내가 기다리지 않는 정신으로 자신의 학습과 향상을 다잡고, 가능한 한 빨리 자신을 자격을 갖춘 아키비스트로 만들어야 한다. 장비가 업데이트되고 도입됨에 따라 파일 관리 부서는 풍부한 파일 전문 지식과 실무 경험을 도입하는 데 주의를 기울여야 합니다.
, 업무에 정통한 인재, 관련 학과를 도입하는 전문가에 주의를 기울이고, 기록인의 전문 구조, 연령 구조 및 지식 구조를 합리적으로 조정해야 한다. 한편, 기존 직원에 대한 교육과 지식 갱신을 강화하여 더 많은 사람들이 관련 현대 관리 기술, 과학적 관리 파일을 숙지하고 파악할 수 있도록 해야 합니다.
결론적으로, 정보화 조건 하에서 전자 파일은 파일 관리에서 이미 매우 중요한 위치를 차지하고 있다.