키워드: 파일 디지털화; 아웃소싱; 내낭
정보화 시대가 도래함에 따라, 서류작업은 어쩔 수 없이 정보화의 조류에 녹아들어야 한다. 아카이브 정보화 건설의 우선 순위는 아카이브 정보 자원 건설이고, 아카이브의 디지털화 처리는 아카이브 정보 자원 건설의 하이라이트이다. 많은 아카이브 디렉토리 입력 및 원본 파일 스캔 파일 디지털화 작업에 직면하여 많은 사람들은 "사회적 분업이 점점 더 세분화되고 전문화가 증가하고 디지털화 기술이 빠르게 갱신되는 상황에서 아카이브 부서는 전적으로 자체 소장품을 완성하는 디지털화 작업을 통해 점점 더 비효율적이고 불충분해졌다" 고 생각합니다. "아카이브 디지털화 아웃소싱 구현", "이렇게 하면 시간과 노력을 절약할 수 있을 뿐만 아니라 파일 디지털화의 품질과 효과를 보장할 수 있습니다." " [1] "이제 아카이브 비즈니스 아웃소싱이 트렌드가 되었습니다. 나가 알고 있다 면, 베이징에 있는 서만 20 이상 그런 회사가 프로젝트를 하 고 있다. " [2]
우리 성에도 이런 아웃소싱 회사가 많이 있는데, 우리 성의 많은 기록 보관소들은 모두 서류의 디지털화 처리를 아웃소싱하기로 선택했다. 아웃소싱은 정말 시간과 노력을 절약하고 품질과 효과를 보장할 수 있습니까? "내부 가방" 이란 기록 보관소가 스스로 디지털화하는 것을 말한다. 이점이 없습니까? 이 문제는 우리의 분석, 연구, 사고의 가치가 있다.
1 허난 아카이브 디지털 아웃소싱
제가 20 10 년에 참여한 국가기록국 과학연구 프로젝트' 허난성 3 급 종합기록 보관소 파일 보안 시스템 현황 조사', 20 10 년, 우리 성의 24 개 기록 보관소의 디지털 처리 형식을 조사한 결과, 그 중 5 개, 아웃소싱되지 않은/KLOC 우리 성 기록국 20 1 1 조사 통계에 따르면, "기록 디지털화 처리 형식의 경우 성 18 개 성급 시와 158 개 현급 기록 보관소 중 * *** 12 현급 기록 보관소와 17 현급 기록 보관소는 각각 66.7% 와 18% 로 아웃소싱을 선택했다. 즉, "가공 형식에서는 기록 보관소의 3 분의 2 가 외주 가공을 선택하고, 3 분의 1 은 자체 가공을 선택한다" 는 것이다. [3] 이 두 그룹의 조사 데이터를 보면, 우리 성의 파일 디지털화 추세는 점점 더 많은 기록 보관소가 아웃소싱을 선택하는 추세입니다. 그리고 아웃소싱의 규모가 갈수록 커지고 있다. 우리 성의 아웃소싱 금액이 가장 큰 것은 20 1 1 년 7 월 정주시 디지털 기록 보관소 건설 프로젝트에 낙찰된 것이다. 이 중 2 위 정저우시 디지털 기록 보관소 건설 프로젝트 소프트웨어 구매 (소프트웨어 및 디지털 처리 부분) 538 만원. [4]
2 아카이브 디지털화 처리 "아웃소싱" 및 "내부 패키지" 의 장단점 분석
"아웃소싱이라고도 하는 아웃소싱은 혁신적인 기업 관리 방식입니다. 1980 년대에 시작된 산업기업은 주로 외부 기업이나 그룹에 조직 내부 운영으로 완성해야 할 각종 경영 활동과 서비스를 의뢰하여 비용 절감, 시간 절약, 효율성 향상, 품질 향상 효과를 달성했다. 비즈니스 아웃소싱을 통해 Dell 은 조직의 핵심 비즈니스를 보다 효율적으로 완료하고 더 높은 사명 목표를 추구하는 데 집중할 수 있습니다. " [5] "아웃소싱" 은 아카이브의 디지털화를 전문 회사에 아웃소싱하여 파일을 디지털화하는 것을 의미합니다. "내부 패키지" 는 파일 자체의 힘으로 파일을 디지털화하는 것입니다. 서류의 디지털화 처리에는 그 특수성이 있고, 서류작업에도 그 특수성이 있다. 아웃소싱이 비용 절감, 시간 절약, 효율성 향상, 품질 향상 등의 효과를 얻을 수 있는지 여부도 구체적으로 분석해야 합니다.
자금 측면 2. 1. 기록 보관소는 비교적 가난하여 경제 여건이 좋은 지역이다. 대부분의 기록 보관소는 여전히 가난하고 경비는 여전히 제한되어 있다. 하지만 아웃소싱은 자금이 뒷받침돼 자금 없이는 지속하기 어렵다. 그리고 일단 아웃소싱하면, 특히 대규모 아웃소싱이 끝나면 아웃소싱에 의존하게 되므로 아웃소싱을 계속할 수 밖에 없습니다. (데이비드 아셀, Northern Exposure (미국 TV 드라마), 아웃소싱명언) 아웃소싱은 파일 작업자에게 정보 활용 능력 향상을 가져다주지 않기 때문에 컴퓨터, 스캐너에 대한 친숙함과 운영 수준이 단련되지 않고 하드웨어 및 소프트웨어에 대한 친숙함과 적용이 향상되지 않기 때문입니다. 그들은 여전히 스스로 처리할 수 없고, 여전히 아웃소싱에 의존하고 있다. 파일의 디지털화는 하루 이틀, 1 년 2 년의 일이 아니며, 한두 번 아웃소싱하면 해결할 수 있는 문제도 아니다. 아카이브의 디지털화는 장기적인 문제입니다. 아웃소싱은 또한 기록 보관소를 자금 부족의' 수렁' 에 빠뜨릴 수 있다. 시급 기록 보관소를 예로 들자면, 일반 수집 서류는 654.38+0.5 만 권에서 20 만 권 사이이다. 최소한150,000 볼륨 디지털 파일이 필요합니다. 볼륨당 평균 654.38+05 편으로 계산하면 225 만 개의 카탈로그를 입력해야 합니다. 각 0. 15 원으로 계산하면 필요한 자금은 33 만 7500 원입니다. 볼륨 100 페이지당 평균150,000 페이지를 스캔해야 합니다. 페이지당 0.3 위안으로 계산하면 자본은 450 만원이고, 두 항목의 합계는 483 만 7500 위안이다. 이것은 단지 카탈로그와 스캔 처리 비용일 뿐이다. 전체 텍스트 검색을 처리하려면 비용이 이 비용의 두 배 이상이어야 합니다. 이것은 문서 파일에서만 계산됩니다. 공증, 결혼, 재향군인 등 민생 서류라면 목록에 더 많은 항목이 들어 있을 것이며, 이는 기존 소장 서류의 디지털화 처리 비용일 뿐이다. (데이비드 아셀, Northern Exposure (미국 TV 드라마), 남녀명언) 각 부서에서 보존한 20 년 서류에도 디지털화 처리 문제가 있다. 마찬가지로, 그것은 또한 요금이 아니라 소수입니다. 앞으로 10 년 동안 생성된 파일의 경우 디지털 문제도 있습니다. 각 부서에서 생성되는 소위 전자 파일은 실제로 진정한 전자 파일이 아니기 때문입니다. 실제 전자 파일은 전자 파일이어야 하며 형식의 전자 파일이어야 합니다. 이러한 전자 파일은 전체 텍스트 스캔 디지털화가 필요하지 않으며, 모든 시급 입관기관에 보급된 것은 10 년 이후여야 합니다. 전자 공문이 보급됨에 따라 회의록 등과 같은 많은 비전자 공문이 여전히 디지털화 처리가 필요하다. 일부 단위가 디지털화될 수 있지만, 여전히 많은 단위의 파일을 기록 보관소에서 처리해야 한다. 따라서 기록 보관소의 경우, 기록 보관소의 디지털화는 장기적인 임무입니다. 아웃소싱이라면 자금 투입은 놀랍다. 내부 가방이라면, 분명히 절약도 놀랍다. 컴퓨터, 스캐너 등 정보 하드웨어 장비를 아웃소싱한 돈으로 구입해야만 아카이브의 하드웨어 장비를 높은 수준으로 끌어올릴 수 있다.
아웃소싱은 기록 보관소의 운영 비용과 디지털 기록 보관소의 건설 비용을 크게 증가시켰으며, 제한된 자금은 대부분 기록 보관소의 디지털 아웃소싱, 특히 경제 여건이 좋지 않은 지역의 기록 보관소에 투입되었습니다. "허리띠를 졸라매다" 라고 할 수 있는데, 분명히 득실을 면할 수 없다. 컴퓨터, 스캐너 등 정보 하드웨어 장비를 구입하기를 꺼리는 기록보관소도 있지만, 제한된 자금을 아웃소싱에 투입해 아카이브 정보화의 방향에서 벗어나 계승하기 어렵다.
2.2 품질. 아웃소싱은 가공 품질을 보장할 수 없다고 말할 수는 없지만, 가공 품질을 보장하는 조치는 아웃소싱에 대한 감독을 강화하는 것이다. 문제의 관건은 아웃소싱 회사, 대기업, 소규모 작업장이 모두 상업행위이며, 질량이 아닌 속도와 수량을 추구한다는 것이다. 아웃소싱 회사' 는 많은 사람들이 보는 것이 아니다. 파일 아웃소싱 회사는 실력이 강하고 인력 자질이 높다. 우리 회사에 가지 않았을 때, 단지 몇 명만이 파일학과의 학생이었고, 나머지는 전문대생이었고, 모두 파일전공이 아니었다. [6] 서류학 전공 배경이 있는 학생도 대부분 갓 졸업한 학생인데 서류학에 익숙해지는 데는 시간이 오래 걸린다. 원가를 낮추기 위해 일부 채용된 가공인원은 대학생이 아니어서 가공 품질을 보장하기가 어렵다. 파일 디지털화의 품질을 보장하기 위해 유일한 선택은 파일 검사를 강화하는 것입니다. 100% 검사를 하는 것이 가장 좋습니다. 그러나 파일의 디지털화는 원본 파일의 품질에 따라 파일 디렉토리의 입력이나 스캔에 따라 특수성이 있습니다. 원본 파일의 축 어적 입력은 품질을 보장할 수 없다. 원본 디렉토리에 오류가 있으면 먼저 원본 파일을 검사한 다음 교정하고 수정해야 합니다. 그리고 역사적인 이유로 수동 카탈로그에는 탈자, 오자, 누락이 많다. 스캔 파일에도 문제가 있다. 문서에는 많은 현상이 있고, 디렉토리도 있고, 문서도 있고, 디렉토리도 없고, 페이지 수도 적고, 잘못 배치했다. 이런 문제들은 일정한 서류 업무 경험이 있는 사람만이 볼 수 있고, 아웃소싱 회사의 가공원들은 거의 볼 수 없다. 이렇게 품질을 보장하기 위해서는 100% 검사가 필요하고 100% 검사는 기록 보관소의 상당한 인력이 필요하다. 기본적으로 자기가 한 것과 비슷하다. 전체 텍스트 데이터베이스를 만드는 경우, 검사의 작업량은 기본적으로 자기가 하는 것과 같다. 전체 텍스트 데이터베이스를 설정하는 두 가지 방법이 있습니다. 하나는 수동 입력이고 다른 하나는 스캔 후 OCR 을 통한 문자 변환 인식입니다. 그러나 OCR 의 인식률은 일반적으로 95% 로 텍스트 사양이 뚜렷한 스캔 문서일 뿐이다. 어떤 방법이든 착오가 있기 때문에 교정은 100% 여야 합니다. 교정한 후에도 교정해야 합니다. 100% 의 정확도에 미치지 못하면 리콜률과 정확도에 영향을 미칩니다. 이 두 가지 점은 할 수 없고, 문서 정보화의 장점은 반영되지 않는다. 또한 중화 민국 기록 보관소, 혁명 역사 기록 보관소, 건국 초기 기록 보관소의 디지털 처리와 같은 서류들은 대부분 번체자이며, 아웃소싱 회사에서 고용한 직원들은 대부분 젊은이들이며 번체자를 이해하지 못하고, 서류의 쓰기 스타일과 언어에 대해서는 더욱 안개가 끼었다. 이러한 파일의 디지털화 처리의 경우 파일 카탈로그 처리, 스캔 처리 또는 전체 텍스트 디지털화 처리, 3 ~ 5 회 검사 없이 품질 요구 사항을 충족하기가 어렵고 파일러의 작업량이 자신보다 더 오래 걸릴 수 있습니다. 만약 기록 보관소가 품질을 엄격하게 통제해야 한다면, 일반적인 아웃소싱 결말은' 윈윈' 이 아니라' 쌍패' 이다. 아웃소싱 회사는 잦은 재작업으로 원가를 증가시켜 기본적으로 돈을 벌지 못하고 손해를 보기도 한다. 서류의 경우, 대량의 인력 검사에 투입되어 자신보다 시간이 더 많이 걸리고 외주 가공 비용도 지불해야 한다. 분명히 아웃소싱은 비용을 절감하거나 시간을 절약하거나 효율성과 품질을 향상시키지 않습니다. 조직의 핵심 업무를 더욱 효과적으로 완수하고 더 높은 사명 목표를 추구하는 데 집중할 수 없다.