리더와 직원 사이, 상하 간의 정보 소통도 수직 소통이라고 한다. 수직소통은 기업의 정령이 원활한지, 지도자의 이목이 막히는지, 직원들이 적극적으로 기업을 위해 일할 수 있는지, 심지어 기업 관리의 성패의 관건 중 하나라고 할 수 있다. 수직적 소통은 하향 소통과 상향 소통으로 나눌 수 있으며, 두 가지 측면에서 분석할 수 있다.
하향 소통이란 관리자와 직원 간의 하향식 정보 소통을 말한다. 예를 들어, 풀뿌리 대중에게 조직의 목표, 계획, 정책 및 조치를 전달합니다. 아래로 소통하는 세 가지 방법이 있다: 지시 발표, 회의 제도, 개별 대화. 상향 소통은 상향식 정보 교환이다. 그것은 두 가지 표현 형식을 가지고 있다. 하나는 층층이 전도하는 것이다. 즉, 특정 조직 원칙과 절차에 따라, 예를 들면, 반반, 작업장을 통해 분공장, 총공장, 상급자에게 단계적으로 반영된다. 두 번째는 중간 계층을 줄이고 고위 의사결정자들이 일반 직원과 직접 대화할 수 있도록 하는 수준 높은 반성이다. 관리자가 조직의 현재 상황과 직원의 사상 동태를 전면적으로 적시에 이해함으로써 상하 관계를 확대하고 조직의 응집력을 높일 수 있도록 한다. 그러나 관리자들은 직원들의 심리적 장애를 해소하고 직원들이 하고 싶은 말을 할 수 있도록 해야 한다.
부서 간 정보 교환
기업 내부는 종종 여러 기능 부서로 나뉘는데, 기능 부서 간의 정보 교류와 협력을 기업 내부의 수평 소통이라고 합니다. 수평 커뮤니케이션은 병렬 커뮤니케이션이라고도 하며, 네 가지 상황이 포함됩니다. 하나는 조직 의사 결정 계층과 중간 계층 간의 정보 커뮤니케이션입니다. 둘째, 고위 경영진 간의 정보 통신; 셋째, 부서 간 의사 소통; 넷째, 부서 동료와의 소통. 수평 적 의사 소통은 효과적인 관리의 기본 방법 중 하나입니다. 수평 적 의사 소통은 다음 다섯 가지 측면에서 시작해야합니다.
과학적인 작업 절차를 수립하고, 업무 책임을 명확히 하다. 과학적인 업무 절차로 각 부서, 각 직위에 대한 행동 규범이 있고, 명확한 직무 의무가 있어 각 부서, 각 직위의 권력과 책임을 명확히 할 수 있다. (윌리엄 셰익스피어, 윈스턴, 과학명언) 기업 내 각 부서 간에 서로 입씨름하거나, 서로 떠넘기거나, 책임이 겹치거나, 공백이 되는 상황을 피할 수 있다. 부서 간 커뮤니케이션 채널을 표준화하고 제도화하여 부서 간 정보 교환 채널이 원활한지 확인합니다.
병렬 커뮤니케이션에서 직무 책임 위반을 피하십시오. 직무 책임 위반은 적대적이거나 의사 소통에 영향을 줄 수 있습니다. 호텔 객실 업무에서는 종업원이 매일 14 개의 방을 하도록 규정하고 있지만, 한 팀 지도자는 갑자기 규정을 위반하여 직원들의 비위를 맞추며 매일 10 개의 방만 하기로 동의했다. 다른 팀들은 자신의 지도자에 대해 의견이 있을 수 있고, 다른 부서장은 규정을 위반한 지도자에 대해 매우 화가 나고, 일이 혼란스러울 수 있다. (윌리엄 셰익스피어, 윈스턴, 일명언)
서로 해결할 수 있는 문제는 되도록 내지 마세요. 부서와 직위 간의 조정이 필요한 일자리가 자주 있다. 부서장이 갈등을 넘겨주고 조율을 열심히 하지 않으면, 숨겨진 위험을 묻게 된다. 한쪽은 원래 쌍방이 모두 처리할 수 있었던 문제가 상부에 의해 처리되었고, 스스로 체면을 잃고 상처를 입었다고 느낄 것이다. 부상당한 쪽은 보복을 구해야 하고, 보복하지 않아도 상대방에 대한 신뢰를 잃고, 앞으로의 소통에 큰 어려움을 가져온다.
먼저 문제를 처리한 후에 원인을 찾아내다. 두 부서 또는 두 직위가 조정에 문제가 있을 때, 우선 문제의 책임을 찾아내야 하는 것이 아니라 문제를 해결해야 한다. 관광식당을 예로 들어보죠. 손님이 깨끗한 객실로 들어가 갑자기 침대 위에 머리카락이 몇 개 있는 것을 발견하면 인솔자는 즉시 어느 반이나 종업원의 잘못을 규명해서는 안 되며, 먼저 깨끗한 침대 시트로 갈아입고 그 여행객에게 사과해야 한다. 승객을 떠나 원인을 찾아내다. 원인을 찾는 것은 잘못을 강조하고 누구를 불신하기 위해서가 아니라 문제의 재발을 막기 위해서이다. 각 부처, 각 직위 간 조정에 반복적인 문제가 있을 경우 기존 업무 절차에 결함이 있다는 것을 설명하면 수정해야 한다.
잦은 소통을 유지하다. 사람과 사람 사이의 상호 이해와 신뢰는 소통에서 비롯된다. 어느 것이 아닌가? 벼락치기요? 문제가 있어야 의사 소통을 시작할 수 있다. 그것은 서로 지속적인 교류가 필요하다. 의사 소통 방식은 공식적이거나 비공식적일 수 있다.
비공식 채널 정보 교환
소통은 정식 소통과 비공식 소통으로 나눌 수 있다. 공식 소통이란 조직 시스템 내에서 특정 조직 수준에 따른 정보 전달 및 교류 활동을 말한다. 예를 들어, 위에서 언급한 수직적 소통과 수평적 소통은 모두 공식적인 소통에 속하며, 의사 소통 효과가 좋고, 진지함이 강하며, 구속력이 강하며, 기밀이 쉬우며, 조직의 업무에 대한 권위를 유지할 수 있습니다. 그러나 그룹 내에도 비공식 교류, 즉 비공식 채널과 비공식 장소에서 정보와 교류를 배우는 비공식적인 교류가 있다. 예를 들어, 친한 친구, 동료, 가족 구성원 간의 정보 전파는 비공식적인 교류로 간주됩니다. 미국에서는 이런 정보 전파 방식 (information standard) 를 흔히? 포도 덩굴? 잎이 무성하고, 가지가 무성하며, 여기저기 뻗어 있는 것을 묘사하는 데 쓰인다. 비공식적인 소통은 시기적절하고 빠르며, 잠재적인 문제를 다루고 있으며, 정보 출처를 보충하는 좋은 방법이다.
비공식 소통에 대한 대책은 첫째, 비공식 소통의 발생과 전파는 주로 그들이 관심 있는 정보가 부족하기 때문에 관리자가 봉쇄할수록 배후에서 퍼지는 소문이 많아진다는 것이다. (데이비드 아셀, Northern Exposure (미국 TV 드라마), 비공식 소통명언) 우리는 근원을 추적 할 수 있습니다. 주관은 조직 내 의사 소통 시스템을 더욱 개방시키거나 최대한 개방하면 각종 허위 루머가 자연스럽게 사라진다. 둘째, 한가하고 단조로운 것은 소문과 고민의 온상이다. 이러한 소문이 사람들의 사기를 어지럽히는 것을 막기 위해 주관은 조직원들이 너무 게으르거나 너무 단조롭지 않도록 주의해야 한다. 셋째, 가장 기본적인 방법은 조직원들이 경영진에 대한 신뢰를 키우고, 조직이 제공하는 정보에 귀를 기울이고, 더욱 신뢰할 수 있도록 하는 것이다. 넷째, 조직 관리자의 훈련에서 이 방면의 지식을 증가시켜 그들이 더 정확한 관념과 방법을 가질 수 있도록 해야 한다. 공식 채널을 강화하고 원활하게 하는 것은 조직 원칙에 어긋나지 않고 가능한 다양한 채널을 통해 직원에게 메시지를 전달하는 것이 조직 목표 달성에 불리한 루머 전파를 방지하는 효과적인 조치다.