1 항목 파일의 특징
프로젝트의 독창성, 무결성, 다방면참여성, 주기성, 역학은 프로젝트 파일이 전문성이 강하고, 완전성이 강하며, 분산이 형성되고, 단계가 강하고, 변동이 빈번하며, 유형이 다양하다는 특징을 결정한다.
1..1전문성이 강하다.
각 프로젝트는 독특하며 해당 전문가의 참여가 필요하기 때문에 전문적이고 기술적인 작업이다. 철도 건설 프로젝트의 경우, 관련된 전문 기술 활동은 주로 시공 활동이며, 전체 프로젝트는 조사, 설계, 기초 건설, 과학 연구, 설비 설치 등의 활동을 포함한다. 따라서 프로젝트 문서는 프로젝트 건설의 기록 자료로서 그에 따라 뚜렷한 전문적인 특징을 가지고 있으며, 서로 다른 전문 기술 문서는 혼동해서는 안 된다.
1.2 는 강한 완벽성을 가지고 있습니다.
무결성은 엔지니어링 프로젝트 파일의 중요한 특징이므로 프로젝트 파일 수집 및 정리에 있어서 완전성을 추구해야 합니다. 공사 프로젝트 파일의 완전한 특징은 건설 프로젝트의 무결성에 의해 결정된다. 구체적인 건설 프로젝트의 경우, 초기 프로젝트, 승인, 입찰에서 설계, 시공, 준공까지 완전한 과정이다. 프로젝트 파일은 이 과정을 사실적으로 기록하며 완전하다. 특히 프로젝트 문서에는 프로젝트 선행 문서, 프로젝트 설계 문서, 프로젝트 시공 문서, 프로젝트 감독 문서, 프로젝트 완료 수락 문서 등 일련의 자료가 포함되어 있어 건설 프로젝트의 전모를 반영하고 있습니다. 시공 기술 문서는 일반적으로 국부부터 전체까지 하위, 사업부, 단위별로 축적된다. 건설업체들은 주로 청부업자로서 건설공사에 참여하고 있으며, 건설활동에서도 문서 무결성 관리 요구 사항이 있다. 동시에, 생성된 시공 문서는 전체 프로젝트 문서의 중요한 부분이므로 시공 기술 문서의 축적을 효과적으로 하여 시공 문서 자체와 전체 시공 프로젝트의 무결성을 보장해야 합니다.
1.3 분산 형성
건설 프로젝트 자체도 방대한 공사로, 여러 단위와 부서를 포괄하고 다방면으로 참여하여 프로젝트 문서의 형성을 분산시켰다. 본 시공기업 프로젝트 파일 관리 수요 분석 양계언 (중국 철건주식유한공사 파일) 은 건설단위, 조사설계단위, 시공단위, 감독단위 등 여러 방면에서 프로젝트 문서가 형성된다는 두 가지 측면에 분산되어 있다. 둘째, 프로젝트 문서는 행정부, 계획 재무부, 기술부 등 각 방면의 관련 기능 관리 부서에 분산되어 있다. 프로젝트 문서 관리에 대한 권한 부여는 참가자의 전임 문서 인력이 관련 문서를 수집하고 정리해야 할 뿐만 아니라, 모든 문서가 요구 사항을 충족하도록 전체를 조직해야 하는 큰 과제입니다.
1.4 는 단계가 매우 강하다.
건설 프로젝트 기간은 길고 일정한 수명 주기가 있다. 전체 공사는 시공 조직 설계, 변경 설계, 공사, 공사 실험, 준공 검수 등의 단계를 포함하므로 각 단계마다 대량의 공사 문서가 형성되었다. 따라서 거시적으로 보면 건설 프로젝트 문서는 단계적 특징을 가지고 있다. 프로젝트 구현의 각 단계에서 프로젝트 파일 관리를 목표로 동기화해야 건설 프로젝트 주기가 길고 프로젝트 파일 수가 많아 프로젝트 파일이 단절되고 제대로 관리되지 않는 상황을 방지할 수 있습니다. 또한 각 단계의 문서는 서로 다른 특징을 가지고 있으며 서로 긴밀하게 연결되어 있으므로 서로 다른 단계의 문서 간 유기적 관계를 유지하면서 서로 다른 단계의 문서를 구체적으로 정리하고 분류해야 합니다.
1.5 변화가 잦다.
건설 프로젝트는 건립부터 착공, 건설, 시운전, 검수, 후속 유지 및 철거에 이르기까지 역동적이었다. 프로젝트의 동적 특성으로 인해 프로젝트 문서는 가변적입니다. 예를 들어, 프로젝트 건설 과정에서 설계 변경이 자주 발생하고 시공 요구 사항을 충족하기 위해 시공 설계 문서를 수정하고 보완해야 합니다. 프로젝트의 사용 및 유지 보수 단계에서 사용 부서의 필요와 생산 경영의 변화에 따라 소유권 성격과 구조도 그에 따라 변경되어 건설 프로젝트 문서의 변화를 야기할 수 있습니다. 가변성은 건축 엔지니어링 파일이 다른 파일과 구별되는 중요한 특징입니다. 프로젝트 문서와 프로젝트의 동기화 변경 사항을 유지해야 프로젝트 문서의 정확성과 무결성이 보장됩니다.
1.6 품종
건설 프로젝트 문서는 다양성의 특징을 가지고 있다. 첫째, 캐리어에는 다양성이 있습니다. 건설 프로젝트 파일의 전달체에는 전통적인 종이 전달체뿐만 아니라 감광 재료, 자기 매체 및 CD 도 포함됩니다. 캐리어의 다양성으로 인해 프로젝트 파일은 종이 파일, 도면, 사진, 오디오 비디오 파일, 축소판, 전자 파일 등 다양한 형태로 나타납니다. 둘째, 내용의 다양성이 있습니다. 건설 프로젝트 문서는 건설 프로젝트 활동의 전개를 반영하고, 건설 프로젝트의 전개는 행정 재무 기술 등 부문을 포괄하여 문서 회계 기술 등에 관한 서류를 형성한다. 건설 프로젝트 문서의 다양성은 프로젝트 문서 관리의 복잡성을 반영한다. 프로젝트 파일 관리는 각종 전달체와 각종 콘텐츠 파일의 수집과 정리에 주의해야 한다.
2. 전통적인 건설 프로젝트 문서 관리 방법의 문제점
전문성이 강하고, 세트성이 강하고, 분산이 형성되고, 단계가 강하고, 변화가 잦고, 유형이 다양하기 때문에 건설 프로젝트 문서 관리에 대한 요구가 높아지고 있다. 그러나 기존의 프로젝트 문서 관리 방법은 분산, 폐쇄, 정적, 수동 방법으로, 많은 문제가 있어 고품질의 프로젝트 문서 관리를 실현하기 어렵고, 프로젝트의 구현과 유지 보수에 어느 정도 영향을 미쳤다. 특히 기존의 문서 관리에는 다음과 같은 네 가지 문제가 있습니다.
2. 1 수동 관리가 비효율적이고 부정확합니다.
기존의 프로젝트 문서 관리는 수작업으로 이루어집니다. 즉, 문서의 형성, 수집, 정리 및 검색은 수작업으로 관리되고 비효율적입니다. 그러나, 대량의 건설 프로젝트 문건은 사람, 재정, 사물 등에 의해 제한되는데, 이는 의심할 여지 없이 건설 프로젝트 문서 관리에 설상가상이다. 인력, 인력, 물자가 충분하다고 해도 기존 문서 관리의 비효율성을 근본적으로 바꿀 수 없고, 자원을 너무 많이 사용한 혐의도 있다. 건설 프로젝트 시공 서류의 전달체는 종이로 전통적인 프로젝트 관리 모드에서 완전히 수작업으로 채워졌다. 그러나 서류의 형성과 정리 과정에서 종이, 필묵, 계산, 서명, 보고 순서, 보관 등의 원인으로 인한 실수가 가끔 발생하여 시공 문서의 규범성과 정확성에 영향을 미친다. 일부 프로젝트에서는 시공사나 측량사와 같이 양식을 작성하는 첫 번째 사람이 관찰 및 측정된 현장 기록에 따라 양식을 작성하지 않습니다. 항목공사 검수평가표의 데이터가 측정기록표의 데이터와 일치하지 않을 경우, 감사인 및 관련 책임자는 면밀한 검사 확인 없이 양식에 마음대로 서명한다. 이와 함께 일부 건설 프로젝트에서는 시공감리측 책임자가 보증서 서명란에 서명하는 것도 발견됐다. 일부 시공 기관 직원들은 실험 데이터 변경을 위반하고, 병렬 실험의 데이터와 감독의 샘플링 데이터가 정확하지 않다는 사실도 발견했습니다.
2.2 프로젝트 파일 수집이 불완전합니다
건설 프로젝트는 책임자가 많고 주기가 길다. 따라서 프로젝트 문서 작업은 수평 소유자 및 수직 시간 차원에서 분산되어 프로젝트 문서 수집이 불완전해질 수 있습니다. 가로로 보면 건설 프로젝트는 다방면으로 참여하고, 참가자의 자격은 다르며, 프로젝트 문서에 대한 이해도가 높거나 낮다. 일부 참가자들은 공사 건설에 바쁘고, 평소에는 공사 자료 수집에 주의를 기울이지 않고, 공사가 완공된 후에야 준공 검수에 대처하여 서류의 결함을 초래한다. 일부 참가자들은 수집해야 할 문서에 대한 명확한 인식이 없었고, 다양한 내용과 전달체의 프로젝트 문서 수집이 불완전하고 부정확하여 문서 누락을 초래했다. 세로로 보면, 건설 프로젝트는 단번에 이루어지는 것이 아니다. 초기 제안부터 프로젝트 완료 및 사후 유지 관리에 이르기까지 긴 과정이 필요합니다. 동시에 프로젝트 파일은 시간이 오래 걸립니다. 이 긴 과정에서 약간의 부주의로 인해 "격차" 가 발생하여 프로젝트 문서 수집이 완료되지 않을 수 있습니다.
2.3 파일 관리 지연, 파일 변경 사항이 동기화되지 않았습니다.
공사 관행에서 시공 문서 작성은 공사의 실제 진도에 크게 뒤처져 있으며, 편성 및 보관과 동기화되지 않아 시공 문서의 진실성을 보장하기 어렵다. 건설 프로젝트가 착공부터 준공 검수에 이르는 기간이 길기 때문에 시공단위가 문서 형성부터 요약정리에 이르는 시간 범위도 크고 시공문서는 각 시공단위의 손에 장기간 분산되어 있어 객관적으로 시공문서가 각종 이익 고려에 따라 분실되거나 변조될 가능성이 있다. 일부 프로젝트에서는 하청업체가 공사비 분쟁으로 보관해야 할 시공 서류를 압류하기도 했다. 프로젝트 문서는 프로젝트 건설의 문자 기록 자료이다. 프로젝트 건설과 일치해야만 진실하고 믿을 수 있고, 흔적이 있어야 앞으로 기업의 합법적 권익을 보호할 수 있는 믿을 만한 근거를 제공할 수 있다. 그러나 기존 프로젝트 문서의 폐쇄성으로 인해 의사 소통이 원활하지 않아 프로젝트 문서의 신뢰성과 추적 가능성에 심각한 영향을 미쳤습니다. 설계 변경은 프로젝트 건설 과정에서 자주 발생합니다. 프로젝트 문서 관리자는 수동적으로 접수하고, 정리에 몰두하며, 공사 프로젝트의 변경 사항을 추적할 수 없고, 프로젝트의 변경 사항을 알 수 없고, 관련 시공 문서를 제때에 수정하고 보충할 수 없어 프로젝트 문서가' 왜곡' 되고, 중요한 순간에 필요한 증빙과 참조 역할을 할 수 없다.
2.4 프로젝트 문서가 표준화되지 않아 품질 관리가 어렵다.
건설 프로젝트의 다방면 참여와 문서 관리자 전문 수준의 불안정으로 프로젝트 문서가 표준화되지 않았다. 다중 당사자 참여에는 프로젝트 문서 관리의 높은 조정이 필요합니다. 건설 단위 내 관련 부서와 인원 간의 소통, 조정 및 연계가 부족하여 각 측이 프로젝트 시공 문서에 대한 관리 요구 사항이 다양해 프로젝트 문서의 표준화에 영향을 미쳤다. 건설 프로젝트 문서 관리자의 안정성과 품질은 프로젝트 문서 관리의 표준화에 직접적인 영향을 미칩니다. 일부 참가자 프로젝트 문서 관리자의 유동성이 크거나 전담 문서 관리자가 없기 때문에 프로젝트 완료 후 파트타임이나 임시직만 배정하여 프로젝트 문서를 정리할 수 있으며, 프로젝트 문서 관리자의 품질이 요구 사항을 충족하는지 확인할 수 없어 프로젝트 문서가 표준화되지 않았습니다. 시공 문서 수집 정리 작업량이 많기 때문에 각 부서의 인력 투입이 상대적으로 부족해 서류와 시공 진도가 동기화되지 않는 현상으로' 시공 자체 검사 → 프로젝트 검사 → 감독 재검사 → 품질 인정' 의 품질 관리 절차가 더욱 무의미하다. 자료 정리의 지연은 반드시 공사 품질 평가의 진일보한 지연으로 이어질 것이며, 품질 평가의 2 차 작성과 계산도 평가의 실수를 증가시켜 시공기관의 시공 품질에 대한 시기적절한 모니터링에 영향을 미칠 것이다. 철도 건설 프로젝트는 점, 선 길이, 면이 넓어서 건설, 감독 또는 시공 기관에 의지하여 종합적인 시공 품질 통제를 실시할 수 없다. 시공 문서는 시공 상황의 실제 기록과 실제 반영으로서 시공 품질 관리를 위한 매우 중요하고 효과적인 관리 도구가 되어야 합니다. 프로젝트가 완공되면 이 서류들은 오랫동안 프로젝트 후평가뿐 아니라 응급구조에 가장 필요한 서류근거와 법적 증거가 될 것이다. 따라서 기존의 프로젝트 문서 관리 방법은 더 이상 프로젝트 문서 관리의 요구를 충족시킬 수 없으며, 새로운 시각을 확립하고, 고급 정보 기술을 사용하여 그 부족을 보완하고, 프로젝트 문서의 특성에 따라 관련 관리 작업을 잘 수행하고, 건설 프로젝트의 개발 및 유지 관리를 위한 정보 지원 역할을 해야 합니다.
3 건설 프로젝트 파일 관리 요구 사항
위의 분석에 따르면 시공 문서의 질이 많은 도전에 직면하고 있음을 알 수 있다. 시공 문서의 형성과 교환이 여전히 수동 모드에 남아 있는 경우, 데이터 정확성 저하, 고립된 저장, 시공 문서 및 프로젝트와 동기화되지 않음, 효과적인 보조 프로젝트 분석 및 관리 불가 상태가 개선되지 않으면 시공 문서는 편성을 위해 형성되고 수용을 위해 보관되는 어려움에 빠지게 됩니다. 이러한 문제를 방지하기 위해 건설 단위의 프로젝트 파일 관리는 효율적이고 지능적인 현장 기록 관리, 프로젝트 파일의 전체 프로세스 관리, 프로젝트 파일의 동적 관리 및 프로젝트 파일의 표준화 된 관리를 충족해야 합니다.
3. 1 효율적이고 지능적인 현장 기록 관리
시공 원시 기록은 시공 과정, 시공 공예 및 시공 품질 관리의 실제 반영이다. 품질 보증과 추적 가능성에 대한 중요한 근거로 시공측이 시공현장에서 사실대로 작성하였다. 그러나 사서와 아르바이트 기록원의 파일 관리 전문 지식이 제한되어 있어 작업량이 많은 경우가 많기 때문에 수작업 정리 및 기록 작업이 규범적이고 정확하지 않아 과학적이고 합리적인 논문 구성과 문서 제목 초안 작성 등의 과제에 직면할 수 있습니다. 사서와 파트 타임 아키비스트 대신 프로젝트 문서 관리 시스템을 사용하여 일부 문서 관리 활동을 자동화, 지능화하면 생산성이 높아질 뿐만 아니라 문서 관리의 규범성과 정확성을 높일 수 있습니다.
3.2 프로젝트 문서 전체 프로세스 관리
시공 문서의 품질을 완전하고 정확하며 안전하고 효과적으로 보장하기 위해 시공 문서의 전체 수명 주기 관리, 즉 문서 및 해당 자료의 수집에서 교환, 보관에 이르기까지 전체 수명 주기 관리가 필요합니다. 대량의 시공 원시 기록, 품질 검사, 공사 감독, 검수 평가 등 방면의 데이터 처리를 위해서는 품질 사고를 기록하고 추적할 수 있어야 하며, 유사한 사고 보고와 통계 분석은 네트워크를 통해 직접 진행할 수 있어 업무 효율을 크게 높이고 품질 관리를 보장할 수 있어야 한다.
3.3 프로젝트 파일의 동적 관리
정보 시스템의 적용은 모든 문제를 자동으로 해결할 수 없으며 프로젝트 자체의 전체 프로세스를 기반으로 동적으로 관리해야 합니다. 국가 건설 프로젝트 기록 품질 관리 요구 사항에 따라' 3 포함' 과' 4 동기화' 의 요구 사항을 따라야 한다. 프런트 엔드 통제의 관점에서 볼 때,' 3 포함' 이란 건설 프로젝트 문서 자료의 형성, 축적 및 보관을 리더십 업무 일정과 업무 절차에 포함시키고, 각 업무 계획을 포함하고, 관련 인원의 경제책임제 또는 직무책임제를 포함시키는 것을 말한다. 전 과정 관리의 관점에서 볼 때,' 4 동기화' 란 공사 시작 임무와 시공 문서 자료 요구 사항의 동기화, 공사 계획 진도 검사와 시공 문서 자료의 동기화 검사, 평가 공사와 검사 평가 시공 문서의 품질 동기화, 공사금 지급과 기록 증명서의 동기화를 가리킨다.
3.4 프로젝트 문서의 표준화 된 관리
엔지니어링 건설 품질 관리 관련 프로세스에 대한 종합적인 분석을 통해 컴퓨터 기술과 결합하여 합리적인 데이터베이스를 구축함으로써 사용자가 데이터를 입력하는 작업량을 줄이고 데이터의 엄격함과 일관성을 보장하며 다양한 시공 문서의 유기적 연계를 유지하고 디지털 정보 통합을 실현합니다. 품질 관리 시스템에 대한 총체적 품질 관리의 요구 사항을 충족함은 물론, 건설 문서 보관 관리에 대한 국가의 요구도 충족한다. (윌리엄 셰익스피어, 윈스턴, 품질관리, 품질관리, 품질관리, 품질관리, 품질관리, 품질관리, 품질관리, 품질관리, 품질관리, 품질관리) 시스템은 완벽한 데이터 가져오기, 내보내기 및 백업 기능을 제공해야 합니다. 시방서의 데이터는 장기간 효율적으로 보관할 수 있으며 언제든지 조회하고 호출할 수 있습니다.
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