OA 시스템은 과거의 종이 파일 감사 방식에 비해 송수신 파일을 처리하고 정보 자원을 활용함으로써 대량의 종이를 절약하고 사무실 비용을 절감할 수 있습니다. 리더는 OA 시스템에서 직접 전자 문서를 읽고 승인하고 수정할 수 있으며, 읽기와 수정의 흔적을 보존하여 과거에 초안 파일을 반복적으로 수정하여 대량의 종이를 낭비했던 문제를 해결할 수 있습니다. 또한 전자 문서는 OA 시스템에서 동시에 여러 사람에게 전달될 수 있어 문서 흐름 주기를 단축하고 종이 문서 손실 가능성을 없앨 수 있습니다.
사무 자동화 시스템의 주요 특징:
1, 다양한 트랜잭션 자동화
기업과 기관의 사무관리에는 비서와 행정우선 순위가 관련되어 있으며, 사무자동화의 응용은 행정사무와 인사의 관계를 제때에 이해하고 보다 정확한 거래를 보장할 수 있다.
2. 파일 처리 자동화
전통적인 사무실 관리에서는 모든 파일을 주의 깊게 분석하고 해석하고 종이로 지속적으로 수정해야 합니다. 이로 인해 생산성이 저하되고 직원의 작업량이 증가할 뿐 아니라 수정 오류 또는 파일 정보 손실 등의 문제가 발생하기 쉬우므로 파일의 정보가 취약해집니다. 사무 자동화 시스템은 다양한 파일을 자동으로 관리할 수 있다.
컴퓨터 네트워크 기술을 이용하여 파일을 통일적으로 분류하고 전송함으로써 원본 파일을 보존하면서 실현가능성 건의를 하였다. 동시에 기업은 사무 자동화 시스템을 엄격하게 관리하고, 근로자가 인증을 통해 시스템에 로그인하고, 필요한 파일을 확인하며, 기업 내 문서의 엄격함을 효과적으로 보장해야 합니다.