비즈니스 협상 전 준비 사항:
1. 정보 수집, 자료 제공, 협상 계획 수립 및 협상 계획 수립에 참여합니다. 협상에 앞서 자신의 입장, 특히 상대방의 강점과 목표, 의도, 양측의 양보 정도를 충분히 이해하는 것이 필수적인 준비작업이다. 충분한 준비가 되어 있을 때에만 우리는 자신 있게 협상 테이블에 혼자 앉거나 상사와 함께 앉아 상호 이익에 관한 문제에 대해 상대방과 흥정할 수 있습니다. 따라서 협상을 진행하는 양측으로부터 정보를 수집하여 이를 정리한 후 상사에게 제공하는 것이 비서의 주된 업무인데, 특히 상대방의 법인자격, 신용상태, 법적 주소 등 상대방의 실태, 개인의 신원과 사업범위, 회사의 현황 등을 사전에 검토하거나 정황증거를 확보해야 합니다. 상대방이 외국 사업가인 경우에는 우리나라의 해외 상업기관이나 믿을 수 있는 외국 사업 대행사, 외국 친구 등을 통해 정보를 제공하는 것이 가장 좋지만, 외국 사업가를 통해서도 제공될 수 있는지 여부를 판단할 필요가 있습니다. 신뢰할 수 있습니다. 나이, 학력, 자격, 성격, 취미, 관습, 가치관 등 상대방의 담당자의 개인적인 사정도 있습니다. 비즈니스 협상의 성공 또는 실패와 협상가의 지위 강도는 종종 한쪽 당사자가 정보에 접근하는 정도에 따라 달라집니다. 정보가 많을수록 협상 과정을 통제하기가 더 쉬워집니다. 이러한 이해와 분석을 통해 우리는 협상에서 양측의 상태, 각자의 가장 큰 요구, 양보의 범위와 규모, 협상 기한 등을 명확하게 이해하게 될 것입니다. 이런 식으로 상황을 판단하고 협상 중에 자유롭게 전진하고 후퇴할 수 있습니다. 협상 계획을 개발하십시오.
2. 회사 비서는 상사가 협상 계획을 수립하는 것을 돕고 협상이 질서정연하게 진행되도록 리허설을 실시해야 합니다.
첫 번째는 협상팀을 결정하는 것이다. 협상팀을 구성하기 위해 적절한 구성원을 선택하는 것이 성공적인 협상의 열쇠입니다. 협상팀은 대개 3~4명으로 구성되며, 감독이자 주연인 상사가 이끈다. 비서를 포함한 기타 보조원은 지원 역할을 수행하고 각자의 전문적 경험을 바탕으로 상사의 협상을 돕습니다.
두 번째는 협상 시기를 결정하는 것이다. 협상이 언제 열리고 언제 끝나는가는 매우 특별하며, 때로는 협상의 과정과 결과에도 영향을 주기도 한다. 협상은 적절한 시기를 기다려야 하며, 그렇지 않으면 원하는 목표를 달성하기 어려울 것입니다. 또한 상사나 협상에 중요한 다른 구성원이 몸이 좋지 않거나 지나치게 피곤하거나 기분이 좋지 않을 때는 협상을 주선하지 마세요. 또한, 상대방을 존중하고, 상대방의 의견을 수렴하여 양측이 합의한 시간을 선택하여 협상을 진행해야 합니다.
세 번째는 협상 장소를 정하는 것이다. 일반적으로 협상 장소를 선택할 때 환경이 친숙할수록 좋습니다. 왜냐하면 모든 사람은 자신에게 익숙한 환경에서 자신의 지혜와 언변을 쉽게 사용할 수 있고, 영역에 대한 감각을 갖고 태어나기 때문입니다. 상대방을 설득하세요. 협상 환경은 협상 장소뿐만 아니라 협상 당시의 분위기와 감정도 포함한다. 협상 환경의 질은 협상에 심각한 영향을 미칠 것입니다. 기분 좋은 색상과 편안하고 밝은 방에서 사람들은 차분함을 느끼고 명확하게 생각하는 경향이 있으므로 서로의 바람과 요구 사항을 더 쉽게 듣고 이해하며 적절하게 대응할 수 있습니다. 오히려 사람들은 짜증이 나고, 생각이 나 빠지고, 기분이 좋지 않을 것입니다.
넷째는 협상 대상을 결정하는 것이다.
다섯째는 협상사항의 일정을 정하는 것이다. 계획을 수립할 때에는 상대방이 제안할 수 있는 계획을 예측하고 자신만의 대응 방안을 제시해야 합니다. 그래야만 상대방의 제안에 쉽게 대처할 수 있습니다. 협상 계획은 최대한 실용적이어야 하며 현장 성과, 임시변통 또는 필요한 조정을 위한 여지를 남겨두어야 합니다. 모든 구성원은 협상 계획을 숙지하고 최상의 결과를 얻기 위해 노력해야 합니다. 협상 계획의 비밀도 절대 비밀로 해야 한다. 그렇지 않으면 협상은 실패한다.